Başarılı Bir Çevrimiçi Yuvarlak Masa Toplantısı Nasıl Yürütülür?

Teknolojiye erişimimiz, giderek daha çeşitli ve kaliteli canlı deneyimler üretmek için yaratıcılığımızı kullanmamıza izin veriyor.

Örneğin, geleneksel olarak şirketin katılımcıları ağırlamak için yeterli alana sahip olmasını gerektiren kurumsal etkinlikler düzenlediğinizi hayal edin. Dijital çağda, bu artık bir sorun değil.

Şirket içi sorunları ele almak veya alıcı kişiye değerli içerik sunmak için bir yuvarlak masa toplantısı yapmak istiyorsanız, daha fazla sayıda konuşmacıyı bir araya getirmek için video konferanslardan yararlanabilirsiniz. İnsanları sadece gözlemci olarak davet etmek bile mümkündür.

Etkinliğin başarılı olabilmesi için, yuvarlak masa toplantısını mümkün olan en iyi şekilde yürütmeyi bilmek, izleyicilerin katılımını sağlamak ve çeşitli faydaların elde edilmesini sağlamak esastır.

Bu konuda daha fazla bilgi edinmek ister misiniz? Bu yazıda şunları öğreneceksiniz:

okumaya devam et!

Yuvarlak Masa Nedir?

Yuvarlak masa, şirketin üyeleri veya sadece organizatörler tarafından davet edilen kişiler olabilecek katılımcılar arasında bir tartışmayı teşvik etme önerisi olan bir etkinlikten başka bir şey değildir.

Farklı endüstrileri temsil eden katılımcıların olması çok yaygındır. Bu nedenle etkinlik, katılımcıların gönüllü olarak katılması avantajıyla bir uzman toplantısı şeklini alıyor ve bu da heyecan verici içgörülerin üretimini artırıyor.

Fikir, tartışmaya katkıda bulunma fırsatına sahip olan herkese yer vermektir. Bu, çeşitli ve nitelikli bir deneyimi teşvik etmek için mükemmel olsa da, tartışmayı bir karmaşaya dönüştürmemek için dikkatli olunmalıdır.

Bu nedenle yuvarlak masa toplantılarının sınırlı sayıda katılımcıya sahip olmasının yanı sıra güçlü bir arabulucuya sahip olması gerekir. Uzaktan toplantılara yönelik ana araçlar moderasyon kaynakları sunduğundan bu bir sorun teşkil etmez.

Şimdiye kadar, yuvarlak masa toplantılarını büyük beyin fırtınası oturumları olarak tasvir ettik. Bu şekilde katılımcılar için faydalar ürettikleri şüphesizdir. Ancak ticari kullanımı da oldukça yaygındır.

Birçok durumda bir sponsor, genellikle markasını sergileme karşılığında etkinlik için gerekli tüm yatırımları üstlenir.

Uzmanlardan oluşan bir toplantı halk için çekici bir şey olduğundan, yuvarlak masa toplantısını Dijital Pazarlama içeriğine dönüştürerek halkın erişimine açmak da mümkündür.

Yuvarlak Masa Toplantısı Düzenlemenin Faydaları Nelerdir?

Gördüğünüz gibi, yuvarlak masa toplantıları derinlemesine tartışmalar için mükemmel alanlardır. Bu avantajın işinize nasıl fayda sağlayabileceği doğrudan hedeflerinize bağlıdır.

Şirketin bir sorunla başa çıkması gerektiğini fark ettiği, ancak yönetimin çözümden emin olmadığı bir durum hayal edin.

Yöneticiler, önerilen tartışmayı açıklığa kavuşturmak için farklı sektörlerden uzmanları bir yuvarlak masa toplantısına davet eder.

Sonuç olarak, şirketin yönetimi kendisini, markanın operasyonlarını optimize etmek için doğrudan uygulanabilecek çok çeşitli içgörülerin ortasında bulacaktır.

Aynı zamanda katılımcılar, akranlarıyla yeni tanışmış olsalar bile onlardan bir şeyler öğrenmek için eşsiz bir fırsata sahip olurlar. Bu fikir alışverişi, kurumsal ortamda öğrenmenin en etkili biçimlerinden biridir.

