Gereksinim Toplama: Hızlı Kılavuz

Ağdan sunuculara bir çağrı merkezi kurmayı içeren yeni bir BT projesine liderlik ettiğinizi hayal edin. Çağrı merkezinin kendisi yüzlerce işi barındıracak ve müşteri ile ürün arasındaki boşluğu dolduracaktır.

Bunun gibi büyük bir proje için birçok gereksinim var ve bir proje yöneticisi olarak hepsini takip ediyorsunuz. Gereksinim toplama, proje gereksinimlerinin toplanması, belgelenmesi ve analiz edilmesinden oluşan gereksinim yönetimi sürecindeki bir adımdır.

Bir gereksinim toplama tanımıyla başlayacağız ve ardından kullanabileceğiniz süreç ve araçları inceleyeceğiz.

Gereksinim Toplama Nedir?

Gereksinim toplama veya gereksinimlerin ortaya çıkarılması, bir projenin tüm gereksinimlerini belirleme sürecidir. Proje gereksinimlerinin iki ana türü vardır, iş gereksinimleri ve teknik gereksinimler.

İş gereksinimleri, bir kuruluşun projeyle neyi başaracağını tanımlarken, teknik gereksinimler projenin nasıl yürütülmesi gerektiğini açıklar. Proje yaşam döngüsünün başlangıç ​​aşamasında toplanırlar, ancak proje yöneticilerinin değişebilecekleri için proje zaman çizelgesi boyunca bunları izlemeleri gerekir.

Proje yönetimi yazılımı, gereksinimlerin toplanmasına yardımcı olabilir. ProjectManager, gereksinimlerinizi organize eden bulut tabanlı bir çalışma ve proje yönetimi yazılımıdır. Proje gereksinimlerinizi toplamak, önceliklendirmek ve atamak için görev listesi proje görünümümüzü kullanın. Ayrıca, yazılımımızda bir kez, canlı gösterge tabloları ve raporlama özellikleri ile gerçek zamanlı olarak izlenirler. ProjectManager'ı bugün ücretsiz olarak kullanmaya başlayın.

Gerçekten etkili gereksinim toplama ve yönetimi, projenin en başında başlatılır ve aşağıdaki soruları yanıtlamalıdır:

• Proje zaman çizelgesi ne kadar sürecek?
• Projede kimler yer alacak?
• Gereksinim toplama süreci için riskler nelerdir?
• Proje gereksinimlerimizi anlamadaki nihai hedefimiz nedir?
• Teknik ve iş gereksinimlerimiz nelerdir?

Kulağa oldukça basit geliyor, ama inanılmaz derecede önemli. Proje ekibi gereksinimleri topladıktan sonra, bunlar bir gereksinim belgesinde derlenmelidir.

Gereksinim Belgesi Nedir?

Üründen neyin gerekli olduğunu açıklamak için bir gereksinim belgesi kullanılır. Tanımladığı şeyler arasında ürün vizyonu ve proje sonunda buna nasıl ulaşılması gerektiği yer alıyor. Yine de nasıl teslim edileceğine dair ayrıntılara girmiyor. Ürüne neden ihtiyaç duyulduğu veya hangi sorunu çözdüğü gibi ürünü bir bağlama oturtmak daha önemlidir. Bunu nasıl yapacağına dair ayrıntılar dahil edilmemiştir.

İlgili: Ücretsiz Gereksinim Toplama Şablonu

Gereksinimlerin Toplanması Neden Önemlidir?

Yönettiğiniz son projeye geri dönün. Ortaya çıkan riskler nelerdi? Hangi kaynakları bitirdiniz? Herhangi bir kapsam kayması veya bütçe aksiliği oldu mu? Ve genel olarak, bu eksikliklerin bir bütün olarak proje üzerindeki etkileri nelerdi?

Son teslim tarihleri, kapsam, maliyet aşımı—başlangıçta uygun gereksinim tanımlaması olmadan, tüm bu unsurlar etkilenecektir. Ürünle ilgili tasarım sorunları etkilenecek ve geliştirme gecikmeleri meydana gelecektir. Sonuç olarak, aşırı bir bütçeyle karşı karşıya kaldığı için ürününüz optimum başarı için kurulmayacaktır.

Gereksinim Toplama Süreci

Peki, gereksinimleri mümkün olan en etkili ve yönetilebilir şekilde nasıl topluyorsunuz? Tipik olarak, gereksinimlerin toplanması birkaç ayrı adımdan oluşur.

