Proje Yönetiminde Kaynak Tahmini: Hızlı Kılavuz

Yeni bir projeye başlamadan önce bilmeniz gereken bazı şeyler var. Maliyet geri dönüşe değer mi? Son teslim tarihine kadar düzgün bir şekilde halledebilir misin? Kaynaklarınız var mı? Kaynak tahmini, bu son soruyu nasıl cevaplayabileceğinizdir.

Kaynaklar, proje planını yürütmek için ihtiyacınız olan her şeydir. Ekibinizden ihtiyaç duydukları araçlara, malzeme, ekipman, yazılım, ofis alanı vb. Kaynak tahmininin neden bu kadar önemli olduğunu bilmek ister misiniz? Okumaya devam et.

Proje Yönetiminde Kaynak Tahmini Nedir?

Kaynak tahmini, projenizi başarılı bir şekilde teslim etmek için gerekli kaynak sayısını tahmin etmenin bir yoludur. Proje yöneticileri ve ekipleri tarafından bir projede atanan görevleri tamamlamak için ihtiyaç duydukları kaynaklara sahip olup olmadıklarını görmek için kullanılan bir araçtır.

Belirtildiği gibi, kaynaklar birçok anlama gelebilir. Ancak herhangi bir projedeki en değerli kaynak, o projeyi gerçekleştiren insanlardır. Kaynak tahmininden bahsederken çoğu proje yöneticisi, kapasitelerine, iş yüklerine ve kullanım seviyelerine bakarak ekiplerini nasıl tahsis edeceklerine bakıyor.

Bu, kimin hangi görevlerle görevlendirildiğini ve ekibin bu iş yükünü adil bir şekilde paylaşıp paylaşmadığını görme yeteneğine sahip olmak anlamına gelir. Takımın yükünü taşıyan sadece birkaç kaynağınız varsa, bu insanlar muhtemelen tükenecek ve moralleri aşınacak. İş gücünüzü elde tutmanın veya projenizi zamanında bitirmenin yolu bu değil.

Kaynak tahminini ele alan proje yönetimi yazılım çözümleri vardır. ProjectManager, kaynaklarınızı nasıl tahsis edeceğiniz konusunda daha iyi kararlar almanıza yardımcı olmak için gerçek zamanlı olarak kapasite yakalayan çevrimiçi proje yönetimi yazılımıdır. İş yükü çizelgemiz renklerle kodlanmıştır, böylece kimin fazla yüklendiğini bir bakışta görebilir ve ardından ekipleri üretken tutmak için bu görünümden iş yükünü dengeleyebilirsiniz. ProjectManager'ı bugün ücretsiz olarak kullanmaya başlayın.

Kaynak Tahmini ve Kaynak Planlaması

Kaynak planlamasında kaynak tahmini kullanılır. Hangi kaynaklara sahip olduğunuzu bilmiyorsanız, kaynaklarınızı planlayamazsınız. Proje planlamasının bu iki yönü birbiriyle bağlantılıdır ve birbirini bilgilendirir.

Kaynak planlaması, bir projenin tamamlanması için ihtiyaç duyulan kaynakların nasıl organize edildiğidir. Bahsettiğimiz gibi, kaynaklar geniştir ve birçok kategoriyi kapsar. Kaynak tahmini, bu kaynakları ve belirli bir zaman diliminde projenin ihtiyaçlarını karşılayıp karşılayamayacaklarını tanımlar.

Kaynak planı, kaynaklar açısından tam olarak neye ihtiyacınız olduğunu ana hatlarıyla belirtir. Bunu önce kaynakları, nakit olarak, ekibinizi, ekipmanınızı vb. içeren depolanamayan kaynaklarda olduğu gibi depolanabilir kaynaklara bölerek yapar. Proje takvimi ve bütçesi kaynak tahminini büyük ölçüde etkileyecektir.

Kaynak Tahmini ve Kaynak Yönetimi

Kaynak yönetimi, kaynak tahmini ve kaynak planlamasının bulunduğu yerdir. Kaynak yönetimi, bir proje, program veya portföy için kaynakları planlama, programlama ve tahsis etme konusunda daha geniş bir uygulamadır. Kaynak yönetiminin amacı, doğru iş için doğru zamanda doğru kaynağı bulundurarak kaynaklarınızdan en yüksek değeri elde etmektir.

