Kaynak Yükleme Nedir ve Proje Yönetiminde Neden Önemlidir?

Bunu sayısız kez duydunuz; ekipler, projelerin en değerli kaynaklarıdır. İşi yaparlar. Ancak bir proje yöneticisinin her ekip üyesini o işe bağlaması gerekir. Kaynak yükleme, ekip üyelerini proje boyunca tamamen meşgul etmeye yönelik bir süreçtir.

Kaynak yükünü ekibiniz genelinde dengeleyebilmek önemlidir. Proje yönetiminde kaynak yükleme, morali aşındırabilecek ve üretkenliği zayıflatabilecek aşırı tahsisi önlemenize yardımcı olur. Ama önce, kaynak yüklemenin ne olduğundan bahsedelim ve kaynak yükleme ile kaynak seviyelendirmeyi inceleyelim.

Kaynak Yükleme Nedir?

Kaynak yükleme, ekibinize görevlendirdiğiniz atanan saatlerin tam miktarının, işi yapmanız gereken saat sayısına bölümüdür. Kaynak yüklemelerini günlük, haftalık, aylık veya proje bazında görüntüleyebilirsiniz.

Kaynak yüklemeyle ilgili sorun, ekip üyelerini gereğinden fazla dağıtmanın kolay olmasıdır. Örneğin, tam donanımlı bir ekip üyeniz varsa ve herhangi bir nedenle başka bir ekip üyesine yardım etmek veya değiştirmek için devreye girmesi gerekiyorsa, o ekip üyesine fazla tahsis edilir.

Bu, projelerin rayından çıkmasının, son teslim tarihini kaçırmasının veya proje bütçesini aşmasının bir yoludur. Kaynak yükleme, yapılması gereken işe bakar ve bunu, sekiz saatlik bir iş günü gibi kaynağın tam kapasitesine böler. Gün boyunca toplantıları, tatilleri, tatil zamanlarını ve hatta molaları hesaba kattığınızdan emin olun.

Proje yönetimi yazılımı, kaynak yükleme konusunda size yardımcı olabilir. ProjectManager, uzaktan çalışanlar için küresel tatiller de dahil olmak üzere ekibinizin uygun saatlerini görmenizi sağlayan çevrimiçi proje yönetimi yazılımıdır. Bunu, bir bakışta okumayı kolaylaştırmak için renklerle kodlanmış gerçek zamanlı bir iş yükü tablosunda izleyebilirsiniz. Bir kişiye gereğinden fazla pay ayırırsanız, kaynakları doğrudan iş yükü grafiğinden yeniden tahsis edebilirsiniz. ProjectManager'ı bugün ücretsiz olarak kullanmaya başlayın.

Kaynak Yükleme ve Kaynak Seviyelendirme

Kaynak yüklemeyi kaynak seviyelendirme ile karıştırmak kolaydır. Birçok yönden benzerler, ancak neye öncelik verdiklerine göre farklılık gösterirler. Her ikisi de elbette kaynak yönetimi ile uğraşıyor, ancak farklı kaynaklara odaklanıyorlar.

Bahsettiğimiz gibi, kaynak yükleme ekibiniz, çalışanlarınız veya insan gücünüz ile ilgilidir. Her çalışana, yüzde 100 ayrılana kadar bir görev veya projenin bir yüzdesi atanır. Bu, proje yöneticilerinin ekiplerini atamalarına ve tüm proje çalışmasını tamamlamak için daha fazla ekip üyesi almaları gerekip gerekmediğini bilmelerine olanak tanır.

Kaynak yükleme, öncelikle insan gücü ile ilgilidir. Kaynak seviyelendirme, kaynaklarla ve aynı zamanda projelerin ve bütçelerin başlangıç ​​ve bitiş tarihlerinde olduğu gibi zamanla da ilgilidir. Kaynak seviyelendirme, programları ve bütçeleri kaynaklarla dengelemek, işleri zamana ve mevcut kaynaklara bölmek için çalışır. Zamanı dar olan projelerde kullanılır.

Özetlemek gerekirse, kaynak yükleme, her ekip üyesinin kullanılabilirliğine ve kapasitesine bağlı olarak belirli bir süre içinde tamamlamasını beklediğiniz iş miktarını hesaplamanıza olanak tanır. Kaynak kullanımıdır. Kaynak seviyelendirme, kaynak tahsisinin önceliğe, proje zaman çizelgesine, kilometre taşlarına ve bütçeye göre doğru boyutta olduğundan emin olmakla ilgilidir. Kaynak yükleme, proje başlangıç ​​ve bitiş tarihlerine sabitlenir ve kaynak çakışmalarına yanıt vermek için kaynak seviyelendirmesi ayarlanabilir.

Kaynak Yükleme Tablosu Nasıl Oluşturulur

Proje çalışmasının ekip genelinde nasıl dağıtıldığını görmek için bir kaynak yükleme grafiği kullanın. Temel bir elektronik tabloya benzeyen basit bir belgedir. Hepsinden iyisi, üç adımda bir tane oluşturabilirsiniz.

