Kök Neden Analizi: Hızlı Kılavuz

Sorunlar hemen hemen her projede ortaya çıkar. Ancak bir sorun olduğunu bilmek bir şeydir; nasıl çözüleceğini bulmak başka bir şey. Teslim tarihlerini kaçırıyorsanız ve ürün veya hizmetinizin kalitesi düşüyorsa, bir sorun var demektir.

Sorunu çözmek için, ekibinize sorunu çözmenin yollarını tartışabilmeniz için açık ve dürüst olma fırsatı veren teknikleri kullanmanız gerekir. Bunu yapmanın bir yolu, bir kök neden analizi kullanmaktır.

Kök Neden Analizi Nedir?

Adından da anlaşılacağı gibi, kök neden analizi, ekiplere soruna neden olan sorunları belirleme fırsatı sunan bir problem çözme tekniğidir.

Kök neden analizi, projede, özellikle müşteriyi olumsuz etkileyen sorunlar olduğunda kullanılır. Bu, bir müşterinin projenin bazı yönlerinden şikayet etmesinden ekiplerin bloke olmasına ve teslimatların programın gerisine düşmesine kadar değişebilir.

Elbette bir projedeki sorunlar tek bir nedenin sonucu değildir. Bu nedenle, yaşadığınız soruna neden olan çeşitli nedenleri yakalamak için bir kök neden analizi kurulur.

Kök Neden Analizi Neden Önemlidir?

Sorunlar kötü! Proje programınızı bozarlar ve paraya mal olurlar ve bir kök neden analizi bunları çözmenize yardımcı olur. Bu yöntemi uygulamanız için bu yeterli bir teşvik olmalıdır. Kök neden analizleri ayrıca sorunun tekrar ortaya çıkmasını önlemeye yardımcı olur. Sorunun ne olduğunu ve nasıl durdurulacağını öğrendikten sonra, tekrar olmasını önleyebilirsiniz.

Yinelemeli Bir Yaklaşım

Kök neden analizini kullanmanın bir başka nedeni de, ürün veya hizmetinizin kalitesini nasıl koruyacağınızı gösteren sürekli iyileştirme aracı olmasıdır. Kalitesi paydaşların beklentilerini karşılamayan hiçbir proje başarılı değildir.

belgeler

Projeler dokümantasyonlarıyla tanınır. Araştırma, fizibilite çalışmaları ve çok daha fazlası var. Bir projeyi kapatırken bile belgeler var. Ancak genellikle proje sorunlarının belgelenmesi ve bunların nasıl çözüldüğü ihmal edilir. Kök neden analizi, süreci belgelemenin ve gelecekteki projelerde uygulamanın bir yoludur.

Süreç geliştirme

Yöntemin tanımlayabileceği diğer şeyler, süreçteki düzeltilebilecek, yine gelecekteki verimlilikleri ekleyen, ancak aynı zamanda ekip eğitimindeki boşlukları not eden eksikliklerdir. Bu nedenle, ekibinizi enfiye haline getirmek ve onları daha değerli kaynaklar haline getirmek için fırsatlar açabilir.

Kök Neden Analizi Nasıl Yapılır?

Kök neden analizi yaparken semptomlara takılmamak önemlidir. Unutmayın, bu temel nedenleri ortaya çıkarmak için bir analizdir. Odağınızı yerleştirmek ve proje hatalarını düzeltmek istediğiniz yerler bunlar.

1. Sorunu tanımlayın: Açıkça tanımlanmış bir sorun olmadan, geri dönüp bununla sonuçlanan süreçte nedenleri aramanın bir yolu yoktur. Bu en önemli adımdır: sorunu bilmek ve kapsamını belirlemek.
2. Geriye doğru çalışın: Belirlediğiniz sorunun olası nedenlerini ortaya çıkarmak için adımların izini sürün. Yine, muhtemelen birden fazla vardır. İlgili olduğu kadarını not edin. Bu sürecin bir kısmı, probleminize yol açan çeşitli nedenleri yakalamak için süreç haritalama ve bir kılçık diyagramı kullanarak ekibinizle beyin fırtınası yapmayı içerir.
3. Temel nedenin ne olduğunu belirleyin: Birazdan değineceğimiz beş neden, hata ağacı, neden ve olay ağacı ve daha fazlası gibi yardımcı olabilecek başka araçlar da vardır.
4. Çözümler üretin: Yine ekiple beyin fırtınası yapmak faydalıdır. Onlar projeye ve onun yürütülmesine yakın olanlar ve sorunu çözmenin bir yolunu bulmak için en iyi kaynağınız olacaklar.
5. Çözümü uygulayın: Unutmayın, bu tek seferlik bir şey değil, sürdürülebilir olmalı ve çözüm aslında planlanmış olanı yapıyor. Bu, değişimden etkilenecek herkesi getirerek sabır ve takip gerektirir.
6. Çözümü izleyin, izleyin ve raporlayın: Proje yönetimi yazılımı bu adımı kolaylaştırabilir.

