Proje Gereksinimleri Yönetimi: Hızlı Kılavuz

Her projenin gereksinimleri vardır, bu da her proje yöneticisinin bir gereksinim yönetimi planı ile hazırlanması gerektiği anlamına gelir. Bu nasıl çalışıyor? Kuruluşunuzun yüzlerce yeni iş getireceği bildirilen yeni bir dağıtım merkezi inşa ettiğini varsayalım. Yeni çalışanlar, yeni bir İK personeli ve yeni ekipman içerecek.

Ancak tüm tarafların (müşteri destek uzmanlarınız, paydaşlarınız, ekip üyeleriniz ve müşteri tabanınız) içgörüsü olmadan o dağıtım merkezini başarılı kılmak için proje gereksinimlerinin ne olduğunu nasıl bileceksiniz?

Bu nedenle, bir projenin uzun vadeli başarısı için zorunlu olduğu için gereksinim yönetimi, ustalaşması gereken önemli bir yöndür.

Proje Yönetiminde Gereksinimler Nelerdir?

Proje yönetiminde gereksinimler, projeyi başarıyla bitirmek için tamamlanması gereken bir grup görev veya koşuldur. Ürün özelliklerini, kaliteyi, hizmetleri ve hatta süreçleri içerebilirler. Bu gereksinimlerin amacı, projenin sonunda kaynakların ve şirketin uzun vadeli hedeflerinin uyumlu olmasını sağlamaktır.

Bu proje yönetimi gereksinimlerine sahip olmak, projeleri yönetmek ve yürütmek için esastır. ProjectManager, tüm proje gereksinimleriniz için merkezi bir merkez görevi gören, sınırsız dosya depolama ve gerçek zamanlı iletişime sahip bir yazılımdır. Tüm proje gereksinimlerinizi hızlı bir şekilde gözden geçirmek için liste görünümümüzü kullanın, ancak çoklu proje görünümlerimizden herhangi biri dosyalara her yerden ve her zaman erişebilir. Dosyalar güncellenirse, herkese e-posta ve uygulama içi uyarılarla bilgi verilir, bu nedenle tek bir gerçek kaynağı vardır. ProjectManager'ı bugün ücretsiz olarak kullanmaya başlayın.

Proje Gereksinimlerinin Türleri

Genel olarak gereksinimler üç şekilde kategorize edilebilir: iş gereksinimleri, çözüm gereksinimleri ve paydaş gereksinimleri.

İş gereksinimleri

İş gereksinimleri, projenin gerçekleşmesi için işletmenin genel ihtiyaçlarıdır. Bu kategoriye giren gereksinimler, kuruluşun uzun vadeli hedefleriyle uyumlu olan daha temel, uzun vadeli ihtiyaçlardır.

Çözüm Gereksinimleri

Çözüm gereksinimleri daha ürün odaklıdır ve biraz daha derine iner. İşlevsel veya işlevsel olmayabilirler ve ürünün nihai sonucunun hem ürünün yapması gerekenleri hem de ürünün yapması gerekenleri karşılamasını sağlarlar.

Yukarıdaki örneğimizde olduğu gibi, çözüm gereksinimleri, satış ekibinin işlerini yeni CRM ile halletmek için ihtiyaç duyduğu uygun araçların uygulanması gibi işlevsel bir gereksinimi içerebilir. CRM aracı, pazarlama ekibine yardımcı olmak için bir içerik pazarlama takvimi de içeriyorsa, işlevsel olmayan bir gereksinim olabilir, ancak bu mutlaka bir ihtiyaç değildir.

Paydaş Gereksinimleri

Paydaş gereksinimleri, kilometre taşlarına imza atan, işi üreten, çıktıları sonuçlandıran ve daha fazlasını yapan kilit personelinizi tanımlar. Müşteriler, ekip üyeleri, iş ortakları veya kilit liderlik olabilirler. İlgili tüm paydaşların gereksinimlerinin projenin tamamı boyunca iyi dengelendiğinden emin olmak için azimli bir proje yöneticisi gerektirir. İyi bir paydaş yönetimi için gereklidir.

Gereksinim Yönetimi Nedir?

Gereksinim yönetimi, proje gereksinimlerini belgeleme, analiz etme, izleme, önceliklendirme ve doğrulama sürecidir. Basit bir ifadeyle, proje yöneticisi bir gereksinim yönetimi planı oluşturmak için tüm paydaşlardan gereksinimleri toplamalıdır. Gereksinim yönetimi planı, tüm proje gereksinimlerini listeleyen ve bunları karşılamak için yönergeleri ve prosedürleri tanımlayan bir kılavuz olarak çalışacaktır.

Daha sonra proje başladığında, proje yönetim ekibi proje aktivitelerinin ve çıktılarının önceden tanımlanmış proje gereksinimleriyle uyumlu olduğundan emin olmalıdır.

