Kaynak Yönetimi: Süreç, Araçlar ve Teknikler

Kaynak yönetimi, proje yönetiminin en önemli yönlerinden biridir. Proje kaynakları, herhangi bir proje sırasında yönetilmesi gereken proje görevlerini yürütmek için gerekli olan hammaddeleri, ekipmanı ve insan kaynaklarını içerir.

Kaynak Yönetimi Nedir?

Kaynak yönetimi, bir projeyi tamamlamak için kaynakları planlama, programlama ve tahsis etme sürecidir. Proje yöneticileri, kaynak yönetimi sürecini baştan sona denetlemekten sorumludur. Bunu yapmak için kaynak yönetimi araçlarını ve tekniklerini kullanmaları gerekir.

Kaynak yönetimi, kaynakları daha etkin bir şekilde yönetmek için planlar ve süreçler oluşturmayı içerir ve elektronik tabloları, belgeleri, proje yönetimi yazılımını veya üçünün bir kombinasyonunu kullanabilirsiniz.

Kaynakları yönetmek için projeniz boyunca performanslarını izlemeli ve izlemelisiniz. ProjectManager, proje kaynaklarınızı izlemenize yardımcı olmak için gerçek zamanlı gösterge tablolarına sahip bir iş ve proje yönetimi yazılımıdır. Kurulum gerekmez ve otomatik olarak altı proje metriği toplarız ve verileri renkli, sezgisel grafikler halinde görüntüleriz. ProjectManager'ı bugün ücretsiz olarak kullanmaya başlayın.

Kaynak Yönetim Süreci

Yukarıda belirtildiği gibi, kaynak yönetimi, proje planlama aşamasında başlayan ve proje kapanışına kadar devam eden devam eden bir süreçtir. Bu, proje yöneticilerinin proje kaynaklarını düzgün bir şekilde yönetmek için anlaması gereken dört aşamadan oluşan kaynak yönetimi yaşam döngüsü olarak bilinir.

• Kaynak Planlama: Proje kapsamınızı tanımladıktan sonra, her görev için hangi kaynakların gerekli olduğunu tahmin etmeniz gerekir. Değişiklikleri yönetmek ve risk yönetimi stratejilerini uygulamak için gerekli olabilecek kaynakları saymayı unutmayın.
• Kaynak Çizelgeleme: Artık emrinizde proje kaynaklarına sahip olduğunuza göre, bu kaynakların hazır olduğundan emin olmanız gerekir. Bunu yapmak için, kaynak programınızı genel proje programınızla uyumlu hale getirmeniz ve sağlam bir tedarik zinciri oluşturmanız yeterlidir.
• Kaynak Tahsisi: Kaynak tahsisi, proje görevlerini gerçekleştirmek için doğru zamanda doğru kaynakları seçmek olarak tanımlanan devam eden bir süreçtir. Örneğin, kaynak çizelgesi oluşturulurken öncelik verilmesi gereken kritik görevler vardır.

İlgili: Kaynak Planlama Şablonu

Kaynak Yönetim Teknikleri

Proje yöneticileri, bir projenin yürütülmesi sırasında kaynakları tahmin etmek, planlamak, tahsis etmek, seviyelendirmek ve optimize etmek için aşağıdaki kaynak yönetimi tekniklerini uygular.

1. Kaynak Tahmini

Proje yöneticileri, bir proje için hangi kaynakların gerekli olduğunu ve bu kaynak gereksinimlerinin kuruluşun mevcut planlarına nasıl uyduğunu tahmin etmek için ellerinden gelenin en iyisini yapmalıdır. Bunu yapmak için, tüm proje görevlerini ve bunların gerekli kaynaklarını belirlemek için proje kapsamınızı tanımlamanız gerekir.

2. Kaynak Tahsisi

Kaynak tahsisi, en uygun becerilere sahip ekip üyelerini bulmak ve ihtiyaç duyduklarında ihtiyaç duydukları tüm proje kaynaklarına sahip olduklarından emin olmak için mevcut kaynakları, kapasiteyi, kaynak çizelgesini ve tamamlanması gereken görevleri değerlendirmekten oluşur.

