Bir ajansı ölçeklendirme: Büyüme ve değişim dersleri

Hızla büyüyen bir ajansı yönetmek ve ölçeklendirmek inanılmaz bir yolculuktu, özellikle de altı yıl önce bağımsız danışmanlığa başladığımda bir iş kurmak radarımda bile olmadığı için.

Eyeful Media'yı kuran son altı yılda, büyümemizi başarılı bir şekilde yönlendirmek için ağıma ve meslektaşlarıma, özellikle de ajans deneyimi olanlara güvendim. Her fırsatta paha biçilmez dersler öğrendim.

Bazı dersleri erken öğrenmiş olsak da çoğu olgunlaştıkça geldi. Yolculuğumuzu Adizes kurumsal yaşam döngüsü modeline göre aşamalara ayırdık:

• Bebeklik
• Devamlı büyüme.
• Gençlik.
• Astar vurmak.

Yaklaşımımızı her aşamada ayarlamamız ve geliştirmemiz gerektiğini fark ettik.

Yararlanabildiğimiz en kritik büyüme fırsatlarının çoğu, müşterilerimizin ve çalışanlarımızın geri bildirimlerinden elde edildi.

Yolculuğumuzun her aşamasında öğrenilen bu önemli dersler, bir organizasyon olarak olgunlaştıkça gelişmeye devam etti.

İş ilerlemesi için temalar belirleme

Netlik ve yön sağlamak için, her yıl işimizin durumunu temsil eden bir tema belirledik.

2020 yılında altyapı oluşturmaya odaklandık. 2021, yapılanma oluşturmak içindi. 2022'de hedefimiz, 2023'te önceliğimiz olmaya devam eden verimliliği artırmaktı.

Yaptığımız en önemli şeylerden biri, misyonumuzu, vizyonumuzu ve değerlerimizi özenle oluşturmak ve geliştirmek oldu.

Bu şeyler etrafında netliğe sahip olmak, kültür uyumu için işe alma ve altyapıyı, yapıyı ve verimliliği başarmak ve temsil etmek istediklerimizle uyumlu şekillerde inşa etmek de dahil olmak üzere, bizim için doğru hissettirecek şekilde ölçeklendirmemizi sağladı.

Altyapı yılı (2020)

Ajansımızın ilk yıllarında müteahhit ve danışmanlardan oluşan bir ağa güvendik.

Ancak 2020'de tam zamanlı çalışanları (FTE'ler) işe almaya başladığımızdan, büyüyen ekibimizi desteklemek için daha güçlü bir altyapıya ihtiyacımız vardı.

FTE'lere geçmenin birincil nedeni, müşterilere satış konuşması yaparken personel alımında daha fazla öngörülebilirliğe sahip olmaktı.

Aşağıdaki maddeler, keşke çok daha önce uygulasaydık dediğim şeylerdir, bu nedenle bütçeniz izin veriyorsa, bunları mümkün olan en kısa sürede hayata geçirmeyi düşünün:

Bir bordro çözümü edinin

Yüklenicilere PayPal üzerinden ödeme yapmaktan bordro için Gusto kullanmaya geçiş, süreçlerimizi büyük ölçüde basitleştirdi.

Gusto ile 1099'lar ve W2'ler yayınlamak daha verimli hale geldi. Corpnet ile entegrasyon ve avantajlar da farklı eyaletlerdeki çalışanları daha etkin bir şekilde yönetmemize yardımcı oldu.

Kaliteli iletişim araçlarına yatırım yapın

Sorunsuz ortak çalışmaya olan ihtiyacı fark ettik ve ekibimizden aldığımız geri bildirimlere dayanarak Google Chat'ten Slack'e geçtik.

Etkili ekip çalışması ve bilgi paylaşımını kolaylaştıran iletişim araçlarına yatırım yapmak, özellikle uzaktaki ajanslar için çok önemlidir.

İşletme muhasebesi yazılımını seçin

Daha sonra bağımsız serbest çalışanlar için tasarlanmış bir sürümden veri taşımaktan kaçınmak için QuickBooks Online gibi daha güçlü muhasebe yazılımlarıyla başlayın.

Proje adlandırma ve bölümler ile sınıflar oluşturmadaki tutarlılık, büyüme analizi için değerli bilgiler sağlayacaktır.

