Proje Yönetiminde Risk Müdahale Planı: Temel Stratejiler ve İpuçları

Projeler hassas işlemlerdir. Onları etkileyebilecek çok şey var; tedarik zincirini kesen bir fırtına, ekipman arızası veya iş anlaşmazlığı, görünüşte sonsuz bir riskler silsilesi içinde yalnızca üç olası durumdur.

Bu risklerle başa çıkmak için oluşturduğunuz ve risk tanımlama, değerlendirme ve azaltma yanıt stratejilerini tanımlayan risk yanıt planı, projenin başarısı veya başarısızlığı anlamına gelebilir. Proje yönetiminin bu kadar çok riske odaklanmasına şaşmamalı!

Riski kontrol etmek, bir risk yanıt planına sahip olmak ve risk yanıt stratejilerini uygulamak, projenizi daha iyi yönetmenin ve başarıyı sağlamanın yöntemleridir. Başka bir yol, risk yanıt stratejilerinizi planlamak ve izlemek için proje yönetimi yazılımına sahip olmaktır.

Proje Riski Nedir?

Proje riski, bir projeyi olumlu ya da olumsuz olarak potansiyel olarak etkileyebilecek belirsiz bir olaydır. Proje yöneticilerinin, risk olaylarının olumsuz etkisini en aza indirmek için kullanacakları risk azaltma stratejilerini tanımlayan risk yanıt planları oluşturmaları gerekir.

İlgili: Excel için Ücretsiz Risk İzleme Şablonu

Birçoğunun düşünmediği şey, riskin bir proje için de iyi olabileceğidir. Negatif risk? Üretimi durduran elektrik kesintisine neden olan bir fırtına. Pozitif risk? Projeniz için ihtiyacınız olan malzemelerin fiyatları oldukça düştü. Proje yönetiminde, negatif riskler genellikle tehdit olarak adlandırılırken, pozitif riskler fırsatlar olarak bilinir.

• Negatif Riskler (Tehditler)
• Pozitif Riskler (Fırsatlar)

Ne tür bir risk alırsanız alın, bir risk kaydına ve bununla başa çıkmak için bir risk yanıt planına sahip olmak istersiniz.

Bir projede olabilecek her şeye hazırlıklı olmak, tarihsel veriler, deneyim ve şansla mümkün olmasa da, gerçekleşmesi muhtemel proje risklerini belirleyebilir ve ardından bunlara yanıt vermek için bir plan oluşturabilirsiniz.

Risk Tepkisi Nedir?

Risk yanıtı, projenizde sorunlar olarak ortaya çıkan risk olaylarını yönetme sürecidir. Risk yanıt süreci, bir risk yanıt planı tarafından yönlendirilir.

Riske Müdahale Planı Nedir?

Risk yanıt planı, olumsuz proje risklerini azaltmak için alınacak stratejileri açıklayan bir belgedir. Daha sonra herhangi bir proje yönetim planının bir parçası olan daha büyük risk yönetimi planının bir parçasıdır.

Risk yanıtı, göründüğü gibidir. Risklere cevap veriyorsunuz. Bunu yapmak için proje yöneticileri paydaşlarla birlikte çalışmalı, risk yanıt stratejileri için kaynakları güvence altına almalı ve bunları dağıtmak için risk sahiplerini atamalıdır.

Riske yanıt vermeden önce onu tanımlamanız gerekir. Proje planlama aşamasında risk tanımlaması yapılır. Riskin tanımı bir belirsizlik olsa da, bu, projenize yönelik her potansiyel riskin sol alandan çıkıp sizi şaşırtacağı anlamına gelmez.

İyi bir risk yanıtı, iyi bir risk tanımlamasıyla başlar. Yukarıda belirtildiği gibi, yönettiğiniz benzer projelere bakarak, neler olabileceğini düşündükleri konusunda deneyimli proje ekibi üyelerinizle konuşarak ve paydaşlara ve mentorlara ulaşarak birçok potansiyel proje riskini anlayabilirsiniz.

Tüm bu verileri toplamak sadece başlangıç. Şimdi onu organize etmelisin. Proje yönetimi yazılımı yardımcı olabilir. ProjectManager, proje ekibindeki herkesi birbirine bağlayan bulut tabanlı bir yazılımdır. Önerebilecekleri potansiyel bir risk varsa, bunu mevcut çoklu proje görünümlerinden biri olan görev listesi görünümüne ekleyebilirler. ProjectManager'ı bugün ücretsiz deneyin.

