Uzaktan Proje Yönetimi: En İyi Uygulamaları İçeren Hızlı Bir Kılavuz

Proje yönetiminin başlangıcında herkes fiziksel olarak birlikte çalışıyordu. Ancak iş yönetimi artık tek çatı altında değil. İnsanlar artık her zamankinden daha fazla uzaktan çalışıyor.

Uzak ekipler hibrit ekiplerdir ve farklı araçlar ve becerilerle farklı konumlarda çalışırlar. Proje yöneticileri onları nasıl işbirliği içinde ve üretken tutar? Uzaktan proje yönetimi ve proje yönetimi yazılımı işte böyle.

Uzaktan Proje Yönetimi Nedir?

Uzaktan proje yönetimi, proje yöneticilerinin uzak ve hibrit ekipleri nasıl birbirine bağladığı ve projenin hedeflerine ulaşmak için herkesin birlikte çalışmasını nasıl sağladığıdır. Bu anlamda, projeyi uzaktan yürütmeniz dışında herhangi bir projeyi yönetmekten farkı yoktur.

Uzak bir ekibi yönetmek, geleneksel proje yöneticilerinin dikkate alması gerekmeyen benzersiz zorluklar yaratır. Bu nedenle, uzaktan proje yöneticileri, fiziksel olarak uzaktaki insanları sanal olarak birbirine bağlamak için çevrimiçi proje yönetimi araçlarını kullanır. Son olaylar, uzaktan proje yönetimi kullanarak birçok endüstrinin ayakta kalabileceğini ve hatta gelişebileceğini kanıtladı.

Diğer metodolojilerin aksine, uzaktan proje yönetimi esnektir. Hem geleneksel hem de çevik yaklaşımlarla uygulanabilir olmasına rağmen, katı bir dizi veya kural izlemez. Farklı çalışma tarzlarını birleştiren ve bunları uyumlu hale getiren hibrit iş yönetimini bile destekleyebilir.

ProjectManager, hibrit ekiplerin nerede olurlarsa olsunlar birlikte çalışıyormuş gibi hissetmelerini sağlayan birden çok proje görünümüne ve gerçek zamanlı verilere sahiptir. Görev listeleri projeyi ve bireysel çalışmanızı düzenler, ayrıca öncelik ayarlayabilir ve programa uyup uymadığınızı bilmek için durumu görüntüleyebilirsiniz. Ekipler, daha iyi işbirlikleri için görevler hakkında yorum yapabilir. ProjectManager'ı bugün ücretsiz deneyin!

Uzaktan Proje Yönetiminin Faydaları

Son olayların gösterdiği gibi, uzaktan proje yönetiminin yararı, ışıkları açık tutmasıdır. Yani birçok işletme, evden çalışmalarını sağlayan proje yönetimi araçları sayesinde işlerinde kalmaya devam edebildi. Bu önemli olsa da, uzaktan proje yönetiminin başka artıları da vardır.

Görev yönetimi

Uzaktan proje yönetimi araçları, ekiplerin çalışmalarının sahipliğini almasına olanak tanır ve yöneticilere işlerini engel olmadan izlemeleri için şeffaflık verir. Bir planlama aracı, onlara ayrıntılı açıklamalarla çalışmayı atayabilir. Ardından, ekipler birikimlerini yönetebilir ve sprintler planlayabilir. Bu, daha güçlü ekiplere yol açar ve bu da iyi moral, daha iyi elde tutma ve üretkenlik yaratır.

Uygun Maliyetli

Uzak bir ekibiniz varsa, ofis alanı ve yardımcı programlardan tasarruf edeceksiniz. Bu tasarruflar, işi büyütmeye veya ekibinizin maaşlarına doğru gidebilir. Takımlardan bahsetmişken, onlar da fayda sağlıyor. Artık toplu taşıma veya benzin ve arabalarındaki normal aşınma ve yıpranma olsun, işe gidip gelmek için para harcamak zorunda değiller.

İş yaşam dengesi

Tamamen uzak bir ekip olarak veya hibrit bir modelde çalışmak morali artırabilir. Mutlu bir ekip, üretken bir ekiptir. Yönetim ve çalışanlar arasında ne yaparsanız yapın, her ikisinin de yararına olacağından emin olabilirsiniz. Daha az seyahat, aile ile evde daha fazla zaman geçirmek demektir. Bu aynı zamanda yetenekleri mümkün olandan çok daha uzakta işe almanıza da yardımcı olabilir.

