Proje Zaman Yönetimi: Stratejiler, İpuçları ve Araçlar

Proje yönetimi söz konusu olduğunda zaman sizden yana değil. İşler birikiyor ve teslim tarihleri ​​hızla yaklaşıyor. Proje yöneticileri zaman ve mekanı tekliflerine nasıl bükeceklerini henüz çözemeseler de, görevlere harcadığınız zamanı yönetmek için kullanabileceğiniz zaman yönetimi teknikleri vardır.

Hayır, bilim kurgu değil, proje zaman yönetimi . Proje zamanını yönetmek, proje yaşam döngüsü boyunca planlama, çizelgeleme, izleme ve kontrol görevlerini gerektirir. Ama biz kendimizin önüne geçiyoruz. En baştan başlayalım.

Proje Zaman Yönetimi Nedir?

Proje zaman yönetimi, bir projeyi belirli bir program dahilinde tamamlamanızı sağlamak için işi analiz etme ve bir zaman çizelgesi geliştirme proje yönetimi sürecidir.

Proje zamanını yönetirken altı adım vardır:

1. Aktiviteleri Tanımlayın: Projenin nihai çıktısını üretmek için gerekli tüm görevleri tanımlayın.
2. Aktiviteleri Sırala: Görevlerin ve çıktıların sırasını ayarlayın.
3. Kaynakları Tahmin Et: Görevleri tamamlamak ve çıktıları üretmek için hangi kaynakların (miktarın yanı sıra) gerekli olduğunu belirleyin.
4. Tahmin Süresi: Her bir görevin tamamlanmasının ne kadar süreceğini belirleyin ve tüm proje zaman çizelgesinin süresini tahmin edin.
5. Program Geliştirme: Yukarıdaki bilgileri kullanarak bir proje çizelgesi oluşturun.
6. Kontrol Takvimi: Riski azaltmak ve yürütüldüğünde proje çizelgesindeki değişiklikleri ele almak için bir strateji geliştirin.

Yukarıdaki zaman yönetimi adımları, mümkün olduğunca doğru olması için proje ekibinizin yanı sıra projede yer alan paydaşlar ve diğer taraflardan da girdi gerektirir. Proje zaman yönetimi planınız statik değildir ve projenin yaşam döngüsü boyunca gözden geçirilip revize edilmelidir.

Proje Zaman Yönetimi Neden Önemlidir?

Projeler korkutucu. Yapacak çok şey var, bunu yapmak için genellikle çok az zaman veya para var. Maliyetli ve zaman alıcı olabilecek hatalara yer yoktur. Paydaşlar kesinlikten hoşlanırlar ve onlara her şeyin saat gibi işleyeceğini vaat edemeseniz de, zamanı yönetmek için kesinlikle elinizden gelenin en iyisini yapabilirsiniz.

Proje zaman yönetimi size bir projeyi görevler gibi daha yönetilebilir parçalara ayırma fırsatı verir. Aslında, proje zaman yönetimi, sizi zamanında tutmak için görev yönetimi ve kaynak yönetimi ile mükemmel bir şekilde çalışır.

Projenizdeki her göreve zaman atayarak proje zaman çizelgesini kontrol edebilir ve planlandığı gibi teslim edebilirsiniz. İster bir yapılacaklar listesi ister daha sağlam proje yönetimi yazılımı olsun, görevleri öncelik sırasına koyabilir, bağımlılıkları belirleyebilir ve ilerlemeyi izlemenize yardımcı olacak kilometre taşları belirleyebilirsiniz.

Proje yönetimi yazılımı, tüm bu hareketli parçaların yönetilmesine yardımcı olabilir. ProjectManager, ekibinizin çalışmalarını gerçek zamanlı olarak takip etmek için zaman yönetimi araçlarıyla donatılmış bulut tabanlı bir yazılımdır. Ayrıca, canlı bir gösterge panosu ve tek tıklamayla raporlama ile bir genel bakış elde edersiniz. ProjectManager'ı bugün ücretsiz deneyin!

