Kaynak Optimizasyonu Nedir? Teknikler ve En İyi Uygulamalar

Kaynak optimizasyonu, başarılı bir proje sunmanın anahtarıdır. Kaynaklar, elbette, insan kaynakları ve insan dışı kaynaklar da dahil olmak üzere projeyi yürütmek için kullanılan her şeydir. Kaynak yönetimi teknikleri, bir projeyi zamanında tutar.

Doğru zamanda doğru kaynaklara sahip olmak için proje yöneticilerinin kaynak optimizasyon tekniklerini anlaması gerekir. Projenizi ve proje portföyünüzü yönetirken bazı en iyi uygulamalar da dahil olmak üzere, kaynak optimizasyonunun genel proje yönetimi disiplinine nasıl fayda sağladığına bakalım.

Kaynak Optimizasyonu Nedir?

Kaynak optimizasyonu, proje kaynaklarını proje takvimiyle eşleştirmek için proje yönetiminde kullanılan çok çeşitli yöntemleri kapsayan şemsiye bir terimdir. Kaynakların mümkün olduğunca verimli bir şekilde tahsisi ve yönetimi ile ilgilenir. Bu kaynaklar, malzeme ve ekipmandan işçiliğe kadar her şey olabilir.

Herhangi bir organizasyonun kendi sektöründe başarılı olması ve rekabetçi kalabilmesi için, işletmelerin ve projelerin sorunsuz çalışmasına yardımcı olduğundan kaynak optimizasyonu kritik öneme sahiptir. Mevcut kaynakları bilmek ve bunları verimli bir şekilde planlamak, herhangi bir kuruluşun stratejik hedeflerine belirli bir zaman çerçevesi ve bütçe dahilinde ulaşması için esastır.

Kaynak optimizasyonunun çalışma yollarından bazıları, proje görevlerini son tarihler ve mevcut kaynaklarla uyumlu hale getirerek insan kaynaklarının iş yükünü yönetmektir. Bu, bir kuruluşun bütçe dahilinde kalabilmesinin bir yoludur. Diğer kaynak optimizasyon teknikleri, kaynak seviyelendirme, kaynak yumuşatma ve ters kaynak tahsisini içerir.

Proje yönetimi yazılımı, kaynaklarınızdan en iyi şekilde yararlanmanıza ve kaynakları ihtiyaç duyduğunuzda kullanılabilir olacak şekilde yönetmenize yardımcı olur. ProjectManager, kaynaklarınızı proje programınıza uydurmanıza yardımcı olan kaynak yönetimi özelliklerine sahip, ödüllü bir proje yönetimi yazılımıdır. Ekibinizi işe alırken, görevlendirmeyi basitleştirmek için PTO, tatiller ve küresel tatiller dahil uygunluk durumlarını ayarlayın. Ardından, renk kodlu iş yükü tablosuna geçin ve kimin fazla yüklendiğini kolayca görün. Ekiplerin daha verimli çalışmasını sağlamak için iş yükünü doğrudan bu tablodan dengeleyin. ProjectManager'ı bugün ücretsiz olarak kullanmaya başlayın.

Proje Yönetiminde Kaynak Optimizasyonu Neden Önemlidir?

Proje yönetiminde kaynak optimizasyonu önemlidir çünkü projelerin üretkenliği ve performansı artırmasına yardımcı olur. Bu, proje programlarının karşılanabileceği ve proje bütçelerinin tutulabileceği anlamına gelir. Paydaşlar, kilometre taşlarını karşılama ve fazla harcama yapmama dahil olmak üzere projeden beklentilerini karşıladığınızdan emin olmak için her zaman ilerlemeye bakarlar.