1. Ekip Üyelerini Görevlerle Karşılaştırın

Bir matris kullanarak, projenizin tüm üyelerini en üstte yatay olarak listeleyerek başlayın. Ardından, sol tarafta, projeyi tamamlamak için gerekli olan tüm görevleri listeleyin.

2. Görevlere Harcanan Saatleri Hesaplayın

Her ekip üyesinin görevlerini haftada ne kadar sürdüğünü öğrenin. Şimdi, proje görevlerinin her biri için ne kadar zaman harcadıklarını öğrenin. Bunu proje ekibindeki herkes için yapın.

3. Gerçek Saatleri Hedef Kullanımla Karşılaştırın

Topladığınız kaynak planlama verilerini alın ve bunu hedef kullanımınızla karşılaştırın. Bu, ekiplerin görevleri üzerinde günde kaç saat çalışmasını istediğinizi belirlemenize yardımcı olacaktır.

Proje Yönetiminde Kaynak Yüklemenin Önemi

Kaynaklar olmadan, projeniz sadece bir plandır. Kaynak yükleme, ekiplerinizin yeterli ama çok fazla iş yapmadığından emin olarak atama yaparken size yardımcı olur. Çok az ödev ve kapasitede çalışmıyorsunuz, bu da sizi yavaşlatacak. Bu, programın gerisinde kalmak ve muhtemelen bütçeyi aşmak anlamına gelir.

Madalyonun diğer tarafında, kaynaklarınızı gereğinden fazla tahsis edebilirsiniz. Bunu yaparsanız, ekiplerinizin üretken olması pek olası değildir ve programın gerisinde kalırlar. Hıza ayak uydurabilseler bile bu sürdürülebilir değil. Ekibiniz, birçoğunu projeden uzaklaştıracak tükenmişliğe maruz kalacak veya ekip üyelerini elde tutamayacaksınız. Her iki durumda da, proje yöneticileri kaynak kısıtlamalarını gözden kaçırdığında ortaya çıkan bir sorundur.

Ekiplerinizi Üretken Tutun

Kaynak yükleme, projeyi zamanında ve bütçe dahilinde teslim etmek için ekiplerin kapasitede çalışmasını sağlamanıza yardımcı olan bir tekniktir. Planlama açısından, kaynak yükleme, gerçekçi bir program ve bütçenin önemli bir bileşenidir. Yöneticilerin proje için hangi kaynaklara ihtiyaç duyacaklarını ve bunların ne kadara mal olacağını anlamalarını sağlar.

Kaynak yükleme, yalnızca kaç ekip üyesinin ve maliyetin bilinmesine yardımcı olmaz. Proje için gerekli olacak malzeme ve ekipmanın belirlenmesi de kritik öneme sahiptir. Sadece ne değil, aynı zamanda onlara ne zaman ihtiyacınız olacak. Bunların hepsi uygun proje planlamasının anahtarıdır.

Ücretsiz Kaynak Yönetimi Şablonları

Kaynak yüklemenin önemli olduğu açık olmalıdır. Ancak bu, daha büyük kaynak yönetimi planınızın yalnızca küçük bir parçasıdır. Kaynak yönetimi, ekipler, para, teknoloji, malzemeler, ekipman ve projeyi yürütmek için ihtiyacınız olan her şey dahil olmak üzere kaynaklarınızın tüm planlaması, programlanması ve tahsisidir.

Kaynak yönetimi, projenizin neredeyse her yönünü bilgilendirir. Tabii ki planlama ve çizelgelemenin yanı sıra ekibinizin kullanılabilirliği ve beceri setleri, kaynak kullanımı, tahsis sırasında kapasite ve önceliklendirme ve çok daha fazlasına değinir. Sağlam bir kaynak yönetimi planına sahip olmak, yalnızca ihtiyacınız olan şeye ihtiyacınız olduğu anda sahip olmanızı sağlamakla kalmaz, aynı zamanda moralinizi de yükseltir. Mutlu bir ekip üretken bir ekiptir.

ProjectManager harika kaynak yönetimi araçlarına sahiptir ve bunlara birazdan değineceğiz. Yine de güncellemeye hazır değilseniz, size sitemizde bulunan ücretsiz indirilebilir şablonlardan bahsedelim. Projenizin her aşaması için proje yönetimi şablonları vardır. İşte kaynak yönetimi ile ilgili birkaç tanesi.

Kaynak Planı Şablonu

Kaynak yükleme, genel kaynak planlamanızın bir parçasıdır. Projeyi tamamlamak için neye ihtiyacınız olduğunu bilmenize yardımcı olarak, kaynaklarınızı belirleyip düzenlediğiniz yerdir. Excel için ücretsiz kaynak planı şablonumuz, kaynakları proje zamanlamanız ve bütçenizle birlikte planlamanıza olanak tanır.