Kaynak tahmini, kaynak planlamasında etken olduğu için kaynak yönetiminin önemli bir yönüdür. Bu entegre uygulamalara bakmanın bir yolu, birinin diğerinin içinde olduğu bir Rus bebeği gibidir. Kaynak yönetimi, hangi kaynakların mevcut olduğunu ve proje faaliyetlerini yerine getirmek için yeterli olup olmayacağını anlamak için kaynak tahminine ihtiyaç duyar.

Kaynak tahmini (ve kaynak planlaması) olmadan, kaynak yönetimi kaynakları optimize etme ve doğru girişimlere tahsis etme görevini yerine getiremezdi. Bu, bir projeye, bir programa veya bir proje portföyüne uygulansa da geçerlidir. Kaynak yönetimi, verimliliği artırmak için süreçleri düzene sokmak ve otomatikleştirmek için israfı ve tekrarı azaltmak için çalışır.

Kaynak Tahmininin Faydaları

Artık kaynak yönetiminin kaynak planlama ve kaynak tahmininden nasıl oluştuğunu bildiğinize göre, şimdi kaynak tahmininin projeye nasıl fayda sağladığına bakalım. En bariz olanı, proje yöneticilerinin projeyi zamanında ve bütçe dahilinde yapmak için neyle çalıştıklarını ve bu kaynakları nasıl etkin bir şekilde kullanacaklarını bilmelerine izin vermesidir.

Ekibinize gelince, kaynak tahmini, projeyi başarıyla tamamlamak için kime ihtiyacınız olduğunu görmenizi sağlar ve doldurmanız gerekebilecek tüm boşlukları gösterir. Kaynak tahmini, hangi becerilere ihtiyacınız olduğunu söyler ve hedeflerinizi gerçekleştirmek için gereken yeteneklere odaklanmayı kolaylaştırır.

Kaynak tahminini kullanmak, ihtiyaç duyduğunuz iş yüküyle eşleşen kaynaklara sahip olduğunuzdan emin olarak arz ve talebinizi dengelemenize yardımcı olur. Yaklaşan projeler için ekibinizde kime ihtiyacınız olduğunu söyler. Kaynak tahmini olmadan, elinizdeki görevleri tamamlamak için gereken kaynakları yanlış hesapladığınız için fazla harcama yapabilir veya zamanlamanın ötesine geçebilirsiniz.

Başka bir deyişle, kaynak tahmini daha fazla verimlilik sağlayarak daha fazla kar sağlar. Bunun nedeni, gelecekteki pazar eğilimlerine uyum sağlamak için hangi becerilere ihtiyaç duyduğunuzu bilerek daha fazla gelir elde etmenizdir. Ayrıca kaynak planlamasını daha esnek hale getirir, böylece talep değiştikçe dönebilirsiniz.

Kaynak Tahmini İpuçları

Kaynak tahmininin ne olduğunu, kaynak planlamasına ve daha geniş kaynak yönetimine nasıl uyduğunu ve projeler için neden faydalı olduğunu anlıyoruz. Bu avantajlardan yararlanmak için kaynak tahmininin nasıl yapıldığını keşfedelim.

Proje için hangi becerilerin gerekli olacağına dair tam bir anlayışla başlayın. Bu, proje planını ve çıktıları bilmek anlamına gelir. Bundan, projenin hedeflerini yerine getirmek için ihtiyaç duyduğunuz ekip üyesi profilleri oluşturabilirsiniz. Bu, iş listeleri veya bir program veya portföy durumunda, proje yönetim ofisi (PMO) tarafından geliştirilen beceri envanteri hakkında sizi bilgilendirir.

İlgili: Word için Ücretsiz Proje Planı Şablonu

Ardından, ekibinizin güçlü ve zayıf yönlerini anlamak için becerilerin ötesine geçin. Geçmiş projelerdeki performanslarını gözden geçirin ve beceri düzeylerini, çalışmalarının kalitesini ve görevleri ne kadar hızlı tamamladıklarını gösteren bir çizelge oluşturun. Onları proje için ihtiyaç duyduğunuz seviyeye getirmek için eğitime yatırım yapmanız veya kuruluşunuzun dışından işe alımlar yapmanız gerekebilir. Bu potansiyel ekip üyelerine ilişkin perspektif için yöneticilerine ve diğer proje yöneticilerine ulaştığınızdan emin olun.