Raporlama ve Geri Bildirim

Uzak ekipler için proje yönetimi, ilerleme ve performans hakkında daha iyi raporlama yoluyla şeffaflık açısından üstündür. İletişim iki yönlü bir yoldur ve ekiplerden gelen geri bildirimler de süreçleri sürekli iyileştirmenin güçlü bir yoludur. Uzaktan işbirliği, daha güçlü bağlar kurar ve raporlama, daha iyi karar almayı sağlar.

Uzaktan Proje Yönetiminin Zorlukları

Uzak ekipler için proje yönetimi sihirli bir kurşun değildir. Proje yönetimi zorlukları ve proje yönetiminin ötesinde olanlar var. Bazı endüstriler isteseler de uzaktan çalışamazlar. Ancak bir ofis yapısının dışında çalışma lüksüne sahip olanlar, hangi proje yönetimi yönteminde çalıştıklarına bakılmaksızın yine de engellerle karşılaşabilirler.

İşbirliği

İnsanları birbirine bağlayan işbirliği araçları olsa da, bazıları ekipler fiziksel olarak aynı odada olduğunda işbirliğinin her zaman daha iyi olduğunu iddia ediyor. Metin, sohbet ve diğer mesajlaşma araçları nüans içermez ve genellikle kafa karıştırıcı olabilir. Sesli veya görüntülü konferans kullanmak bir çözümdür, ancak bunlar bile yan yana çalışan bir ekiple aynı şey değildir.

İlgili: 2022 Proje Yönetimi Trendleri: Geleceğe Bir Bakış

üretkenlik

Tahmin edebileceğiniz gibi, uzaktan proje yönetimi için her olumlu, olumsuz olarak da düşünülebilir. Örneğin, ekipler evden çalışırken üretkenlik düşebilir. Bulaşıklar, çocuklar vb. gibi bir ofiste olmayan dikkat dağıtıcı şeyler vardır.

Takım Oluşturma

Bir ekip oluşturmak kolaydır, ancak bu ekip bağına sahip olmak ve güven geliştirmek, fiziksel olarak aynı alanda çalışıyor olsalar bile zordur. Bu, hibrit ekipler ve müşterilerle, şahsen birlikte olmadığınızda katlanarak daha zor olabilir. Ekip oluşturma gerçekleşebilir, ancak daha zor olabilir ve daha uzun sürebilir.

Uzak Proje Ekibi Oluşturma

Bir grubu bir araya getirmek için şu adımları izleyin:

1. Ne tür bir uzak yapıyla çalıştığınızı bilin.
2. Doğru adayları bulun. Becerileri ihtiyaçlarınıza uyanlar elbette, ancak aynı zamanda iyi iletişim kuran ve olaylara hızlı yanıt veren insanları da istiyorsunuz.
3. Çalışma saatlerinden, check-in sıklığından, zaman takibinden, hedeflerden, kimin ne için yetkisine sahip olduğundan vb. Yönergelerinizin ve beklentilerinizin net olduğundan emin olun.
4. Ekiplerin birbirine bağlı hissetmesini sağlamak için sanal toplantılar, sohbet vb. aracılığıyla ekiple etkileşimde kalın.
5. Herkesin hem doğrudan sohbet, hem duyurular hem de geri bildirim için kullandığı güvenilir bir kanalınız olduğundan emin olun.
6. Proje ekibinin nerede olursa olsun birlikte çalışması için doğru işbirliği araçlarına sahip olun.
7. Ekibinizi görevlere ne kadar zaman harcadıklarından sorumlu tutmak için zaman çizelgeleri gibi yönetim araçlarına sahip olun.

Uzak Proje Ekiplerinin Türleri

Uzak ekiplerin çeşitli türleri vardır. Hangisinin şirket kültürünüze uygun olduğuna ve çalışanlarınızın ihtiyaçlarını karşıladığına karar vermelisiniz. Genel olarak, üç tür uzak proje ekibi vardır. Bunlar aşağıdaki gibidir:

Tamamen Uzak

Adından da anlaşılacağı gibi, tamamen uzak bir ekip, herkesin evden veya bölgedeki ayrı ofislerde ve hatta farklı saat dilimlerinde çalıştığı bir ekiptir.

hibrit

Hibrit ekip, ekip üyelerinin dağıtıldığı, bazılarının bir ofiste, diğerlerinin ise evden veya farklı ofislerden birlikte çalıştığı bir ekiptir.