3. Kaynak Seviyelendirme

Kaynak seviyelendirmenin amacı, ekip üyelerinizin becerilerini değerlendirmek ve daha iyi kaynak tahsisi için fırsatlar bulmaktır. Ekip üyelerinizin neler sunabileceğini iyice anlayarak, kaynak verimliliğini en üst düzeye çıkarmak için yeteneklerine göre görevler atayabilirsiniz.

4. Kaynak Kullanımı

Dikkatli kaynak planlaması, kaynak takibi kadar önemlidir. Proje yöneticilerinin, verimli bir şekilde kullanılmayan kaynakları tespit etmek için kaynak kullanımını takip etmesi gerekir. Daha sonra bu kaynakları yeniden tahsis edebilir veya kaynak yönetimi planında değişiklik yapabilirler.

Kaynak Yönetimi Araçları

Bunlar, proje yöneticilerinin proje kaynaklarını planlamak ve izlemek için kaynak yönetimi tekniklerini uygulamak için kullandıkları araçlardır.

Kaynak Yönetim Planı

Proje yönetiminin diğer her yönü gibi, kaynaklarınızı planlarken önce bir kaynak planıyla başlamak istersiniz. Bu, yönetim sürecinizi üzerine inşa edeceğiniz ana kayadır. Projeyi tamamlamak için gerekli olduğunu düşündüğünüz tüm kaynakların ayrıntılı bir listesini yapın. Ne kadar ayrıntılı, o kadar iyi.

İlgili: 2022'nin En İyi Kaynak Yönetimi Yazılımı

Bu bir plan olduğundan, bazı ekip üyeleri beklediğinizden daha fazla kaynağa ihtiyaç duyabileceğinden, diğerlerini de bu sürece dahil etmek isteyeceksiniz. Gerekli ve gerekli olmayan personel ve ekipmanı dahil ettiğinizden emin olun. Örneğin, son dakikada pahalı bir ekipman satın almak ve yüksek bir fiyat ödemek zorunda kalmaktansa, öğeleri planlamak ve nihayetinde bunlara ihtiyaç duymamak daha iyidir. Kaynak planlaması kısaca finansal planlamadır.

Kaynak Döküm Yapısı (RBS)

Artık projenizi tamamlamak için gereken kaynakların tamamlanmış bir listesine sahip olduğunuza göre, bunları bir şekilde sıralamak istiyorsunuz. İşe alma organizasyonuna (bir raporlama yapısı veya ekip hiyerarşisi gibi) veya coğrafyaya (Asya veya Afrika'da gereken tüm ekipler veya ekipman gibi) göre Kaynak Dağılımı Yapısı (veya RBS) olarak da bilinen kaynak hiyerarşileri oluşturabilirsiniz.

Bu temel hiyerarşiler, personeli ve tercihen proje fonlarının harcanacağı tüm kaynakları içermelidir, ancak projenizle ilgili hangi tür hiyerarşileri tanımlamak size kalmıştır. Bir RBS'nin, bir projenin temel bölümleriyle ilişkili görevleri tanımlayan tipik bir proje planındaki iş kırılım yapısından farklı olduğuna dikkat edin.

Sorumluluk Atama Matrisi

Listelenen ve organize edilen kaynaklarınızla, proje görevlerini veya genel projeyi tamamlamak için çeşitli sorumluluk seviyelerine sahip kaynakları tanımlamaya başlayabilirsiniz. Buna Sorumluluk Atama Matrisi (veya RAM) denir. Burada tüm projenin rollerini ve sorumluluklarını netleştirebilirsiniz.

