Uzaktan Çalışma Politikası (+ Şablon) Nasıl Oluşturulur

Evden çalışmak devasa bir parti.

Temelde ne istersen yapabilirsin. Kural yok. Gereklilik yok. Saf kaos - devam edin ve öğlene kadar uyuyun ve şirket zamanı için endişelenmeyin.

…kulağa pek doğru gelmiyor, değil mi?

Uzaktan çalışma durumlarından yararlanan bazı insanlar olduğundan eminim, ancak uzaktan çalışanların çoğu her zamankinden daha fazla çalışıyor. Bu büyük ayrıcalığı koruyabilmek için uzaktan çalışmanın etkili olduğunu kanıtlamak istiyorlar.

Ancak, uzaktan çalışanlarınızın onlardan bekleneni yaptığından emin olmak istiyorsanız, bir uzaktan çalışma veya hibrit çalışma politikası oluşturmanız gerekir.

Peki uzaktan çalışma politikası tam olarak nedir ve nasıl oluşturabilirsiniz?

Endişelenmeyin – bu kılavuzun sonunda tüm yanıtlara sahip olacaksınız.

Uzaktan Çalışma Politikası Nedir?

Temel bilgilerle başlayalım. Uzaktan çalışma politikası nedir?

Esasen, uzaktan çalışma ve esnek çalışma düzenlemeleri için kuralları ve gereksinimleri özetleyen bir belgedir.

Ayrıca, çalışanların beklentilerini belirler ve uzaktan çalışırken yaptıkları eylemlerden onları sorumlu tutar.

Keşfedilmeye değer birkaç farklı benzer politika türü vardır, ancak hepsi aynı amaca hizmet ettiğinden farklılıklar biraz yüzeyseldir:

• Uzaktan çalışma ilkeleri. Uzaktan çalışma ilkeleri, çalışanların çoğu zaman veya her zaman uzaktan çalışacağı durumlar için kuralları ve beklentileri ana hatlarıyla belirtir.
• Esnek çalışma politikaları. Esnek çalışma politikaları daha çok esnek çalışma düzenine sahip çalışanlara odaklıdır. Örneğin, ara sıra evden çalışmalarına izin verilebilir veya kendi saatlerini seçmelerine izin verilebilir.
• Hibrit çalışma ilkeleri. Hibrit çalışma politikaları, zamanını ofiste çalışmak ve evden çalışmak arasında bölüştürecek çalışanlar için tasarlanmıştır.

Dürüst olmak gerekirse, politikanızı istediğiniz gibi arayabilirsiniz.

Önemli olan tek şey, çalışanlara yönelik tüm beklentilerinizi olabildiğince açık ve net bir şekilde özetlemenizdir.

Uzaktan Çalışma Politikanızda Cevaplamanız Gereken 9 Önemli Soru

Uzaktan çalışma politikanızı yazmak için oturmadan önce aşağıdaki soruları yanıtlamanız gerekir.

1. Çalışanlar ne zaman uzaktan çalışabilir?

Bu, cevaplamanız gereken en büyük soru.

Çalışanları haftada bir kez birbirlerini görmek ve büyük toplantıları yönetmek için işe mi getireceksiniz? Tamamen uzak bir organizasyon mu olacaksınız? Çalışanlar iş durumlarını uygun gördükleri şekilde değiştirebilirler mi? Uzaktan çalışmaya izin verilmeyen belirli günler var mı?

Burada doğru ya da yanlış cevap yoktur; her organizasyon farklı olacaktır. Ancak neyi başarmayı umduğunuza dair sağlam bir anlayışa sahip olmanız gerekir.

2. Uzaktan çalışmanın temel gereksinimleri nelerdir?

Çalışanlarınız uzaktan çalışacaksa, temel gereksinimler nelerdir?

Örneğin, belirli en iyi güvenlik uygulamalarına bağlı kalmak zorundalar mı? Onlara sorarsanız ofise gelmeleri gerekiyor mu? Vurmalarını istediğiniz verimlilik hedefleri var mı?

Burada ayrıntılara girmekten korkmayın; ne kadar spesifik olursanız, o kadar iyi.

3. Planlama ve müsaitlik beklentileriniz nelerdir?

Çalışanların nasıl çalışmasını, iletişim kurmasını ve genel olarak işle ilgili değişimlere hazır olmasını bekliyorsunuz?

Çalışanlarınızın 9'dan 5'e kadar tipik bir programda çevrimiçi ve toplantılar ve sohbetler için hazır olmalarına mı ihtiyacınız var? Yoksa onlara daha fazla zamanlama esnekliği mi veriyorsunuz? Şirketteki herkesin çevrimiçi olmasının beklendiği günün belirli saatleri var mı?

4. Uzaktan çalışma için teknik cihazlar ve diğer kaynaklar nasıl dağıtılıyor?

Uzak çalışanlarınıza başarılı olmaları için ihtiyaç duydukları tüm cihazları, teknolojileri ve kaynakları verecek misiniz?