Bu, farklı lokasyonlarda üyeleri olan uluslararası şirketler gerçeği göz önüne alındığında daha da belirgindir.

Özel platformların kullanımı ile ilgili tüm katılımcıları aynı toplantıda bir araya getirmek kolaydır. Bu nedenle, geleneksel toplantılardan farklı olarak, profesyonellerin katılabileceği herhangi bir sınırlama yoktur.

Yuvarlak Masa Toplantıları Hiyerarşileri Yıkıyor

Yuvarlak masa toplantılarına yapılan en eski referanslardan biri, en ünlü Batı toplumu hikayelerinden biri olan King Arthur's Tales'den gelmektedir.

Efsaneye göre Arthur, tam da orada herkesin eşit olduğu fikrini göstermek için danışmanlarını yuvarlak bir masada toplardı. Başka bir deyişle, yuvarlak masa toplantılarında hiyerarşi yoktur, çünkü tüm katılımcıların görüşleri aynı ağırlığa sahiptir.

Referans efsanevi bir hikaye olsa da, kavram mükemmel bir şekilde bu makaleye odaklanan yuvarlak masa toplantıları için geçerlidir.

Belirli liderler olmadan, katılımcılar fikirlerini sunmak için çok daha fazla motive olurlar ve bu da tartışmayı ölçülemez bir düzeyde zenginleştirir.

Yuvarlak Masa Toplantıları Bir Markanın Otoritesini Geliştirmek İçin Kullanılabilir

Yuvarlak masa toplantılarınız için sponsor bulma olasılığından bahsettiğimizi hatırlıyor musunuz?

Bu durumlarda, etkinliğin daha geniş bir izleyici kitlesine açık olması yaygın bir durumdur, bu herkesin erişebileceği anlamına gelmez.

Örneğin, ajansınızın harika Dijital Pazarlama uzmanlarıyla bir yuvarlak masa toplantısı düzenleyeceğini hayal edin. Farkındalığı artırmak için VIP müşterileriniz, stratejik ortaklarınız ve diğer sektör üyeleriniz olabilecek seçilmiş bir grup insanı davet edersiniz.

Bu etkinlik, bir marka stratejisinin parçası olarak kolayca kullanılabilir. Tartışmanın kalitesini marka imajına bağlamak ve pazar otoritenizin artmasına katkıda bulunmak.

Yuvarlak Masa Toplantısı Yaparken Hangi Hatalardan Kaçınmalısınız?

Yuvarlak masa toplantılarınızı yürütmenin ipuçlarından bahsetmeye başlamadan önce, kaçınmanız gereken bazı hatalardan bahsetmek önemlidir. En yaygın olanlardan biri, zaman yönetimine dikkat edilmemesidir.

Tartışmayı, öngörülen süreyi aşmayacak ve önceden bitmeyecek şekilde planlamanız gerekir. Birisi bir soruyu yanıtladıktan sonra bir tartışma sona ererse, moderatör ortamı tazelemek ve etkinliği ileriye taşımak için müdahale etmelidir.

Diğer bir yaygın sorun, tartışılan konuların net olmamasıdır. En iyi konuşmacıları bir araya getirseniz bile, nasıl bir geri bildirim vermeleri gerektiğini anlamazlarsa performansları düşük olabilir.

Bu nedenle, güçlü bir arabulucuya sahip olmak ve her şeyden önce katılımcılarla nasıl iletişim kuracağını bilmek önemlidir.

Yuvarlak masa toplantılarının başarısını zedeleyebilecek bir diğer durum da konuşmanın bir veya iki kişide yoğunlaşmasıdır. Herkesin katılımı olmadan istenen sonuçlara ulaşmak imkansızdır.

Bu toplantılar video konferans yoluyla gerçekleştiğinde, bazı katılımcıların daha fazla korkutulduğunu fark etmek alışılmadık bir durum değildir.

Yuvarlak masa toplantısını düzene sokmak ve kalitesini artırmak için bu durumların tespit edilmesi ve gerekli müdahalelerin yapılması elzemdir.

