Proje Yönetiminde Kaynak Kısıtlamalarının Belirlenmesi ve Aşılması

Kaynaklar, proje planınızı yürütmek için ihtiyacınız olan şeydir; insanlar, ekipman ve malzemeler. Bu kaynakları yönetmek, başarılı bir projeyi nasıl teslim ettiğinizin bir parçasıdır.

Proje planınızdaki her görev, insan, zaman ve bütçe gibi proje kaynaklarına sahip olacaktır. Bu nedenle, bunları planlamak için kullanılabilirliklerini bilmelisiniz. Bu bir kaynak kısıtlamasıdır ve proje yöneticileri, projenin ilerlemesini sağlamak için bu kısıtlamaları nasıl yöneteceklerini öğrenmelidir.

Proje Yönetiminde Kaynak Kısıtlamaları Nelerdir?

Kaynak kısıtlaması, proje kaynaklarıyla ilişkili herhangi bir sınırlama ve/veya risktir. Bu kaynak yönetimi kısıtlamalarının belirlenmesi, proje planlama aşamasında gerçekleşen temel bir kaynak planlama faaliyetidir. Kaynak kısıtlamaları, projenizi rayından çıkarabilecek ve başarılı teslimatı önleyebilecek engellerdir.

Kısıtlamalar, proje yaşam döngüsünün her yönünü etkiler. Aslında, proje yönetiminde en yaygın kısıtlamalara üçlü kısıtlama denir; zaman, maliyet ve kapsam. Projelerin bir bütçesi (maliyeti), bir teslim tarihi (zamanı) vardır ve proje yöneticisi projenin tam olarak ne içereceğini (kapsam) bilmelidir.

Proje yönetimi yazılımının yaptığı, proje kaynaklarınızı yönetmek ve ihtiyaç duyulanı hızlı bir şekilde tahsis etmek için araçlara sahip olmaktır. ProjectManager, kaynakları kapasiteye göre düzenlemenize, izlemenize ve tahsis etmenize olanak tanıyan bulut tabanlı bir yazılımdır. Kaynak yönetimi özelliklerimizle sorunsuz bir şekilde çalışan çevrimiçi Gantt çizelgeleriyle kaynaklarınızı yönetin. ProjectManager'ı bugün ücretsiz deneyin!

Kaynak Kısıtlamalarının Potansiyel Etkisi

Kaynak kısıtlamaları çoğunlukla maliyetle ilişkilendirilir. Proje bütçesi, bir araya getirdiğiniz ekibin deneyim ve becerilerinin yanı sıra elde edebileceğiniz insan dışı kaynakları belirler.

Bu nedenle kullanılabilirlik, kaynak kısıtlamalarının çok önemli bir bileşenidir. Bir proje sırasında kaynak kullanılabilirliğini ve kaynak tahsisini yönetmeden, kendinizi mükemmel malzemelerle hızlı bir şekilde bulabilirsiniz - ancak bunları kullanacak ekip yok. (Ya da görevlerini yerine getirmek için ihtiyaç duyduğu donanıma sahip olmayan uzman bir ekip.)

Bu nedenle maliyet, kullanılabilirlik ve erişim, bir projedeki kaynak kısıtlamalarının yönetimiyle sıkı sıkıya bağlıdır. Bu, özellikle kaynak yönetimi sürecini daha da karmaşık hale getirebilecek, coğrafi olarak dağıtılmış ekiplerden proje yöneticisi sorumlu olduğunda bir proje üzerinde etkilidir.

Kaynak Kısıtlamaları Örnekleri

Kısıtlamalar, bir kaynağın kullanımını sınırlayan veya kısıtlayan faktörlerdir. Kaynak kısıtlamaları çeşitlidir, ancak genellikle ortak bir noktayı paylaşırlar; maliyet. İnsanlar, yerler ve her şey, ister maaş, ister kiralama veya satın alma yoluyla olsun, paraya mal olur.

