Bir Proje için Sorumluluk Atama Matrisi Nasıl Yapılır (Şablon Dahil)

Projeyi teslim etmek için kullanacağınız en önemli kaynak insanlardır. Programa uymaları ve proje bütçesini sürdürmeleri gerekir. Görevleri yerine getirirken ve proje hedeflerini yerine getirirken rollerinin ve sorumluluklarının ne olduğunu tanımlamak, projeyi kontrol etmenin önemli bir parçasıdır.

Bir projeye dahil olan tüm insanları, ne yaptıklarını bilmeleri ve diğerlerinin kendilerine verileni yapmalarını engellememeleri için nasıl koordine edebilirsiniz? Bir sorumluluk atama matrisi kullanmak yardımcı olabilir. Bir atama matrisi, projenize işleri halleden bir ekip verir.

Proje Yönetiminde Sorumluluk Atama Matrisi Nedir?

Sorumluluk atama matrisi (RAM), çeşitli insanları ve organizasyonları belirlemek ve tanımlamak ve görevler üzerinde çalışırken veya projenin bir bölümünü teslim ederken rollerinin her birini ana hatlarıyla belirtmek için kullanılan bir proje yönetimi şemasıdır.

Proje yöneticileri, çapraz fonksiyonel ekiplerin projenin sınırları ve sayısız süreci içinde ne yaptığını netleştirmek için bir atama matrisi kullanır. Bazen bir teklif talebine (RFP) yanıt verilirken bir sorumluluk atama matrisi gerekir.

Sorumluluk atama matrisi, sorumlu, hesap verebilir, danışılan ve bilgilendirilen anlamına gelen RACI matrisi olarak da adlandırılabilir.

• Sorumlu: Görevi yürütmekten kimin sorumlu olduğunu ve daha sonra kendilerine atandığını not eder.
• Sorumlu: Karar verme yetkisinin kimde olduğunu ve bu yetkinin proje ekibine nasıl devredildiğini not eder.
• Danışılan: Ekip üyelerinden paydaşlara kadar göreve ilişkin içgörü sunabilen notlar.
• Bilgilendirilmiş: İlerleme ve performans açısından neyin güncellendiğini ve ayrıca bu bilgilerin ne zaman ve nasıl yayıldığını not eder.

Bu, faaliyetler ve proje ekibi üyeleri arasında bir bağlantı haritası oluşturur. Projenin boyutuna bağlı olarak, çeşitli proje seviyeleri için kullanılan birkaç atama matrisi olabilir.

Neden Sorumluluk Atama Matrisi Oluşturun?

Atama matrisi, ekipteki herkesin nelerden sorumlu olduğunu tanımlar; bu, yalnızca görevlerinin ne olduğu değil, aynı zamanda projeye nasıl katıldıkları anlamına da gelir. Bazıları tanımlanmış görevlere sahip olacak, diğerleri iş konusunda yardım sunacak, bazıları ise karar verici olarak atanmış olacak. Bu grupların hepsinin, projeyi başarılı bir sona doğru yönlendirmeye yardımcı olacak bir kimliği ve işlevi vardır.

Açık iletişim, daha verimli projelere yol açar. Bir atama matrisi, ekip üyeleri arasında daha iyi iletişimi kolaylaştırır ve herkesin güncel ve her zaman aynı sayfada olduğundan emin olmak için bir sistem oluşturarak şeffaflık sağlar. Belirsiz iletişim, insanların ne yapmaları gerektiğini anlamaya çalıştıkları çok sayıda anlamsız toplantı ve kafa karıştırıcı etkileşimlerle bir projeyi çıkmaza sokabilir. Sorumluluk atama matrisinin kullanılması yardımcı olur, ancak ekipleri gerçek zamanlı olarak birbirine bağlayan proje yönetimi yazılımına sahip olmak idealdir.

ProjectManager, ekiplerin doğrudan görevlere dosya eklemesine izin vererek proje bilgilerini yönetir ve sınırsız dosya depolamamız, önemli proje belgelerini her yerde, her zaman parmaklarınızın ucunda tutar. Görevler hakkında yorum yapmak zaman kazandırabilir ve proje ekibindeki diğer kişileri etiketlemek, fazlalıkların veya gereksiz toplantıların tuzaklarından kaçınan bir iletişim süreci oluşturur.

Sorumluluk Atama Matrisi Ne Zaman Oluşturulmalıdır?

Proje başlangıcında sorumluluk atama matrisi oluşturulacaktır. Görevleri yürütmeye başlamadan önce proje ekibindeki herkesin katılım açısından nerede durduklarını bilmesini istersiniz.

