Proje Yönetiminde Kaynak Kullanılabilirliği Nasıl İzlenir

Projeler planlanır ve programlanır, ancak bu sadece gerçek çalışmanın başlangıcıdır. Bütçeyi aşmadan son teslim tarihlerini karşılamak için projeleri yürütmek, bir proje yöneticisinin kaynak kullanılabilirliğini anlamasını gerektirir. Daha büyük kaynak yönetimi sürecinin bir parçasıdır.

Kaynaklar, malzemeler, ekipman, işçilik ve daha fazlası dahil olmak üzere proje görevlerini yerine getirmek için kullanılan her şeydir. Farklı proje kaynakları türleri, bunların proje yönetimi için neden bu kadar önemli oldukları ve kaynak yönetimi yazılımının kaynak kullanılabilirliğini yönetmenize nasıl yardımcı olduğu hakkında konuşacağız.

Kaynak Kullanılabilirliği Nedir?

Kaynak kullanılabilirliği, bir projeyi yürütmek için neye, ne zaman ve hangi koşullar altında ihtiyacınız olduğunu anlamaktır. Projenizi teslim etmek için ihtiyaç duyduğunuz kaynakları koordine edebilmek, teslim tarihini karşılayan ve bütçesini koruyan başarılı bir projenin anahtarıdır.

Kaynakların nasıl dağıtılacağını ve tahsis edileceğini bulmak, herhangi bir etkili kaynak yönetimi planının parçasıdır. İlk olarak, bir proje yöneticisinin proje için hangi kaynakların gerekli olduğunu bilmesi gerekir. Bunu söylemek yapmaktan daha kolay.

Ardından, ekibinizin kullanacağı araçlardan oluşturacağınız ekibe kadar tüm kaynakları bilmeniz gerekir. Kapsamlı bir kaynak listesine sahip olduğunuzda, ihtiyacınız olduğunda teslim edilmeleri için onları programınıza uyması için yapboz parçaları gibi bir araya getirmelisiniz. Aksi takdirde, maliyetli gecikmeler olacaktır.

Kaynak yönetimi araçlarına sahip proje yönetimi yazılımı, kaynaklarınızı planlamak ve çizelgelemek için çok önemlidir. ProjectManager, kaynaklarınızı düzenleyebilen ve bunları proje görevlerinize bağlayabilen güçlü Gantt şemalarına sahip, ödüllü bir proje yönetimi yazılımıdır. Gecikmeleri önlemek için dört bağımlılık türünün tümünü birbirine bağlayabilir ve hatta işe öncelik vermenize yardımcı olacak kritik yol için filtre uygulayabilirsiniz. Bir taban çizgisi belirlediğinizde, kaynak planınızı yakalar ve planlanan işgücünü gerçek işgücü ile karşılaştırarak gerçek zamanlı olarak takip edebilirsiniz. Kaynak kullanılabilirliğinizi bilin ve programa bağlı kalın. ProjectManager'ı bugün ücretsiz olarak kullanmaya başlayın.

Proje Kaynaklarının Türleri

Proje kaynaklarının listesi neredeyse sonsuzdur, ancak bunlar somut ve soyut olmak üzere iki kategoriye ayrılabilir. Somut kaynaklar maddi anlam, insanlar, yerler ve şeylerdir. Enerji, moral, zaman, bilgi gibi maddi olmayan kaynaklar maddi değildir.

Bu, bu ikiliğin tüm proje kaynaklarını tanımladığı anlamına gelmez. Sınıflandırması daha zor olanlar var, örneğin para. Elinizde tutabileceğiniz ve sayabileceğiniz için somuttur. Ancak değeri, onu yayınlayan devlete bağlı olduğu için soyuttur.

Bu nedenle, proje kaynaklarının yeterince tanımlanabilmesi için biraz daha fazla ayrıntı gerekir. Bir projeyi yönetirken, şu yedi kategoriye ayrılan kaynaklara bakmak yardımcı olur: insanlar, bilgiler, malzemeler, araçlar, enerji, sermaye ve zaman. Bu terimlerin her birini tanımlayalım ve daha iyi anlaşılması için bir örnek verelim.

İnsanlar

Bunlar, projeyi yürütmek için bir araya getirdiğiniz ekipler gibi insan kaynaklarınızdır. İnsanların en değerli kaynağınız olduğu söylenir. Bunun bir nedeni var. Ekibiniz olmadan, diğer altı kaynak kategorisi etkisizdir. Dünyadaki tüm paraya ve harika araçlara sahip olabilirsiniz, ancak bir ekip olmadan, sahip olduğunuz tek şey verimsiz bir şantiyedir. Hedeflerinize ulaşmak için ihtiyaç duyduğunuz beceri ve deneyime sahip bir ekip oluşturmak için zaman ayırın.