Bir inşaat projesi üzerinde çalışıyorsanız ve bir hendek kazmak için Mart ayında ağır ekipman kiralamanız gerekiyorsa, ancak tüm makineler yaz mevsimine kadar sözleşmeliyse, bu bir kaynak kısıtlamasıdır. Bir proje yaşam döngüsünün planlama aşamasında bu kısıtlamaları belirlemeli ve çözmelisiniz.

Yukarıdaki örnekte, proje yöneticisi, belki de alternatif bir kiralama şirketi seçerek ekipman rezervine bakacaktır. Her iki durumda da, bu kararları projede herhangi bir temel atılmadan çok önce vermeleri gerekir. Bu kararlar, proje kaynaklarının nasıl yönetileceğini tanımlayan bir proje planlama belgesi olan bir kaynak yönetim planında belgelenir. Bunu yapmamak, programın dışına çıkmanın ve bütçenizi fazla harcamanın kesin bir yoludur.

İlgili: Ücretsiz Kaynak Planlama Şablonu

Kaynak Kısıtlamalarını Yönetmek İçin İpuçları

Artık kaynak kısıtlamalarını anladığımıza göre, kullanılacak en iyi uygulamalardan bazılarını tartışalım. Bu proje yönetimi ipuçlarını takip etmek, genel kaynak yönetiminize yardımcı olabilir:

• Stratejik Olun: Herhangi bir şeyi yönetmeden önce bir strateji geliştirmeniz ve bunun şirket stratejisiyle uyumlu olmasını sağlamanız gerekir. Bu, neyi başarmaya çalıştığınızı, başarıyı nasıl belirleyeceğinizi ve hedeflerinize ulaşmanıza neyin yardımcı olacağını bilmeyi gerektirir.
• Proje Gereksinimlerini Bilin: Son teslim tarihlerinizi, kilometre taşlarınızı, hedeflerinizi, bütçenizi ve önemli rakiplerinizi bilin. Gereksinimlerin toplanması, projenizi başarıya ulaştırmak için harcadığınız ekstra zaman ve çabaya değer.
• Bir Acil Durum Planınız olsun: Kaynak kısıtlamalarını belirleyebilir ve bunlara hazırlanabilirsiniz, ancak her zaman birdenbire ortaya çıkan kaynak yönetimi sorunları olacaktır. Sizi yanlamasına izin vermeyin. Beklenmedik durumlar için bir B, C veya D Planınız olsun. Ne olacağını bilmiyor olabilirsiniz, ancak nasıl tepki vereceğinizi bilmek için bir acil durum planınız olmalıdır.
• İzleme Süresi: Projeler gibi kaynaklar da zamanla sınırlıdır. Onlara ne kadar süreyle ihtiyaç duyacağınızı bilmeli ve kaynak kullanımını izlemelisiniz. Bu, tekrarlayan işlerle uğraşırken çok yararlıdır. Doğru miktarda zaman ayırmıyor olabilirsiniz.
• Önceliklendirme: Tüm görevler eşit değildir ve bu nedenle tüm kaynaklar eşit olarak dağıtılmayacaktır. İşinize öncelik vermek için zaman ayırın. Acil ve önemli arasındaki farkı tanımlayın ve programınızı doğru bir şekilde kaynaklayabilmek için gereken çabayı bilin.
• Kaynak Yönetimi Yazılımını Kullanın: Kaynaklarınızı planlayan ve izleyen kaynak yönetimi yazılımına sahip olmak size zaman ve emek tasarrufu sağlar. Size gerçek zamanlı veri sağlayan ve gerektiğinde kaynakları yeniden tahsis etmeyi kolaylaştıran özellikler istiyorsunuz.

Kaynak Kısıtlı Zamanlama Nasıl Yapılır?

Kaynak kısıtlamalı zamanlama olmadan, kaynak kısıtlamaları yalnızca soyuttur. Kaynak kısıtlı zamanlama, kaynakların sınırlı olduğu senaryolarla ilgilenir ve görevleri zamanında tamamlamanızı sağlayacak yollar tasarlamanıza izin verir.