Örneğin, çalışanlarınıza yeni dizüstü bilgisayarlar ve bilgisayar aksesuarları mı dağıtacaksınız yoksa kendi cihazlarını sağlamaktan onlar mı sorumlu olacak? Cihazları dağıtıyorsanız, anlaşma boyunca şirket bu cihazların mülkiyetini elinde tutacak mı?

5. Güvenliği sağlamak için teknoloji nasıl ele alınmalıdır?

Siber güvenlik, uzaktan çalışma çağında daha da önemlidir. Çalışanlarınızdan biri bile saldırıya açıksa, bu tüm kuruluşunuzu çökertebilir.

Çalışanlarınızın kuruluşunuz için çalışırken güvenliği nasıl ele almalarını bekliyorsunuz? Örneğin, bir VPN'de oturum açmaktan onlar mı sorumlu? Belirli şifre alışkanlıklarını takip etmeleri gerekiyor mu? Hangi ağlara bağlanabilirler ve hangi cihazları kullanmalarına izin verilir?

5. Bir ofis müsait olacak mı?

İşletmenizin bir ofisi var mı ve varsa mevcut çalışanlar kendi takdirlerine göre kullanabilir mi?

Uzaktan çalışanlara, ortam değişikliğine veya diğer iş arkadaşlarıyla işbirliği yapacakları bir yere ihtiyaç duyduklarında geleneksel iş yerine dönme seçeneği sunmanın bir değeri vardır.

Ancak, bunu karşılayamayabilirsiniz. Bir ofis müsait değilse, ortak çalışma alanları veya alternatif düzenlemeler için maaş sağlayacak mısınız?

6. Ödemeler, sosyal haklar veya vergiler etkilenecek mi?

Bu yeni uzaktan çalışma düzenlemeleri şirket ödemelerini, sosyal yardımları ve/veya vergileri nasıl etkileyecek?

Çalışanlara, ev kurulumundan iyi bir iş ile kendilerini donatmaları için fazladan bir ikramiye verecek misiniz? Çalışanların işe gidip gelmeleri veya şehir merkezine park etmeleri beklenmediği için maaşları mı yoksa sosyal yardımları mı azaltacaksınız? Bu yeni iş yerinin vergi etkileri nelerdir?

7. Şirket kültürü nasıl değişecek?

Beğenseniz de beğenmeseniz de şirket kültürünüz değişecek.

Yüz yüze çalışma ortamı için bir şirket kültürü oluşturamaz ve uzaktan çalışma veya karma çalışma politikasına geçiş yaparken her şeyi olduğu gibi tutamazsınız; insanları koordineli ve birbirleriyle iletişim halinde tutmak çok zor.

Kültürünüzün buradan nasıl gelişeceğini (ve onu nasıl güçlendireceğinizi) ana hatlarıyla belirterek her şeyin önüne geçin.

8. Uzak çalışanları kim yönetecek?

Uzak çalışanların, kendilerine görev atamaktan, çalışmalarını yönlendirmekten ve onlara tavsiye ve destek sağlamaktan sorumlu doğrudan bir üstleri olacak mı? Değilse, uzaktaki çalışanlar işlerinden nasıl sorumlu tutulacak?

9. Bu ana hatlar değişebilir mi?

Bunu senin için cevaplayabilirim. Doğru cevap evet.

Gelecekte her zaman esneklik ve iyileştirmeler için yer bırakmalısınız; Tüm uzaktan çalışma ve karma çalışma ilkelerinizin değişebileceğini özellikle belirttiğinizden emin olun.

Bu soruların cevapları ile uzaktan çalışma politikanızı oluşturmaya başlamak için ihtiyacınız olan her şeye sahip olmalısınız.

Uzaktan Çalışma İlkesi Şablonu

İşte kullanabileceğiniz bir uzaktan çalışma ilkesi şablonu:

-

giriiş

Kısa bir giriş yazarak başlayın. Bu politikanın ne olduğunu, amaçlarının neler olduğunu ve çalışanların bu belgeyi nasıl okuyup kullanmaları gerektiğini açıklayın. Ayrıca, bu belgenin daha fazla değişikliğe tabi olduğunu ve çalışanların doğru kurallara uyduklarından emin olmak için en son belgeleri gözden geçirmekten sorumlu olduğunu açıklamanız gerekir.

Temel Beklentiler

Ardından, çalışanlarınız için beklentileri belirleyen bir genel bakış bölümü oluşturun.

Aşağıdaki alt bölümleri eklediğinizden emin olun (çoğunluğu önceki bölümümüzdeki soruları ele alırken ele aldınız):

• Kullanılabilirlik ve zamanlama.
• Teknolojiler ve araçlar.
• Toplantılar ve iletişim.
• Eğitim ve kaynaklar.
• İşbirliği ve kültür.
• Ödeme, vergiler ve avantajlar.
• Yerleştirme ve belgeler.

Araçlar ve Güvenlik

Bundan sonra, çalışanlarınıza sağlayacağınız araçlara ve güvenlik ve mahremiyet beklentilerinize odaklanın.

