E-postaların Düzeltilmesi için 11 İpucu

E-posta, ışık hızında iletişim kurmamıza veya yanlış iletişim kurmamıza olanak tanır. Bu nedenle, e-postanın yeniden okunması çok önemlidir. Dilbilgisi hataları, kötü bağlantılar ve eksik ekler, profesyonellik eksikliğine işaret eder ve kafa karıştırıcı bir cümle tamamen yanlış mesaj gönderebilir.

Sağlam bir e-posta pazarlama stratejisi, çoğu dijital pazarlama kampanyasının kalbinde yer alır, bu nedenle e-postalarınızın her zaman profesyonel ve gösterişli görünmesi önemlidir. Bu etkili e-posta düzeltme kılavuzu, aşağıdaki ipuçlarını uyguladığınız sürece size yardımcı olabilir:

1. ara ver
2. Her zamanki hatalarınızı bilin
3. Bir düzeltme okuma aracı kullanın
4. Konuları ve başlıkları kontrol edin
5. İsimleri ve zamirleri doğrulayın
6. Sesli oku
7. Bağlantıları ve ekleri kontrol edin
8. Gerçekleri ve tarihleri ​​doğrulayın
9. tonunu kontrol et
10. basitleştirin
11. Destek getir

1. Mola verin

Hala onları yaratan zihniyetteyken hataları düzeltmek zordur. Kısa bir ara verin, yürüyüşe çıkın veya bir süre başka bir şey üzerinde çalışın - sonra geri dönün ve yazdıklarınızı tekrar okuyun.

Beyniniz taze olduğunda belirsiz ifadeleri, kafa karıştırıcı kelime kombinasyonlarını ve dilbilgisi hatalarını tespit etmek çok daha kolay olacaktır. Satış konuşmaları, haber bültenleri ve otomatik e-postalar gibi çok sayıda kişiye gidecek önemli mesajlar için ertesi gün prova yapın.

2. Her zamanki hatalarınızı bilin

Kendi kalıplarınızın farkındaysanız, bilgisayarınızın bul/değiştir özelliğini (çoğu tarayıcı ve uygulamada "düzenle" menüsü altında) bunları kontrol etmek için kullanabilirsiniz.

Alışkanlığa dönüşen bazı yaygın hatalar şunlardır:

• Noktalardan sonra çift boşluk
• Mesajınızı zayıflatan "sadece" veya "tür" gibi gereksiz değiştiriciler kullanmak
• "the" yerine "teh" gibi yaygın yazım hataları
• Kesme işaretlerini çoğul olarak yanlış kullanma
• Onların/orada/orada veya çok/to/iki gibi belirli kelimeleri karıştırmak
• Çok fazla veya yetersiz virgül kullanmak

3. Bir düzeltme okuma aracı kullanın

Tarayıcınızda veya e-posta programınızda yazarken dilbilginizi ve noktalama işaretlerinizi kontrol edebilen ücretsiz eklentiler olduğunu biliyor muydunuz? Grammarly en popüler olanıdır ve ücretsiz sürümü gerçek bir çalışmadır. Sözcükler ve noktalama işaretleri ile ilgili her türlü sorunu işaretleyen genişletilmiş bir yazım denetimi sürümü gibi.

Kendiniz kullanın ve ekibinize tavsiye edin, böylece tüm yazılı iletişimleriniz profesyonel ve cilalı görünecek.

4. Konuları ve başlıkları kontrol edin

Konu satırlarındaki hatalar, düzeltme okurken farkedeceğiniz en son şeydir - ancak bunlar okuyucuların göreceği ilk şeydir. Konu satırlarınıza ikinci bir bakış verdiğinizden emin olun.

Profesyonel haber bültenlerini ve kampanyaları biçimlendirmek için Constant Contact'ın e-posta pazarlama aracını kullanırsanız, bu tavsiye başlıklar ve konu başlıkları için de geçerlidir. Başlıklardaki hataları gözden kaçırmanız muhtemeldir, ancak müşteriler değil.

5. İsimleri ve zamirleri doğrulayın

Gözden kaçırılması kolay olan bir diğer nokta ise muhatabın adıdır. Birçok insan, adının yanlış yazıldığını görmekten güçlü bir isteksizliğe sahiptir. Bu bir anlaşma kırıcı olabilir, bu yüzden hafızanıza güvenmeyin - alıcının adını doğru yazdığınızdan emin olmak için kaynağınıza bakın. Adres mektup birleştirme özelliği kullanıyorsanız, veritabanınızın kişi adlarında hata içermediğinden emin olmanız önemlidir.

Zamirlerle ilgili varsayımlarınızda dikkatli olun. Modern zamir kullanımı esnek olabilir. Bugünlerde pek çok kişi tercih zamirlerini e-posta imza satırlarında belirtiyor, böylece biriyle mi, onlarla mı yoksa biriyle mi konuştuğunuzu kolayca belirleyebilirsiniz. Birisi zamir tercihlerini açıkça belirtmişse, onları onurlandırmak akıllıca olur.

