RFP: Teklif Talebi için Hızlı Kılavuz (Şablonlar Dahildir)

Bir proje onaylandıktan sonra, yürütmenin işi yöneten organizasyonun yetki alanı dışında kalan mal ve hizmetleri gerektirmesi muhtemeldir. Üçüncü taraf satıcılardan ve yüklenicilerden teklif isteme süreci, teklif talebi veya daha yaygın olarak RFP adı verilen bir belge aracılığıyla yapılır.

Bu kanal aracılığıyla proje yöneticileri ilgili tarafları toplar ve proje için kiminle sözleşme yapılacağına karar verir. Bu sürece aşina olmanın en iyi yolu, eksiksiz bir RFP üretmek için boşlukları doldurmanıza izin veren bir RFP şablonu kullanmaktır. Aşağıda kullanabileceğiniz bazı RFP şablonları sunacağız, ancak önce neden bahsettiğimizi daha iyi anlayalım.

RFP nedir?

Teklif talebi (RFP), bir şirketin projesine, talep eden kuruluşun dahili olarak sağlayabileceğinin dışında kalan gerekli ürün ve hizmetleri sağlayabilecek satıcılar ve yükleniciler aramak için kullanılır. O halde RFP, o işe kaynak sağlayan ve satıcıların ve yüklenicilerin iş için teklif vermelerine izin veren bir belgedir.

RFP, teklif veren şirketlere neyin gerekli olduğuna ve bu hedeflere nasıl ulaşabileceklerine dair net bir açıklama vermek için projeye genel bir bakış sağlar. Teklif sahiplerine rehberlik etmek için süreci ve sözleşme şartlarını açıklayacaktır. Çoğu kuruluş, RFP'leri kullanarak iş yapar ve hükümetler işlerini neredeyse her zaman bu şekilde yürütür.

Birden fazla RFP'yi gönderdikten sonra, hem sundukları beceriler hem de bütçenizin taleplerini nasıl karşıladıkları açısından ihtiyaçlarınıza en uygun mal ve hizmetleri sunabilecek ilgili taraflar arasından seçim yapabilirsiniz.

RFP'ler, yalnızca projenizin kriterlerini karşılayan satıcılar ve yükleniciler için alışverişi basitleştirmenin bir yolu değildir; ayrıca işin kapsamını ve mal ve hizmetler için ödemenin ne olacağını detaylandırırlar. Bunun RFP'de açıkça belirtilmesi, tazminat, teslimat tarihleri ​​ve daha fazlası hakkında herhangi bir yanlış iletişimin önlenmesine yardımcı olur.

RFP, RFI ve RFQ Arasındaki Fark Nedir?

O kadar çok farklı türde istek formu vardır ki, aralarında ayrım yapmak biraz kafa karıştırıcı olabilir. Örneğin, bir işletme bir teklif verenden ne istediğini bildiğinde, ancak daha fazla ayrıntı gerektirdiğinde kullanılan bir bilgi talebi (RFI) vardır. Bu nedenle, RFI'ler daha az uzun belgelerdir çünkü daha çok bir satıcı veya yüklenici tarafından sağlanan bilgileri netleştirmekle ilgilenirler.

Bir RFP ile sıklıkla karıştırılan başka bir iş belgesi, teklif talebidir (RFQ). Bu belgeler yine daha az ayrıntılıdır ve bunun yerine yalnızca satıcının veya yüklenicinin malları veya hizmetleri için ne kadar istediğine odaklanır. RFQ ayrıca satıcının veya yüklenicinin gereksinimlerinizi nasıl karşılayacağına dair bilgi isteyebilir.

Kısacası, RFI'ler ve RFQ'lar, bir iş sorununu veya proje ihtiyacını çözmek için daha üst düzey bir teklif çağrısı olan bir RFP'nin gerçekten alt kümeleridir. İçerik, zaman çizelgesi vb. dahil olmak üzere katı satın alma kuralları ile genellikle çok daha ayrıntılı ve resmidir. Her üç belge de genellikle birlikte, bazı kombinasyonlarda ve hatta zaman zaman bağımsız olarak kullanılır.

Proje Yönetiminde RFP

RFP'ler, proje yöneticilerinin organize olmasına ve önemli iş kararları vermelerine yardımcı oldukları için proje yönetimi alanında özellikle önemlidir. Her RFP, fiyatlandırma, süreçteki adımlar, sözleşme koşulları ve daha fazlasıyla ilgili ayrıntılarla birlikte farklı satıcı seçeneklerini özetler.

Bu RFP'ler aracılığıyla, proje yöneticileri, kuruluşları adına ileriye dönük en iyi yolu belirlemek için bilgileri gözden geçirebilirler. Proje için ideal satıcıyı seçmek, projeye ve hedeflerine en uygun RFP'yi seçmek proje yöneticisine kalmıştır.

