Proje Yönetiminde Kaynak Takvimi Nedir?

Bir projeyi yönetmek, planlama ve bütçelemeden daha fazlasını gerektirir, aynı zamanda zamanlama gerektirir. Teslimatlar proje zaman çizelgenizdeki belirli noktalarda teslim edilecek olsa da, bu teslimatların zamanında tamamlanması için insan kaynaklarınızı bir kaynak takvimi ile planlamanız gerekir.

Bunu yapmak için, bir kaynak takviminin ne olduğunu, proje yönetiminde nasıl kullanıldığını ve proje yönetimi yazılımının planlama sürecini daha verimli hale getirmeye nasıl yardımcı olabileceğini bilmek önemlidir.

Kaynak Takvimi Nedir?

Kaynak takvimi, proje ekibinizin görevi yürütmek için ihtiyaç duyduğunuzda çalışmaya hazır olmasını sağlayan bir araçtır. Kimin müsait olduğunu ve ne zaman proje yöneticisinin onları görevlere atayabileceğini gösterir.

Ekibiniz için uygun çalışma günlerine sahip olmak önemlidir, ancak her ekip üyesinin profiline sahip olmak da önemlidir. Profil, proje yöneticisinin kimin ne yapabileceğini hızlı bir şekilde görmesine izin vererek kaynak takvimlerine yardımcı olur. Başka bir deyişle, profil beceri ve deneyimi gösterir.

Kaynakları elle izlemek yerine, proje yönetimi yazılımı kaynaklarınızı yönetmenize yardımcı olur. ProjectManager, kaynakları gerçek zamanlı olarak izlemenizi sağlayan proje yönetimi yazılımıdır. Proje yöneticileri, iş yükü grafiğimizle ekiplerinin kaç görev atadığını görebilir. Ekibinizde bir kişiye fazla yük verdiyseniz, görevlerini doğrudan iş yükü tablosundan yeniden tahsis edin. Ekibinizin iş yükünü dengeli tutmak onları daha üretken kılar ve moralini yüksek tutar. ProjectManager'ı bugün ücretsiz olarak kullanmaya başlayın.

Proje Yönetiminde Kaynak Takviminin Amacı Nedir?

Kaynak takvimi, atadıkları ekip üyesinin beklendiği zaman görevi yürütmek için hazır olduğunu bilerek önceden plan yapmalarına izin verdiği için proje yöneticileri için önemli bir araçtır.

Bu önemli görünmeyebilir, ancak biraz karmaşık bir proje üzerinde çalışıyorsanız bile, ihtiyaç duyduğunuzda kaynakların mevcut olduğunu bilmeniz gerekir. Bunun da ötesinde, genellikle zamanlamayı daha da karmaşık hale getiren birden çok bağımlılık vardır. Kaynaklarınızı yüksek düzeyde yönetmek, projeyi başarılı bir şekilde teslim etmenin anahtarıdır.

Aslında, bir proje yöneticisi kaynaklarını planlayabilir ve projenin uygulanabilir olmadığını görebilir. Bunu işe adadıktan sonra değil, planlama aşamasında bilmek daha iyidir. En son isteyeceğiniz şey, kaynak kısıtlamaları nedeniyle projeyi yürütecek donanıma sahip olmadığınızı yürütme aşamasında öğrenmektir.

Ancak bu mutlaka projeyi rafa kaldırmak anlamına gelmez. Proje yöneticilerinin seçenekleri vardır; ileriye doğru uygun bir yol bulmak için proje kapsamını, zamanlamayı, kaynak tahsisini ve maliyeti ayarlayabilirler. Ancak bir kaynak takvimi kullanmadan bu neredeyse imkansızdır.

