Risk Yönetim Planı Nasıl Yapılır?

Bunları tanımlarsınız, kaydedersiniz, izlersiniz ve onlar için plan yaparsınız: riskler her projenin doğal bir parçasıdır. Bazı proje riskleri, tatillerde bir proje yürütmek ve proje zaman çizelgesini bunlara göre planlamak zorunda kalmak gibi sorunlu alanlar haline gelmek zorundadır. Ancak herhangi bir projede risk değerlendirmesi ve risk azaltma stratejileri olmadan size ve proje yönetim ekibinize hoş olmayan sürprizler olarak gelebilecek birçok risk vardır.

İşte bu noktada risk yönetim planı devreye girer - riskleri sorun haline gelmeden önce azaltmaya yardımcı olmak için. Ama önce, risk yönetimi nedir?

Risk Yönetimi Nedir?

Risk yönetimi, potansiyel proje risklerini yönetmekle ilgilenen proje yönetiminin bir koludur. Risklerinizi yönetmek, tartışmasız proje yönetiminin en önemli yönlerinden biridir.

Risk yönetimi süreci şu ana adımlara sahiptir:

• Risk Tanımlama: Proje risklerini yönetmenin ilk adımı onları tanımlamaktır. Projenizi etkileyebilecek tüm potansiyel riskleri tahmin etmek için geçmiş projelerden alınan bilgiler veya konu uzmanlarının görüşleri gibi veri kaynaklarını kullanmanız gerekecektir.
• Risk Değerlendirmesi: Proje risklerinizi belirledikten sonra, olasılıklarına ve etki düzeylerine bakarak bunları önceliklendirmeniz gerekir.
• Risk Azaltma: Şimdi, proje risklerinizi yönetmek için risk azaltma eylemleriyle bir acil durum planı oluşturma zamanı. Ayrıca hangi ekip üyelerinin risk sahibi, riskleri izlemek ve kontrol etmekten sorumlu olacağını da tanımlamanız gerekir.
• Risk İzleme: Risklerin kontrol edilebilmesi için proje yaşam döngüsü boyunca izlenmesi gerekir.

Eşiğinizi aşan bir riskin koşulları karşılanırsa, tüm projenizi tehlikeye atabilir. Genellikle proje başına tek bir risk de yoktur; Paydaşlarınızla değerlendirme ve tartışma gerektiren birçok risk kategorisi vardır.

İlgili: Risk İzleme Şablonu

Bu nedenle risk yönetiminin proje yaşam döngüsü boyunca sabit olan hem proaktif hem de reaktif bir süreç olması gerekir. Şimdi risk yönetim planının ne olduğunu tanımlayalım.

Risk Yönetim Planı Nedir?

Bir risk yönetimi planı, projenizin risk yönetimi sürecinin nasıl yürütüleceğini tanımlar. Buna risk tanımlama, değerlendirme, azaltma ve izleme faaliyetlerini gerçekleştirmek için kullanılacak fonlar, araçlar ve yaklaşımlar dahildir.

Bir risk yönetim planı genellikle şunları içerir:

• Metodoloji: Risk değerlendirmesi, risk analizi ve risk azaltma stratejileri gibi risk yönetimi faaliyetlerini gerçekleştirmek için kullanılacak araçları ve yaklaşımları tanımlayın.
• Risk Kaydı: Bir risk kaydı, projenizin tüm risk tanımlama bilgilerini belgeleyebileceğiniz bir tablodur.
• Risk Döküm Yapısı: Risk kategorilerini ve proje risklerinin hiyerarşik yapısını belirlemenizi sağlayan bir çizelgedir.
• Risk Değerlendirme Matrisi: Bir risk değerlendirme matrisi, proje risklerinin olasılığını ve etkisini analiz ederek onlara öncelik vermenizi sağlar.
• Risk Yanıt Planı: Bir risk yanıt planı, proje risklerinizi yönetmek için kullanılacak risk azaltma stratejilerini açıklayan bir proje yönetim belgesidir.
• Roller ve sorumluluklar: Risk yönetimi ekibi üyelerinin risk sahibi olarak sorumlulukları vardır. Proje risklerini izlemeleri ve risk yanıt eylemlerini denetlemeleri gerekir.
• Finansman: Risk yönetimi faaliyetlerinizi gerçekleştirmek için gereken fonları belirlediğiniz bir bölüme sahip olun.
• Zamanlama: Risk yönetimi faaliyetleri için programı tanımlamak için bir bölüm ekleyin.