Proje Yönetiminde Risk Müdahale Planı Neden Önemlidir?

Açıkça, risk meydana geldiğinden, bir risk yanıt planına sahip olmak önemlidir. Bir projeyi yönetmek, programları ve bütçe kısıtlamalarını karşılamak için faaliyetleri organize etmekle ilgilidir. Proje riskleri bu zaman çizelgesini etkileyebilir ve maliyetleri artırabilir. Bunları ne kadar hızlı tanımlar ve ortaya çıkan sorunları çözerseniz, başarılı bir proje sunma olasılığınız o kadar artar.

Bu nedenle, bir risk yanıt planı, projeye yönelik herhangi bir tehdidi azaltmanın veya ortadan kaldırmanın bir yoludur. Pozitif riskin sunduğu fırsatı artırmak için de kullanılabilir. Yani, projeye yardımcı olabilecek olumlu riskler varsa, iyi düşünülmüş bir plan, projeden olabildiğince hızlı bir şekilde nasıl faydalanabileceğinizi belirler.

Bazen riskler çözülmeyecek. Risk yanıtı aynı zamanda bir acil durum planını eyleme geçirmenin bir yoludur. Yani, projede olduğunuz gibi ilerleyemediğinizde bir B Planınız olsun.

Yine, bir risk yanıt planı proje yöneticisine seçenekler sunar. Projede oluşabilecek birçok risk hakkında farkındalık sağlar ve bunları ele almak için çeşitli yollar sağlar.

Risk Tepki Stratejilerinin Türleri

Projenizde ortaya çıkan olumlu ve olumsuz riskleri ele almak için bir risk yanıtına sahip olmaktan çok bahsettik. Bir risk yanıt planının devreye girdiği yer burasıdır.

Bir plan, proje yöneticisine, ortaya çıkması durumunda olumsuz riski azaltmak için çeşitli risk yanıt stratejileri sunar. Tanımlandığı gibi risk, bir projeyi olumlu veya olumsuz yönde etkileyebilecek belirsizliktir. Bu nedenle, pozitif riskin faydasını en üst düzeye çıkarmak için stratejiler vardır.

İlgili: Excel için Ücretsiz BT Risk Değerlendirme Şablonu

Negatif Riskler (Tehditler) için Risk Tepki Stratejileri

Riskler için dört strateji aşağıda listelenmiştir:

1. Kaçının: Bu risk yanıt stratejisi, tehdidi herhangi bir şekilde ortadan kaldırmakla ilgilidir. Bu, proje için zararlı olduğu için riskten kaçınmak için proje yönetim planınızı değiştirmek anlamına gelebilir.
2. Azaltın: Kaçınamayacağınız bazı proje riskleri. Negatif riskin proje üzerindeki etkisini azaltan, azaltmanız gerekenler.
3. Devir: Adından da anlaşılacağı gibi, burada sigorta satın almak veya garanti ve teminat almak gibi proje riskinin çözülmesine yönelik çalışmaları üçüncü bir tarafa devreder veya devredersiniz.
4. Kabul et: Bu risk yanıt stratejisi, bir riskin tanımlanmasından ve bununla ilgili tüm risk yönetimi bilgilerinin belgelenmesinden, ancak risk oluşmadıkça herhangi bir işlem yapılmamasından oluşur.

Pozitif Riskler için Risk Tepki Stratejileri (Fırsatlar)

Madalyonun diğer tarafında, yararlanmak istediğiniz pozitif riskler var. Bunlar için de üç strateji var:

1. İstismar: Olumlu bir risk veya fırsattan yararlanmak istediğinizde, bundan yararlanmak için daha fazla görev eklemeniz veya yönetim planını değiştirmeniz gerekir. Bu yaklaşımın doğasında risk vardır, ancak çoğu zaman ödül buna değer.
2. Geliştirme: Burada projenizde meydana gelen pozitif bir risk olasılığını artırırsınız.
3. Paylaş: Burada, çeşitli ekipler veya projelerdeki diğer ortaklarla risk yanıtını paylaşacaksınız. Yetenekli bir ekip üyesinin çeşitli projelerde paylaşılması anlamına gelebilir.

Ya Bir Riskin Hem Olumlu hem de Olumsuzu Varsa?