Kullanımı önleyici bir önlem olduğu kadar, kuralcı olarak da kullanılabilir. Projeye derinden bağlıysanız ve işler planlandığı gibi ilerlemiyorsa, iletişim kilitlenmesi olabilir. Ekip üyeleri döngüde değilse veya ne yapmaları gerektiğini yanlış yorumluyorsa, bir sorumluluk atama matrisi kullanmak iletişim kanalındaki bu düğümleri çözebilir.

Liderliğin projenin nasıl ilerletileceğine ilişkin önerileri geçersiz kılmasıyla ilgili bir sorun varsa ve bu bir sorun olarak görülüyorsa, proje ekibinin rollerinin ve sorumluluklarının düzeltilmesi gerekebilir. Sorumluluk atama matrisi, kimin karar verme yetkisine sahip olduğunu tanımlar ve bu yetkiyi kullanmak veya tekrar ziyaret etmek, bu pozisyonda doğru kişilerin olup olmadığını belirleyebilir.

Aslında, tanımlardan herhangi birinin projenin herhangi bir aşamasında yeniden incelenmesi gerekebilir. Belki görevler programın gerisinde kalıyor. Bunun nedeni, ekip üyelerinin sahip oldukları görevlerin farkında olmaması olabilir. Herhangi bir gecikme olduğunda, sürecin planlama aşamasında olması gerektiği gibi geçmiş olsanız bile, atama matrisine geri dönmek iyi bir ilk adımdır.

Sorumluluk Atama Matrisi Nasıl Oluşturulur

Bir sorumluluk atama matrisinin fiili olarak oluşturulması, herkesin rollerinin ve sorumluluklarının ne olduğu konusunda fikir sahibi olması kadar zor değildir.

Bu nedenle, sürece çok fazla zaman ve enerji harcamadan ekibinizi sürece dahil etmek, onların katkılarını almak ve nihayetinde sahiplenmek istersiniz. Herkesin hemfikir olduğundan emin olmak için bu adımları izleyin ve başarılı bir sorumluluk atamanız olacak.

1. Ekip üyelerinden paydaşlara ve aradaki herkese projeye dahil olan tüm katılımcıları belirleyin.
2. Projeyle ilişkili tüm çıktıları listeleyin. Hiçbirini kaçırmadığınızdan emin olmak için bir iş kırılım yapısı kullanın.
3. Teslimatları oluşturmak için görevlerin nasıl yürütüleceği konusunda ekip üyeleriyle görüşün. Her görev, ekibin sorumluluğu ve yetkisi açısından tartışılmalıdır.
4. Sol sütunda proje görevlerinin listelendiği bir tablo kullanarak sorumluluk atama matrisinin taslağını oluşturun. En üste projedeki herkesin adını ekleyin.
5. Görevlerin proje ekibi üyesiyle buluştuğu yerde, sorumlu, hesap verebilir, danışılan veya bilgilendirilmiş olup olmadıklarını atayın.
6. Tamamlandığında, sorumluluk atama matrisini proje ekibi ve paydaşlarla paylaşın ve gerekirse herkesin projedeki rolünü anladığından emin olmak için bir toplantı yapın. Paylaşılan bir alanda çalışıyorsanız, bir kopyasını yazdırın ve gönderin.

Ücretsiz Sorumluluk Atama Matrisi Şablonu

Bir RACI şablonu kullanmak, ekibinizi ve projenizi başarıya hazırlayan bir kısayoldur. ProjectManager, işleri kolaylaştırmak ve üretkenliği artırmak için görevleri, ekipleri ve projeleri organize eden ödüllü bir yazılımdan daha fazlasıdır, aynı zamanda proje yönetimiyle ilgili her şey için çevrimiçi bir merkezdir.

Yüzlerce blog yazısı, rehber kitap ve eğitim videosu arasında projenizin yaşam döngüsünün her aşamasında size yardımcı olabilecek düzinelerce ücretsiz şablon bulunmaktadır. Ücretsiz RACI şablonumuzu kullanmak, tüm proje ekiplerine daha iyi rehberlik etmenize yardımcı olacak, projeyle ilgili olarak nerede durduklarını ve sorumluluk ve sorumluluk düzeylerinin ne olduğunu bilmelerini sağlayacaktır.

Gecikmeleri önlemek ve projenin planlandığı gibi ilerlemesini engelleyen iletişimsel düğümleri çözmek için projenin başlangıcında kullanın. Projenizi yolunda tutmak için ücretsiz RACI şablonumuzu indirin ve uygulanabilir bir sorumluluk atama matrisi oluşturmaya başlayın.