Risk Yönetim Planı Nasıl Yapılır?

Her web tasarım ve geliştirme projesi, inşaat projesi veya ürün tasarımı için riskler olacaktır. Bu gerçekten proje yönetiminin doğasıdır. Ancak bu nedenle, bir risk yönetim planı geliştirerek mümkün olduğunca onların önüne geçmek her zaman en iyisidir. Risk yönetim planı oluşturma adımları aşağıda özetlenmiştir.

1. Risk Tanımlama

Risk tanımlama, proje planlama aşamasının başında ve proje yaşam döngüsü boyunca gerçekleşir. Birçok risk “bilinen riskler” olarak kabul edilirken, diğerlerinin keşfedilmesi için ek araştırmalar gerekebilir.

Tüm proje risklerinizi belirlemek ve risk kategorileri ile sınıflandırmak için risk kırılım yapısı oluşturabilirsiniz. Bunu, tüm proje paydaşları ve sektör uzmanlarıyla görüşerek yapabilirsiniz. Birçok proje riski, teknik veya organizasyonel gibi risk kategorilerine ayrılabilir ve teknoloji, arayüzler, performans, lojistik, bütçe vb. gibi belirli alt kategorilere göre listelenebilir. Ayrıca, herkesle paylaşabileceğiniz bir risk kaydı oluşturun. tanımlama aşamasında ortaya çıkan tüm bilinen risklerin merkezi bir konumu için görüşülmüştür.

Çevrimiçi bir proje yönetimi yazılımı kullanarak projeniz için kolayca bir risk kaydı oluşturabilirsiniz. Örneğin, tüm proje risklerini yakalamak için ProjectManager'daki liste görünümünü kullanın, bunların hangi düzeyde öncelik olduğunu ekleyin ve bir ekip üyesini bunu belirleyip çözmesi için atayın. Yapılacaklar listesi uygulamalarından daha iyi, dosyalar, etiketler ekleyebilir ve ilerlemeyi izleyebilirsiniz. Sorunu çözme işinin yüzde kaçının tamamlandığını görün. ProjectManager'ın ücretsiz deneme sürümüne kaydolarak risklerin projenizi rayından çıkarmasını önleyin.

2. Risk Değerlendirmesi

Bu sonraki aşamada, riskin niteliksel ve niceliksel etkisini (riskin gerçekleşme olasılığına karşı projeniz üzerindeki etkisi gibi) gözden geçirecek ve bunu bir risk değerlendirme matrisinde haritalandıracaksınız.

İlk olarak, bunu risk olasılığına düşük olasılıktan yüksek olasılığa doğru bir puan atayarak yapacaksınız. Ardından, risk etkinizi düşükten orta ve yükseğe doğru haritalandıracak ve her birine bir puan vereceksiniz. Bu size, riskin projenin başarısını etkileme olasılığı ve müdahalenin ne kadar acil olması gerektiği konusunda bir fikir verecektir.

Tüm risk yönetimi ekip üyelerinin ve proje paydaşlarının risk değerlendirme matrisini anlamasını verimli hale getirmek için, etki düzeyi puanınızı risk olasılığı puanınızla çarparak genel bir risk puanı atayın. Ücretsiz risk değerlendirme şablonumuzu kullanmaya başlayabilirsiniz.

3. Bir Risk Müdahale Planı Oluşturun

Risk yanıtı, ortaya çıktıklarında proje risklerini azaltmak için alınan eylem planıdır. Risk yanıt planı, projenizdeki risklerin etkisini azaltmak için uygulayacağınız risk azaltma stratejilerini içerir. Bunu yapmanın genellikle bir bedeli vardır - zamanınız veya bütçeniz pahasına. Dolayısıyla risk yönetimi planınızı oluşturmadan önce risk yönetimi ihtiyaçlarınız için zaman ve para ayırmak isteyeceksiniz.