Zaman Yönetimi Stratejileri

Projelerde proje süresini yönetmek için birçok strateji vardır:

• Yukarıdaki altı adımı izleyin: Bu, işinizi organize etmek ve planlamak için çok önemlidir. Zamanınızı nasıl harcadığınızı bilmeniz gerekir. Bu, kendiniz ve ekibiniz için oturum açma saatlerini içerir.
• Her bir görevin ne kadar sürdüğünü görün: Bunu tahmin ettiğiniz zamanla karşılaştırın. Bir tutarsızlık varsa, nedenini araştırın ve programınızı ayarlayın. Belki de bu görev, ister günün ister haftanın ilk işi olsun, ekibiniz tazeyken yapılmalıdır.
• Görevlerinize odaklanın: Görev listenizi düzenli tutun. Basit bir yapılacaklar listesi veya proje yönetimi yazılımı kullanıyor olsanız da, ne zaman tamamlanması gerektiğini görmek için görevlerinizi bitiş tarihine göre düzenleyin.
• Ne yaparsanız yapın, aşırı taahhütte bulunmayın: Bazen çok fazla zaman alan bir görevi bırakıp bir sonrakine geçmek en iyisidir. Sezgilere aykırı görünebilir, ancak proje zaman yönetimi tamamen bununla ilgilidir: verimlilik.
• 80/20 kuralını kullanın: 80/20 kuralı, sonuçlarınızın yüzde 80'inin işinizin yüzde 20'sinden geldiğini belirtir. Bunun anlamı, görevlere ve zamana öncelik vererek iş yükünüzü optimize etmeyi öğrenmektir.
• Doğru proje zaman yönetimi araçlarını kullanın: Proje yönetimi yazılımı, gün içinde sizi çıkmaza sokan işleri kolaylaştırarak ve otomatikleştirerek zamandan tasarruf sağlayabilir.

Proje Zaman Yönetimi Aracı Örnekleri

Proje zaman yönetimini ele alan birçok yazılım aracı vardır. Temel bilgilerden bazıları şunlardır:

zaman çizelgeleri

Zaman çizelgeleri bir zorunluluktur. Ekipler ödeme almak ister ve zaman çizelgeleri, proje yöneticilerine ekiplerinin görevlere ne kadar zaman harcadıkları konusunda fikir verirken bordro sürecini kolaylaştırır. Yöneticiler, performanslarını izleyerek kimin iyi çalıştığını ve programa geri dönmek için kimin daha fazla kaynağa ihtiyaç duyabileceğini görebilir.

Raporlar

Projenin ilerleyişi ve ekibinizin performansı hakkında daha fazla veri elde etmek için proje raporlamasını kullanın. Çoğu proje yönetimi yazılımı, durum raporları, zaman ve maliyet raporları gibi birden çok proje raporuna sahiptir. Hepsi projeye ve zamanın nasıl kullanıldığına dair farklı bakış açıları sağlar.

Zamanlama Temel Çizgisi

İlerlemenizi doğru bir şekilde takip etmek için bir temel belirlemeniz gerekir. Bir temel, proje zamanlama planını yakalar, böylece planı gerçek ilerlemenizle karşılaştırabilirsiniz. Bulut tabanlı yazılım, canlı zamanlı izleme verileri sağlar ve projenin yoldan çıkıp çıkmadığını görmenizi sağlar.

Tarihi Veriler

Yolda kalmak için doğru zaman tahminlerine ihtiyacınız var. Bunu araştırmanın en iyi yollarından biri, projenizi geçmişteki benzer projelerle karşılaştırmaktır. Bu geçmiş verileri kullanmak, ne kadar zaman harcamayı bekleyebileceğiniz konusunda size daha net bir resim verir.

Zaman Yönetimi İpuçları

Birincisi, yapılacaklar listesi tutun. Proje süresini yönetmek için bariz bir adım gibi görünüyor, ancak daha üretken bir şekilde çalışmaya çalışırken kaç kişinin kasıtlı olmadığına şaşıracaksınız. Çalışmanızı kağıt parçaları üzerinde tutmak veya ekranınızı Post-Its ile kirletmek, önemli işleri kaçırmanın kesin yoludur.

