Yanıtları Yönlendiren Teklif Talebi (RFP) Nasıl Yazılır?

Bir pazarlamacı olarak, yapmanız gereken çok şey var ve her şeyi tek başınıza yönetemiyorsunuz. Ayrıca, bazı görevlerin manuel olarak yönetilmesi mümkün veya pratik değildir. Bir noktada, işinizi daha verimli yapmanıza yardımcı olacak araçlar veya hizmetler sunan diğer işletmelerle çalışmanız gerekecek . İş hedeflerinize ulaşmanıza yardımcı olabilecek olası satıcıları çekmenizi sağlayan bir teklif talebinin geldiği yer burasıdır.

Daha önce hiç teklif talebi (RFP) yazmadıysanız, nasıl başlayacağınızı veya neleri dahil etmeniz gerektiğini bilmiyor olabilirsiniz. İyi haber şu ki, yardım etmek için buradayız. Bu kılavuz, en uygun satıcılardan gelen yanıtları yönlendiren başarılı bir teklif talebi yazma sürecinde size yol gösterir. Hemen dalalım.

Yanıtları Yönlendiren Bir Teklif Talebi Nasıl Yazılır:

Teklif Talebi (RFP) nedir?

Teklif talebi veya RFP, satıcıların bir projeyi tamamlamak için karşılaması gereken gereksinimlerin bir listesini sağlayan bir belgedir. Genellikle doğru teknoloji çözümünü veya profesyonel hizmeti bulması gereken işletmeler tarafından gönderilir ve satıcıların tekliflerini sunmaları için açık bir davet görevi görür. Bu, onlara ihtiyaç duydukları araçları sağlayabilecek veya işlerinin bir kısmını dış kaynak olarak kullanabilecekleri potansiyel satıcıları çekmelerini sağlar.

Teklif talebinizi doğru bir şekilde yapmanız çok önemlidir çünkü bu, satıcıların teklifi kazanmak için karşılaması gereken tüm kriterleri detaylandırır. Bu nedenle, işletmeniz için doğru olana karar vermenizi kolaylaştırarak, en alakalı satıcılardan teklif toplamanıza olanak tanır.

Teklif Talebi Yazmanın 8 Adımı

Peki, bir teklif talebi bu kadar önemliyse, nasıl yazarsınız? Kendi teklif talebinizi yazmaya başlamak için aşağıdaki adımlara göz atın.

1: Projeyi, kapsamı ve bütçeyi tanımlayın

Projenin ne olduğuna dair net bir tanımla başlayın ve tedarikçinin bu projede oynayacağı rolü anlayın. Başka bir deyişle, teklif talebinizi yazmadan önce satıcıdan neye ihtiyacınız olduğuna dair doğru bir fikre sahip olun. Satıcının ne yapması gerektiğini, nasıl yapılması gerektiğini ve ideal olarak ne kadar sürede tamamlanması gerektiğini tartışın.

Ek olarak, hizmet veya platform için ne kadar harcamak istediğiniz hakkında da konuşmanız gerekir. Bu, ne aradığınızı açıkça bildiğiniz için RFP'niz için sağlam bir temel sağlar.

2: Bir giriş yapın

Artık ne aradığınıza dair net bir fikriniz olduğuna göre, projenizi ve beklentilerinizi açıklayan bir giriş yazmanın zamanı geldi. Giriş, potansiyel satıcıların RFP'nizin amacını ve başarmanıza yardımcı olmak için neye ihtiyaçları olduğunu anlamalarına yardımcı olmalıdır. Bu aynı zamanda herhangi bir zorlukla karşılaşıp karşılaşmadığınızı ve satıcının bunların üstesinden gelmenize nasıl yardımcı olabileceğini açıklamak için iyi bir fırsat olacaktır.

Bu temel bilgilerin yanı sıra, projeniz hakkında ek bilgiler de eklemek isteyebilirsiniz. Bu, projeye ne zaman başlamayı düşündüğünüz ve ne kadar süreceği gibi detaylar olabilir. Giriş, potansiyel satıcıların ihtiyaçlarınız hakkında daha iyi bir fikir edinmelerine yardımcı olmalı, böylece onları karşılama yeteneklerini değerlendirebilirler.

3: Şirketinizin ve projenizin geçmişini açıklayın

Ardından, şirketinizi satıcılara tanıtmanın zamanı geldi. Onlara şirketinizin ve yaptığınız işin yanı sıra üstlendiğiniz projenin kısa bir geçmişini verin. Marka değerleriniz, geçmişiniz ve diğer önemli arka plan bilgileriniz hakkında konuşun. Bu bilgiler, satıcıların pazarınızı ve işletmenizin şu anda nerede durduğunu anlamasına yardımcı olmalıdır.