1. Atayın ve Atayın

İlk önce ilk şeyler: Herkese proje yöneticisi olduğunuzu söyleyen kişi kim olacak? Bu kişinin bu rolün neden bu kadar önemli olduğunu anladığından emin olun - proje ilerlemesi için bilgi merkezi olarak hareket edeceğiniz için herkes tüm proje güncellemeleriyle size gelmelidir.

Ayrıca kilit paydaşların kim olacağını belirlemek isteyeceksiniz. Bunlar, proje güncellemelerini beyin fırtınası yapan, analiz eden, onaylayan veya reddeden kişiler olacaktır. Genellikle müşterilerden, ekip liderlerinden, departman yöneticilerinden, yönetim kurulu üyelerinden, iş ortaklarından veya üreticilerden oluşurlar. Genel olarak projenin ilerlemesinde en fazla söz sahibi olacaklar.

2. Gereksinimleri Ortaya Çıkarın ve Mülakat

Ardından, tanımladığınız tüm paydaşlarla röportaj yapmak isteyeceksiniz. Onlara aşağıdaki gibi sorular sorun:

• Bu ürün güncellemesi için istek listenizde neler var?
• Bu proje için nihai hedefiniz nedir?
• Bu ürünün zaten yapmadığı neyi yapmasını dilersiniz?
• İlk etapta bu ürünle ilginizi çeken ne oldu?
• Hangi değişiklikler sizi bu ürünü başkalarına tavsiye etmeye ikna eder?
• Bu projeyi başarılı kılmak için hangi araçlara ihtiyacınız var?
• Bu proje süreciyle ilgili endişeleriniz nelerdir?

3. Toplayın ve Belgeleyin

Kesinlikle her şeyi yazın. Artık yazamayacak hale gelene kadar yaz. Her bir yanıtı kaydedin ve gereksinim toplama aşamasında toplanan herhangi bir bilgiye başvurmaları gerektiğinde (onaylı) başkalarının erişebileceği, kolayca erişilebilen bir havuz oluşturun.

Bu dokümantasyon sadece projenin sonunda ulaşılan hedeflere, tamamlanan güncellemelere, eklenen özelliklere ve düzeltilen hatalara geri döndüğünüzde yardımcı olmakla kalmayacak, aynı zamanda paydaş beklentilerini yönetmeye ve ekip üyelerini odaklanmış ve yolda tutmaya yardımcı olacak.

4. Tüm Varsayımları ve Gereksinimleri Listeleyin

Bu, sürecin etidir. Herkesin amaçlarını ve beklentilerini belgeledikten sonra, eyleme geçirilebilir, ölçülebilir ve ölçülebilir bir gereksinim yönetimi planı oluşturabilirsiniz.

Bu aşamada cevap vereceksiniz:

• Proje zaman çizelgesi ne kadar sürecek? Zaman çizelgenizin haritasını çıkarın ve ardından bu zaman çizelgesindeki gereksinimlerinizin haritasını çıkarın. Bu, bazı gereksinimlerin bağımlılıklara bağlı olması durumunda yardımcı olacaktır.
• Projede kimler yer alacak? Tasarım ve geliştirme ekiplerinin tamamı mı yoksa her birinden sadece birkaç tanesi mi olacak? Hangi ekip üyeleri mevcut olacak? Hangi ekip üyeleri projenin ele alacağı sorun türlerinde uzmanlaşıyor?
• Gereksinim toplama süreci için riskler nelerdir? Tüm varsayımları tanımlayın ve gereksinimlerinizi etkileyebilecek tüm riskleri belgeleyin. Varsayımlarınızın genellikle üç kategoriye ayrıldığını anlayın: zaman, bütçe ve kapsam. PTO, tatiller ve hastalık günleri varsaymaktan, paydaşların zamanında geri bildirim sağlayacağını varsaymaya kadar değişebilir.
• Proje gereksinimlerimizi anlamadaki nihai hedefimiz nedir? Zamana dayalı hedef, bütçe hedefi ve kapsam hedefi nedir? Pazarda bir rakiple daha doğrudan rekabet etmek mi olacak? Bir müşteri sorununu çözmek mi yoksa bir hatayı düzeltmek mi olacak?

Yukarıdaki tüm soruları açık ve özlü bir şekilde yanıtlayarak, ihtiyaçlarınızın tam bir haritasını paydaşlara sunmaya hazır hale getireceksiniz.

5. İlerlemeyi İzleme

Sunduğunuz gereksinimler için paydaş onayını aldıktan sonra, bunları proje zaman çizelgesine ve sürecine uygulayacaksınız. Bu noktada, risk tetikleyicilerinin düşük kalmasını sağlamak için tüm ekiplerdeki tüm gereksinimlerinizi izlemek ve izlemek için bir yönteminiz olduğundan emin olmak isteyeceksiniz.

