Kayıt Yönetimi: Hızlı Kılavuz

İster geleneksel, ister çevik veya hibrit bir proje yönetiyor olun, hepsinin ortak bir noktası vardır: dokümantasyon. Metodolojiye bağlı olarak, proje yönetimi çok fazla evrak işi gerektirir, bu nedenle kayıt yönetimi çok önemlidir.

Kayıt yönetimi, mevcut projenizi kontrol etmenize ve gelecekteki projeler için zemin hazırlamanıza yardımcı olur. Kayıt yönetiminin ne olduğunu tanımlayalım, bir kayıt yöneticisinin rolünü keşfedelim ve kayıt yönetiminin yaşam döngüsünü özetleyelim. Bu hızlı kılavuzdan sonra, herhangi bir projeyi daha iyi yönetebileceksiniz.

Kayıt Yönetimi Nedir?

Kayıt yönetimi, proje kayıtlarının oluşturulması ve uygun şekilde muhafaza edilmesi ve saklanmasıdır. Proje yürütme boyunca organizasyon, planlama ve izleme yoluyla insanlara gelecekte kullanmak üzere proje kayıtlarına erişim sağlayan sistemik bir süreçtir. Kayıtlar, projeyle ilgili ayrıntıları özetleyen ve projeyi yönetmek için izleme gerektiren belgelerdir.

Kayıt yönetimine yaklaşırken, kaydedilmesi gereken bilgi türünü ve ayrıca veri kaydetme sürecini belirlemeniz gerekir. Kayıtların nasıl ele alınacağını ve toplanacağını ve bu kayıtların tutulması ve saklanması için gereken süreyi bilmeniz gerekir. Harici olaylarla ilgili elden çıkarma veya koruma kayıtları da vardır.

Proje kayıtlarının oluşturulması, kayıt yönetimi sürecinin bir parçasıdır. ProjectManager, proje verilerini gerçek zamanlı olarak yakalayan tek tıklamalı raporlara sahip bir iş ve proje yönetimi yazılımıdır. Maliyet, zaman ve çok daha fazlası hakkında raporlar oluşturun. Tüm raporlar, yalnızca görmek istediğiniz bilgileri gösterecek şekilde filtrelenebilir. Bu raporlar, sınırsız dosya depolama alanımız sayesinde paydaşlarla kolayca paylaşılır ve yazılım üzerinde saklanır. ProjectManager'ı bugün ücretsiz olarak kullanmaya başlayın.

Proje Kayıtları Nasıl Korunur

Herkesin uyumlu olduğundan emin olmak için proje ekibinin izlemesi gereken prosedürlerin ana hatlarını belirlemek için bir uyum gereklilik belgesinin oluşturulması gereklidir. Proje için ne tür kayıtların gerekli olduğunu bilmek için bir dosya planına ihtiyaç vardır. Tüm kayıt kaynaklarında güncelliğini yitirmiş belgeleri toplamanın bir yönteminin yanı sıra kayıtları yakalama ve denetlemenin bir yolu olmalıdır. Buna kayıtları izleyebilen ve raporlayabilen bir sistem dahildir.

Tüm proje belgeleri kayıt değildir. Proje yönetimine göre kayıtlar, belirli bir eylemin yapıldığını göstermek için tutulan belgelerdir. Bir kayıt yönetim sistemi, kayıtları ve kayıt olmayanları, örneğin kopyalar ve kaba taslaklar gibi sıralamanıza izin veren bir araçtır. Kayıt örnekleri arasında proje gereksinimleri, proje kapsamı, zaman çizelgesi, bütçe, ilerleme raporları, sözleşmeler vb. sayılabilir.

Kayıt Yöneticisinin Rolü

Kayıt yöneticisi bir proje yönetimi pozisyonudur ve bu kişi proje ile ilgili fiziksel ve dijital kayıtları düzenlemekten ve yönetmekten sorumludur. Kayıt yöneticileri, proje tarafından alınan ve üretilen bilgilerin doğru, güvenli ve etkin bir şekilde yönetilmesinden sorumludur. Tüm projelerin bir kayıt yöneticisi yoktur ve bazı kuruluşlarda kayıt yöneticisi aynı zamanda proje yöneticisidir. Aynı zamanda bilgi bilimi veya yönetim rolü, BT yöneticisi veya düzenleyici işler yöneticisi veya arşivci rolüne de girebilir.

Projeye ve organizasyona bağlı olarak, kayıt yöneticisi bir kayıt yönetim sistemi kuracak ve denetleyecektir. Ayrıca mevcut sistemleri geliştirir, sürdürür, doğrular ve değerlendirir, projenin yönetimini kapsamlı bir şekilde kaydetmek için gerektiğinde çeşitli raporlar üretirler.

Bir kayıt yöneticisi, genellikle, dahili veya harici müşterilerden gelen bilgi sorguları ve talepleri için yetkili kişidir. Mali, yasal ve idari gerekliliklere ve düzenlemelere uymaktan sorumludurlar. Kayıtları arşivlemek veya yok etmek ve kaydedilen kayıtların erişilebilir olduğundan emin olmak da onların sorumluluğundadır.