Yuvarlak Masa Toplantınızı Nasıl Başarılı Bir Şekilde Yürütürsünüz?

Şimdi doğrudan konuya geçelim: yuvarlak masa toplantılarınızı yürütmek için hangi uygulamaları ve teknikleri kullanabilirsiniz?

Okumaya devam edin ve öğrenin!

Hedeflerinizi tanımlayın

Bu her zaman ilk adımdır. Hedeflerinizi belirlemek, sürecin geri kalanı için bir temel oluşturmanıza olanak tanır. Sonuçta, yuvarlak masa toplantısı ile neyi başarmak istediğinize bağlı olarak, hangilerini davet edeceğinize, hangi konuları ele alacağınıza ve çok daha fazlasına karar vereceksiniz.

Yuvarlak masa planlama, üretim ve değerlendirme sürecine dahil olan tüm ekipleri dahil etmek çok önemlidir. Yalnızca hedefleri anlayarak, bu insanlar hedeflere ulaşılmasını sağlamak için uygun şekilde hareket edebileceklerdir.

Birkaç konu ele alınabilir. Potansiyel konuklarınızın ilgisini çeken ve aynı zamanda şirketinizin faaliyetleriyle ilgili olanı seçmek size kalmış.

Katılımcı listenizi dikkatlice seçin

Hedefler ve konular tanımlandıktan sonra, katılımcı listesini tamamlamanın zamanı geldi. Öncelikle, etkinlikte kaç katılımcı istediğinizi belirlemelisiniz.

Yuvarlak masa toplantılarında bu sayının 6-10 kişi arasında olması olağandır. Ancak bu sınırı uzatmanın mümkün olduğunu düşünüyorsanız hiçbir şey sizi durduramıyor.

Katılımcıları seçtikten sonra, her biri hakkında ilgili bilgileri topladığınızdan emin olun.

İşleri, uzmanlık alanları ve iş deneyimleri, sohbete nasıl katkıda bulunabilecekleri üzerinde doğrudan bir etkiye sahiptir, bu nedenle onlar hakkında bilgi sahibi olmak önemlidir.

Özelliklerini bilmek onlarla iletişimi de kolaylaştırır. Ne de olsa, tartışmalarını beklediğiniz noktaların üzerinden geçmelisiniz. Moderatör, bu görevde önemli bir müttefiktir.

Güçlü bir moderatör seçin

Birçok kişinin aynı anda konuşması veya ana konulardan kaçması gibi verimsiz bir şekilde yürütülürse tüm yuvarlak masa toplantılarının faydalarını unutabilirsiniz.

Tüm katılımcıların konuşmak için aynı zaman çerçevelerine sahip olmasını sağlamak esastır. Uzun sessizliklerden kaçınmak da tartışmayı canlı tutmanın anahtarıdır.

Moderatör tüm bu durumlarla başa çıkabilmelidir. Tartışmanın çıkmaz bir yolda olduğunu hissediyorsa, katılımcıları daha yaratıcı çıkış yolları bulmaya teşvik etmelidir.

Modlar, kendine daha az güvenen katılımcıları katılmaya motive etmekten ve kendini kaptıran konuşmacıları sakinleştirmekten de sorumludur.

Moderatöre giriş sorularını ve önemli tartışma noktalarını içeren bir kılavuz sağlamak iyi bir uygulamadır. Ancak arabulucu katılımcı olarak görülmemelidir. Rolleri, görüşlerini ifşa etmek değil, yalnızca ılımlı olmaktır.

Katılımcıların İlgisini Çekin

Nişanlı insanlar yoksa yuvarlak masa toplantısı da olmaz. Yuvarlak masa toplantılarının amacı fikir alışverişi ise, katılımcıların sohbete dahil olduğundan emin olmalısınız.

Olasılıklardan biri etkileşimli bir ortam yaratmaktır . Örneğin, dinleyicilerin yuvarlak masa katılımcılarına sorular gönderip canlı olarak cevaplandırdıkları bir Soru-Cevap oturumu ekleyin. İnsanlar duyulmayı severler ve cevaplarını beklemek onları dikkatli ve ilgili tutar.

