Projeler için Risk Döküm Yapısı: Tam Bir RBS Rehberi

Projelerde belirsizlik bir kesinliktir. Riskler ortaya çıkacak ve projenizin başarılı bir şekilde teslim edilmesini tehdit edecektir. Bir risk döküm yapısı (RBS) kullanmak, beklenmedik durumlara nasıl hazırlandığınızdır.

Bir risk döküm yapısı, riskleri belirlemek ve önceliklendirmek için harikadır, böylece hangisinin daha fazla veya daha az etkili olacağını bilirsiniz. Bu, projelerinizdeki riski planlama, yönetme ve azaltmanın ilk adımıdır.

Proje Yönetiminde Risk Döküm Yapısı Nedir?

Risk kırılım yapısı, planlamadığınız veya beklemediğiniz olaylar olan riskleri yönetmek için bir araçtır. Risk genellikle projenin bütçesi, zaman çizelgesi veya kalitesi üzerinde olumsuz bir etki olarak düşünülür. Ancak, bir projeye fayda sağlayabilecek olumlu riskler de vardır.

Her iki durumda da, proje yöneticileri iyi ya da kötü riske hazırlanmak zorundadır - bu, proje hedeflerine müdahale edebilir. Bir risk dökümü yapısı, riskleri hiyerarşik bir grafikte parçalayarak, daha yüksek seviyeden başlayarak ve daha ince seviyedeki risklere doğru ilerler.

Bazen proje yöneticileri, işin uygulanabilir olup olmadığını görmek için proje başlatma sırasında bir risk döküm yapısı oluşturur. Daha sık olarak, ekip üyelerinize roller ve sorumluluklar atadığınızda bunu planlama aşamasında ele alırsınız.

Bir Projedeki Dört Risk Kategorisi

Dört risk kategorisi vardır. Daha ayrıntılı olarak ayrılabilirler , ancak çoğu risk dökümü yapısı, riski şu dört kategoriye ayırır:

• Dış: Çevresel, düzenleyici, tedarikçiler, rakipler vb. gibi kontrolünüz dışındaki riskler.
• Dahili: Kaynak eksikliği, finansman gecikmeleri veya önceliklendirmedeki hatalar dahil olmak üzere kuruluşunuzda meydana gelen riskler.
• Teknik: Kapsam, gereksinimler ve diğer teknik konular bu kategoriye girer.
• Yönetim: Planlama, iletişim, kontrol vb. ile ilgili riskler.

Örneğin, üst düzey risk konusunda teknik, yönetim, dış veya zamanlama riskleri gibi geniş bir konu ile başlayabilirsiniz. Bir sonraki seviye, bu kategorileri tasarım, finansman veya kaynak riskleri olarak daha fazla tanımlayabilir. Riskinizi giderek daha hassas hale getirmeye, ayrıntılı bir düzeye ulaşmaya veya proje için doğru olduğunu düşündüğünüz kadar riske girmeye devam edebilirsiniz. Elbette asla duramazsınız, ama bu ters tepebilir.

Proje Yönetiminde Neden Risk Döküm Yapısı Kullanılır?

Risk kırılım yapısı, riski anlamanıza yardımcı olur. Projenizdeki riski tanımlamayı ve değerlendirmeyi kolaylaştırır. Hangi projelerin özel dikkat gerektirdiğini görebilir ve yinelenen riskleri ve risk konsantrasyonunu belirleyebilirsiniz. Aracı, projenin toplam risk maruziyetini bilmek ve risk yönetimi sürecini özetlerken potansiyel kayıpları özetlemek için bile kullanabilirsiniz.

Riski doğru yönetmek için proje yönetim yazılımı kullanmanız gerekir. ProjectManager, çalışmanızı gerçek zamanlı olarak izleyen bulut tabanlı bir yazılımdır, böylece bir sorunu hasar oluştuktan sonra değil, ortaya çıktığında yakalayabilirsiniz.

ProjectManager'ın canlı gösterge panosu kurulur ve kullanıma hazırdır, daha sonra okunması kolay çizelgeler ve grafiklerde görüntülenen proje verilerini otomatik olarak toplar ve hesaplar. Metrikleri zaman, maliyet, sapma ve daha fazlasıyla takip edin ve anormallikleri hızlı bir şekilde yakalayın, böylece etkilerini azaltabilirsiniz. ProjectManager'ı ücretsiz kullanmaya başlayın.

Bir Proje için Risk Dökümü Yapısı Nasıl Yapılır?