En İyi Uygulamalar

Ücretsiz RACI şablonumuzu kullanmak iyi bir başlangıçtır, ancak doğru şekilde doldurduğunuzdan emin olmalısınız. Bir sorumluluk atama matrisi, yalnızca onu oluşturmak için harcanan çaba kadar iyidir. Atama matrisinizi oluşturma sürecindeyken uygulayabileceğiniz en iyi uygulamalardan bazılarını burada bulabilirsiniz.

• Ekibi dahil edin: İşi yürütecek olan onlar. Projenin başında netleştirilmeyen şeylerle ilgili maliyetli hatalardan veya zaman alıcı sorulardan kaçınmak için onların katkılarını ve katılımlarını istiyorsunuz.
• Her bir görevi tanımlayın: Son teslimatınıza ulaşmak için gereken tüm görevleri tanımlayın. Bu kapsamlı listeye sahip olduğunuzda, ekipte sorumlu olan yalnızca bir kişi olduğundan emin olun.
• RACI'nizi düzenli olarak güncelleyin: Her yeni sürümün en güncel sürüm olarak açıkça işaretlendiğinden ve ekipteki herkese dağıtıldığından emin olun. Sorumluluk atama matrisini tekrar gözden geçirmek isteyeceğiniz veya personeldeki değişikliklerin bir düzenleme gerektireceği zamanlar olacaktır.
• Sorumluluğu uygun şekilde paylaşın: Bir kişinin proje için sorumlulukların çoğunu üstlenmesi gerekmemelidir ve yetkiyi sadece üst yönetim ekibi arasında değil, proje ekibi boyunca da vermek istersiniz.
• Görevleri optimize edin: Yöneticiler, bir göreve çok fazla ekip üyesinin atanıp atanmadığını görmek için RACI matrisini kullanabilir. Belki bu işçiler daha fazla üretkenlik için dağıtılabilir. Danışman olarak listelenen çok fazla kişi olabilir ve bu da süreci yavaşlatır. Atama matrisi sonsuz derecede faydalıdır.

ProjectManager, Projeleri Daha İyi Yönetmenize Nasıl Yardımcı Olur?

ProjectManager, projeyi planlamayı, izlemeyi ve raporlamayı kolaylaştırmak için herkesi gerçek zamanlı olarak birbirine bağlayan bulut tabanlı bir araçtır. Raporlama sürecini tanımlamanın yanı sıra proje ekibindeki herkese nerede yetkileri olduğu ve ne zaman başkalarına danışacakları konusunda bilgi ve iş vermek için çalışır.

Sorumlu kişilere, örneğin projeyi yürüten takıma bakalım. Yazılıma davet edildikten sonra proje planını paylaşabilir, onlara görevler atayabilir, ayrıntılı yön ekleyebilir, bir son tarih ve öncelik etiketi ekleyebilir ve daha fazlasını yapabilirsiniz. Ekipler daha sonra görevlere dosya ve görüntüler ekleyerek ve birlikte daha iyi çalışmak için gerçek zamanlı olarak yorum yaparak işbirliği yapabilir.

Projeden haberdar olması gerekenler, projeye davet edilerek ve plan ve programları onlarla paylaşarak bunu yapabilirler. Paydaşlar, tek tıklamayla proje varyansı, maliyet, süre ve daha fazlası hakkında raporlar oluşturabilen raporlama özellikleriyle güncel kalabilir. Ardından bunları PDF olarak paylaşın. Raporlar, paydaşların ilgilendiği verilerde sıfırlanacak şekilde hızlı bir şekilde filtrelenebilir.

Sorumluluk atama matrisi, işler planlandığı gibi ilerlemediğinde kaynaklarınızı yeniden tahsis etmenize yardımcı olabilir. Daha fazla bilgi edinmek için yazılımımızı kullanın. Kaynak yönetimi özellikleri, kimin çok fazla görevi olduğunu ve kimin daha fazla iş üstlenebileceğini görmek için renk kodlu bir iş yükü çizelgesi içerir. Ardından, ekibinizin daha üretken çalışmasına yardımcı olmak için iş yükü sayfasından bu kaynakları yeniden tahsis edebilirsiniz.

ProjectManager sizi organize eder, ekibinizin görevlerine ve paydaşlara döngü içinde odaklanmasını sağlar. İşi planlamak için çevrimiçi bir Gantt şeması ve üretime şeffaflık sağlayan görsel bir iş akışı özelliği olan kanban panoları ile projenizin yaşam döngüsünün her yönü boyunca verimlilik elde edin. Tüm bunlar ve herkesi birbirine bağlı tutmak için ortak bir platformda. ProjectManager'ı bugün ücretsiz deneyin.