6. Yüksek sesle okuyun

Mesajınızın net olup olmadığını ve akıcı bir fikir akışına sahip olup olmadığını kontrol etmek için yüksek sesle okuyun. Herhangi bir gariplik veya netlik eksikliğini hemen fark edeceksiniz.

Bilgisayarınız mesajınızı size geri okuyabilir - bir "konuşma" komutu için kullandığınız uygulamanın "düzenle" menüsünü kontrol edin. Uygulamanızın konuşma özelliği varsa, duymak istediğiniz metni vurgulayın ve "konuşmaya başla"yı seçin. Okurken ekrandan başka yöne bakın ve noktalama işaretlerinizin ve dil seçimlerinizin bilgisayarı doğru tona yönlendirip yönlendirmediğine bakın.

7. Bağlantıları ve ekleri kontrol edin

Çoğu kişi, "Hata, bu belgeyi son e-postaya eklemek istemiştim" veya "Üzgünüm, bu bağlantı işe yaramadı - işte doğru olan" gibi takip mesajları göndermek zorunda kaldı.

Bunlar yapılması kolay hatalardır - ancak düzeltmeye zaman ayırırsanız bunlardan kaçınmak da kolaydır. Çalıştığından emin olmak için e-postanızdaki her bağlantıyı manuel olarak kontrol edin ve göndermeden önce eklemek istediğiniz her şeyin orada olduğunu doğrulayın.

8. Gerçekleri ve tarihleri ​​doğrulayın

Diğer bir yaygın hata, e-postanızdaki sayıları karıştırmaktır. Örneğin, bir saat dilimi belirtemeyebilirsiniz, bir tutarı Euro'dan Dolara dönüştürmeyi unutabilirsiniz veya yanlışlıkla var olmayan bir gün/tarih kombinasyonu belirtebilirsiniz - örneğin 2 Haziran gerçekten düştüğünde "2 Haziran Cuma" demek gibi bir perşembe.

Bunlar yapılması kolay hatalardır, ancak ortaya çıkan karışıklığın giderilmesi çok zaman alabilir. Tekrar tekrar yanlış bilgi gönderirseniz, bu, insanların güvenilir bir bilgi kaynağı olarak size olan güvenini zedeleyebilir.

E-postanızdaki sayıları ve tarihleri ​​hızlı bir şekilde gözden geçirmek yalnızca bir dakikanızı alır.

9. Tonunuzu kontrol edin

Ton zor olabilir. Bir kişi için profesyonel olarak okunan şey, bir başkası için özlü ve ani gelebilirken, sıcak ve samimi olarak tasarlanan bir mesaj okuyucuya sahte ve hatta alaycı görünebilir. Bu farklılıklar bireysel olduğu kadar kültüreldir - ve alıcıyla zaten bir sürtüşmeniz varsa, size şüphe avantajı sağlamaya meyilli olmayabilirler.

Mesajınıza küçük bir konuşma eklemediyseniz, bir veya iki kelime öbeği ekleyin. Mesajınızı kendinizden çok okuyucunuza odaklanan hoş formalitelerle açın ve kapatın, örneğin “Umarım aileniz iyidir” veya “Gelecek haftaki sunumda iyi şanslar” gibi.

10. Basitleştirin

İyi düzenleme, bir şeyleri eklemekten ziyade - fazladan kelimeler veya gereksiz cümleler gibi - çıkarmakla ilgilidir. Düzeltme okuduğunuzda, mesajınızı basitleştirmenin ve kısaltmanın yollarını arayın.

E-posta söz konusu olduğunda daha kısa her zaman daha iyidir. Çoğu mesaj, kelime sayısını yarıya indirerek geliştirilebilir. İnsanlar meşgul ve çok uzun süre algıladıkları mesajları görmezden gelecekler. İnsanlara onlara saygı duyduğunuzu göstermenin en iyi yolu, zamanlarına ve dikkatlerine saygı duymaktır.

Karmaşık kelimeleri basit olanlarla değiştirin. Uzun cümleleri kısaltın. Uzun paragrafları ayırın. E-postalar için, her biri 100 kelimeden fazla olmayan paragraflar kullanmak en iyisidir.

Tek cümlelik paragraflar güçlü olabilir.

11. Destek getirin

Potansiyel bir müşteriye satış konuşması, bir satıcıyla hassas bir pazarlık veya aylarca her yeni aboneye göndereceğiniz hoş geldiniz mesajı gibi çok önemli bir e-posta yazıyorsanız yardım isteyin.

İkinci bir kişi, yazınızda asla göremeyeceğiniz şeyleri görebilir, çünkü siz her zaman sözlerinizi niyet ettiğiniz ruhla okursunuz. Mesajınızı veya tonunuzu yanlış yorumlamanın bir yolu varsa, ikinci bir okuyucu bunu fark edebilir.

E-postanın sizin için çalışmasını sağlayın

Constant Contact'ın sağladığı şablonlar ve araçlarla profesyonel e-postalar göndermek kolaydır. Bu e-posta düzeltme ipuçlarını takip etmek, işletmenizin her zaman cilalı ve kusursuz görünmesini sağlayacaktır.