Potansiyel satıcıların çoğunun şirketinizi daha önce hiç duymamış olabileceğini unutmayın. Onlara bir marka olarak kim olduğunuza dair bir fikir vererek bilinçli bir karar vermelerini kolaylaştırın. Daha sonra bu bilgileri, ihtiyaçlarınıza uygun olup olmadıklarını ve sizinle çalışmak isteyip istemeyeceklerini değerlendirmek için kullanabilirler.

4: Gereksinimlerinizi tanımlayın

Şimdi, bir satıcıda tam olarak neye ihtiyacınız olduğunu tanımladığınız en önemli kısım geliyor. Hedefinize ulaşmanıza yardımcı olması için aradığınız hizmetler veya çözümler hakkında belirli ayrıntılar sağlayın. Aradığınız deneyim düzeyi (hizmet çözümleri söz konusu olduğunda) gibi ayrıntıları eklediğinizden emin olun. Yazılım çözümleri için, ekibinizin büyüklüğüne göre ihtiyaç duyduğunuz erişim düzeyi gibi ayrıntıları da dahil etmek isteyebilirsiniz.

Potansiyel satıcıların ihtiyacınız olan çözümü sunup sunmadıklarını bilmeleri için bu bölümde mümkün olduğunca spesifik olmak önemlidir. Bu, bir teklif gönderip göndermemeleri konusunda karar vermelerine yardımcı olacak ve en uygun potansiyel müşterilerden teklif almak için seçeneklerinizi anında filtrelemenize olanak tanıyacaktır.

Örneğin, bir sosyal medya pazarlama ajansı arıyorsanız , içerik planlama, üretim ve zamanlama ile ilgilenebilecek bir ajansa ihtiyacınız olabilir. Ek olarak, topluluğunuzu sizin adınıza yönetmeleri için onlara ihtiyacınız olabilir. Bu durumda, topluluk yönetimi sunmayan bir ajans teklif göndermekten kaçınabilir, bu nedenle tekliflerini incelemekle zaman kaybetmenize gerek kalmaz.

Alternatif olarak, üç kişilik bir ekip için bir sosyal medya yönetim aracı aradığınızı varsayalım. Ve tek bir yerde içeriğinizi planlayabilmek, gönderilerinizi planlayabilmek, yorumlarınızı izleyebilmek ve sonuçları analiz edebilmek istiyorsunuz. Bu şekilde, yalnızca yukarıdaki gereksinimleri karşılayabilen satıcılar, incelemeniz için size bir teklif gönderir, böylece seçeneklerinizi anında filtrelersiniz.

5: Gönderme talimatlarını verin

Bir teklif göndermeyi planlayan satıcılar, teklif talebinize nasıl yanıt vereceğini bilmelidir. Tekliflerinde izlemeleri gereken yapı ve neleri dahil etmeleri gerektiği konusunda net talimatlar verdiğinizden emin olun. Tüm teklifler benzer şekilde biçimlendirildiğinde, bilgileri işlemeniz ve değerlendirmeniz daha kolay hale gelir.

Örneğin, belirli sayıda başlık içermelerini isteyebilirsiniz. Veya her başlık altında bir puan listesi vermelerini bile isteyebilirsiniz. Ek olarak, iş kalitelerini veya platform yeteneklerini daha iyi değerlendirmek için önceki çalışmalarının örneklerini, vaka incelemelerini ve demoları göndermelerini de isteyebilirsiniz.

6: Seçim kriterlerinizi ekleyin

Teklifleri değerlendirirken kullanacağınız kriterlerin ayrıntılı bir listesini eklemeniz de önemlidir. Bu, satıcılara, teklifi kazanma şanslarını anlayabilmeleri için nasıl değerlendirileceklerine dair bir fikir verir. Bu nedenle, teklif talebinize yalnızca en kalifiye satıcılar yanıt verecek ve bu da seçeneklerinizi sıralamanızı kolaylaştıracaktır.

Satıcıların tam olarak ne aradığınızı ve tekliflerini nasıl konumlandıracaklarını bilmeleri için öncelikleriniz, temel gereksinimleriniz ve tercihleriniz hakkında ayrıntılar sağlayın. Örneğin, pazarlama hizmetlerinin ötesinde içerik üretimi konusunda uzmanlaşmış ajanslara öncelik verebilirsiniz. Temel gereksinimler sosyal medya pazarlama kampanyalarını planlamak ve yürütmek olabilirken, belirli bir sektördeki şirketlerle çalışma deneyimine sahip ajansları tercih edebilirsiniz.

7: RFP zaman çizelgesini belirtin

Ek olarak, dahil olan herkesin hedef zaman çizelgenizi bilmesi çok önemlidir. Yanıtları ne zaman almayı düşünüyorsunuz? Seçilen satıcı ne zaman açıklanacak? Satıcıların, seçiminizi yapmadığınızda güncellemeler için size ulaşmaya devam etmek zorunda kalmaması için bu önemli son tarihleri ​​eklediğinizden emin olun.