İlgili: Word için Ücretsiz RFI Şablonu

Kayıt Yaşam Döngüsü

Kayıt yaşam döngüsü, bir kaydın ömrü boyunca yönetildiği şekilde geçtiği aşamalardır. Bir kayıt yaşam döngüsünün üç ana aşaması vardır: oluşturma veya alma, dağıtım ve kullanım ve elden çıkarma. İlk aşama, kayıtlı veya belgelenmiş verilerin çoğaltılması veya üretilmesidir. Örneğin, bir rapor, bütçe veya proje kapsamı oluşturmak.

Sonraki dağıtım ve kullanım aşamasıdır. Kayıt oluşturulduktan sonra dahili veya harici olarak dağıtılır. Kayıt, yaşam döngüsünün bu aşamasında sıklıkla kullanılacak ve kolayca erişilebilir olmalıdır. Bu aşamanın süresi projenin türüne göre değişir ve saatlerden yıllara kadar herhangi bir yerde olabilir.

Son aşama, kapsamı henüz tamamlanmış olana benzer gelecek projeleri planlarken kayıtların yok edildiği veya geçmiş veriler olarak kullanılmak üzere arşivlendiği bir düzenlemedir. Bazı durumlarda, etkin olmayan kayıtların saklama süreleri sona erer ve yaşam döngülerinin sona erdiğini gösterir. Bu noktada kayıt yöneticisi kayıtların yok edilip edilmediğine veya arşivlenip saklanmayacağına karar verecektir.

Kayıtların Sınıflandırılması

Kayıtlar, kayıtları düzenlemeye yardımcı olmak için birçok şekilde sınıflandırılabilir. Amaçlarımız için, fiziksel ve dijital kayıtlar için geçerli olan üç kayıt sınıflandırmasına bakacağız.

1. Kurumsal Kayıtlar: Bu kayıtlar günlük ticari faaliyetlerle ilgilidir ve çoğu kuruluş arasında yaygındır. Ekip yönetimi, paydaş katılımı, satın almalar, satışlar ve sözleşmelerden her şeyi içerebilirler.
2. Endüstri Kayıtları: Bu tür kayıtlar da yaygındır ancak yalnızca belirli bir endüstri için geçerlidir. Proje yönetimi söz konusu olduğunda, diğer işletmelerde bulunamayacak sektöre özgü kayıtlardır.
3. Yasal Tutuklu Kayıtlar: Hukuk müşaviri veya uyum personeli tarafından zorunlu kılınan ve hükümet veya kuruluş tarafından belirli bir süre tutulması gereken kayıtlara yasal bekletmeler denir. Uyumluluk denetimleri veya davalarla ilgili sorunlarla ilgilidirler.

İlgili: Hukuki Proje Yönetimi – Hızlı Kılavuz

Fiziksel Kayıtları Yönetme

Proje yönetimi çoğu endüstri ile fiziksel kayıtlardan dijital kayıtlara geçişi paylaşırken, çoğu projede yönetilmesi gereken fiziksel kayıtlar da vardır. Dijital dosyaların paylaşılması ve saklanması daha kolay olsa da, fiziksel dosyalar doğru dosya yönetimi ipuçlarıyla etkin bir şekilde yönetilebilir.

Fiziksel dosyalar yer kaplar ve pahalı olabilir. Bazı durumlarda, hangi dosyaları kaydettiğiniz konusunda seçici olmanız gerekir. Gereksiz veya gereksiz hiçbir şeyi dosyalamadığınızdan emin olun. Dosyaladığınız kayıtlar için, onları adlandırma şeklinizde tutarlı olduklarından emin olun. Tek bir proje için tüm evraklar gibi benzer düşünen belgeleri bir arada tutun. Bu, aradığınızı bulmanızı kolaylaştıracaktır.

Dosyalarınızı sıralarken, onları devam eden ve tamamlanmış olarak ayırmak da istersiniz. Örneğin, tamamlanmış projeler bir dosya dolabı çekmecesine gidebilirken, devam eden projeler başka bir çekmecede toplanmalıdır. Kağıtlarınızı daha iyi organize etmek için alt klasörler oluşturun ve fiziksel kayıtları tercih etseniz bile önemli evraklarınızın dijital kopyalarını almaktan zarar gelmez, böylece bir yedeğiniz olur.

Elektronik Kayıt Yönetimi

Bununla birlikte, işletmelerin çoğunda dijital dosyalar olacaktır. Elektronik kayıtlarınızı nasıl yönetiyorsunuz? Öncelikle, verilerinizi silebilecek veya bozabilecek teknik bir sorun olması durumunda düzenli olarak yedekleme yapan bir sisteminiz olmalıdır. Buna bir felaket kurtarma planı da dahildir.