Başka bir ipucu da görsel yardımcılar kullanmaktır . Araştırmalar, insanların görsel ve sözlü unsurların bir kombinasyonuna maruz kaldıklarında, yalnızca sözlü unsurlara kıyasla 6,5 ​​kat daha fazla bilgi edindiklerini göstermektedir. Bu nedenle, izleyicinin dikkatini çekmek için tablolar, grafikler, kısa videolar ve resimler kullanın.

Katılımcılara tazelenme ve yeniden şarj olma şansı vermek için daha uzun oturumlar sırasında kısa aralar planlamak da iyi bir fikirdir. Ek olarak, enerji seviyelerini korumak ve odaklanmak için kısa süreli buz kırıcılar veya esneme egzersizleri gibi enerji verici aktiviteler eklemeyi düşünün.

Son olarak, alakalı içerik sağlamadığınız sürece bunların hiçbirinin işe yaramayacağını unutmayın. İyi bir ipucu, içeriği yeniden kullanmaktır; bu, malzemeleri yeni bir biçimde yeniden kullanmak anlamına gelir. Örneğin, yüksek performanslı bir makale yuvarlak masa konusu olabilir.

Konuşmayı metne dönüştür

Yeniden kullanımdan bahsetmişken, yuvarlak masa toplantısını canlı yayınlamanın ve kullanıcılarınız için canlı bir deneyim olarak sunmanın yanı sıra, başka materyaller üretmek için de kullanabilirsiniz. E-kitaplar ve blog gönderileri en yaygın örneklerdir.

Elbette bunun için, tüm konuşmayı yazıya dökmek gibi tek bir görevi olan bir personel atamanız gerekiyor.

Transkripsiyonunuzu hazırladıktan sonraki adım, onu sorunsuz bir şekilde farklı bir formata dönüştürmektir. WriterAccess, görevi incelik ve hassasiyetle halledebilecek birinci sınıf yazarlar ile sizi bağlayabilen bir platformdur.

Uygun platform ve araçlara yatırım yapın

Son olarak, en uygun platform ve araçlarla çalışmak çok önemlidir. Pazardaki farklı seçenekler, tanıtımdan etkinliğe kadar tüm süreci kolaylaştıracak kaynaklar sunar.

Uzaktan toplantılardan bahsettiğimiz için, platformun yuvarlak masa toplantınızı desteklemek için gerekli özelliklere sahip olduğunu doğrulamak önemlidir. Zoom ve GoToMeeting, daha küçük etkinlikler için kullanılabilecek iyi platform örnekleridir.

Hubilo gibi bazı seçenekler, markanızı temsil edecek şekilde etkinlik görünümünü ve hissini özelleştirme dahil olmak üzere daha gelişmiş özellikler sunar. Bu nedenle, platformunuzu seçmeden önce neler sunduklarını kontrol edin.

Stormboard gibi işbirlikçi beyin fırtınası için beyaz tahtalar ve Poll Everywhere gibi oylama araçları, izleyicileri sürece dahil edebilir.

Araçların seçiminin yuvarlak masa tartışmasının özel ihtiyaçlarına ve hedeflerine bağlı olacağını unutmayın.

Son sözler

Yuvarlak masa toplantıları düzenlemek, profesyonelleri ve uzmanları içeren derinlemesine tartışmaları teşvik etmenin bir yoludur. Sonuç olarak, değerli içgörüler üretebilir ve tüm katılımcıları katılmaya teşvik edebilirsiniz.

Hedeflerinizi, katılımcılarınızı ve moderatörlerinizi tanımlayın ve bir sonraki başarılı etkinliğinizi planlamaya başlayın.

Markanızı yeni zirvelere taşımak için daha fazla sırrın kilidini açmak ister misiniz? Titizlikle seçilmiş haber bültenimiz, kazanma stratejileri oluşturma ve yürütme konusunda size güç verecek paha biçilmez içgörüler sunan, başvurulacak kaynağınızdır. The Beat'e abone olun!