Kaynak takvimi, yalnızca görevleri daha etkin bir şekilde atamak için bir araç değil, aynı zamanda hem ekipmanın hem de çalışanların izlenmesine yardımcı olur. Kaynak takviminin bir özelliği, her ekip üyesinin görevlere harcadığı süreyi izleyen zaman çizelgelerini içerir. Ekibin iş yükünü dengelemek ve onları üretken tutmak için iş yükü çizelgeleri de vardır. Gantt çizelgeleri, bütçenizi aşmamanız için kaynak maliyetlerini izlemede yardımcı olur.

Kaynak takviminin başka bir amacı, kaynakları paylaşan bir programı veya proje portföyünü yönetiyorsanız faydalı olmasıdır. Kaynak takvimi, program veya portföy yöneticisinin paylaşılan kaynakları tanımlamasına yardımcı olur ve bu da birden fazla projede planlama yapmalarını kolaylaştırır.

Bir Kaynak Takvimine Neler Dahil Edilmelidir?

Bir kaynak takvimi çok şey yapıyor gibi görünüyorsa, öyledir. Kaynaklar, insanlar, ekipman, malzemeler vb. gibi projeyi tamamlamak için ihtiyacınız olan her şeyi içerir. Yönetilmesi gereken çok şey var, ancak bir kaynak takvimi, bu çeşitli sorumlulukların üstesinden gelmek için tasarlanmış çok yönlü bir araçtır. Aşağıdakiler, bir kaynak takvimine dahil edilenlerdir ve bunların tümü proje yaşam döngüsü boyunca bir proje yöneticisinin parmaklarının ucunda olmalıdır.

Ekip Üyelerinin Bilgileri

Ekibinize katıldığınızda, bilgilerini kaynak takvimine eklediğinizden emin olun. Bu, acil bir durumda onlara ulaşmanız gerekirse, cep telefonu numaraları gibi genel iletişim bilgileri olabilir. Ancak, kimin hangi göreve atanacağına karar verirken bu bilgi çok önemli olduğundan, onların beceri ve deneyimlerinin bir profilini de oluşturmak isteyeceksiniz.

Malzemeler, Ekipman ve Diğer Maddi Kaynaklar

Ekibiniz en değerli kaynağınız olsa da, tek düşünceniz değildir. Göz önünde bulundurulması gereken olası malzemeler, ekipman ve diğer somut kaynaklar vardır. Maliyetlerinin yanı sıra kullanılabilirliklerini veya tedarikçilerinizin onları ne zaman gönderebileceklerini de not etmek isteyeceksiniz, böylece ekibin ihtiyaç duyduklarında ihtiyaç duydukları şeye sahip olduklarından emin olabilirsiniz.

Takvim

Kaynaklarınızı belirlemek, onları yönetmenin yalnızca başlangıcıdır. Şimdi sıra takvime geldi. Kaynak takviminin, projede kaynaklara ne zaman ihtiyaç duyulacağını belirlemesi gerekir. Her şeyin doğru zamanda olması gereken yerde olmasının tek yolu bu. Kaynak takvimleri projeye ve proje yöneticisine bağlı olarak günlük, haftalık veya aylık olabilir.

Günlük İş Yükü Bilgileri

Bir kaynak takvimi genellikle insan kaynaklarınız için atamaları ve zamanlamayı alır ve iş yükü bilgileri oluşturur. Bu, her bir ekip üyesinin dağılımını gösteren bir çizelgedir. Ekibinizin iş yükünü, onları yakmadan üretkenliği artırmak için dengelemenize olanak tanıyan kritik bir araçtır.

Kaynak Takvimi ve Proje Takvimi

Elbette, proje yönetiminde kullanılan tek takvim kaynak takvimi değildir. Bir de proje takvimi var. Ama onlar aynı şey mi? Her ikisi de bir projenin planlama aşamasında geliştirilir. Bir kaynak takviminin kullanılabilirliği gösterdiğini ve kaynaklar farklı projeler arasında paylaşıldığında ve insan ve insan dışı kaynakları içerdiğinde yardımcı olduklarını zaten belirtmiştik.