4. Risk Sahiplerini Atayın

Ayrıca, her proje riskine bir risk sahibi atamak isteyeceksiniz. Risk sahibi olan bu risk yönetimi ekip üyeleri, kendilerine verilen riskleri izlemekten ve gerektiğinde risk yanıtının yürütülmesini denetlemekten sorumlu olurlar.

Ayrıca, her proje riskine bir risk sahibi atamak isteyeceksiniz. Risk sahibi olan bu risk yönetimi ekip üyeleri, kendilerine verilen riskleri izlemekten ve gerektiğinde risk yanıtının yürütülmesini denetlemekten sorumlu olurlar.

Risk listenizi ve risk değerlendirme matrisinizi oluşturduğunuzda, risk sahiplerini listeleyin, böylece proje riskleri ortaya çıktıktan sonra risk yanıt stratejilerini kimin uygulaması gerekeceği konusunda kimsenin kafası karışmaz ve her risk sahibi hemen harekete geçebilir.

Her proje riski için tam risk yanıtının ne olduğunu bir risk kaydı ile kaydettiğinizden ve risk yanıt planınızın uygulamadan önce tüm paydaşlar tarafından onaylandığından emin olun. Bu şekilde, sorunun bir kaydına ve tüm proje tamamlandıktan sonra gözden geçirme kararına sahip olabilirsiniz.

5. Tetikleyicilerinizi Anlayın

Bu, özellikle proje ilerlemesini gözden geçirme aracı olarak proje kilometre taşları sırasında, projenizi zaten etkilemiş bir riskle veya olmadan gerçekleşebilir. Varsa, mevcut riskleri yeniden sınıflandırmayı düşünün.

Bu tetikleyiciler karşılanmasa bile, proje ilerledikçe bir yedekleme planı oluşturmak en iyisidir - belki projede belirli bir noktaya ulaşıldıktan sonra belirli bir risk için koşullar mevcut olmayacaktır.

6. Bir Yedekleme Planı Yapın

Risk kaydınızı ve risk değerlendirme matrisinizi yaşayan bir belge olarak kabul edin. Proje riskleriniz, projeniz sırasında herhangi bir noktada sınıflandırmada değişebilir ve bu nedenle, sürecinizin bir parçası olarak bir acil durum planı hazırlamanız önemlidir.

Acil durum planlaması, proje kilometre taşları sırasında yeni risklerin keşfedilmesini ve bu riskler için herhangi bir koşulun karşılanıp karşılanmadığını görmek için mevcut risklerin yeniden değerlendirilmesini içerir. Bir riskin yeniden sınıflandırılması, acil durum planınızı birazcık ayarlamak anlamına gelir.

7. Risk Eşiğinizi Ölçün

Risk eşiğinizi ölçmek, hangi riskin çok yüksek olduğunu keşfetmek ve proje paydaşlarınıza zaman, para veya kapsam açısından projeye devam etmenin buna değip değmediğini değerlendirmek için danışmakla ilgilidir.

Risk eşiği tipik olarak şu şekilde belirlenir: “çok yüksek” veya birkaç “yüksek” puandan daha fazla puana sahip risklerinizi göz önünde bulundurun ve projenin kendisinin bu noktada olup olmadığını belirlemek için liderlik ekibinize ve proje paydaşlarınıza danışın. başarısızlık riski. Ek danışma gerektiren proje riskleri, risk eşiğini aşan risklerdir.

Projenizde sorunlar ortaya çıktıkça riskleri yakından takip etmek için proje yönetimi yazılımını kullanın. ProjectManager, bunları kendiniz oluşturmanız gereken diğer yazılımların aksine, aracımıza yerleştirilmiş gerçek zamanlı panolara sahiptir. Projenizin sağlığını otomatik olarak hesaplıyoruz, zamanında mı yoksa geride mi kaldığınızı kontrol ediyoruz. Harcamalarınızın, ilerlemenizin ve daha fazlasının ne kadar olduğuna dair üst düzey bir görünüm elde edin. Riski ne kadar hızlı tanımlarsanız, o kadar hızlı çözebilirsiniz.