Bunu, kimin hangi görevleri yapmaktan sorumlu olduğu, bu görevin sahibi, görevle ilgili sorular varsa kimin yardımcı olabileceği ve bu görevin ilerleyişi hakkında kimin bilgi sahibi olması gerektiği şeklinde ayırabilirsiniz. Birçok RAM, RACI yöntemine dayalı olarak farklı hesap verebilirlik işlevlerini tanımlayan kodlanmış harflere sahip basit grafiklerdir. R, "Sorumlu", A "Sorumlu", C "Danışmalı" ve I "Bilgili" anlamına gelir. Bunu, kuruluşun ihtiyaçlarına bağlı olarak kişi veya rol bazında yapabilirsiniz.

Kaynaklar Histogramı

Projede döngüde kalması gereken herkes için kaynakların bir görselini sağlamak için bir kaynak histogramı kullanılabilir. Kaynaklarınızın tahsisini görmenin ve herhangi birinin fazla mı yoksa eksik mi tahsis edildiğini not etmenin hızlı ve kolay bir yoludur. Daha sonra aşırı yüklenen kaynakla hızlı bir şekilde ilgilenebilir ve gerektiğinde iş yükü daha hafif olan birine yeniden tahsis edebilirsiniz. Ancak bazı proje yönetimi yazılım araçlarında bu, basit bir görünümden daha fazlasıdır. Bu, kullanılabilirliğe veya fazla tahsise veya eksik tahsise göre işi yeniden tahsis etmek için bir zamanlama aracıdır.

Kaynak Yönetimi Anahtar Terimleri

Projeler için kaynakları yönetmeyi daha iyi anlamak ve etkili bir kaynak planının nasıl geliştirileceğini öğrenmek için, öncelikle genellikle kaynak yönetimi ile ilişkilendirilen farklı terimleri ve süreçleri yıkmak isteyeceğiz. Kaynakların, ekipman veya ofis alanı gibi insan veya insan dışı olabileceğini unutmayın. Projeyi tamamlamak için gereken bir maliyeti olan her şey.

Kaynak Aşırı Tahsisi

Aşırı tahsis basitçe bir kişiye çok fazla iş verildiğinde anlamına gelir. İşi, tamamlanması için planladığınız veya tahsis ettiğiniz zamanda bitiremezler. Bu, bütçeyi etkileyen fazla mesaiye yol açabilir veya bir projeyi bloke edebilir ve hatta rayından çıkarabilir. Kaynakların dengeli olması çok önemlidir, bu nedenle projenin yaşam döngüsü boyunca ekibinizin iş yükünün üstünde kalmanın bir yoluna ihtiyacınız olacaktır.

Proje yönetimi yazılımının kaynaklarınızı yönetmenize tam olarak nasıl yardımcı olabileceğini görmek için aşağıdaki kısa videoyu izleyin. Gantt çizelgeleri, iş yükü takvimleri, zaman çizelgeleri ve proje raporları gibi özellikler, kaynak yönetimi deneyiminizi basitleştirmek için bir araya gelir. Ve bu özellikler çevrimiçi olduğunda, tüm verileriniz gerçek zamanlı olur, böylece kaynak güncellemeleriniz her zaman taze olur. Daha fazla bilgi edin:

Kaynak Bağımlılığı

Kaynak bağımlılığı, bir organizasyonun tüm yumurtalarını bir takım sepetine koymaktan kaçınması gerektiği teorisini ifade eder. Yani, özellikle harici bir ekipse, temel işi gerçekleştirmek için bir ekibe aşırı güvenmek, iş yükü bloklarına ve kaynak kıtlığına yol açabilir. İşi tamamlamak için bir takıma veya bir kaynağa sağlıksız bir bağımlılığa karşı plan yapmak istiyorsunuz.

İşi birden fazla kaynağa dağıtarak veya planlı ekipman kaynakları kullanılamaz hale gelirse yedekleme planları oluşturarak bunu azaltabilirsiniz. Ayrıca, kaynaklarınızın bir veya daha fazla kaynağa aşırı bağımlılık veya aşırı bağımlılık nedeniyle engellenmediğinden emin olmak istersiniz. Bir ekip üyesinin çok fazla görevi varsa ve bunu yapmak için yeterli zamanı yoksa, diğer kişilerin çalışmasını engelliyor olabilir.