Bazen risk, içinde hem bir tehdit hem de bir fırsat barındırabilir. Bu durumda uygulayabileceğiniz birkaç risk yanıt stratejisi vardır:

1. Kabul et: Burada riski kabul eder ve bir acil durum planı veya zaman ve maliyet tahsisi gibi yeterli bir yanıt belirleninceye kadar beklersiniz. Bu karar ilgililerle paylaşılmalıdır.
2. Escalate: Risk izlenemiyorsa ve projenin yönetimini aşıyorsa, program veya portföy yönetimi gibi daha üst bir seviyeye yükseltilir.

Risk Müdahale Planı Nasıl Yapılır?

Yalnızca risk yanıt stratejilerinin türlerini anladıktan sonra bir risk yanıt planı geliştirmeye başlayabilirsiniz. Risk yanıt planlama süreci, olumsuz riskleri (tehditleri) ve olumlu riskleri (fırsatları) yönetmek için kullanacağınız stratejileri ana hatlarıyla belirlediğiniz yerdir.

Plan, risklerin tanımlanmasını, bunlara yanıt verilmesiyle ilgili görevleri ve harekete geçen risk sahibini içerecektir. Plan, hiçbir adımın atlanmamasını sağlamak için stratejilerinizi yapılandırmanın bir yoludur.

Bir riskin olasılığını ve etki düzeyini dikkate almalı ve buna vereceğiniz yanıta öncelik vermelisiniz. Ardından, uygun maliyetli, gerçekçi olup olmadığını ve takip edilirse başarılı olup olmayacağını belirleyin. Risk değerlendirmeniz, başta proje paydaşları olmak üzere ilgili tüm taraflarca kabul edilmelidir.

Plan, yukarıda listelenen risk yanıt stratejilerinden birini kullanacaktır. Ardından, planı başlatan risk tetikleyicileri olacaktır. Bu yanıtlar da düşük olasılık ve düşük etkiden yüksek olasılık ve yüksek etkiye kadar önceliklendirilmelidir. Bu, hangi risklere yanıt vereceğinizi belirlemenize yardımcı olacaktır.

ProjectManager Risk Yanıtına Nasıl Yardımcı Olur?

ProjectManager, planınızı düzenlemenize, ilerlemesini izlemenize ve ilerlemeniz hakkında onları güncel tutmak için paydaşlara rapor vermenize yardımcı olan bulut tabanlı bir yazılımdır. ProjectManager, riskleri daha hızlı belirlemenize ve risklerinizi gerçek zamanlı olarak takip etmenize yardımcı olan gerçek zamanlı veriler sunar.

Gantt Grafiklerinde Risk Tepki Planları Oluşturun

Projenizdeki olası riskleri belirledikten sonra bir risk yanıt planı oluşturmanız gerekir. ProjectManager'ın çevrimiçi Gantt şeması, görevleri düzenlemenize, ekip üyeleri atamanıza ve bir temel belirlemenize yardımcı olur. Ardından, risk oluşursa, programınıza ve bütçenize uyduğunuzdan emin olmak için gerçek ilerlemesini plana göre izleyebilirsiniz. Ayrıca Gantt, herkesi döngüde tutmak için ekip üyeleri ve paydaşlarla paylaşılabilir.

Kanban Kurulları ile İlgili Sorunlardaki İlerlemeyi İzleme

Kanban panosu görünümünün sunduğu görsel iş akışı, ProjectManager'da sunulan birçok proje görünümünden yalnızca biridir. Ekipler, birikimlerini yönetmek ve sprintleri planlamak için pano görünümünü kullanabilirken, yöneticiler süreçlerinde şeffaflık elde edebilir ve kapasitelerini çalışır durumda tutmak için kaynakları gerektiği gibi tahsis edebilir.

Proje Panolarında Riskleri Gerçek Zamanlı Olarak Takip Edin

Yöneticilere risk yanıtına ilişkin üst düzey bir görünüm sağlayan başka bir araç da gerçek zamanlı gösterge panosudur. Hafif araçların aksine, panomuzun yapılandırılması gerekmez. Siz olduğunuzda çalışmaya hazırdır. Durum güncellemelerini otomatik olarak toplar ve daha sonra okunması kolay çizelgeler ve grafiklerde görüntülenen proje ölçümlerini hesaplar.

ProjectManager, öngörülü karar verme sürecini bilgilendiren canlı verilerle proje riskini organize eden, izleyen ve raporlayan ödüllü bir yazılımdır. İster ofiste ister dünyanın dört bir yanına dağılmış olsun, ekiplerinizin bağlı kalmasını sağlayın. NASA, Bank of America ve Ralph Lauren'in neden daha verimli çalışmak için aracımızı kullandığını görün. ProjectManager'ı bugün ücretsiz deneyin!