Gereksinim yönetimi, proje yöneticisinin orijinal gereksinimlerde yapılan değişiklikleri takip etmek için paydaşlarla iletişim kurması gereken sürekli bir faaliyettir. Proje gereksinimlerindeki herhangi bir değişiklik, tanımlanmış bir değişiklik yönetimi politikası ile uygun şekilde kontrol edilmelidir.

Gereksinim Yönetim Planı (RYP)

Bir gereksinim yönetimi planına veya RMP'ye sahip olmak önemlidir. Bu plan tipik olarak aşağıdaki kontrol listesini içerir:

• Paydaş rolleri ve sorumlulukları : Bu roller tanımlanmış mı? Her görev için, riski izlemek ve günü gününe yönetmek için atanan bir sahip var mı?
• Gereksinim yönetimi süreci : Tüm departmanlar ve paydaşlar tarafından ortaya çıkarıldı, belgelendi ve anlaşıldı mı?
• Gereksinim türlerinizi tanımlayın : İşlevsel ve işlevsel olmayan gereksinimler nelerdir?
• Gereksinim yapılarınızın haritasını çıkarın : Bu, paydaş incelemesi için ek belgeler içerebilir.
• Gereksinimleri önceliklendirin : Her gereksinim eşit öneme sahip değildir. Bir gereksinimin birçok bağımlılığı varsa, bir dizi başka görevi yerine getirmediğinden emin olmak için listede daha yukarılara çıkar. Ama eğer bu bağımsız bir ihtiyaçsa? Daha sonra önceliksiz hale getirilebilir.
• İzlenebilir hale getirin : İyi gereksinim yönetiminin açık ara en önemli bileşenlerinden biri izlenebilirliktir. Gereksinimlerinizi izlemek, paydaşlara ve ekip üyelerine gereksinimin neden var olduğu, hangi değişikliklerin yapıldığı ve gereksinimin tamamlanıp tamamlanmadığı konusunda fikir verir.
• Bir numaralandırma veya sürüm oluşturma sistemi ekleyin: Bu, hem paydaşların hem de ekip üyelerinin her bir dönüm noktasında kaç revizyonun gerçekleştiğine dair bir ölçü almasına ve her zaman üzerinde çalışılanın en sonuncusu olmasını sağlamaya yardımcı olur.
• Bir iletişim planı geliştirin : Daha önce de belirttiğimiz gibi, mümkün olduğunca şeffaf olmak ve her şeyi belgelemek en iyisidir. Bu, projenin en iyi nerede yapıldığını ve nerede hıçkırıkların yaşandığını gözden geçirme zamanı geldiğinde yardımcı olacaktır. Bir iletişim planı, çalışanların katılımını teşvik etmenin yanı sıra hem paydaşlar hem de ekip üyeleri için beklentileri yönetebilir.

5 Adımda Gereksinim Yönetim Süreci

Gereksinimlerinizi erkenden listelemek, kullanıcı ile geliştirici, paydaş ile ekip üyesi ve şirket ile müşteri arasındaki iletişim duvarını yıkabilir. Bu gereksinimleri toplama sürecini tartışalım.

1. Gereksinimlerin Ortaya Çıkarılması

İyi planlanmış herhangi bir projede olduğu gibi, planlama sürecine başkalarının gereksinimleri ve proje ihtiyaçları ile görüşerek ve araştırarak başlayacaksınız. Bu, tüm paydaş listenizin, müşteri destek ekibinizin, satış ortaklarınızın ve onların ihtiyaçlarının veya müşterilerinizin bir özeti olabilir. Bu sürece gereksinim belirleme denir ve projeniz için gereksinimleri toplamanın ilk adımıdır. Başlamak için ücretsiz gereksinim toplama şablonumuzu kullanın.

2. Gereksinimler Belgeleme ve Anlama

Her şeyi yazın ve ürün özelliklerini belgeleyin, böylece diğer ekip üyeleri proje kapsamını en başından anlayabilir. Sürecin bu kısmına gereksinim dokümantasyonu ve anlayışı denir. Ne kadar ayrıntılı alırsanız o kadar iyi.

3. Erken ve Sık İletişim Kurun

Gereksinim belgelerinizin departmanlar arasında tercüme edilmesini kolaylaştırın. Sizinle hiç görüşmemiş olsalar bile, en başından proje gereksinimlerini ve kapsamını açıkça anlamalıdırlar. Paydaşlardan ve şirket içi toplantılardan alınan güncel notları da dahil edin, böylece dahil olan herkes, güncellemelerin ortaya çıkışını izlerken projeye katılımları varmış gibi hisseder.