Proje Bütçe Şablonu

Proje bütçesi, proje kaynaklarınız için ödeme yapan şeydir. Kaynaklarınız ister bütçenizi belirler, ister tam tersi, projeyi planlarken her ikisini de göz önünde bulundurmanız gerekir. Excel için ücretsiz proje bütçe şablonumuzu kullanmak, kaynaklar da dahil olmak üzere proje maliyetleri için doğru tahminler yapmak için güçlü bir araçtır.

Haftalık Çalışma Takvimi Şablonu

Kaynak yüklemesi yaparken, kaynaklarınızı nasıl tahsis edeceğiniz ve bunların kapasitede çalışmasını nasıl sağlayacağınız konusunda daha iyi bir fikriniz olur. Excel için ücretsiz haftalık çalışma programı şablonumuzu kullanmak, ekibinizin haftalık çalışma programını düzenleyerek üretken kalmalarını sağlamak için iş akışlarını ve iş yüklerini daha iyi yönetmenizi sağlar.

Proje Yöneticisi ve Kaynak Yükleme

Ücretsiz proje şablonlarımız, kaynak yönetimi ve proje yönetimi için harikadır, ancak yalnızca proje yönetimi yazılımının temizlemenize yardımcı olabileceği bir duvara toslarsınız. ProjectManager, kaynak yükleme konusunda size yardımcı olan ve ekibinizin gerçek zamanlı kullanılabilirliğine ve iş yüküne gerçek zamanlı olarak erişmenizi sağlayan ve darboğazları önlemek için bunları hızlı ve kolay bir şekilde yeniden tahsis eden çevrimiçi proje yönetimi yazılımıdır.

Kaynakların Üst Düzey Görünümünü Elde Edin

Kaynakları akıllıca yeniden tahsis etmek için projenizi gerçek zamanlı olarak izlemeniz gerekir. Canlı panomuz, istediğiniz zaman size projeye genel bir bakış sunar. Kalitesiz ürünlerde olduğu gibi sizi yavaşlatacak bir kurulum yok. Renkli çizelgeler ve grafiklerle sağlığı, tamamlanan görevlerin yüzdesini, maliyeti, iş yükünü ve daha fazlasını bir bakışta görebilirsiniz. Bu metrikleri gerçek zamanlı olarak takip edebilmek, daha anlayışlı kararlar alınmasını sağlar.

Gantt Grafiklerinde Kaynak Atayın ve İzleyin

Kaynaklarınızı izleyebilmeniz için önce onları planlamanız gerekir. Kaynak yükleme yardımcı olur, ancak etkileşimli Gantt çizelgelerimizi kullanmak, maliyeti ve programı takip ederken kaynakları ekip üyeleriyle eşleştirmenize olanak tanır. Tüm bunlar çevrimiçi olarak yapılır, böylece ekibiniz ve paydaşlarınızla kolayca paylaşabilirsiniz. Gecikmeleri önlemek için bağımlılıkları bağlayabilir ve planınıza göre gerçek kaynaklarınızın nasıl performans gösterdiğini görmek için bir temel ayarlayabilir, programda kalmak için gerektiğinde yeniden tahsis edebilirsiniz.

Tabii ki, hepsi bu değil. Görevlere eklenen değişiklikler veya yorumlar hakkında sizi bilgilendirmek için otomatik bildirimlerimiz var. Zaman çizelgeleri ekibinizin çalışmalarını takip eder ve size daha fazla veri sağlayan hızlı, özelleştirilebilir ve ayrıntılı raporlama araçlarımız vardır; ayrıca bunları güncel tutmak için paydaşlarla kolayca paylaşabilirsiniz.

ProjectManager, ekipleri güçlendiren ve yöneticilere işlerini gerçek zamanlı olarak daha iyi planlamak, yönetmek ve takip etmek için ihtiyaç duydukları araçları sağlayan ödüllü bir proje yönetimi yazılımıdır. Kaynak yönetiminin ötesinde, görevlerinizi ve risklerinizi de yönetecek özellikler vardır. Avis, Nestle ve Siemens'teki ekiplere katılın. ProjectManager'ı bugün ücretsiz olarak kullanmaya başlayın.

İlgili İçerik

Hala kaynak yönetimiyle ilgileniyorsanız, doğru yere geldiniz. ProjectManager sadece üstün bir yazılım değil, aynı zamanda proje yönetimi ile ilgili her şey için çevrimiçi bir merkezdir. Yalnızca ücretsiz şablonlar değil, düzenli blog gönderileri, eksiksiz e-Kitaplar, teknik incelemeler ve daha fazlasını alırsınız. Konumuzla ilgili olarak bu içeriğin bir örneğini burada bulabilirsiniz.

• Kaynak Planlama Kılavuzu
• Kaynak Yönetimi: Süreç, Araçlar ve Teknikler
• Bir Proje İçin Kaynak Kullanımı Nasıl Ölçülür?
• Kaynak Kırılım Yapısı (RBS) Nasıl Yapılır?
• Proje Yönetiminde Kaynak Histogramı Nedir?