Bir proje takvimi, ekibinizin çalışma günlerini ve vardiyalarını belirlemenize yardımcı olur. Ekibinizin ücretli izin (PTO), tatiller ve iş günlerine ilişkin şeffaflık olmadan projenizi doğru bir şekilde planlamanız imkansızdır. Bir proje takvimi, tamamı gerektiği kadar güncellenebilen, ihtiyaç duyduğunuz kadar proje takviminden oluşabilir.

Gördüğünüz gibi hem kaynak takvimi hem de proje takvimi benzer ancak aynı değiller. Kaynak takvimindeki değişiklikler sık ​​olabileceğinden, kaynak takvimleri proje takvimlerinden daha dinamiktir. Tatiller ve hafta sonları mutlaka değişmediği için proje takvimi daha sabittir.

Kaynak Takvimi Kullanmanın Faydaları

Kaynak takvimi, kaynak programınızın ve daha büyük kaynak yönetimi planınızın ayrılmaz bir parçasıdır. Bir projenin planlama aşaması boyunca geliştirilir ve teslim edilebilir teslim tarihlerinizi karşılamak için her şeyin koordine edileceği yolu belirler. Kaynak takvimi kullanmanın faydaları nelerdir? İşte birkaç örnek.

Daha İyi Kaynak Planlaması

Kaynaklarınızı planlamak, programınızı karşılamanın anahtarıdır. Kaynak takvimi, bir görevi tamamlamak için gereken tüm kaynakların uyumlu olduğu durumlarda proje yöneticilerinin önceden planlama yapmasına olanak tanır. Gerektiğinde tek bir kaynağa bile sahip olmamak projeyi geciktirecek ve maliyetleri artıracaktır.

Ekibiniz İçin Dengeli İş Yükü

Yukarıda belirtildiği gibi, ekibinizin iş yükü bir denge unsurudur. Mümkün olduğu kadar üretken olmaları için kapasitede çalışmalarını, ancak aşırıya kaçmamalarını istiyorsunuz, böylece tükeniyorlar ve takım morali batıyor. Bir kaynak takvimi, proje yöneticilerinin kime ne atandığını bir bakışta görmelerini sağlar ve bir dengesizlik varsa, iş yüküne bile yeniden tahsis edebilirler.

Kaynak İzlemeyi İyileştirin

Kaynaklarınız, kaynak takviminin bir başka avantajı olan farklı ekipler arasında dağıtılabilir. Tam görünürlük için projenizi veya portföy kaynaklarınızı izlemek için merkezi bir yer sunar.

ProjectManager ile Kaynak Takvimi Oluşturun

ProjectManager, bir kaynak takvimi de dahil olmak üzere kaynak yönetimi özelliklerine sahip çevrimiçi proje yönetimi yazılımıdır. Kaynak araçlarımız, proje yöneticilerinin projelerinin her aşamasını planlamalarına, izlemelerine ve raporlamalarına olanak tanıyan eksiksiz bir proje yönetimi özellikleri paketine entegre edilmiştir. Tüm bunlar, daha etkili kaynak yönetimi için gerçek zamanlı olarak yapılabilir.

Kaynak Kullanılabilirlik Takvimi Oluşturun

Takımınızın müsaitlik durumunu görünür kılmak için, takıma katıldıktan sonra yapılacak ilk şey, avatarınızın açılır menüsünden tatil seçeneğini seçmektir. Tatil açılır penceresi, kullanıcıların kişisel, ülke ve küresel tatilleri ve çalışma saatlerini seçmelerine olanak tanır. Artık planlama yaparken kimin müsait olduğunu biliyorsunuz. Tatiller, iş yükü sayfasında sarı görünür.

Daha sonra görevleri atamaya başladığınızda, her ekip üyesi için gerçek zamanlı kullanılabilirliği gösteren Gantt şemasındaki gibi bir açılır pencere görünecektir. Görevler yapıldıkça, ekip üyeleri ne üzerinde çalıştıklarını bilirler. Saatlerini güncellerken, bu bilgiler anında yazılıma yansır.