Varsayımlarınızı Anlayın

Projenizdeki varsayımlarınızı anlarsanız, içindeki gereksinimleri daha iyi dengeleyebilirsiniz. Varsayımlar genellikle üç şeye sarılır: zaman, bütçe ve kapsam. Gereksinimlerinizi yönetirken varsayımlar şöyle görünebilir:

• Tatilleri, PTO'yu ve hastalık iznini hesaba katmayı unutmak
• Aletlerin çalışır durumda olup olmadığını veya onarıma ihtiyaç duyup duymadığını dikkate almamak
• Paydaşların kilometre taşları sırasında zamanında geri bildirim sağlayacağını varsaymak

4. Gereksinimleri İzleyin ve Takip Edin

Projenizin tamamı boyunca, tüm ekip seviyelerinde gereksinimlerinizi izlediğinizden ve takip ettiğinizden emin olun ve her aşamada riskin düşük kalmasını sağlayın. Ayrıca bu verileri, projenin zaman, kapsam ve bütçe açısından yolunda olduğundan emin olmak için kullanabileceksiniz, böylece kilometre taşlarını gözden geçirme zamanı geldiğinde bulgularınızı kilit paydaşlara bildirebilirsiniz.

5. Proje Yürütme Sırasında Gereksinimleri Yönetme

Gereksinimler genellikle bir kuruluştaki bir departmandan yönetilmez; stratejik planlamadan portföy yönetimine, program yönetimine, proje yönetimine ve sürekli iyileştirme departmanlarına kadar yönetilirler.

Tüm proje boyunca gereksinimlerinizi yönetmenin faydaları beş katlıdır: maliyetleri düşürmeye yardımcı olur, proje kalitesini iyileştirebilir, projeyi tamamlamak için gereken süreyi kısaltabilir, riskleri azaltabilir ve kapsam yönetimi planınızı etkili hale getirebilir.

Gereksinimlerin Karşılandığından Nasıl Emin Olabilirim?

Projeyi paydaşlarla birlikte her dönüm noktasında ve en sonunda gözden geçirmeniz önemlidir. Nihai bilgileri toplamak için görüşme sorularınızı ve proje kapanış kontrol listenizi gözden geçireceğiniz bir ölüm sonrası inceleme yapın. Yeni bilgiler almak için ek sorular da ekleyebilirsiniz. Bu şunları içerebilir:

• Proje sürecinin sorunsuz geçtiğini hissettiniz mi? Evet veya Hayır?
• Bu proje sürecinde neler iyileştirilebilirdi?
• Bu proje sürecinden neler öğrendiniz?
• Gelecekteki projelere neleri dahil etmemizi önerirsiniz?

Projenin sonunda, her şey izlenebilirlik ile ilgilidir. Bir gereksinime dönüp bakabilir ve geçirdiği tüm değişiklikleri ve nasıl tamamlandığını görebilirseniz, siz ve ekibiniz bunun gerçek bir çözüm olup olmadığını ölçebilirsiniz. Ayrıca, işlevsel olmayan gereksinimleri olup olmadığını da öğrenebilirsiniz.

Projenin sonucunu ve gereksinimlerini anlamak, proje yaşam döngüsü boyunca izlenebilirliği yönetme etrafında döner, böylece daha sonra kapsamlı bir şekilde gözden geçirebilirsiniz.

ProjectManager Gereksinim Yönetimine Yardımcı Olur

Herhangi bir büyük projenin anahtarı, sürprizleri en aza indirmektir. Gereksinim yönetimi ile amaç tam olarak şudur: iletişimin oyunun adı olduğu ve herkesin aynı sayfada olduğu, böylece sürprizlerin sınırlı olduğu bir ortam yaratmak. ProjectManager, bunu yalnızca mümkün kılmakla kalmayıp aynı zamanda basitleştiren araçlara sahiptir.

Bulut tabanlı Gantt çizelgelerimizle, siz ve ekibiniz, tüm bağımlılıkları da dahil olmak üzere tüm proje planını tek bir görünümden görebilirsiniz. Bir gereksinimi düzenlemeniz mi gerekiyor? Gantt çizelgelerimizin düzenlenmesi kolaydır ve herhangi bir değişikliği karşılayabilir, bu da onları izlenebilir hale getirir.

ProjectManager, pano genelinde daha fazla şeffaflık ile iletişim kurmak isteyen ekipler için harikadır. Gantt çizelgeleri, kanban panoları ve görev listeleri gibi birden çok görünümle, önemli paydaşlardan veya ekip üyelerinden gelen yorumları öne çıkararak kolayca işbirliği yapabilirsiniz. Ayrıca, bir ekip üyesi bir görevi güncellediğinde, doğru zamanda doğru kişilere bildirimler gönderilir.

Gereksinimleri birden fazla ekip arasında yönetmek kolay bir iş değildir. Ne olursa olsun projenize dahil olan herkesin aynı sayfada olduğunu onaylayın. ProjectManager, ekiplerin birden fazla platformda etkin bir şekilde işbirliği yapmasına yardımcı olmayı taahhüt eden ödüllü bir yazılımdır. 30 günlük ücretsiz denememiz için bugün kaydolun.