• Cihazlar ve internet erişimi.
• Yazılım ve diğer teknik araçlar.
• VPN'ler ve güvenlik önlemleri.
• Aksesuarlar ve diğer ev ofis ihtiyaçları için tazminat.
• Fiziksel toplantı alanları.

Önemli Kurallar ve Sonuçları

Bu bölümde, çalışanların şirketin bir parçası olarak kalabilmeleri için uymaları gereken önemli kuralları ortaya koyacaksınız. Diğer bölümlerle gereksiz olmaktan korkmayın; bu, çalışanların çoğu sorusunu bir bakışta yanıtlayan hızlı bir başvuru bölümü olmalıdır.

Ayrıca, kurallara uymamanın olası sonuçlarını da belirttiğinizden emin olun. İhlaller için “3 vuruş” tarzı bir sistem olacak mı? Çalışanlar, tebligat, askıya alma veya sabit ücrete tabi mi?

Şirket Kültürü ve İşbirliği

Bu bölümü şirket kültürü ve çalışan işbirliğine ayırın. İletişim ve işbirliği beklentileri nasıl değişecek? Şirket kültürünü olabildiğince güçlü tutmak için ne yapacaksınız?

Çalışanların Yasal Hakları

Son olarak, aşağıdakiler dahil ancak bunlarla sınırlı olmamak üzere çalışanlarınızın yasal haklarını belirttiğinizden emin olun:

• İzleme ve gizlilik.
• Çalışma saatleri ve fazla mesai ücreti.
• Fayda hakları.
• Fesih gerekçeleri.

Uzaktan Çalışma İlkesi Oluşturmak ve Dağıtmak için 4 İpucu

Uzaktan çalışma politikanızı oluşturmak ve dağıtmak için bu ipuçlarını izleyin.

1. Uzaktan çalışma politikasını erkenden dağıtın.

Uzaktan çalışma politikanızı, özellikle zaten evden çalışıyorlarsa, çalışanlarınızın ellerine en kısa sürede ulaştırın.

Altı aylık bir uzaktan çalışma düzeni içinde olmak ve o andan itibaren herkesin beklentilerini tamamen değiştirmek istemezsiniz. Ayrıca çalışanlarınıza bu politikayı okumaları, anlamaları ve eyleme geçmeleri için bolca zaman vermek istiyorsunuz.

2. Yasal bir inceleme alın.

Bir avukatla çalışın. Uzaktan çalışma politikanızı kapsamlı bir şekilde gözden geçirin.

Zayıf noktalar veya delikler var mı? Çalışanlarınızın sahip olduğu ancak sizin doğrudan aramadığınız yasal haklar var mı? Teknik olarak yasa dışı olan veya mahkemede itiraz edilebilecek herhangi bir iddianız veya belirlediğiniz kurallar var mı?

Politikaları göndermeden önce hepsini sıralayın.

3. İmza alın ve bilgileri gözden geçirin.

Her çalışanın politikayı okumak için zaman ayırdığından ve anladığını belirten bir belgeyi imzaladığından emin olun.

Fazlalık için, belgeyi çalışanlarınızla birlikte gözden geçireceğiniz ve tüm soruları yanıtlayacağınız bir toplantı düzenlemek de iyi bir fikirdir (çünkü, kabul edelim ki, en azından bazı çalışanlarınız ne kadar okursanız okuyun bunu okuyamayacaktır). dilenmek).

Daha sonra başvurmanız gerekebileceğinden, uzaktan çalışma ilkesinin imzalı kopyalarını dosyada saklayın.

4. Politikayı periyodik olarak yeniden değerlendirin ve güncelleyin.

Uzaktan çalışma politikanız, düzenli olarak yeniden değerlendirmeler ve yeniden yazmalar alan “canlı bir belge” olmalıdır.

Yılda en az bir kez politikayı gözden geçirin ve güncellenmesi veya yeniden yazılması gereken bölümler olup olmadığına bakın; Yeni kusurlar keşfederseniz, bunları ele aldığınızdan ve politikaları yeni çalışan imzaları için yeniden dağıttığınızdan emin olun.

Uzak Çalışanları Daha İyi Yönetmek

Uzak bir ekibi yönetmek zor olabilir.

Ancak iyi bir uzaktan çalışma politikası ve doğru araçlar ve yer ile bu çok daha kolay.

Ve bu kılavuzu okuduysanız, bu zaten yolun yarısındasınız demektir.

Sırada ne var?

EmailAnalytics ile denklemin diğer yarısına sahip olacaksınız - çalışan üretkenliğini, katılımını ve verimliliğini ölçmek için mükemmel bir araç. Bununla çalışanlarınızın gönderdiği e-postaların sayısını, günün en yoğun zamanlarını ve çok daha fazlasını analiz edebilirsiniz.

Ama size anlatmaktansa size göstermek çok daha kolay. O halde bugün ücretsiz deneme için kaydolun ve kendiniz görün!