Proje yönetiminde bir diğer konu da ekip moralidir. Ekibiniz mutsuzsa, birlikte iyi çalışamayacak veya mümkün olduğu kadar üretken olmayacak, bu da zaman çizelgenizi ve bütçenizi olumsuz yönde etkileyecektir. Ekipleri mutlu tutmanın bir yolu, onları fazla çalıştırmak değil, kapasitelerine tahsis edilmiş halde tutmaktır. Bu, proje yöneticilerinin ekiplerini tüketmeden en iyi şekilde yararlanmalarını sağlar, bu da yalnızca projeyi değil, çalışanların elde tutulmasını da etkiler.

Bir projeyi planlarken, proje yöneticileri, projeyi başarılı bir şekilde teslim etmek için hangi görevlerin tamamlanması gerektiğini bilmek için kritik yolu arayacaklardır. Kritik yolu bilmek, daha iyi görev önceliklendirmesine yol açar. Kaynak optimizasyonu, proje yöneticilerinin programlarında veya bütçelerinde ayarlamalar yapmak zorunda kalmadan bu kritik görevleri tamamlamak için gereken kaynaklara sahip olmalarını sağlamalarına yardımcı olur.

Kaynak Optimizasyon Teknikleri

Daha yaygın olan üç kaynak optimizasyon tekniğinden daha önce bahsetmiştik: kaynak seviyelendirme, kaynak düzeltme ve ters kaynak tahsisi. Her biri önemlidir ve nasıl çalıştıklarını anlamak için tanımlamaya ve daha fazla ayrıntı sağlamaya değer.

Kaynak Seviyelendirme

Kaynak seviyelendirme, bir projenin sahip olduğu kaynaklarla bitmesine izin vermek için başlangıç ​​tarihi ve bitiş tarihinin ayarlanmasıdır. Bu, bir kaynağın talebi ile kullanılabilirliği arasında bir denge bulmanıza yardımcı olur ve ekibinizin tükenmesini önler. Proje yöneticileri, belirli bir işi yapmaya yetkili bir ekip üyesi gibi uygun kaynaklarla görevleri tahsis etmek için bunu kullanır.

Bu, kaynak kullanımına yardımcı olur ve bir projenin kaynaklarının verimliliğini artırırken açıkları azaltır. Fazla tahsisattan kaçınmaya yardımcı olabilir ve kaliteli çıktılar sunmaya yardımcı olur. Ancak diğer projelerin ertelenmesine, bütçenizin aşılmasına neden olabilir ve fazladan kaynak ayırmanızı gerektirebilir.

Kaynak Düzeltme

Kaynak yumuşatma, zaman kısıtlamalarıyla uğraşırken kullanılır. Zaman kısıtlı çizelgeleme olarak da adlandırılan kaynak yumuşatma, gereksinimleri bütçe dahilinde tutar ve proje için tahsis edilenden daha fazla kaynak kullanmaktan kaçınır. Bunu yapmak için, insan kaynaklarının iş yüküne erişimin olması gerekir. Bu, uygun maliyetli bir şekilde zamanında teslimat yapılmasına yardımcı olur, ancak bazı görevlere öncelik verilmesini ve diğerlerinin ertelenmesini gerektirir.

Tersine Kaynak Tahsisi

Tersine kaynak tahsisi, son veya en kritik görevinizle başlar ve adını aldığı programınızdan geriye doğru çalışır. Sabit bir son tarih olduğunda veya kritik görevlerin belirli bir tarihte gerçekleşmesi gerektiğinde bu kaynak optimizasyon tekniğini kullanmak isteyeceksiniz. Bu, ihtiyaç duyulan kaynaklar için başlangıç ​​tarihlerini belirlemenizi sağlar.

İlgili: Görevleri, Maliyetleri ve Zamanı İzlemek için 15 Excel Elektronik Tablo Şablonu

Etkili Kaynak Optimizasyonunun Faydaları

Kaynakları yönetmek, bunu yapmamaya her zaman tercih edilir, ancak etkili kaynak optimizasyonu ile ilişkili belirli faydalar vardır. Birincisi, kaynak planlamasına yardımcı olur, böylece görevler için doğru beceri setlerine sahip kaynaklara sahip olursunuz. Ayrıca, değişen müşteri talebine hızla yanıt vererek talep tahminine yardımcı olur.