Projeleri kaynak kısıtlamaları altında tamamlamak, problem çözmeyi gerektirir. Projeye bakmak ve kaynakların kısıtlamaları gidermek için nasıl değiştirileceğini belirlemek için yaratıcı bir proje yöneticisi gerekir. Bunu yapmak için proje yöneticilerinin üçlü kısıtlama kaynaklarını dengelemesi gerekir, bu nedenle bu bütçeden, programdan veya kapsamdan almak anlamına gelebilir. Hangi kısıtlama kullanılırsa kullanılsın, nihai sonuç, son teslim tarihini ve bütçesini karşılamaya devam eden bir proje olmalıdır.

Kaynak kısıtlamalarını çözemezseniz projeler başarısız olabilir veya tamamlanmayabilir. Kaynak kısıtlı zamanlama genellikle bir dengeleme eylemidir. Bir ürünü üretmek ve talebi karşılamak için yeterli sayıda insanı işe alamıyorsanız, daha ucuz malzemeler arayabilir veya envanteri azaltabilirsiniz.

Elbette teslimatınızın kalitesi ve müşteri tabanınızın memnuniyeti için riskler var. Programları hazırlarken ve ayarlarken tüm bu sonuçları hesaba katmanız gerekir.

ProjectManager Kaynak Kısıtlamalarına Nasıl Yardımcı Olur?

Açıktır ki, kaynak kısıtlamalarını yönetmek ve kısıtlı kaynaklara sahip çizelgeler oluşturmak büyük ölçüde esneklik gerektirir. Tüm bu değişiklikleri yönetmek için bir elektronik tablodan daha fazlasına ihtiyacınız var. ProjectManager, proje yöneticilerine hızlı ve etkili bir şekilde yanıt verebilmeleri için kaynak kısıtlamaları hakkında daha fazla bilgi veren bulut tabanlı bir yazılımdır.

Gantt Şemasında Kaynak Planı Oluşturun

Yapılacak ilk şey tüm kaynaklarınızı düzenlemektir ve bu karmaşık verileri tek bir sayfada almanın en iyi yolu ProjectManager'ın etkileşimli Gantt çizelgeleridir. Görevlerinizi listelemek ve bunlara planlı kaynak maliyetleri eklemek için kullanın. Bağımlılıklar bağlanabilir ve kilometre taşları belirlenebilir.

Kaynaklarınızı Gerçek Zamanlı Olarak Yönetin

İnsanlar sizin en önemli kaynağınızdır ve genellikle yönetilmesi en zor olanlardır. ProjectManager'ın kaynak yönetimi özellikleri, ekibinizi daha etkin bir şekilde yönetmenize yardımcı olur. İlk olarak, kullanılabilirliklerini ayarlayabilirsiniz. Ardından, onlara görevler atadığınızda renk kodlu iş yükü çizelgesini kullanın. Daha üretken çalışmalarına yardımcı olmak için çalışmalarını doğrudan tablodan yeniden tahsis edebilirsiniz.

Kanban Panolarında Ekibinizin İlerleme Durumunu Görüntüleyin

Kanban panolarıyla ekibinizin iş akışında şeffaflık elde edin. Yöneticiler ekiplerinin çalışmalarına ilişkin görünürlük elde ederken, ekibin birikimlerini yönetmesine izin verirler. Yaklaşan blokları görebilir ve ekibi çalışmaya devam etmek için kaynakları yeniden tahsis edebilirler.

ProjectManager, projeleri başarılı bir şekilde yönetmek için programları organize eden ve kaynakları gerçek zamanlı olarak güncelleyen ödüllü bir yazılımdır. Projeleri zamanında ve bütçe dahilinde teslim etmek için ekibinizi ve insan dışı kaynakları takip edin. ProjectManager'ı bugün ücretsiz deneyin!