RFP proje yöneticileri sadece eleştirel düşünenler ve takım liderleri değil, aynı zamanda organizasyonlarının savunucusu olarak hareket etmek için detay odaklı, sabırlı ve stratejiktirler.

RFP Süreci: RFP Nasıl Oluşturulur

Şirketten şirkete, sektörden sektöre ve kar amacı güden ve gütmeyen kuruluşlara göre değişebileceğinden, RFP oluşturmak için belirlenmiş kurallar yoktur. Ancak, ortak bir hedefi paylaşırlar ve genellikle RFP süreci bu ilgili noktalara ulaşır.

1. Proje Sınırları Oluşturun

Kalemi kağıda dökmeden önce, onaylayacakları en yüksek bütçenin ne olduğu, teslim tarihlerinin esnekliği, sahip olunması gereken gereksinimler gibi proje kısıtlamaları hakkında kuruluşunuzdaki üst düzey yöneticilerle konuşun. saire.

2. Paydaşları Belirleyin

RFP, proje ve organizasyon hakkında derin bilgi gerektiren karmaşık bir konudur. Kilit paydaşları belirleyin ve süreci denetlemek için atadığınız kişiyle toplantıya açık bir temsilci grup seçin, böylece onları bir ses tahtası olarak kullanabilirler.

3. Paydaşlarla Görüşme

Paydaşları belirledikten sonra ve herhangi bir soru için kimin çağrılabileceğini belirleme sürecindeyken, proje ihtiyaçlarını tanımlamalarını da sağlayın. Cevapları sadece RFP sürecini değil, tüm projeyi bilgilendirecektir.

4. RFP'yi yazın

Bir RFP'nin yazılmasına, aşağıda bağlantılarını sağlayacağımız bir RFP şablonu kullanılarak yardımcı olunabilir. Genel olarak aşağıdaki gibi yapılandırılmışlardır.

• organizasyonel arka plan
• Kısa proje açıklaması
• Proje gereksinimleri ve hedefleri
• Proje bütçesi
• Kilometre taşları ve son tarihler
• Daha fazla bilgi ve/veya sorular
• İletişim bilgileri ve teslim için son tarih

5. Puanlama Kriterleri Oluşturun

RFP'yi göndermeden önce bir kez daha gözden geçirin, ancak bu sefer yanıt veren satıcılardan ve yüklenicilerden aldığınız yanıtların önemini sıralayın. Bu, daha küçük bir nitelikli aday grubunu seçmek için iyi bir yöntemdir.

6. RFP'yi Gönderin

Doğal olarak, bu sürecin tüm amacı, onu olası satıcı ve yüklenicilerin eline geçirmektir. Bu nedenle, RFP'nizi doğru kişilere ulaştırmak için yayınlamak için en iyi yeri bulmanız gerekir. Bu aşamada size rehberlik edecek danışmanları işe almanıza yardımcı olur.

7. Yanıtları İnceleyin

Son teslim tarihinden sonra, tüm yanıtları toplayın ve önerilen çözümler hakkında bir fikir edinmek için hızlı bir okuma yapın. Ardından daha önce geliştirdiğiniz puanlama sistemini uygulayabilirsiniz.

8. Araştırma

Aşina olmadığınız bir çözüm sunan bazı yanıtlar alabilirsiniz. Araştırma yapmak ve radarınızda olmasalar bile bunların uygulanabilir olup olmadığını görmek önemlidir. Araştırmanın bir diğer kısmı, kimin işe alınabileceğinin daha iyi bir resmini elde etmek için yanıt veren satıcılar ve müteahhitler üzerinde arka plan çalışması yapmayı içeriyor.

9. Bir Satıcı veya Yüklenici Seçin

Kriterlerinize uyan satıcı veya yükleniciyi seçin; daha sonra önceki projelerde çalışan kayıtlarını izlemek için bir arka plan kontrolü yapın. Bu, bir teklif olduğu için bir müzakere başlatacaktır. Olduğu gibi kabul edilebilir veya biraz ileri geri gerektirebilir. Herkes aynı sayfada olduğunda, bir sözleşme imzalayın.

RFP Örnekleri

RFP'ler konusunda genel olduk, ancak aslında belirli bir endüstriye veya proje geliştirme aşamasına hitap eden birkaç farklı tür var. İşte bazı RFP örnekleri, ancak başkaları da var ve RFP'lerin tarzı organizasyona ve sektöre bağlı olarak değişebilir.