Ardından, dikkat dağıtıcı şeyleri yönetmek isteyeceksiniz. İşgücündeki pek çok kişi işlerini uzaktan veya evden yaptığı için bu büyük bir sorun haline geldi. Boş alanınız varsa, yaşam alanınızın gözlerden uzak bir bölümüne bir ev ofis kurun.

Son olarak, kendinize bir program oluşturun. İster evden ister ofiste çalışıyor olun, zamanı bloke etmek programınızdaki gevşekliğe karşı en iyi savunmadır. Bir projedeki görevleri planlamak makrodur ve işinizi planlamak mikrodur. Birlikte zaman içinde sıkı bir düğüm atıyorlar ve ondan en fazlasını sıkıyorlar. Tüm bunları yapın ve zamanı etkili bir şekilde yönetin ve zaman yönetimi becerilerinizi geliştirin.

ProjectManager Proje Zaman Yönetimine Nasıl Yardımcı Olur?

Tüm bunları ve daha fazlasını yapabilen proje yönetimi yazılımı var mı? Evet. ProjectManager, harcanan zamanı izlemek için gerçek zamanlı veriler sağlayan ve ilerlemeyi olduğu gibi izlemenizi sağlayan bulut tabanlı bir yazılımdır. Ancak bu, ProjectManager'ın doğru yolda kalmanıza ve proje süresini etkili bir şekilde yönetmenize yardımcı olmak için yapabileceklerinin yalnızca başlangıcıdır.

Gantt Grafiklerinde Baştan Bitişe Planlar Oluşturun

Görevlerinizi ProjectManager'ın çevrimiçi Gantt şemasında düzenleyin. Yalnızca bağımlılıkları bağlayıp kilometre taşlarını belirlemekle kalmaz, aynı zamanda projenizdeki kritik yol için filtre uygulayabilirsiniz. Zaman çizelgenizi yerleştirdikten sonra, temel çizgiyi ayarlayın ve program planınız kilitlenir. Şimdi, ilerlemenizle ilgili gerçek zamanlı veriler toplarken, bu veriler temelinizle karşılaştırılabilir. Programın dışına çıkıp çıkmadığınızı hemen öğrenin ve daha büyük bir sorun haline gelmeden önce yolunuza devam edin.

Sağlam Zaman Çizelgelerinde Zamanı Takip Edin

ProjectManager'ın güvenli zaman çizelgesi özelliği ile bütçenizi ve zamanınızı doğru yönetin. Ekibiniz aynı işi yapıyorsa geçen haftanın görevlerini otomatik olarak doldurabilen veya kopyalayabilen zaman çizelgelerini ayarlamak için zaman kazanın. Ekipler görevleri üzerinde çalışırken yöneticiler, programa uygun olduklarından emin olmak için ilerlemelerine ilişkin şeffaflık elde eder. Bir ekip üyesi zaman çizelgesini gönderdiğinde, kilitlenir ve güvence altına alınır. Tek bir özellikte zamanı takip edin, daha doğru tahminler alın ve işçilik maliyetlerini yönetin.

Ekibinizin Kaynaklarını Kolaylıkla Yönetin

Takımlar çok fazla işleri varsa üretken olamazlar. İş yüklerini dengelemek, projenin düzgün bir şekilde ilerlemesini sağlar ve zaman kazandırır. Ekibinizin iş dağılımını görmek için, renk kodlu iş yükü çizelgesi gibi ProjectManager'ın kaynak yönetimi özelliklerini kullanın. Birinin çok fazla görevi varsa, çalışmalarını doğrudan grafikten yeniden tahsis edebilir ve projenin sorunsuz çalışmasını sağlayabilirsiniz.

ProjectManager, proje süresini yönetmek ve daha verimli çalışmak için on binlerce ekip tarafından kullanılan ödüllü bir yazılımdır. NASA'dan Bank of America'ya ve Ralph Lauren gibi çeşitli kuruluşların programlarına uymak için neden yazılımımızı kullandığını görün. ProjectManager'ı bugün ücretsiz deneyin.