Satın Alma Siparişleri ve Satın Alma Siparişi Sürecinin Açıklanması

Projenizin çoğu şirket içinde yapılacak, ancak muhtemelen gerekli malzeme veya hizmetleri sağlamak için tedarikçiler ve diğerleriyle de sözleşme yapacaksınız. Malların ihtiyacınız olan türde, üzerinde anlaşılan miktarda ve mali kısıtlamalarınızı karşılayan fiyatta olduğundan nasıl emin olabilirsiniz?

Bu parametrelerin tümü bir satınalma siparişi yoluyla kabul edilir. Proje planınızda bunları zamanlayabildiğinizden emin olmak için projede gerekli olan dış hizmetler hakkında bir anlaşmaya varmanın bir yoludur.

Satın Alma Siparişi Nedir?

Satınalma siparişi (PO), alıcı ile satıcı arasında, alıcının ne istediğini ve satıcının neyi teslim etmeyi kabul ettiğini ayrıntılandıran, yasal olarak bağlayıcı bir sözleşmedir. Bu ayrıntılar fiyat, miktar, teslimat tarihi ve ödeme koşullarını içerir.

Satın alma siparişleri ayrıca bir PO takip numarası içerir. Ne tür bir sistem kullandığınıza bağlı olarak, bu, satın alma işleminin, yerleştirildiği andan teslim edildiği ve ödemesinin yapıldığı ana kadar takip edilmesinde etkilidir.

Satınalma siparişleri kağıt belgeler olarak ortaya çıkmıştır ve birçok endüstride hala bu şekilde kullanılmaktadır. Bununla birlikte, işletmeler bilgisayarlara göç ettikçe, PO da aynı şeyi yaptı. Envanter ve ödemenin izlenmesine yardımcı olmak için satın alma sürecini kolaylaştıran sistemler vardır.

Satın Alma Siparişini Kim Oluşturur?

Daha büyük şirketler, satın alma siparişlerini denetlemeye adanmış bir satın alma departmanına sahip olabilir. Daha küçük şirketler, satın alma siparişini oluşturmak için operasyon yöneticilerine, finans yöneticilerine, ofis yöneticilerine ve hatta işletme sahiplerine güvenebilir.

Belirli ekipler, satınalma siparişleri oluşturmak için belirlenmiş kişileri atayabilir. Örneğin, yazılım şirketleri satınalma siparişleri oluşturmak için ofis yöneticileri atayabilirken, bir finans şirketi satınalma siparişleri oluşturmak için finans yöneticileri atayabilir. Bir şirketin satın alma sürecini nasıl kurduğu, satınalma siparişlerini kimin oluşturduğunu belirleyecektir.

Satın Alma Siparişlerini Kim Onaylıyor?

Satınalma siparişlerini kimin onaylayacağı, belirli bir şirkette uygulanan sürece bağlıdır. Daha büyük şirketler, belirli konumlardan ve departmanlardan kaynaklanan onaylardan oluşan satın alma süreçlerini ayrıntılı olarak ele almış olabilir. Örnek olarak, bir yazılım şirketi, satın alma siparişlerini onaylamak için hem direktörlere hem de Mali İşlerden Sorumlu Başkanlara (CFO'lar) bakabilir.

Daha küçük şirketler, bazı durumlarda süreci yavaşlatma potansiyeline sahip olan satın alma siparişi onayı için CFO'ya veya CEO'ya başvurabilir.

Neden Satın Alma Siparişi Kullanmalısınız?

Satınalma siparişi, alıcının satıcıdan tam olarak ne istediğini netleştirir. Alıcının ne istediği, ne kadar alacağı, maliyetinin ne olacağı, ne zaman ve nereye teslim edileceği vb. konularda herhangi bir karışıklığın önlenmesine yardımcı olur. Satınalma siparişi hem alıcıyı hem de satıcıyı korumaya hizmet eder. Örneğin, bir alıcı siparişte kararlaştırılan şekilde ödeme yapmazsa veya satıcı siparişin ayrıntılarını yerine getirmezse, parasını, malını veya maddi tazminatını almak için yasal yollara başvurabilir.

Elbette herhangi bir proje yöneticisinin istediği bir dava değildir. Bu nedenle satın alma siparişi, her iki taraf arasında açık bir iletişim oluşturarak bu tür anlaşmazlıkları önlemek için yasal bir belge görevi görür. Projeye dahil olan herkesin, tedarik edilen mal veya hizmetler üzerinde anlaşmasını sağlar.