Etkili kaynak optimizasyonu, proje yöneticilerinin insan kaynaklarını daha iyi planlamasına yardımcı olur. Bu süreç basitleştirilmekle kalmaz, aynı zamanda doğru kapsama sahip olmanızı sağlar, bu da moralin bozulmasını ve üretkenliğin düşmesini önler.

Ayrıca, iş yükünü dengeleyerek ve kullanmadığınız kaynakları belirleyip kaldırarak maliyet tasarrufu da sağlanır. Ayrıca, kaynaklarınızı ne kadar iyi tanırsanız, gelecekteki projeler, programlar ve bütçeler için o kadar iyi plan yapabilirsiniz. En önemlisi, projeleriniz genelinde güven, daha iyi anlayış ve bunu yaparken daha fazla başarı sağlayan şeffaflık elde edersiniz.

Ayrıca ekibinizin becerilerine ilişkin görünürlük elde edeceksiniz. ProjectManager gibi yazılım araçları, ekibinizin beceri setlerinin yanı sıra bunların kullanılabilirliği hakkında bir genel bakış sağlar. Bu, proje yöneticilerinin potansiyel ekip üyelerini ön izlemesine ve ilerideki proje çalışmasına uyum sağlayacak beceri setlerine sahip olanları seçmesine olanak tanır.

Kaynak Optimizasyonu En İyi Uygulamaları

Hangi sektörde çalışırsanız çalışın, kuruluşunuzda verimlilik elde etmek için kaynak optimizasyonundan yararlanmak isteyeceksiniz. Başarılı bir kaynak optimizasyonu stratejisi sunmak için göz önünde bulundurulması gereken birkaç noktayı burada bulabilirsiniz.

1. Kaynak Kapasitenizi Ölçün

Kaynakları düzgün bir şekilde planlamak için önce onları tanımlamanız gerekir. Tahsis süreci, tahsis edilecek kaynakların bilinmesi ve ardından hiçbirinin kapasitesinin üzerinde tahsis edilmediğinden emin olunmasıyla başlamalıdır. Bu, projeden önce kaynaklarınızın doğru bir tahminini yapmayı gerektirir. Ardından, gerekirse, proje yöneticisi kaynak planındaki boşlukları doldurmak veya olası eksikliklere veya fazlalıklara hazırlanmak için daha fazla kaynak talep edebilir.

2. Kaynak Kullanımını İzleyin

Kaynak optimizasyonu yalnızca ilk adımdır. Kaynak kullanımını sürdürmek için, kaynaklarınızı tercihen gerçek zamanlı olarak izlemeniz gerekir. Bu, panolar, raporlar ve diğer kaynak yönetimi özellikleri gibi çeşitli proje yönetimi araçlarıyla yapılabilir. Kaynak kullanımını yakalarlar ve proje yöneticilerine gerçek performansları hakkında bir görüş verirler ve daha sonra planladıkları performansla karşılaştırabilirler.

3. Kaynak Yönetimi Yazılımını Kullanın

Kaynak optimizasyonu için bu en iyi uygulamaların çoğu, kaynak yönetimi yazılımının kullanılmasını gerektirir. Kaynaklarınızı yönetirken daha anlayışlı kararlar almanıza yardımcı olmak için gerçek zamanlı veriler sağlayabilen çevrimiçi bir tane isteyeceksiniz. Ayrıca size iş yükünü, varyansı ve daha fazlasını gösteren raporlama özelliklerine ve ihtiyaç duyduğunuzda ilerleme ve performansa ilişkin üst düzey bir görünüm sağlayan bir gösterge panosuna sahip olmalıdır.

ProjectManager, Kaynak Optimizasyonuna Nasıl Yardımcı Olur?