Raporlama verileri toplamayı otomatikleştirin

Manuel görevleri azaltmak ve ekibimizin analiz için harcadığı zamandan tasarruf etmek amacıyla, verileri elektronik tablolara çekmek için başlangıçta Supermetrics'i kullandık. (Ancak ihtiyaçlarımız arttıkça, verimlilik yılımızda ayrıntılı iç ve dış raporlar oluşturmak için daha kapsamlı bir raporlama çözümü olan Domo'yu benimsedik).

Zamanı doğru takip edin

Birçoğu takip süresini sevmese de, proje ve müşteri karlılığını anlamada bunun önemini anladık.

Zaman takibi, faturalandırma amacıyla ihtiyaç duyduğumuz için ilk günden itibaren yürürlükteydi, ancak teknoloji yığınımızın geri kalanıyla daha iyi entegre olan bir çözüme yükselttik.

(Not: Daha sonraki yıllarda, izlenen toplam süre yüzdesi ve müşteri/proje karlılığı hakkında daha derin bir aylık analiz yapmaya başladık, ancak bu, aşamayı oluşturdu)

Bir proje yönetimi çözümü kullanın

İş akışlarını düzene sokmak ve verimliliği artırmak için bir proje yönetimi aracı benimseyin. İlk SEO işe alımımız proje yönetimi için zorlandı.

Şirket içi bir liderlik rolünden çıktığım için, eşzamanlı iş akışlarında birden çok kuruluşu hizalamanın önemini fark etmemiştim.

Ekibinizin geri bildirim paylaşmasını kolaylaştıran araçlara yatırım yapın

Değer odaklı bir ajans olarak, çalışanlarımızın ne durumda olduğuna dair tutarlı bir nabzı tutmak önemlidir. Çok daha büyük bir ajansı yöneten bir arkadaşımızın önerisiyle 15five'ı hayata geçirdik.

Büyük şirketler genellikle iş gücü yönetimi araçlarını kullanmış olsalar da, bu bizim için oyunu değiştiren birkaç şeyden biri.

Özel bir PowerPoint / Google Slayt şablonu oluşturun

Bu aptalca gelebilir, ancak en iyi yatırımlarımızdan biri, bir Google Slaytlar şablonu oluşturması için bir tasarımcıyı işe almaktı.

Tutarsız oldukları için desteleri yeniden işlemek için sayısız saat harcıyorduk. Bu çok büyük bir zaman tasarrufu oldu ve bize 2.000 doların altına mal oldu.

Muhasebe yükünü boşaltın ve birden çok durumu destekleyebilen bir CPA elde edin

QuickBooks'ta her harcamayı manuel olarak kategorize ederdim. Şirketinizin harcamalarınızı anlama yolculuğunun başlarında kendi muhasebenizi yönetmeniz uygun olsa da, belirli bir noktada zamanınızı en iyi şekilde kullanmaktan vazgeçer.

Vergiler için sizin yerinize eyaletler ayarlaması ve bir muhasebeci bulması için birine (Corpnet gibi) ödeme yapın. İş hayatındaki ilk birkaç yılın ardından, yeni bir CPA da tutmamız gerekti. Birçok eyalette faaliyet göstermenin karmaşıklığı nedeniyle ilkimizi geride bırakmıştık.

Kapsayıcı bir işletim planı oluşturun

Bir kurucu olarak, ajansla nereye gitmek istediğiniz ve sizin için neyin önemli olduğu konusunda kafanızda net bir resim olabilir.

Ancak, daha fazla lider işe aldıkça, onlar için de net olduğundan emin olmak istersiniz. Bir planı kağıda dökmek, boşlukları ve fırsatları belirlemenize de yardımcı olur.

Ortak drive'ları kurun ve belgelerinizi düzenleyin

Tüm belgeleri tek bir klasöre koyup arama yapmak iyi olur. Ancak, herkes bu şekilde çalışamaz ve daha sonra geri dönüp belgeleri düzenlemek çok sancılı olabilir.

Yeni işe alımları kolaylaştıracak düzenli, ölçeklenebilir bir dosya yapısı oluşturun. Hızlı bir şekilde büyüdüğünüzde, hızla büyümek için insanlara ihtiyacınız vardır ve organize olmak için zaman ayırmak süreci hızlandırmaya yardımcı olacaktır.