Bu verileri ayrıca proje ilerlemesini paydaşlara bildirmek, departman yöneticilerine geri bildirimde bulunmak ve projenin zaman, kapsam ve bütçe açısından yolunda olduğundan emin olmak için kullanmak isteyeceksiniz.

Gereksinim Toplama Teknikleri

Artık gereksinim toplamanın ne olduğunu bildiğimize ve gereksinim toplama sürecinin adımlarını araştırdığımıza göre, bunları elde etmek için iyi kaynaklara sahip olmak isteyeceksiniz. Birincil kaynaklar müşteriler, kullanıcılar ve diğerleri gibi paydaşlardır. Diğer kaynaklar, uzmanlar, analistler ve rakipler hakkındaki bilgileri içerebilir.

Kaynaklar belirlendikten sonra, gereksinimleri toplamak için uygulanabilecek bir dizi teknik vardır. Bu yinelemeli bir süreçtir ve hiç kimse gereksinimleri toplama tekniği işi kendi başına yapmayacaktır. Gerekli olduğunu düşündüğünüz kadar kullanmanız gerekecek. İşte en önemli gereksinim toplama tekniklerinden bazıları.

Vaka Senaryolarını Kullan

Kullanım örneği, kullanıcıların ürününüzdeki görevleri nasıl gerçekleştireceğini açıklayan bir belgedir. Bir kullanıcının bakış açısından yazılır ve şunları içeren adımlarda yapılır: ürünü kim kullanıyor, üründen ne istiyor, kullanıcının amacı, görevlerini yerine getirmek için attıkları adımlar ve ürünün eylemlerine nasıl tepki verdiğini.

beyin fırtınası

Önemli olduğunu düşündükleri sürece ürün hakkında istediklerini söyleyebilecek bir grup katılımcıyla bir beyin fırtınası oturumu gerçekleştirin. Bir kolaylaştırıcının grubu yönetmesini sağlayın, yanıtlarını organize edin ve önceliklendirin. Beyin fırtınası oturumunun amacını açıklayarak başlayın, grubun mümkün olduğunca çok fikir vermesini sağlayın, eleştirmeyin veya tartışmayın ve bittiğinde tüm bilgileri toplayın.

İlgili: Ücretsiz eylem öğeleri şablonu

Zihin haritalama

Zihin haritalama, fikirleri toplamanın başka bir yoludur. Ana fikri bir sayfanın ortasına yerleştirerek başlayan bir zihin haritası oluşturmayı içerir. Ardından, ana tema ile ondan kaynaklanan fikirler arasındaki bağlantıyı göstermek için çizgiler, oklar, konuşma balonları ve farklı renkler kullanın. Ana fikriniz ile ilgili fikirlerin organik olarak geliştirilmesine izin verir. Farklı gerçeklerin nasıl ilişkili olduğunu gösterir.

Gereksinim Toplama Araçları

Projenin sonunda, başarıyı veya başarısızlığı analiz etme ve anlama yeteneği, tamamen her şeyi belgelemek için kullandığınız araçlara bağlıdır.

Bu nedenle, bahsettiğimiz gibi, daha başlamadan önce, tüm belgeleriniz için bir havuz isteyeceksiniz. Belki bu, tüm belgelere aynı sunucudan birden fazla kullanıcı tarafından erişilebildiği bir dosya paylaşım sistemidir. Veya ihtiyacınız olan araç, her bir ekip üyesinin önceki projelerin belirli alanlarında harcadığı zamanı analiz ederek bu projede ne kadar sürebileceğini anlamak için kullanabileceğiniz bir zaman takip sistemi içerir.

Proje sürecinize ayak uydurmak için bir gereksinim toplama şablonu indirmeniz de faydalı olacaktır. Bu, herkesin iş gereksinimlerine, kullanıcı gereksinimlerine ve sistem gereksinimlerine uyum sağlamasına yardımcı olacaktır.

Araçlar ne olursa olsun, ilgili her bir kişi nerede bulunursa bulunsun, birden çok bilgisayardan birden çok yerden erişilebildiğinden emin olun. Herkesin tüm kanallarda iletişim kurmasını, güncellemeler göndermesini ve geri bildirim sağlamasını mümkün olduğunca kolaylaştırmak isteyeceksiniz.

Gereksinim Toplama Şablonları

Gereksinim toplama için hangi teknik veya bunların kombinasyonu olursa olsun, bunları bir belgede toplamanız gerekir. Şablonlar, gereksinimleri ve daha fazlasını toplamak için harika bir araçtır. ProjectManager, bir projenin herhangi bir yönü ile ilgili ücretsiz şablonlar için çevrimiçi merkezdir. İhtiyaç toplama konusunda size yardımcı olabilecek birkaç tanesini burada bulabilirsiniz.