Her kaynağın yalnızca projeniz üzerinde çalışmadığını, kendilerine atanmış başka işleri olabileceğini unutmayın. Kaynak seviyelendirmenin kullanışlı olduğu kaynakları etkin bir şekilde yönetecekseniz, tüm projelerini görebilmeniz gerekir.

ProjectManager Kaynak Yönetimine Nasıl Yardımcı Olur?

Kaynak yönetimi, kaynak kullanılabilirliği, iş yükü ve daha fazlası için görünürlük gerektiren projenizdeki kaynakları yönetmek için geliştirildi. ProjectManager, kaynakları yönetirken daha anlayışlı kararlar almanız için size gerçek zamanlı veriler sağlayan bir iş ve proje yönetimi yazılımıdır.

Etkileşimli Gantt Şemaları ile Kaynakları Planlayın

Kaynaklar ve maliyetler, Gantt şeması proje görünümümüzdeki görevlerle zamanlanabilir. Bir temel belirledikten sonra, kaynaklarla ilgili bir sorun olup olmadığını öğrenmek için genel projenizin planlanan ve gerçekleşen ilerlemesine de danışabilirsiniz. İlerleme çubuğu, planlanan çabaya göre belirli bir görevde kaydedilen ilerlemeyi size söyler. Temel çizginizi karşılamıyorsanız, yolda kalmak için kaynaklarınızı yeniden tahsis edin.

İş Yükünü Yönetin ve Ekipleri Üretken Tutun

Ekibiniz en değerli kaynağınızdır. Ekibinizin çalıştığı her yer için ekibinizin müsaitlik durumunu, çalışma günlerini, tatillerini ve PTO'sunu ayarlayabilirsiniz. Çalışmaya başladıklarında, onları yakmak veya boşta bırakmak istemezsiniz. Renk kodlu iş yükü sayfamız, ekip üyelerinizin fazla mı yoksa eksik mi tahsis edildiğini bir bakışta görmenizi sağlar. Dengeli bir iş yükü daha üretken ve mutlu bir takıma yol açar ve daha mutlu takımlar daha üretkendir.

Gerçek Zamanlı Gösterge Tabloları ve Raporlar ile Kaynaklarınızı Takip Edin

Kaynak yönetiminizi planladınız, ancak projeyi yürütürken bu kaynakları izlemeniz gerekiyor. Kaynakları nasıl kullandığınıza dikkat etmezseniz, bütçeyi aşma veya teslim tarihlerini kaçırma riskiyle karşı karşıya kalırsınız. Gerçek zamanlı panomuz, canlı verileri otomatik olarak toplar ve altı proje metriğini gösteren renkli grafiklerde görüntüler. Tek bir tıklamayla iş yükü, zaman, maliyetler ve çok daha fazlasını içeren raporlar oluşturabilirsiniz. Tüm raporlar filtrelenebilir ve uygun gördüğünüz şekilde paydaşlarla paylaşılabilir.

Yazılımımız proje kaynaklarını planlamanıza, yönetmenize ve raporlamanıza yardımcı olur. Kaynak maliyetlerini tahsis edebilir ve takip edebilir, ekibinizin atamalar yapmak için uygunluğunu görebilir ve anlık durum raporları işlevi gören panolarla her şeyi izleyebilirsiniz. Kaynakları yönetmek için ihtiyacınız olan her şeyi tek bir yerden alın.

Bir projedeki kaynakları yönetirken, havada tutmanız gereken çok fazla top vardır ve bu süreç karmaşık ve kafa karıştırıcı olabilir. Ancak, doğru çevrimiçi araçla, kaynaklarınızı büyük bir kontrol ve doğrulukla planlayabilir, izleyebilir ve raporlayabilirsiniz. ProjectManager, projenizi başarıyla tamamlamanız için ihtiyaç duyduğunuz araçları sağlayan bulut tabanlı bir proje yönetimi yazılımıdır. Kendiniz deneyin.