ProjectManager, anlayışlı kararlar vermeniz için size daha doğru bilgiler vermek üzere gerçek zamanlı veriler toplayan bulut tabanlı bir araçtır. Canlı panolarla ilerlemeyi ve performansı yüksek düzeyde izleyin ve ardından paydaşları bilgilendirmek için paylaşmak için tek tıklamayla filtrelenebilir raporları kullanın.

Kök Neden Analizinin 5 Nedeni

Kök neden analizi yaparken en iyi tekniklerden birine "Beş Neden" denir. Bu yaklaşım basitçe “neden?” sorusunu sormaktır. tekrar tekrar. Bu alıştırma, ilk yanıtı kabul etmek yerine soruna ve nedenlerine daha derin bir dalış yapar ve sizi soruna gerçekten neden olan şeye yaklaştırır.

Bu tekniği anlamanın en iyi yolu bir örnektir. "Beş Neden" olarak adlandırılsa da, sorunun temel nedenine ulaşmadan önce bunun yalnızca birkaç neden veya düzinelerce olabileceğini unutmayın.

Diyelim ki bir köprü inşa ediyorsunuz ama teslim tarihleri ​​kaçırılıyor.

S: “Son tarih neden kaçırılıyor?”
C: Ekip görevini zamanında bitiremedi.
S: “Takım neden görevini zamanında bitiremedi?”
C: Malzemeler gecikti.
S: “Malzemeler neden gecikti?”
C: Tedarikçilerle herhangi bir takip yapılmadı.
S: “Tedarikçilerle neden takip yapılmadı?”
C: Ekipler yeterince eğitimli değildi.
S: "Ekipler neden yeterince eğitilmedi?"
C: Hibrit metodolojide boşluklar var…

Bu soru-cevap alıştırması, kaçırılan teslim tarihleri ​​sorununun temel nedenine yol açar. Bu durumda eğitim eksikliği, zayıf tedarikçi ilişkileri vb. gibi birçok konu ortaya çıkmaktadır. Kök neden, projeyi düzgün bir şekilde yönetmemiş olan metodolojidir.

Kılçık Diyagramı

Kök neden analizi, neden ve sonuçla ilgilidir. Nedenleri belirlemek ve belgelemek için bir tür diyagram veya belge gerekir. Balık kılçığı diyagramında en sık kullanılanı Ishikawa diyagramı ve balıksırtı diyagramı olarak da adlandırılır.

Balık kılçığı diyagramı, balık iskeletine benzediği için sözdedir. Ortada, yukarıdan ve aşağıdan dikenlerin çıktığı ve her bir omurganın sorunun nedenlerini topladığı bir çizgi vardır. Balık kafasının olduğu yere götürürler, ki bu da sorunun kendisidir.

ProjectManager, bu temel neden analizi şablonu da dahil olmak üzere düzinelerce ücretsiz proje yönetimi şablonu sunar. Ekibinizle beyin fırtınası oturumları başlatmak için ücretsiz şablonu kullanın ve sorunlarınızın tekrar ortaya çıkmasını önleyen bir çözüm bulun.

Değişim Analizi

Kök neden analizinde kullanılan birçok teknikten bir diğeri de değişim analizi olarak adlandırılır. Değişiklik analizi, bir değişikliğin benimsenmesi durumunda neler olabileceğini ve bu değişikliği gerçekleştirmek için neyin gerekli olduğunu, nasıl tasarlanacağını ve ayrıca kaynaklar, çaba ve program üzerindeki etki dahil olmak üzere ilgili birçok riski belirlemek ve anlamak için kullanılır.