Bir risk dökümü yapısı, en üstte geniş bir risk tanımı olan ve siz ızgarada ilerlerken daha spesifik tanımları olan basit bir ızgaradır. Ayrıca, soldan sağa hareket ettikçe riskin daha fazla tanımlandığı bir elektronik tablo olarak da kurulabilir.

Bir risk kırılım yapısı oluştururken aşağıdaki üç adımı takip etmek istersiniz.

1. RBS için Risk Kategorilerini Tanımlayın

İlk adım, en önemli risk kategorilerini belirlemektir. Belirtildiği gibi, risk kırılım yapısı için temel kategoriler dış, iç, teknik ve yönetimdir. Çalıştığınız sektöre bağlı olarak bu kategoriler biraz daha ince ayarlı olabilir.

Örneğin, yazılım geliştirmenin ürün mühendisliği, geliştirme ortamı ve program kısıtlamaları olabilir. Genel olarak, bu üst düzey risk tanımlama kategorileri şunları içerir:

• Takvim
• Parasal
• Teknik
• Yönetmek
• Müşteri
• sözleşmeli
• Hava
• siyasi
• çevre

Riski bulmak için risk tanımlama yöntemi, ekibinizle beyin fırtınası yapmak, çalıştaylar ve geçmiş verileri gözden geçirmek için görüşmeler yapmak, güçlü yönler, zayıf yönler, fırsatlar ve tehditler (SWOT) analizi yapmak ve daha fazlası olabilir. Paydaş yönetiminizi riskle ilgili olarak belirlemenize yardımcı olması için bir RACI çizelgesi (sorumlu, hesap verebilir, danışılan ve bilgilendirilmiş) yapmak da iyidir.

2. RBS'de Kırılıma Özgü Riskler

Ardından, birinci düzey kategorileri ikinci düzey kategorilere ayırmak istiyorsunuz: Bu, geniş kapsamlı başlamak ve konuyu daha küçük ve daha küçük parçalara ayırmak anlamına gelir.

Örneğin, müşteri kategorisi altında, müşteri ekibi, proje ekibi, hedefler, finansman ve taktikler gibi daha küçük konulara ayırabilirsiniz.

Ardından, proje ekibi altında, görevleri tamamlamak için yeterli kaynağın olmadığını veya ekibinizin yeterince deneyimli olmadığını ve görevlerini başarıyla yürütmek için daha fazla eğitim gerektirdiğini fark edebilirsiniz.

Üç risk seviyesi muhtemelen yeterlidir. Bundan daha fazlası ve çaba için fazla bir geri dönüş olmadan, minutiae'de çıkmaza girebilirsiniz.

3. Riski ve Etkiyi Puanlayın

Riskleri ayırdıktan sonra, hangisinin proje üzerinde en büyük etkiye sahip olabileceğini belirlemek için onları puanlamak isteyeceksiniz. Bu, risk analizinizin başlangıcıdır. Riske öncelik vererek, hangisinin acil ilgiyi hak ettiğini ve hangilerinin bekleyebileceğini ve hatta kaçınılabileceğini bilirsiniz.

Bu, her riski, meydana gelme olasılığı etkisine ve varsa projeye olası etkisine göre puanlayarak yapılır. Bu faktörlerin her birini nasıl derecelendireceğiniz proje yöneticisine bağlıdır, ancak olasılığı dörde bölmek için iyi bir kural vardır:

• Yüksek (yüzde 80-100)
• Orta-yüksek (yüzde 60-80)
• Orta-düşük (yüzde 30-60)
• Düşük olasılık (yüzde 0-30)

Etki için, geleneksel olarak üçe ayrılır: yüksek (kritik), orta (orta) ve düşük (minimum). Bulgularınız risk raporlamanızın bir parçası olacak ve bu risklere karşı uyanık olmaları için ekip üyeleri atayabilirsiniz. Bir risk puanınız olduğunda, projede sorun olarak görünüyorlarsa hepsini bir risk kaydına ekleyin.

Risk Döküm Yapısı Kullanmanın Faydaları

Riskler bilinmez, ancak bu onları yönetemeyeceğiniz anlamına gelmez. Risk döküm yapısı, projenizdeki riskleri belirlemenize ve sıralamanıza yardımcı olan bir araçtır. Risk azaltmanın ilk adımıdır. Risk yönetimi planınız, projenizde ortaya çıkan sorunları ele almak için hangi kaynakların gerekli olacağını belirlemenize olanak tanır.

Riski doğru bir şekilde değerlendirebilmek, daha büyük bir proje başarısı olasılığına yol açar. Tüm riskler kötü değildir, ancak riski ele almak için bir plana sahip olmamak asla iyi değildir. Riske hazırlanmadan, olumludan yararlanamaz ve olumsuzu azaltamazsınız.