Pratik olarak konuşursak, bir satınalma siparişi, projeler değiştikçe ve bu değişiklikleri yansıtmak için kaynakların yeniden tahsis edilmesi gerektiğinden çok önemli olan bir siparişi izlemeye yardımcı olur.

Satınalma Siparişinin Unsurları

Bir satınalma siparişi ayrıntılı olarak değişir, ancak tümü aşağıdaki unsurları paylaşır:

• Siparişi tanımlamak ve takip etmek için bir PO numarası
• Sipariş üzerinde anlaşmaya varıldığında kaydedilecek bir PO tarihi
• Satıcının adı ve irtibat kişisi dahil satıcı bilgileri
• Alıcının iletişim bilgileri
• Mal veya hizmetlerin vadesinin geldiği tarih için bir teslim tarihi
• Mallar bir iş sahasına gönderiliyorsa nakliye yöntemi
• Nakliye için herhangi bir gereksinim
• Siparişe dahil olan öğeler
• Her öğenin maliyeti
• Tüm gönderinin toplam maliyeti
• Satın alınan toplam ürün için vergiler
• Son ödeme tarihi
• Ödeme koşulları

İşletmenizin daha fazla ayrıntıya ihtiyacı olabilir, bu iyidir, ancak satın alma siparişinizde en azından yukarıdaki bilgilere sahipseniz, mal sahibi ve satıcı sözleşmeyle korunur. Bu nedenle, tüm tarafları yasal olarak korumak için, işlemin tüm detaylarının açıkça belirtilmesi ve üzerinde anlaşmaya varılması çok önemlidir.

Bir Satınalma Siparişi Örneği

Bu sürecin nasıl çalıştığına dair gerçek bir dünya görüşü elde etmek için teorik bir satın alma siparişi örneğine bakalım. Bunu yapmak için, buradan ücretsiz olarak indirebileceğiniz ProjectManager.com'un satın alma siparişi şablonunu kullanacağız. Acme İnşaat'ın daha fazla yonga levhaya ihtiyaç duyduğunu anladığı bir inşaat işi hayal edin.

Satıcıları Joe's Lumber ile iletişime geçerler ve siparişi telefonda tartışırlar. Fiyat ve teslimat konusunda bir anlaşmaya varan Acme, bir PO yazar. Şirket adını ve iletişim bilgilerini içerirler, Joe's için bir PO numarası, tarih ve satıcı kimliği oluştururlar.

Satıcı İletişim Bilgileri

Satınalma siparişinin sonraki kısmı, satıcının veya Acme'nin satın alma işlemini kimin yaptığının iletişim bilgileridir. Bunu malların sevk edileceği yer, bu durumda şantiye takip eder. Onaylanan teslimat tarihi ve bu durumda kamyonla olan nakliye yöntemi not edilir.

Ödeme detayları

Aşağıda, ödeme, vadesi geldiğinde ve herhangi bir koşul olup olmadığıyla ilgili ayrıntılar yer almaktadır. Bu durumda, ödeme teslimat sırasında ve yalnızca nakliye bilgilerinde belirtilen ilgili kişi ahşabı inceleyip onayladıktan sonra yapılır.

Satır Öğesi Bilgileri

Öğeyi gösteren, onu tanımlayan, miktarı, birim fiyatını ve ardından bir satır toplamını gösteren malların bir listesi vardır. Bu sipariş için yalnızca bir satır öğesi vardır, ancak birkaç tane olabilir. Ne kadar çok olursa olsun, satın alma vergileri eklendikten sonra toplanırlar.

İlave bilgi

Herhangi bir ek bilginin eklenebileceği bir kutu vardır. Bu, şantiyeye nasıl ulaşılacağı, malların nasıl paketlenmesi gerektiği vb. olabilir. Bu iş için ek bilgiye gerek yoktur ve kutu boş bırakılabilir.

İmza

Son olarak, satıcının imzası ve satınalma siparişinin imzalandığı tarih için bir yer vardır. İmzalandıktan sonra, bu yasal olarak bağlayıcı bir sözleşme haline gelir.

Satın Alma Siparişi Süreci

Satınalma siparişi süreci, teslimata kadar yazmayı içerir. PO süreci aşağıdaki adımlara ayrılır.

1. Yaratılış

Bir satınalma talebi yapıldıktan sonra, satınalma siparişi genellikle satınalma ekibi veya proje yöneticisi tarafından oluşturulur.