Bunların yanı sıra, projenizin başlangıç ​​saatini ve bitiş saatini de eklemek isteyebilirsiniz. Bu zaman çizelgelerini bilmek, satıcıların programlarını planlamasına ve yanıt vermeyi seçmeden önce uygunluklarını değerlendirmesine olanak tanır. Bu, her iki tarafa da fayda sağlar çünkü sonunda teslim tarihini karşılamanıza yardımcı olamayacak bir satıcıyla çalışmak istemezsiniz. Ayrıca satıcılar, mevcut iş yüklerini göz önünde bulundurarak projenize uyup uyamayacaklarını anlayabileceklerdir.

Bu, özellikle hizmet çözümleri arayan RFP'ler için önemlidir. Gereksinimlerinizin ne kadar ayrıntılı olduğuna bağlı olarak zaman çizelgenizi buna göre ayarlamanız gerekeceğini unutmayın. Satıcıların oldukça ayrıntılı bir teklif sunmaları gerekiyorsa, yanıtlarını planlamak için daha fazla zamana ihtiyaçları olabilir.

8: Düzeltin, gözden geçirin ve yayına alın

Artık tüm önemli bilgileri yazdığınıza göre, teklif talebinizi yeniden okumanın zamanı geldi. Yazım hataları ve dilbilgisi hatalarının yanı sıra anlaşılması zor olabilecek karmaşık cümlelere bakın. Herhangi bir yanlış iletişim olasılığından kaçınırken, profesyonel ve güvenilir olarak görünmek istersiniz.

Temel bilgilerin yanı sıra, projenizin zaman çizelgesine zarar verebilecek hatalara dikkat ettiğinizden emin olun. Örneğin, son teslim tarihinizdeki bir yazım hatası, potansiyel satıcıları karşılayamayacakları için kaybetmenize veya tekliflerinizi almada büyük bir gecikmeye neden olabilir. Alternatif olarak, proje bütçenizde eksik bir 0, ücret çok düşük olduğu için teklif vermeyi reddeden potansiyel satıcıları kaybetmek anlamına gelebilir.

Gerekli düzeltmeleri yapın ve profesyonel ve net olduğundan emin olmak için RFP'yi bir kez daha gözden geçirin. Ardından, teklif talebinizle nihayet canlı yayına geçebileceksiniz.

Etkili Bir RFP Yazmak İçin En İyi Uygulamalar

Yukarıdaki adımları izlemenin yanı sıra, RFP'nizin hak ettiği yanıtları almasını sağlamanın belirli bir yolu vardır. Etkili bir teklif talebi yazmak için bu en iyi uygulamaları izleyin.

• Basit ve Anlaşılması Kolay Tutun

Yanlış iletişim olasılığını önlemek için, potansiyel satıcılarınızın anlayabileceği bir dil kullandığınızdan emin olun. Sektör jargonunu azaltmak ve profesyonelliğini korurken basit İngilizceye başvurmak isteyebilirsin. Uzun ardışık cümlelerden kaçınmaya çalışın ve bunun yerine daha kısa, işlenmesi daha kolay olan daha küçük cümlelere kesin.

• Başlıklardan ve Madde İşaretlerinden En İyi Şekilde Yararlanın

Başlıklar ve madde işaretleri, büyük metin bloklarına kıyasla RFP'nizin daha kolay anlaşılmasını sağlar. Teklif talebinizi bölmek ve daha taranabilir hale getirmek için bunlardan en iyi şekilde yararlanın.

• Olabildiğince Ayrıntılı Olun

Potansiyel satıcıların projenizi ve gereksinimlerinizi daha iyi anlamasına yardımcı olabilecek önemli ayrıntıları kaçırmayın. Satıcılar, ne aradığınız ve nasıl bir rol oynayacakları konusunda net bir fikre sahip olduklarında doğru teklifle yanıt verme olasılıkları daha yüksektir.

Teklif Talebi Örneği

Teklif talebinizin nasıl olması gerektiğinden hâlâ emin değil misiniz? Daha iyi bir fikir edinebilmeniz için tipik bir RFP'nin nasıl göründüğüne dair bir örneğe bakalım.

Teklif Çağrısı: June's Vintage için Sosyal Medya Hizmetleri
16 Aralık 2022
Yayınlayan: June's Vintage
İlgili Kişi: June Phillips
[e-posta korumalı]
(445)917-3069

giriiş

Vintage giyim satan bir perakende mağazası olan June's Vintage, bizim adımıza sosyal medyamızı yönetecek güvenilir bir ajans bulma tekliflerini kabul ediyor.Amaç:

• Sosyal medya topluluğumuzu büyütün.

• Hedef kitlemizle sürekli etkileşim kurun.