İş Yükünüzü Dengeleyin

İş yükü sayfasını ziyaret ederek ekibinizin görevlerinin dengeli olduğundan emin olabilirsiniz. Yaptığınız tüm tatil ayarları iş yükü tablosuna yansıtılacaktır. Ekip üyelerinin saatlerinin renk kodlu dağılımı, kimin tatilde olduğunu ve kimin daha fazla göreve veya daha az göreve ihtiyacı olduğunu görmeyi kolaylaştırır.

Bir ekip üyesinin adına tıklarsanız, tüm atamalarını içeren bir açılır menü görürsünüz. Ayrıca tüm görevleri göstermek veya gizlemek için grafiği filtreleyebilirsiniz. Diğer filtreleme seçenekleri arasında tarih aralığı, belirli projeler veya arama çubuğunun kullanımı yer alır. İş yükünü dengelemek kolaydır; kutuya tıklayın ve bir açılır pencere, görevi başka bir ekip üyesine yeniden atamanıza izin verecektir.

Gerçek Zamanlı Gösterge Tablosu ve Raporlardaki Kaynakları Görüntüleyin

Pano, projenizin ilerlemesine ve performansına ilişkin üst düzey bir genel bakıştır. Gerçek zamanlı olarak otomatik olarak güncellenir ve size ekibinizin tahsisine genel bir bakış sağlayan iş yükü grafiği dahil altı proje metriğini görüntüler. Tamamlanmış, yapılacak ve gecikmiş işleri göstermek için renk kodlamalı bir çubuk grafik. Diğer kaynak yönetimi araçlarının aksine, kontrol panelimiz kurulum gerektirmez.

Verileri daha derinlemesine incelemek için özelleştirilebilir raporlarımızı kullanın. Proje durumu ve portföy durumunun yanı sıra zaman çizelgelerinden kullanılabilirliğe, iş yüküne ve varyansa kadar sekiz farklı rapor vardır. Raporları yalnızca belirli bir tarih aralığında görecek şekilde filtreleyebilirsiniz; örneğin, kaynaklarınızı daha iyi planlamak için zaman çizelgelerini, iş yükünü ve kullanılabilirliği görmek için.

Ayrıca programınızı ve kaynaklarınızı planlamak için sağlam Gantt çizelgelerimiz de var. Bir temel belirledikten sonra, planlanan kaynak maliyetlerini ekleyebilir ve gerçek kaynak maliyetlerini izlemek için gerçek zamanlı verileri kullanabilirsiniz. Bu, bir proje sapma raporu oluşturmanıza veya Gantt'ta insan ve insan dışı kaynak maliyetlerinizi takip etmenize olanak tanır. Proje yaşam döngüsü boyunca kaynakları kontrol altında tutmak için kontrol sizde.

İlgili İçerik

Hala kaynak yönetimi konularını araştırmakla ilgileniyorsanız, web sitemizde birçok konu var. Güçlü bir proje yönetimi yazılımı olmanın yanı sıra sitemiz, proje yönetimi ile ilgili her şey için çevrimiçi bir merkezdir. Haftada birden fazla blog yayınlıyoruz ve öğretici videolar, kılavuzlar, teknik incelemeler, vaka çalışmaları ve çok daha fazlasını sunuyoruz. Kaynak takvimi konumuzu genişletmek için bazı makaleler.

• Kaynak Yönetimi için Nihai Kılavuz
• Kaynak Planı Şablonu
• 2022'nin En İyi Kaynak Yönetimi Yazılımı

ProjectManager, gelişmiş kaynak yönetimi araçlarına sahip ödüllü proje yönetimi yazılımıdır. İşi tahsis ederken daha anlayışlı kararlar almak için proje kaynaklarınızı gerçek zamanlı olarak planlayın, izleyin ve raporlayın. Başarıya ulaşmak için yazılımımızı kullanan NASA, Siemens ve Nestle ekiplerine katılın. ProjectManager'ı bugün ücretsiz olarak kullanmaya başlayın.