Depolamaya gelince, dosyalarınızı çevrimiçi, yakın hatta (bir departman belge yönetim sisteminde) veya çevrimdışı olarak koruyabilirsiniz. Çevrimiçi, elbette pahalı olabilir ve güvenlik, kullandığınız hizmete bağlıdır. Dosyalar çevrimiçi olduğunda, uzaktan çalışma için kullanışlı olan internet bağlantınızın olduğu her yerden anında erişilebilir.

Çevrimiçi ve hatta yakın depolama, kayıtlarınızı tutmak için güvenli bir yer olabilir. Manyetik bant ve optik ortamdaki çevrimdışı depolama, bakım gerektirmeden bozulabilir ve değişen teknolojinin dosyalarınızın erişilemez hale gelmesiyle sonuçlanması tehdidi her zaman vardır.

Kayıt Yönetimi ve ISO

ISO, Uluslararası Standardizasyon Örgütü, ulusal standart kuruluşlarının küresel bir federasyonudur. Dünyadaki birçok ülke için standartları oluşturan bir sivil toplum kuruluşudur. ISO 15489 kayıt yönetimi, kayıt yönetimi için ilk küresel standarttır ve 2001 yılında yayınlanmış ve 50'den fazla ülke ve 15'ten fazla dilde benimsenmiştir. İnceleme ve istişare üç yıl sürdü ve 2016'da revize edilmiş bir versiyon yayınlandı.

Standardın temel kavramları ve ilkeleri, kayıtları, kayıt sistemlerini, politikaları, sorumlulukları, kayıtların etkin yönetimi için izleme ve eğitimi içerir. Her tür işletme ve teknolojide kayıtların oluşturulması, yakalanması ve yönetimi için geçerlidir. ISO web sitesinde satışa sunulmuştur.

ProjectManager Kayıt Yönetimine Nasıl Yardımcı Oluyor?

Projelerinizi organize edebilen, izleyebilen ve raporlayabilen, ancak aynı zamanda sınırsız ve güvenli bir kayıt yönetim sistemi görevi gören dijital bir araç arıyorsanız, ProjectManager, iş ve proje yönetimi yazılımına ihtiyacınız var. Çevrimiçi aracımız, projenizi yönetmek için ihtiyaç duyduğunuz kayıtları oluşturup saklayabilir ve bir sonraki projenizi planlarken bunlara erişebilir.

Çevrim içi Gantt Şemaları ile Takvimi ve Bütçeleri Kaydedin

Projeniz için en kritik kayıtlardan bazıları, zamanlamanızı ve bütçenizi özetleyen planlardır. Etkileşimli Gantt çizelgelerimiz, çalışmanızı düzenlemenizi, darboğazları önlemek için bağımlılıkları bağlamanızı ve planı uygularken projenizin varyansını gerçek zamanlı olarak ölçmek için bir temel belirlemenizi kolaylaştırır. Gantt çizelgelerinin tüm ekiple paylaşılması kolaydır, tüm projeyi görsel bir zaman çizelgesinde gösterir ve daha sonra bir sonraki projenizi planlarken önemli rehberlik için kaydedilebilir.

Sağlam Liste Görünümünde Kayıtları Yönetin

Gantt şeması, kayıtlarınızı istediğiniz araçlarla yönetmenize olanak tanıyan çoklu proje görünümlerinden biridir. Kanban panoları, sayfa ve takvim görünümleri vardır. Tüm proje kayıtlarınızı yakalamayı, projeyi beklerken durumlarını görmeyi ve hatta hem ofiste hem de uzaktan çalışan ekiplerle daha iyi işbirliğini teşvik etmek için dosyalar ve yorumlar eklemeyi kolaylaştıran bir liste görünümü bile var.

Proje kayıtlarınız için, projenizi yönetmek ve yürütmek için kullandığınız araç olarak ikiye katlanan merkezi bir merkeze sahip olmak, daha verimli çalışmanıza yardımcı olur. Küresel arama özelliğimiz, aradığınızı dosyalara, projeye, göreve ve daha fazlasına göre bulmanızı hızlı ve kolay hale getirir. Sonuçları gerçek zamanlı olarak alın; bu, geçmişin bir anlık görüntüsüne değil, şu anda neler olduğuna baktığınız anlamına gelir. İş akışı otomasyonu, görev onayları, kaynak yönetimi ve daha fazlasını ekleyerek yazılımımızı tüm proje yönetimi ihtiyaçlarınız için tek durak noktası haline getirin.

ProjectManager, herkesin bir arada daha iyi çalışmasını sağlamak için hibrit ekipleri ortak bir platformda tek bir gerçek kaynağıyla birbirine bağlayan ödüllü bir çalışma ve proje yönetimi yazılımıdır. Sınırsız dosya depolama alanımızla tüm proje kayıtlarınızı kaydederek işi düzenleyin, ilerlemeyi izleyin ve performans hakkında rapor verin. Yazılımımızla başarı sağlayan NASA, Siemens ve Nestle ekiplerine katılın. ProjectManager'ı bugün ücretsiz olarak kullanmaya başlayın.