Geçmiş veriler, kaynak tahmini yaparken de yararlıdır. Eski projeler arşivlenmeli ve gözden geçirilmeye hazır olmalıdır, böylece bu kaynakların nasıl kullanıldığını ve yetersiz mi yoksa gereğinden fazla mı kullanıldığını görebilirsiniz. Geçmiş kaynak tahminlerinden alınan dersleri gözden geçirmek, eski hatalardan kaçınmanın harika bir yoludur.

Doğru kaynağı doğru görevle eşleştirmeniz gerektiğini unutmayın. Bu, ekibinizi bir araya getirdikten ve tüm projeye baktıktan sonra gerçekleşir. Unutmayın, iş unvanlarına dayalı varsayımlarda bulunmayın ve zaman veya kaynak ihtiyaçlarını hafife almamaya dikkat edin.

Yıpranma oranlarını unutmayınız. Şirketinizin performansı ve işe alma eğilimleri, çektiğiniz kaynakları etkileyecektir. Konu yetenekli kişileri işe almak olduğunda piyasayı bilmek size avantaj sağlar. Geçmiş trendlere bakmak, kaynakların gelecekte nereye gideceğini tahmin etmenize yardımcı olabilir.

ProjectManager Kaynak Yönetimine Yardımcı Olur

ProjectManager, kaynakları gerçek zamanlı olarak planlayan, yöneten ve izleyen çevrimiçi proje yönetimi yazılımıdır. Kaynak yönetimi özelliklerimiz, ekip üyelerinizin profillerini oluşturmanıza, ilerlemelerini ve performanslarını izlemenize ve üretken kalmalarını sağlamak için iş yüklerini dengelemenize olanak tanır.

Kaynakları Gerçek Zamanlı Planlayın, Yönetin ve İzleyin

Gantt çizelgeleri, proje planlama ve görevleri, kaynakları ve maliyetleri bir zaman çizelgesinde organize etmek için mükemmeldir. Bir temel ayarladığınızda, bu plan yakalanır ve projedeki gerçek kaynak kullanımınızı karşılaştırmak için kullanılabilir. Bu bilgiler, projeler geliştikçe aracımız genelinde paylaşılır. İş yükü ve tamamlanma yüzdesi dahil olmak üzere projenin ilerleme ve performansının üst düzey bir görünümü için gerçek zamanlı panoyu kullanın. Düşük kaliteli ürünlerde olduğu gibi kurulum gerektirmez ve siz hazır olduğunuzda kullanıma hazırdır.

Güvenli Zaman Çizelgeleri ile Görevlerde Harcanan Zamanı İzleyin

Ekip sayfasından, projeleriniz arasındaki görev dağılımınıza ilişkin bir genel bakış elde edebilir ve belirli bir ekip üyesinin profilini yakınlaştırabilirsiniz. Her üyenin nasıl performans gösterdiğini görmek için, zaman çizelgelerinde özelleştirilmiş bir rapor oluşturabilir ve görevlerinde oturum açtığı zamanı görüntüleyebilirsiniz. Artık programınıza uymak için kaynakları yeniden tahsis etmeniz gerekip gerekmediğini biliyorsunuz. Güvenli zaman çizelgelerimiz ayrıca maaş bordrosunu düzene sokar ve gönderildikten sonra kilitlenir.

Görmek istediğiniz ayrıntılara odaklanmanıza olanak tanıyan, size projenin tam bir görünümünü vermek için tamamen özelleştirilebilir başka raporlar da vardır. Paydaşları güncel tutmak için raporlar da kolayca paylaşılabilir. Görevlere kaynak ayırmayı kolaylaştırmak için, küresel tatiller de dahil olmak üzere ekibinizin müsaitlik durumunu görebilirsiniz. Geleceği tahmin edemezsiniz, ancak kaynak tahminini ve yönetimini daha doğru hale getirmeye yardımcı oluyoruz.

ProjectManager, ekiplere kaynaklarını gerçek zamanlı olarak planlama, yönetme ve izleme yetkisi veren ödüllü bir yazılımdır. Sağlam kaynak yönetimi özelliklerinin ötesinde, projelerin üretken kalmasına yardımcı olan görev ve risk yönetimi araçları vardır. Başarı sağlamak için yazılımımızı kullanan Siemens, Nestle ve Avis ekiplerine katılın. ProjectManager'ı bugün ücretsiz olarak kullanmaya başlayın.