Bu, değişikliğinizi başarıyla eklemek için öneriler almanın harika bir yoludur. Ayrıca sorunun nedenlerini bulmak için de kullanılabilir. Tabii ki, bu tekniğin çalışması için karşılaştırma için bir temel olmalıdır. Aynı zamanda çok fazla kaynak içerecektir ve sonuçlar her zaman kesin değildir. Bu nedenle, bulgularınızı yedeklemek için çok sayıda test yapılması gerekir.

Kök Neden Analizinin İlkeleri

Yukarıda belirtildiği gibi, kök neden analizinin genel ilkesi, bir sorunu neyin yarattığını bulmak ve böylece düzeltilebilmek ve ona neden olan süreçleri değiştirmektir. Ancak bunun işe yaraması için kök neden analizi sistematik olarak yapılmalıdır.

Kök neden analizinin bir diğer ilkesi, yalnızca bir tane olabileceğidir. Evet, bir kılçık diyagramında toplanan onlarca neden olabilir, ancak kök neden tekildir. Bu, onu bulmak için çok zaman harcamanız gerekeceği anlamına gelebilir, ancak o her zaman oradadır. Suçluyu bulana kadar araştırmanıza devam etmeniz önemlidir.

Araştırmanızın işe yaraması için olayların zaman çizelgesini oluşturmanız gerekir. Bu, çeşitli nedenler arasındaki ilişkiyi anlamanıza ve kök nedene ulaşmanıza olanak tanır. Bunu yaparak, yalnızca bir sorunu çözmüyor, aynı zamanda şirket kültürünü gericiden proaktife değiştiriyorsunuz. Bu problem çözme tarzı, fazla mesaiye yanıt vermeniz gereken sorunları azaltacaktır.

ProjectManager Analize Nasıl Yardımcı Olur?

Bir sorunun temel nedenine ulaşmak, projenizin yolunda gitmesine yardımcı olan daha fazla verimlilik sağlar. ProjectManager, sorunları bulmanıza yardımcı olan ve sorunları çözmeniz ve daha verimli çalışmanız için size araçlar sağlayan bir proje yönetimi yazılımıdır.

Sorunları sorun haline gelmeden yakalamak, projenizin sorunsuz çalışmasını sağlamanın en iyi yoludur. ProjectManager bulut tabanlı bir araç olduğundan, daha iyi karar vermeyi sağlayan canlı veriler elde edersiniz. Ayrıca, projeyi geciktirmekten veya bütçeyi aşmaktan kaçınmak için tutarsızlıkları daha hızlı yakalamanıza ve bunlar üzerinde daha erken harekete geçmenize olanak tanır.

Gerçek zamanlı kontrol panelimiz ile ilerlemenizin ve performansınızın üst düzey bir görünümünü elde edin. Diğer uygulamaların aksine sizin için zaten kurulmuştur ve okunması kolay grafikler ve çizelgelerde görüntülenen proje varyansını, iş yükünü, zamanı, görevleri ve daha fazlasını otomatik olarak hesaplar. Hiçbir şey yapmadan anlık durum raporu almak gibi.

Paydaşlarınız projeye yatırım yapıyor ve kârlılıklarını etkileyebilecek herhangi bir değişiklikten haberdar olmak isteyecekler. Raporlama özelliklerimiz, tek bir tıklamayla rapor oluşturmayı kolaylaştırır ve paydaşlarınızın iletişim tercihlerini eşleştirmek için çeşitli şekillerde paylaşılabilir. Daha da iyisi, raporlarımızın her biri yalnızca paylaşmak istediğiniz verileri gösterecek şekilde filtrelenebilir.

ProjectManager, daha fazla üretkenlik yaratmak için görevleri, ekipleri ve projeleri organize eden ödüllü bir yazılımdır. Gerçek zamanlı veriler, sorunları daha hızlı bulabileceğiniz ve sorunlara dönüşmesini önleyebileceğiniz anlamına gelir. Bugün ücretsiz olarak kaydolarak sorunları bugün analiz etmek ve çözmek için canlı panoları ve dinamik raporlamayı kullanın.