Bir risk kırılım yapısı kullanmak, riski yönetir ve risk yönetim planınızı oluşturur. Proje boyunca neler olabileceğine dair bir fikre sahip olmak ve ardından hangi potansiyel soruna (veya fırsata) yanıt vermeye değer olduğunu bilmek, riski nasıl yöneteceğiniz ve bir felaket olabilecek şeyi yoldaki küçük bir tümseğe nasıl çevireceğinizdir.

İlgili : Ücretsiz Proje Yönetimi Şablonları

Risk Dökümü Yapısı Örnekleri

Çok sayıda risk döküm yapısı örneği olduğundan daha önce bahsetmiş olsak da, bunlar hangi sektör için olduklarına bağlı olarak farklılık gösterir. RBS'nin gerçek katmanlı yapısı temelde aynıdır.

Proje Yönetimi Enstitüsü'nün web sitesinde RSB hakkında bilgilendirici bir konferans makalesi bulunmaktadır. Risklerinizi Anlamak için Bir Risk Döküm Yapısı (RBS) Kullanın başlıklı makale, bir risk dağılım yapısının ne olduğu ve nasıl kullanılacağı konusunda kafanızı karıştırmaya çalışıyorsanız yararlıdır.

Size belirli endüstriler için nasıl görüneceğine dair bir fikir verecek bazı örnekler var. Bir risk döküm yapısı örnekleri aşağıdakileri içerir.

Genel Risk Dökümü Yapısı Örneği

İnşaat Riski Döküm Yapı Örneği

Yazılım Geliştirme Risk Dökümü Yapısı Örneği

ProjectManager ile RBS Nasıl Oluşturulur

Projenizdeki riski belirlemenize ve planlamanıza yardımcı olacak risk döküm yapısı şablonlarını çevrimiçi olarak bulabilirsiniz, ancak şablon statik bir belgedir ve sorunlar ortaya çıktığında ve atanması ve izlenmesi gerektiğinde yardımcı olmaz. Bu RBS şablonunu, riski planlamanıza, izlemenize ve raporlamanıza yardımcı olabilecek bulut tabanlı bir yazılım olan ProjectManager'a yüklemek en iyisidir.

Gantt Grafiklerinde Risk Çözümü Yürütün

Risk yönetimi, projenizde ortaya çıkarsa, riski belirlemek ve sorunu çözmek veya sorundan yararlanmak için planlar oluşturmakla ilgilidir. ProjectManager'ın etkileşimli Gantt çizelgeleri size planlamak, öncelik vermek, bağımlılıkları bağlamak ve ekibinizi atamak için araçlar sağlar. Karmaşık ve zaman alıcı hesaplamalar olmadan kritik yolu elde edin. Ardından, planınıza kıyasla gerçek ilerlemeyi izlemek için bir temel belirleyin ve yolda kaldığınızdan emin olun.

Kanban Panolarında İş Akışları Oluşturun

ProjectManager, nasıl çalışmayı tercih ederseniz edin, birden çok proje görünümüne sahip olduğundan, Gantt'tan kanban görünümüne geçmeniz yeterlidir. Artık tanımlama, üzerinde çalışma ve çözümleme için özelleştirilmiş sütunlar oluşturarak riskin üretim döngüsünü tanımlayabilirsiniz. Ekipler, birikimlerini yönetebilir ve riskleri çözmek için sprintler planlayabilirken, yöneticiler işlerini görebilir ve kapasitelerini çalışır durumda tutmak için kaynakları gerektiği gibi yeniden tahsis edebilir.

Saniyeler İçinde İlerleme Raporları Oluşturun

Riskin çözümünü izlemek ve paydaşları riski azaltma konusundaki ilerleme hakkında bilgilendirmek için ProjectManager'ın tek tıklamalı raporlarını kullanın. Bir proje veya portföyün durumu hakkında geniş raporlar vardır, ancak zaman, maliyet ve iş yükü hakkında daha ayrıntılı raporlar vardır. Hepsi riski yönetirken faydalıdır. Her rapor, sadece görmek istediklerinizi gösterecek şekilde filtrelenebilir ve güncel kalabilmeleri için paydaşlarla kolayca paylaşılabilir.

ProjectManager, hibrit ekiplerin nasıl, istedikleri zaman ve nerede olurlarsa olsunlar çalışmalarına yardımcı olan ödüllü bir yazılımdır. Size tek bir gerçek kaynağı sağlayan ve geleneksel olarak veya daha çevik bir ortamda çalışmak için yeterince esnek olan bir araç edinin. ProjectManager'ı bugün ücretsiz olarak kullanmaya başlayın!