Esnek

Esnek veya esnek ekipler, kendileriyle yönetim arasında bir anlaşma ile belirlenen ortak bir alanın yanı sıra evden veya ofiste çalışabilirler.

Uzak Proje Ekibi Nasıl Yönetilir

Uzaktan proje yönetimi ekibinizi bir araya getirip iş yapılarını tanımladığınızda, asıl iş başlar.

• Yapmanız gereken ilk şey, uzaktaki ekipleri bir toplantı için bir araya getirmek ve proje planlarken onlar için net beklentiler belirlemektir. Umarım, uzaktan çalışırken kendilerini yönetebilen ekip üyelerini işe almışsınızdır, ancak ne olursa olsun, herkesin rollerini ve sorumluluklarını bilmesi gerekir. Bir RACI matrisi yardımcı olabilir.
• Her gün check-in ile başlamalıdır. İnsanlar ne yaptıklarını ve önümüzdeki gün boyunca ne yapmayı umduklarını açıklayabilirler. Herkesin görevlerini anladığından emin olmak için iyi bir zaman. İletişim hatları açık kalmalıdır, ancak günlük bir stand-up toplantısı başlamak için iyi bir yerdir.
• Kendi kendine başlayanlar, ekip oyuncuları ve kendilerini yönetebilen bağımsız ekip üyelerine sahip olmak isteseniz de, proje yine de işleri yönetmek ve üretkenliği yüksek tutmak için süreçler gerektirir. Tercih ettiğiniz veya proje için doğru olan metodoloji ne olursa olsun iyidir, ancak ekipteki herkesin bunun ne olduğunu, nasıl çalıştığını ve durumlarını ne sıklıkta güncellemelerinin beklendiğini bildiğinden emin olun.
• Uzak ekiplerinizi desteklemek isteyeceksiniz. Bir ofiste olduğu gibi sürekli yüz yüze etkileşim olmadığında, ekip üyeleri kendilerini izole ve terk edilmiş hissedebilirler. Bu, moralinizin bozulmasına ve mutsuz ekip üyelerine yol açar, bu da istediğiniz bir şey değildir. İster haftalık bire bir toplantılar olsun, ister duyulduklarını onlara bildirmenin başka yolları olsun, onlarla iletişim halinde kalmanın yollarını bulun.
• Son olarak, nerede olurlarsa olsunlar, beceri düzeyleri veya departmanları ne olursa olsun ekipleri birbirine bağlayan hibrit bir iş yönetimi aracına sahip olmanız gerekir. Bulut tabanlı iş yönetimi araçları, mesafe engellerini ortadan kaldırmaya yardımcı olur, bu nedenle proje yöneticilerine ve ekip üyelerine hizmet edecek kadar esnek olanı arayın.

En İyi Uzaktan Proje Yönetim Araçları

Piyasada çok sayıda uzaktan proje yönetimi aracı bulunmaktadır. Bazıları, hibrit ekipleri birbirine bağlamada ve daha üretken iş yönetimini kolaylaştırmada diğerlerinden daha iyidir. Verimli iş yönetimi için hibrit ekipleri bağlamanıza yardımcı olacak daha iyi uzaktan proje yönetimi araçlarından bazılarının kısa bir listesi.

Proje Müdürü

ProjectManager, gerçek zamanlı veriler, dosya paylaşımı, görev düzeyinde yorum yapma ve proje ekibindeki herhangi birini etiketleme ve onları konuşmaya dahil etme yeteneği ile uzaktan proje yönetimini kolaylaştıran bulut tabanlı bir araçtır. Görevleri atayabilir ve bildirimleri e-postayla ve ayrıca herkesi döngüde tutmak için araçta yönetebilirsiniz.

Çalışmanın Birden Fazla Yolu

Herkesin istediği gibi çalışmasına izin veren birden çok proje görünümü vardır. Yöneticiler, kritik yolu filtreleyen ve temel çizgileri belirleyen çevrimiçi bir Gantt şeması gibi proje planlama araçlarıyla önceden yapılandırılmış planlar oluşturabilir, böylece proje yürütüldüğünde planlanan ve fiili eforun izlenebilmesi sağlanır. Gantt planları daha sonra paydaşlarla ve tüm ekiple paylaşılabilir.