Bilgi

Sizin ve ekibinizin projeyi tamamlamak için sahip olduğu bilgi de bir kaynaktır. İster onları eğitmek zorunda olun, ister projeye önceden öğrenilmiş becerilerle gelsinler, bu bilgiler projenin başarısı için paha biçilmezdir. Bilgi, görevleri yerine getirmek için gerekli araçların nasıl kullanılacağını bilmekten, projenin süreçlerini ve metodolojilerini anlamaya kadar her şey olabilir. Bilgi esnektir ve ekiplerin de esnek olması gerekir. İşler değiştikçe, herkes hızla uyum sağlamalıdır.

Malzemeler

Materyaller somut oldukları için anlaşılması kolaydır. Bu nesneler projenin yürütülmesinde kullanılır ve inşaattaysanız tuğla ve harçtan, daha soyut bir ortamda çalışıyorsanız kağıt ve kalemlere kadar her şey olabilir. Ancak genel olarak malzemeler, inşaat veya imalat gibi daha somut projelerle ilgilidir. Bu endüstriler, tedarik zinciri yönetimi ve kaynakların mevcudiyetine başka bir katman ekleyen malzemelerin tedarik edilmesi ile uğraşmak zorundadır.

Aletler

Araçlar başka bir somut kaynaktır. Yine de bir projenin yaşam döngüsü boyunca kullanılırlar ve kesinlikle yürütme aşamasında kullanılmazlar. Araçlar, çekiçler ve ağır makineler gibi inşaat ve imalat araçlarından donanım ve yazılıma kadar geniş bir yelpazeyi yönetir. Bilgisayarlar hemen hemen her proje için kullanılırken, kullanılan yazılım daha çok projenin türüne göre uyarlanmıştır. Durum ne olursa olsun, araçlar her proje için gerekli kaynaklardır ve bunların kullanılabilirliği, proje başarısını sağlamanın anahtarıdır.

Enerji

Birçoğu, gerekli kaynaklar listesine enerjiyi dahil etmeyebilir, ancak bu çok önemlidir. Enerji, projede kullanılan araçları ve makineleri ekibinizi üretken kılan bir araç veya yazılıma yönlendiren enerji anlamına gelebilir. Çoğu proje için enerji elektriktir. Yazılım geliştirme ve daha fazlası için çalışma alanı olan bilgisayarınızı çalıştırır. Ancak inşaat ve hatta bazı imalat projeleri, ister benzinli ister dizel olsun, başka türde enerji gerektirir. Kesintisiz bir enerji kaynağına sahip olduğunuzdan emin olmak çok önemlidir ve kaynak kullanılabilirliği planlamasının bir parçası olmalıdır.

İlgili: 10 Ücretsiz İmalat Excel Şablonu

Para

Herkes, projelerin finanse edilmediği ve yine de çoğu zaman kaynak kullanılabilirlik planlarına paranın dahil edilmediği takdirde projelerin suya düştüğünü bilir. Ancak, elbette, bir proje ilerlemeden önce, paydaşlardan mali destek almanız gerekir. Düzgün bir şekilde finanse edilmezseniz veya bütçenizi yanlış yönetirseniz, proje devam etmeyecektir. Parayla hemen hemen her kaynaktan daha fazlasını elde edebilirsiniz, ancak para olmadan sıkışıp kalırsınız.

Zaman

Zaman, yönetebileceğiniz ama asla kontrol edemediğiniz bir kaynaktır. Proje yönetiminde zaman aşımı yoktur, bu nedenle kaynaklarınızı ihtiyaç duyduğunuzda orada olacak şekilde doğru bir şekilde planlamak, kaynak yönetiminin diğer bir kritik yönüdür. Projenizin bir zaman çizelgesinde olması, tüm projeyi baştan sona görüntülemenin ve ayrılan süre içinde her şeyi bitirebilmenizi sağlamak için son teslim tarihinizden geriye doğru çalışmanın harika bir yoludur. Zaman evrenseldir ve her projeyi etkiler, ancak bu listedeki en zor kaynaklardan biridir.

Kaynak Kullanılabilirliğini İzlemek Neden Önemli?

Kaynak yeteneğini izleyebilmek, kaynaklarınızı yönetmenin anahtarıdır. Kaynaklarınızın nerede olduğunu bilmiyorsanız, onları olmaları gerektiği yerde, olmaları gerektiği anda elde edemezsiniz. Bu nedenle proje kaynaklarınızı planlamak, programlamak ve optimize etmek çok önemlidir. Aksi takdirde, proje kaynaklarını boşa harcarsınız ve bu da size zaman ve paraya mal olur.

Kaynak kullanılabilirliğini izlemenin birçok yolu vardır. Daha yaygın yöntemlerden üçü kaynak çizelgeleme, kaynak planlama ve kaynak optimizasyonudur. Kaynaklarınızı izlemenize yardımcı olması için bunları kullanın, böylece bunları daha etkili bir şekilde uygulayabilirsiniz.