• Pazarlama RFP: Bir pazarlama ajansı, ister bir vaka çalışması ister bir kampanya olsun, pazarlama materyallerini oluştururken, genellikle bunlardan biri aracılığıyla yetenekleri işe alır.
• Markalama RFP'si: Bir kuruluş için bir marka oluşturmak yönergeler gerektirir ve kuruluşun bu tür RFP'de ana hatlarıyla belirtilen belirli beklentileri olacaktır.
• Tasarım RFP: Bu RFP, grafik sanatçılarının baskı, web, mobil veya diğer reklamları geliştirmesini hedefler.
• Web Sitesi RFP'si: Bir web sitesi oluştururken, bu tür bir RFP'ye yanıt verecek web geliştiricileri ve web tasarımı ile ilgili diğer özel yetenekleri işe almanız gerekir.
• Devlet RFP'si: Bir devlet kurumu için yapılan herhangi bir iş, o ofisle ilgili özel gereksinimleri özetleyen bir RFP gerektirir.
• Kâr Amacı Gütmeyen RFP: Kâr amacı gütmeyen bir kuruluşla çalışırken, burada ayrıntılı olarak açıklanacak olan, kâr amacı gütmeyen bir işletmeden farklı kriterler vardır.
• Finans RFP: Finans alanındaki RFP'ler genellikle yatırımcıların doğru finansal ortağı seçmelerine yardımcı olmak için finansal hizmet firmalarına gönderdiği resmi anketlerdir.
• İnşaat RFP: Kuruluşlar ek ayrıntılar elde edebilir ve RFP'ler aracılığıyla hedeflerine nasıl ulaşacaklarını daha iyi anlayabilir ve sonuçta en iyi satıcıyı seçmelerine yardımcı olabilir.
• Tedarik RFP'leri: RFP'ler genellikle tedarik sürecindeki ilk adımlardan biridir ve işletmelerin kendi ölçüt listelerini karşılayan satıcıyı seçmelerine yardımcı olur. Tedarikteki RFP'ler genellikle bir bilgi talebini (RFI) takip eder.
• Emlak RFP'si: Gayrimenkulde, acenteler, her bir anlaşma için önemli noktaları ve ekonomik şartları ana hatlarıyla belirtmek üzere kiracıları adına RFP'leri bir araya getirir.

RFP Şablonları

RFP şablonları tüm şekil ve boyutlarda gelir. En basitleri belki sadece birkaç sayfadır, ancak onlarca sayfaya kadar genişleyebilirler. Bazılarının kapak sayfaları ve gösterişli sunumları varken, diğerleri barebone, sadece gerçekler belgeleridir.

Sizin için doğru olan, projeye ve kuruluşunuza veya belki de sadece kişisel bir tercihe bağlıdır. Aşağıda, indirilecek RFP şablonları sunan birkaç site bulunmaktadır. Onları ziyaret edin ve sizin için çalışan bir tane olup olmadığını görün.

• merkez noktası
• ŞablonLAB
• Teknosoup
• CRM Simgesi
• Microsoft

RFP Bir Projedir: Süreci Yönetmek için Yazılımı Kullanmayı Deneyin

Bir RFP, size rehberlik edecek bir RFP şablonuna sahip olsa bile, hızlı bir şekilde bir araya getirilebilecek bir şey değildir. Önümüzdeki projenin araştırmasını ve kapsamlı bir dökümünü içerir. Aslında proje içinde projedir. O halde, ProjectManager gibi proje yönetimi yazılımının, RFP'nizi oluştururken size yardımcı olabileceği mantıklıdır.

Tüm görevlerinizi bir zaman çizelgesinde planlayan etkileşimli Gantt grafiğimizle RFP'nizi planlayın. Çalışmanızı proje tanımının, hedeflerin, hedeflerin ve bütçenin teslimi gibi daha yönetilebilir bölümlere ayırmak için zaman çizelgesinde kilometre taşları belirleyin.

Kanban panolarımız, iş akışınızı gösteren ve kaynakları kapasiteyle eşleştirerek darboğazlardan kaçınmanıza yardımcı olan görsel bir araçtır. RFP sürecindeki tüm adımları atın ve her birini, onu tanımlayacak alanı olan, öncelik için etiketleyen ve daha fazlasını içeren bir kanban kartı yapın.

Atandıktan sonra, sürecin neresinde olduğunu gösteren sütundan sütuna geçişini izleyin. Ekip üyeleri, soruları varsa görev düzeyinde yorum yapabilir ve gerektiğinde onları sohbete dahil etmek için diğer proje üyelerini etiketleyebilir. İşbirliği, herkesin daha üretken çalışmasına yardımcı olur.

Bu RFP'yi başarılı kılmaya hazır mısınız? Riske atmayın, daha verimli çalışmanıza yardımcı olan bulut tabanlı bir yazılım olan ProjectManager'ı kullanın. Çalışmanızı daha iyi planlamak, izlemek ve raporlamak için ihtiyaç duyduğunuz özellikleri edinin. Bu 30 günlük deneme sürümüyle aracı ücretsiz deneyin.