Risk Yönetim Planınızı Sürdürmek İçin En İyi Uygulamalar

Risk yönetimi planları yalnızca birkaç şekilde başarısız olur: yetersiz bütçe nedeniyle kademeli olarak, modelleme hataları yoluyla veya risklerinizi tamamen göz ardı ederek.

Risk yönetimi planınız, baştan sona proje yaşam döngüsü boyunca sürekli gelişen bir plandır. Bu nedenle en iyi uygulamalar, risk yönetim planının izleme aşamasına odaklanmaktır. Risklerinizi ve puanlarınızı değerlendirmeye ve yeniden değerlendirmeye devam edin ve her proje dönüm noktasında riskleri ele alın.

Proje panoları ve diğer risk izleme özellikleri, risk yönetimi planınızı sürdürmek söz konusu olduğunda hayat kurtarıcı olabilir. Projelerinizi yolunda ve bütçe dahilinde tutmak söz konusu olduğunda proje yönetimi panolarının, canlı verilerin ve proje raporlarının ne kadar önemli olabileceğini görmek için aşağıdaki videoyu izleyin.

Rutin risk izlemenize ek olarak, her dönüm noktasında, projenin başında kullandığınız aynı kontrol listesiyle başka bir görüşme turu gerçekleştirin ve proje paydaşları, risk yönetimi ekibi üyeleri, müşteriler (varsa) ve sektör uzmanlarıyla yeniden görüşün .

Cevaplarını kaydedin, gerekirse risk kaydınızı ve risk değerlendirme matrisinizi ayarlayın ve risk yönetimi planınızın ilgili tüm güncellemelerini kilit proje paydaşlarına bildirin. Bu süreç ve şeffaflık düzeyi, değerlendirilecek yeni riskleri belirlemenize yardımcı olacak ve önceki risklerden herhangi birinin süresinin dolmuş olup olmadığını size bildirecektir.

ProjectManager Risk Yönetim Planınıza Nasıl Yardımcı Olabilir?

Risklerin rapor edilmemesine izin vermeyin. ProjectManager ile, riskleri hiç olmadığı kadar hızlı ve kolay bir şekilde çözmeye yardımcı olan ortak çalışma alanlarına erişin. Riskleri belirlemek ve risk sahiplerini atamak için proje zamanlama ve görev araçlarını kullanın. Hangi ekip üyelerine hangi görevlerin atandığını tam olarak görün ve bu riskleri ele alırken gerçek zamanlı olarak izleyin. Bunları tamamlandı olarak işaretleyin ve daha sonra kullanmak üzere arşivleyin; kolay kayıt tutma için sınırsız bulut depolama alanı sunuyoruz.

İzleme ve Raporlar

ProjectManager, izleme aşamasında da öne çıkıyor. Patentli gerçek zamanlı kontrol panelimiz size kayma, iş yükü, bütçeler ve daha fazlası gibi kritik proje ölçümlerine canlı bir bakış sunar. Ayrıca, yalnızca birkaç tuşa basarak raporlar oluşturmaya olanak tanıyan otomatik raporlamaya sahip olun, böylece risk koşulları karşılandığında her zaman harekete geçebilirsiniz. Risk takibi hiç bu kadar kolay olmamıştı.

Proje ne olursa olsun riskler kaçınılmazdır. Ancak risk yönetimi planlama sürecinde daha iyi gezinmek için doğru araçlara sahipseniz, hatayı daha iyi azaltabilirsiniz. ProjectManager, gerçek zamanlı olarak güncellenen ve size riskleriniz, sorunlarınız ve değişiklikleriniz hakkında en son bilgileri veren bulut tabanlı bir proje yönetimi yazılımıdır. 30 günlük ücretsiz deneme sürümünü başlatın ve risklerinizi daha iyi yönetmeye başlayın.