ProjectManager, proje yöneticilerine gerçek zamanlı veriler sağlayan ve departmanlar veya zaman dilimleri arasında ekipleri birbirine bağlayan, ödüllü bir proje yönetimi yazılımıdır. Yazılımımız, ekipleri işe almanıza ve iş yüklerini gerçek zamanlı olarak izlemenize yardımcı olan kaynak yönetimi özelliklerine sahiptir. Ayrıca, projenin üst düzey bir görünümüne ihtiyaç duyduğunuzda, bu ölçümleri okunması kolay grafikler ve tablolarda gösteren gerçek zamanlı panolarda iş yükünü, maliyeti, zamanı ve daha fazlasını izleyebilirsiniz. Hafif araçlarda olduğu gibi zaman alan bir yapılandırma yoktur. Tak ve çalıştır.

Zaman Çizelgeleri ile İşçilik Maliyetlerini Ölçün

Ekibinizin zaman çizelgelerini yönetmek, işçilik maliyetlerini izlemenize yardımcı olabilir. Ekipler, internet bağlantısı veya mobil uygulamamız ile her yerde saat kaydı yapabilir. Bu saatler yazılım boyunca güncellendikçe, zaman çizelgeleri de otomatik olarak güncellenir. Farklı projelerden görevler ekleyebilir, aynı görevleri yapıyorsanız önceki haftadan zaman çizelgesini kopyalayabilir ve hatta gerektiğinde zaman çizelgelerini otomatik doldurabilirsiniz. Zaman çizelgelerimiz güvenlidir ve onay için bir yöneticiye gönderildikten sonra kilitlenir ve değiştirilemez. Projenin yolunda olup olmadığını bilmek için ekip üyesinin görevlerinin yüzde kaçının tamamlandığını görmek için bir zaman çizelgesi raporu oluşturabilirsiniz.

Kaynakları Birden Fazla Planlama Görünümüyle Planlayın

Tabii ki, işçilik maliyetlerinizi izleyebilmeniz için önce onları planlamanız gerekir. Yazılımımız birden çok proje görünümüne sahiptir; bu, gecikmeleri önlemek ve hatta kritik yolu filtrelemek için projenizi dört görev bağımlılığını birbirine bağlayan güçlü Gantt şemalarında planlayabileceğiniz anlamına gelir. Görevlerinizi, maliyetlerinizi ve kaynaklarınızı planladıktan sonra, proje varyansını gerçek zamanlı olarak izlemek için bir temel belirleyin. Gantt planı, birden çok proje görünümünde kolayca paylaşılabilir ve kullanılabilir. Ekipler, işlerini daha uygun araçlara sahip olmak için çalışmalarını kanban panolarında, görev listelerinde, takvimlerde veya bir sayfa görünümünde yürütme seçeneğine sahiptir.

Yazılımımız, ister insan kaynakları ister insan dışı kaynaklar olsun, kaynaklarınızı gerçek zamanlı olarak planlamanıza, yönetmenize ve izlemenize olanak tanır. Ancak bu, aracımızın yapabileceklerinin yalnızca bir yönüdür. Üretken kalmanıza ve sizi programın dışına çıkarabilecek maliyetli gecikmelerden kaçınmanıza yardımcı olan görev yönetimi ve risk yönetimi özelliklerine sahibiz.

ProjectManager, projelerinizi gerçek zamanlı olarak planlamanıza, yönetmenize ve izlemenize yardımcı olan çevrimiçi proje yönetimi yazılımıdır. İşbirliğine dayalı platformumuz, dosyaları, yorumları ve daha fazlasını her yerde ve her zaman paylaşmanıza olanak tanır. Projelerini başarıyla yönetmek için aracımızı kullanan Avis, Siemens ve Nestle'deki ekiplere katılın. ProjectManager'ı bugün ücretsiz olarak kullanmaya başlayın.