Hazır oradayken, tüm sözleşmeleri de düzenli bir klasöre koyduğunuzdan emin olun.

Gelir ve gider akışlarını belirleyin

Ne satmak istediğinizi, bunun için nasıl ücretlendirme yapmak istediğinizi ve kaynakların yapmak istediğiniz iş türüne uygunluğunu belirleyin.

İlk birkaç yılınızda önünüze çıkan herhangi bir projeyi üstlenmeye istekli olabilirsiniz, ancak ölçeğinizi genişlettikçe tekliflerinizin kapsamını genişletmeyi veya azaltmayı tercih edebilirsiniz.

Yapı yılı (2021)

Bu aşamada, temel odak noktamız sağlam bir temel oluşturmak ve süreçlerimizi ölçeklenebilirlik ve stratejik girişimler için geliştirmekti.

Ekibi stratejik girişimler için serbest bırakmayı ve işe alım sürecini iyileştirmeyi amaçladık.

Özellikle bir pazarlamacı olarak başladıysanız ve şimdi "gerçek" bir CEO olmanız gerekiyorsa, günlük görevlerden uzaklaşmak zor olabilir.

Ancak, doğru insanları işe alırken sorumlulukları devretmek ve sağlam bir ekip yapısı oluşturmak çok önemlidir.

Sahip olduğunuz teknolojiyi en üst düzeye çıkarın, uygulamaları standartlaştırın ve verileri etkin bir şekilde birleştirmek ve sunmak için daha gelişmiş araçlar kullanmayı düşünün.

Ajans içinde verimli iletişim ve uyum sağlamak için ek yönetim katmanları tanıtın. Ortaklıklar keşfetmek ve bir kredi limiti sağlamak da bu aşamada ajansınızın büyümesini destekleyebilir.

Sağlam bir işe alım süreci oluşturun

İnsanların değerlerimizi anladığından emin olmak istediğim için ilk birkaç yıl onboarding yaptım. Ancak bu verimli veya ölçeklenebilir değildi ve olabileceği kadar etkili değildi.

Liderlerimizden bazıları, ilk 90 gün için beklentiler konusunda daha netlik, önemli belgelere bağlantılar ve çeşitli meslektaşlarla tanışma ve selamlaşma ile daha iyi bir süreç oluşturmaya karar verdi.

Bir ekip yapısı oluşturun

Bu aşamada, grup yöneticilerini eklemek de dahil olmak üzere ek yönetim katmanları oluşturmaya başladık. Bu, ekibimizin yardım için başvurabileceği yöneticilere sahip olmasını sağladı ve daha fazla rol netliği sağladı.

Yıllık incelemeleri uygulayın

Hiçbir zaman yıllık incelemelerin büyük bir hayranı olmadım çünkü yöneticilerin yılda 365 gün geri bildirim iletmesi gerektiğini düşünüyorum.

Bununla birlikte, daha çevreci çalışanlarımızdan bazıları, bir sonraki aşamaya geçmek için ne gerektiğini anlamalarına yardımcı olan daha yapılandırılmış bir süreç istedi.

Bunları Google Docs'ta yapmaya başladık ama sonra süreci 15 Five'a taşıdık.

Bir kredi limitini güvence altına alın

Kredi limiti almak için en iyi zaman, ihtiyacınız olmadığı zamandır.

Bir lider olarak, çalışanlarınızın ve ailelerinin geçim kaynaklarından siz sorumlusunuz. Bir nakit akışı sorunuyla karşılaşırsanız bir güvenlik hattı oluşturun.

markanızı yükseltin

İlk birkaç yıl radarın altında uçuyor olabilirsiniz. Ağızdan ağza bile olsa ölçeklendirmeye başladığınızda, bir web sitesini yeniden tasarlamayı veya logo yenilemeyi düşünün. Sadece fazla harcamadığınızdan emin olun!

Önceden kiralayın, ancak çok fazla değil

Ajansınız ölçeklendikçe ve gelir daha öngörülebilir hale geldikçe, tam zamanında işe alma modelinden personeli biraz önceden eklemeye geçmeyi düşünün.