Kaynak Planlama

Kaynak zamanlaması, kaynakları en verimli şekilde görevlere veya projelere tahsis etmek için kullanılır. Bunun bir kısmı, projeyi tamamlamak için kaynaklara ihtiyaç duyacağınız başlangıç ​​tarihini ve bitiş tarihini planlamaktır. Bu tarihler, kaynak kapasitesine ve kullanılabilirliğine bağlıdır.

Kaynak Planlaması

Kaynak planlaması, bir proje için ihtiyaç duyduğunuz kaynakları ve bunları nasıl elde edip tahsis edeceğinizi belirlemekle ilgilidir. Bu, proje yönetimi için geçerlidir, ancak kaynakları birden fazla proje arasında paylaşmanız gerektiğinde portföy yönetiminin de kritik bir parçasıdır.

Kaynak Optimizasyonu

Kaynak optimizasyonu, insan kaynaklarının ve insan dışı kaynakların mevcudiyetinin proje çizelgesiyle eşleştirilmesini sağlayan yöntemleri ifade eder. Bunu başarmak için bazı teknikler, kaynak seviyelendirme (başlangıç ​​ve bitiş tarihlerini ayarlama), kaynak yumuşatma (daha fazla kaynak eklemekten kaçınmak için gereksinimleri bütçe içinde tutma) ve ters kaynak tahsisini (son veya en kritik görevden başlayıp oradan geriye doğru planlama) içerir.

ProjectManager ile Kaynak Kullanılabilirliğinizi Nasıl Yönetirsiniz?

ProjectManager, kaynaklarınızı gerçek zamanlı olarak planlamanız, yönetmeniz ve izlemeniz için size araçlar sağlayan çevrimiçi proje yönetimi yazılımıdır. Yazılımımız, işçilik maliyetlerinizi takip etmenize ve ekibinizin görevlerinin yüzde kaçının tamamlandığını görmenize olanak tanıyan zaman çizelgelerine sahiptir. Görev listeleri, kanban panoları ve daha fazlası gibi çoklu proje görünümleri de vardır; bu, yöneticilerin süreçlerinde şeffaflık elde ederken ekiplerinizin istedikleri gibi çalışmasına olanak tanır. Yöneticiler potansiyel darboğazları belirleyebilir ve ekiplerin kapasitede çalışmasını sağlamak için kaynakları hızla yeniden tahsis edebilir.

İş Yükü Grafikleriyle Ekibinizin İş Yükünü İzleyin

Kaynaklarınızı planlamak ve programlamak yalnızca ilk adımdır; onları da takip etmelisiniz. Yazılımımızla, PTO, tatiller ve küresel tatiller dahil olmak üzere ekibinizin becerilerini ve uygunluk durumunu listeleyebilirsiniz; Renk kodlu iş yükü sayfasına geçiş yaptığınızda, kimin fazla yüklendiğini bir bakışta görebilirsiniz. Kaynaklarınızı daha verimli hale getirmek amacıyla iş yüklerini dengelemek için görevlerini doğrudan tablodan yeniden tahsis edin.

Gerçek Zamanlı Panolar ile Kaynak Kullanımını İzleyin

Projenizdeki kaynakları izlemek için başka bir araç da gerçek zamanlı kontrol panelimizdir. Hafif yazılımlarda bulacağınız gibi zaman alıcı yapılandırma gerektirmez. Canlı kontrol panelimiz anında gerçek zamanlı verileri toplar ve bunları otomatik olarak okunması kolay grafikler ve çizelgelerde görüntüler. Zamanı, maliyetleri ve daha fazlasını takip edebilirsiniz. Projenizin veya portföyünüzün üst düzey bir görünümü için panoya tıklamanız yeterlidir.

Gerçek zamanlı panoda mevcut olandan daha fazla ayrıntı istiyorsanız, proje durumu, portföy durumu, sapma, zaman çizelgeleri ve daha fazlası hakkında bir dizi rapor oluşturmak kolaydır. Her rapor özelleştirilebilir, böylece verileri yalnızca görmek istediklerinizi gösterecek şekilde filtreleyebilirsiniz. Ayrıca, paydaşları bilgilendirmek için tüm raporlar çeşitli biçimlerde kolayca paylaşılabilir.

ProjectManager, ekiplerin işlerini gerçek zamanlı olarak planlamalarına, yönetmelerine ve takip etmelerine olanak tanıyan ödüllü bir yazılımdır. Kaynak yönetiminin yanı sıra, departmanlar ve zaman dilimleri genelinde ekipleri birbirine bağlayan işbirlikçi bir platformda görev yönetimi ve risk yönetimi özellikleri bulunur. Aracımızı kullanan Avis, Nestle ve Siemens ekiplerine katılın. ProjectManager'ı bugün ücretsiz olarak kullanmaya başlayın.