Güçlü Ekip İşbirliği Özellikleri

Ekipler, iş toplamaktan daha fazlasını yapan görev listeleri üzerinde çalışabilir. Öncelik, durum gösterirler, görevlere dosya ekleyebilir, yorum ekleyebilir ve çok daha fazlasını yapabilirler. Ayrıca iş akışını ve takvim görünümünü görselleştirmek için kanban panoları da vardır. Tüm proje görünümleri aynı anda güncellenir, böylece hiç kimse eski verilerle çalışmaz.

Gerçek zamanlı veri

Proje yöneticileri, ekipleri nerede ve ne zaman çalışırsa çalışsın ilerlemeyi ve performansı izleyebilir. Gerçek zamanlı panolar, zamanında yapılandırma gerektirmez. Proje verilerini otomatik olarak toplar, sayıları kırar ve proje varyansını, maliyetini ve daha fazlasını gösteren çizelgeleri ve grafikleri görüntülerler. Tek tıklamayla raporlama, verilerin daha da derinlerine iner ve filtrelenebilir ve paydaşlarla paylaşılabilir.

Gevşek

Slack, ekipleri birbirine bağlayan bir iletişim aracıdır. Ekipler, departmanlar vb. için özel kanallar oluşturabilirsiniz. Bire bir sohbetin yanı sıra görüntülü ve sesli konferans da vardır. Hiç yüz yüze tanışmamış olsalar bile herkesin aynı sayfada çalışmasını sağlamak için harika bir araçtır.

Google Workplace

Google Workplace, ekiplerin ortak çalışmasına yardımcı olan bir araçtır. Ekipler tarafından paylaşılabilen ve kullanılabilecek ücretsiz belgeler, e-tablolar ve sunum yazılımları içeren Gmail, Google Takvim, Meet ve Drive gibi herkesin bağlı kalmasını sağlayan bir dizi uygulama vardır.

Trello

Trello, projeleri yönetmenin ve ekiplerin işbirliği yapmasına yardımcı olmanın bir yoludur. Görev yönetimi için bir kanban panosu modeli kullanır ve diğer uygulamalarla bütünleşir. Yalnızca kanban içeren bir çözüm arıyorsanız, bu sizin için doğru araç olabilir.

Uzaktan Proje Yönetimi En İyi Uygulamaları

Akılda tutulması gereken bazı proje yönetimi ipuçları, ister tamamen uzak ister karma olsun, projenin hedeflerini ve kullanacağınız süreci belirtirken şeffaf olmanız gerektiğidir. Bu, ekipleri sizinle aynı sayfada tutar ve onları motive etmeye yardımcı olur. Yaklaşan iş günü için gündem açıkça belirtilmişken, her güne bir stand-up toplantısı ile başlamaktan zarar gelmez.

Durum raporları, uzaktan proje yönetiminin can damarıdır. Ekiplerin proje yöneticilerini güncel tutması ve proje yöneticilerinin ekiplerle net bir şekilde iletişim kurabilmesi gerekir. Ekip üyeleri aynı çatı altında bir arada olmadığında, teması kaybetmek kolaydır. Güçlü iletişim bağlarını sürdürmek, uzaktan proje yönetiminin çalışmasını sağlayan şeydir. Ekip üyelerinin ne yapmaları gerektiğini bilmelerini istiyorsunuz ve proje yöneticileri ekipten gelen geri bildirimlere açık kalmalıdır.

Tek bir gerçek kaynağına sahip olmak, uzaktan proje yönetiminin ekip yönetiminin maliyetli gecikmeler olmadan ilerlemesini sağlamak için çok önemlidir. Ekipler bir veri seti üzerinde çalışıyorsa ve proje yöneticilerinin başka bir veri seti varsa, ufukta bir sorun var demektir. Bulut tabanlı bir uzaktan proje yönetim aracına sahip olmak, herkesin en güncel bilgiler üzerinde çalışmasını sağlamak için tüm proje görünümlerinde paylaşılan gerçek zamanlı veriler anlamına gelir.

ProjectManager, işleri organize eden ve dünya çapında ve şirket genelinde hibrit ekipleri kolaylaştıran ödüllü bir uzaktan proje yönetimi yazılımıdır. Çoklu proje görünümleri, ekiplerin istedikleri gibi çalışmasına olanak tanır ve yöneticiler, projeyi yolunda tutmak için kaynakları, ilerlemeyi ve performansı izlemek için ihtiyaç duydukları raporlama araçlarına sahiptir. ProjectManager'ı bugün ücretsiz deneyin!