Gereksinim Toplama Şablonu

İlk ücretsiz şablon, Word için gereksinimler şablonumuzdur. Diğer projelerden toplanan gereksinimleri ayırt etmek için bir kapak sayfası ve belgede yapılan revizyonları takip etmek için bir yer vardır. Ardından projeyi, amacını, kapsamını ve zaman çizelgesini tanımlayabilirsiniz. Paydaşların düşüncelerini yakalayabilecekleri bir alan bile var.

Paydaş Analizi Şablonu

Paydaşlardan bahsetmişken, Excel için ücretsiz paydaş analizi şablonumuz paydaşlarınızı belirlemenize ve yönetmenize yardımcı olacaktır. Bu ücretsiz şablonu, projeye dahil olan paydaşları, projeyle ilişkilerinin ne olduğunu ve onları nasıl yöneteceğinizi planlamanıza yardımcı olan bağlılık düzeyini tanımlamak için kullanabilirsiniz.

Proje Planı Şablonu

Son olarak, tüm bu bilgileri almanız ve planınızı bilgilendirmek için kullanmanız gerekecek. Word için ücretsiz proje planı şablonumuz, işin kapsamını belirlemenize ve yönetilebilir görevlere dönüştürmenize yardımcı olur. Ayrıca ekibinizin iş yükünü yönetmek için de yer var. Proje planı şablonu, tüm gereksinimleri toplar ve pratik kullanıma sunar.

ProjectManager Gereksinimlerde Yardımcı Olur

Herhangi bir büyük projenin anahtarı, tüm gereksinimlerin en baştan toplanmış olmasıdır. Bu, tüm kanallar arasında kesintisiz bir iletişim yöntemi ve verileri sonsuz bir süre boyunca tutabilen bir havuz gerektirir. ProjectManager, bunu yalnızca mümkün kılmakla kalmayıp aynı zamanda kolaylaştıran araçlara sahiptir. Bulut tabanlı yazılımımızla, siz ve ekibiniz sınırsız sayıda belge barındırabilir, böylece insanlardan gelen istekleri istediğiniz süre boyunca saklayabilirsiniz.

Projenizi Etkileşimli Gantt Şemaları Üzerinde Planlayın

Zaman izleme sistemiyle çapraz işlevli bir Gantt şemasına mı ihtiyacınız var? Yazılımımız, projeniz ilerledikçe uyum sağlayabilen hibrit araçlara sahiptir. Gantt'ımız, Gantt'ların bildiği her şeyi ve daha fazlasını yapar. Kritik yol için filtre uygulayabilir ve planladığınız iş gücü ile gerçek ilerleme arasındaki farkı izlemek için bir temel ayarlayabilirsiniz.

Birden Çok Proje Görünümü Kullanın

Yazılımımızın birden fazla proje görünümü vardır, bu nedenle Gantt'ta planladığınız şey, kanban panosu, görev listesi, sayfa veya takvim görünümü gibi tüm araçta güncellenir. Nerede olurlarsa olsunlar herkes istediği gibi çalışabilir ve gerçek zamanlı olarak iletişim kurabilir.

Çekirdek için işbirlikçi

ProjectManager, birden fazla yerde daha şeffaf bir şekilde iletişim kurmak isteyen ekipler için harikadır. Yazılımımızla, önemli paydaşlardan veya ekip üyelerinden gelen yorumları ekleyerek etkin ve kolay bir şekilde işbirliği yapabilirsiniz. Ayrıca, atananlar, müşterilerin iyi yönetildiğinden ve zaman çizelgesinin bozulmadığından emin olmak için görevleri planlayabilir ve uyarılar yapabilir.

Platformumuz, projeniz için tek gerçek kaynaktır. E-posta bildirimleri ve uygulama içi uyarılar, yorumlar ve ilerleme hakkında sizi güncel tutar. Gerçek zamanlı gösterge tabloları ve tek tıklamalı raporlar, başarılı bir proje sunmak için kapsamlı kararlar almanız için ihtiyaç duyduğunuz canlı verileri sağlar.

Gereksinimleri birden fazla ekip arasında toplamak ve yönetmek kolay bir iş değildir. Ekip üyelerinin ve paydaşların ne olursa olsun güncel olduğundan emin olun. ProjectManager, ekiplerin birden çok kanalda etkin bir şekilde işbirliği yapmasına yardımcı olan ödüllü bir yazılımdır. Bugün ücretsiz başlayın.