2. Onay

İlgili herkes kalemler, miktar, fiyat ve teslimat gereklilikleri konusunda hemfikirse, belge, şartları kabul eden satıcının imzası ile onaylanır.

3. Sevk

Satınalma siparişi, kabul edilen herhangi bir kanal aracılığıyla satıcıya gönderilir. Bu, şahsen, kağıtla, faks veya e-posta ile gönderilerek vb. yapılabilir.

4. Teslimat

Satıcı, satınalma siparişinde belirtilen malları teslim eder. Bu mallar, kusur veya eksik ürün olmaması gibi kalite kabul edilebilir olduğunda incelenir ve onaylanır. Bu genellikle şantiyede bir yönetici veya tedarik müdürü tarafından yapılır.

5. Kapanış

Siparişte her şey yolundaysa, ödeme işlemi için finansmana bir onay faturası gönderilir. Ödeme yapıldıktan sonra satın alma siparişi kapatılır.

Satın Alma Siparişi ve Fatura

Satın alma siparişlerinin ve faturaların birbirinin yerine kullanıldığını duymuş olabilirsiniz, ancak ikisi arasında ayrım yapmak önemlidir. Satın alma siparişleri, bir alıcının satın almak istediği mal ve hizmetleri ana hatlarıyla belirtir ve satın alma tarihi, alıcı ayrıntıları, sipariş bilgileri, teslimat bilgileri, ödeme koşulları ve PO numarası gibi ayrıntıları içerir. Alıcılar, satın alma sürecini takip etmeye yardımcı olmak için satıcılara satın alma siparişleri gönderir.

Faturalar ise sipariş gerçekleşir gerçekleşmez satıcı tarafından alıcıya gönderilen bir ödeme talebi işlevi görür. Teslim edilen mal ve hizmetlerin listelenmesine ek olarak, ne kadar borcun olduğunu da özetlemektedir. Faturalar genellikle tanımlayıcı bir numara, satıcı bilgileri, ödeme ayrıntıları ve ne kadar ödenmesi gerektiğini içerir.

Satınalma siparişlerini faturalarla ayırt etmeye çalışırken şu önemli farklılıkları unutmayın:

• Alıcılar, satın alma sürecini izlemek ve kontrol etmek için satıcılara PO'lar gönderir
• Satıcılar, sipariş yerine getirildikten sonra alıcılara resmi bir ödeme talebi olarak fatura gönderir

Hem satınalma siparişleri hem de faturalar, satın alınan kalemlerin ayrıntılarını özetleyen önemli belgelerdir.

ProjectManager.com PO Sürecine Nasıl Yardımcı Olabilir?

ProjectManager.com, işleri daha fazla verimlilik için organize eden ödüllü bir proje yönetim aracıdır. Satın alma siparişi sürecinizi kolaylaştırmak için yazılımımızı kullanmak, satın alma siparişlerinizi daha kolay oluşturmanıza, izlemenize ve kapatmanıza olanak tanır, böylece projeyi yönetmekten uzaklaşmanıza gerek kalmaz.

Proje görünümlerimizden biri, iş akışını görselleştiren kanban panosudur. Pano, satın alma siparişi sürecinde ilerlerken bir sütundan diğerine sürüklenip bırakılabilen, altına istiflenmiş kartların bulunduğu bir dizi sütundur.

Satın alma ihtiyacınız olduğunda, beş adımlı satın alma siparişi sürecinizi özetlemek için özelleştirilebilir sütunları kullanabilirsiniz. Satınalma siparişini temsil edecek bir kart oluşturun. Gerçek satınalma siparişini karta ekleyin ve onaylandığı, teslim edildiği ve kapatıldığı gibi pano boyunca hareket ettirin.

Kart üzerinde vade tarihi oluşturularak, tedarikinizin zamanında teslim edildiğinden emin olmak için bir bakışta takip edilebilir. Bir departmana veya projeye atamak ve bir aramada bulmayı kolaylaştırmak için etiketler ekleyin. Hatta kartı tedarik yöneticinize atayabilir ve iletişim hatlarını açık tutmak için yorum yapabilirsiniz.

ProjectManager.com, üretkenliği artırmak için düzenli kalmanıza yardımcı olan ödüllü bir araçtır. Satın alma, planlama, izleme ve proje raporlamalarınızı yönetebilir. Başarılı projeler yürütmek için aracımızı zaten kullanan NASA gibi kuruluşlara katılın. Bu 30 günlük ücretsiz deneme teklifini bugün deneyin.