• Önde gelen sosyal ağlarda (Instagram, Facebook ve TikTok) güçlü bir marka varlığını sürdürün.

Bu teklif talebinin amacı, en iyi genel değeri sağlayacak ve etkileyici sonuçlar verecek bir sosyal medya ajansı bulmaktır.Üç ay boyunca bir test projesi yürütmeyi umuyoruz, ardından uzun vadeli bir ortaklığa karar verebiliriz.

Arka plan

Vintage işimiz 2007'de kuruldu ve o zamandan beri Philadelphia'da güçlü bir müşteri tabanı oluşturdu.Müşterilerimizin çoğu, kabaca 25 ila 50 yaşları arasındaki yerel moda tutkunları ve mağazadan alışveriş yapıyor.Ancak, çevrimiçi alışveriş kanallarını genişlettikçe, bu erişimi yerel bölgenin ötesine genişletme fırsatımız var.Sosyal medyadaki varlığımız oldukça sınırlı olduğundan ve izleyicilerimizi sosyal medyada aktif bir şekilde meşgul edecek zaman ve bilgi birikiminden yoksun olduğumuz için bunun zorlayıcı olduğu ortaya çıktı.

Projeye Genel Bakış

Instagram, Facebook ve TikTok olmak üzere üç temel sosyal medya platformunda tutarlı bir şekilde gönderi paylaşabilmek ve izleyicilerle etkileşim kurabilmek istiyoruz.Bu nedenle, bize aşağıdaki konularda yardımcı olabilecek bir ajans arıyoruz:

• Bir yayın takvimi ile tamamlanmış sağlam bir sosyal medya stratejisi oluşturun.

• Yayın takvimine uygun olarak yeni içerik fikirleri geliştirin ve içerik oluşturmaya özen gösterin.

• Bizim adımıza gönderiler planlayın ve yayınlayın.

• Müşteri yorumlarını izleyin ve yanıtlayın.

• Yeni takipçiler/müşteriler çekmek için bir haftalık bir reklam kampanyası yürütün.

Bütçemiz, sağlanabilecek hizmet düzeyine bağlı olarak bir miktar esneklik payı ile aylık 2.500 ABD dolarıdır.İdeal olarak, küçük perakende mağazaları ve yerel işletmelerle çalışma deneyimi olan bir ajansla çalışmak isteriz.

Gönderim Yönergeleri

Tüm teklifler aşağıdaki format kullanılarak oluşturulmalıdır (madde işaretli listeler çok takdir edilecektir):

• Yönetici Özeti

• Iş geçmişi

• Benzersiz satış noktanızı vurgulayın

• Sizi proje için nitelikli kılan ilgili deneyimi sağlayın

• Önerilen çıktıların ve hizmetlerin ayrıntıları

• Gerekli görevleri tamamlamak için kullanacağınız sosyal medya yönetim araçlarını not edin

• İçeriğin onay için bizimle nasıl paylaşılacağı değil

• Fiyatlarınızı ekleyin

• Referanslar ve/veya vaka çalışmaları

• Önceki müşteriler için oluşturulmuş sosyal medya içeriği örnekleri sağlayın

• Ajansınızla çalışmak için ek şartlar ve koşullar

Lütfen teklifinizi .pdf formatında30 Ocak 2023 tarihine kadar[email protected]adresine gönderin.

Değerlendirme kriterleri

June's Vintage, teklifleri değerlendirmek ve doğru satıcıyı seçmek için aşağıdaki kriterleri kullanacaktır:

• En az 24 ay boyunca tam hizmet sosyal medya çözümleri sağlama deneyimi

• Yukarıda vurgulanan gereksinimlere duyarlılık

• Hizmet fiyatlarının rekabetçiliği

• Geçmiş/mevcut müşterilerin referansları

• Gerekli görevleri yerine getirmek için kullanılan araçlar ve teknoloji

Zaman çizelgesi

June's Vintage, RFP'yi ve projeyi aşağıdaki zaman çizelgesine göre tamamlamayı bekliyor:

• Teklif talebinin yayınlanması – 16 Aralık 2022

• Teklif göndermek için son tarih – 30 Ocak 2023

• Satıcı seçim tarihi – 15 Şubat 2023

• Sözleşmenin sonuçlandırılması ve diğer proje görüşmeleri – 20 Şubat 2023

• Proje başlangıç ​​tarihi – 1 Mart 2023

• İlk proje tamamlama – 31 Mayıs 2023

İlk Teklif Talebinize Başlarken

Artık bir teklif talebinin neye benzediğini ve buna neleri dahil edeceğinizi tam olarak bildiğinize göre, kendi teklifinizi yazmanın zamanı geldi. Mükemmel teklif talebini hazırlamanıza yardımcı olabilecek birçok ücretsiz çevrimiçi şablon vardır.