Boş bant genişliğiyle karşı karşıya kalmamak için gereğinden fazla işe alım yapmayın (çiçekler gibi, ajans saatleri de bozulabilir – bir kez gittiklerinde, gitmiş olurlar!). Ancak kadrolu olmak, ekibe eğitim için daha fazla pist ve devamsızlıklar için kapsam sağlar.

Bir proje birdenbire ortaya çıkarsa ve bant genişliğine ihtiyacınız olursa kaynakları hızlı bir şekilde ölçeklendirmek için yüklenicileri kullanın.

Verimlilik yılı (2022)

Süreçlerimizi optimize etmeyi, otomasyonu benimsemeyi ve müşteri ve proje karlılığını artırmayı hedeflediğimiz için verimlilik birincil odak noktamız haline geldi.

İnsanlarımızı geliştirmeye de büyük önem veriyoruz. Liderlik eğitimi verimlilikle ilişkili görünmese de, amacınız her zaman istemsiz iş değişimini azaltmak ve ekibiniz için büyüme fırsatları yaratmak olmalıdır. Koçluk bu iki konuda da yardımcı olabilir.

bir asistan edinin

Bir kurucu olarak, sık sık kendinizi etrafta kimsenin üstesinden gelemeyeceği görevleri üstlenirken bulacaksınız.

Bu, yeni işe alınanlar için e-posta adresleri ayarlamak veya avantajlarla ilgili soruları yanıtlamak gibi şeyleri içerebilir. Zamanınızın fırsat maliyetini göz önünde bulundurun ve bu öğeleri bir asistana aktarın.

Süreçler ve şablonlar oluşturun

Erken işe alımlarla süreç uygulamasında gezinmek zor olabilir. Muhtemelen dirençle karşılaşacaksınız, bu nedenle geri bildirimlerini erken ve sık sık aldığınızdan emin olun.

Şablonlar, 90 günlük planlar veya raporlama planları gibi seçenekler içerebilir, ancak hedefiniz, takıma zaman kazandırmak için sık sık yeniden oluşturulan herhangi bir şey bulmak olmalıdır.

Ayrıca, "hazırlanmış" veya çerez kesici gibi görünen herhangi bir iş yapmaktan kaçınmak isteseniz de, yeniden kullanılabilir proje yaklaşımları ve içeriği oluşturabilirsiniz.

Müşteri ve proje karlılığı konusunda ciddi olun

Karlılık konusunda her zaman iyi bir nabzınız olmalıdır, ancak itibarınızı oluştururken ilk birkaç yılda daha düşük marjları kabul etmeye istekli olabilirsiniz.

Atanan ekibe ve onların özel maliyetlerine göre hesapları yönetmek için gerçek maliyetinizi iyi bildiğinizden emin olun.

Çalışanlarınızı geliştirin – ve sadece taktiksel platform/pazarlama eğitimi ile değil

İnsanların sizinle aynı becerilere sahip olduğunu varsaymayın. Muhtemelen onlardan çok daha fazlasını gördüğünüzü unutmayın.

Aktif dinleme, zorlu konuşmalarda yön bulma ve farklı organizasyon düzeylerindeki müşterilere göre materyaller uyarlama gibi konuları kapsayan güçlü bir eğitim takvimi oluşturun.

Ekibinizi yeniden düzenleyin

Sizi buraya getiren insanlar, sizi bir sonraki büyüme düzeyinize taşıyan kişiler olmayabilir, ancak iyi iş çıkaran insanlara sadık kalmak istersiniz.

Bir işletmeyi büyütmenin en zor kısımlarından biri, işe aldığınız bazı kişilerin rollerini veya raporlama ilişkilerini değiştirmeniz gerekip gerekmediğini anlamaktır. Ekip üyelerinizin markanıza ve değerlerinize uymasını sağlamak da önemlidir.

Birisi inanılmaz derecede çalışkan olabilir, ancak kültüre uygun değilse onlardan uzaklaşmak en iyisidir. Titiz bir işe alma süreci, insanları önceden taramaya yardımcı olabilir. Ancak, her zaman doğru anlamayabilirsiniz.

Yasal evraklarınızı yükseltin

Artık daha fazla çalışanınız ve müşteriniz olduğuna göre, danışmanlık sözleşmelerinizi, çalışan el kitaplarınızı, iş sözleşmelerinizi, gizlilik sözleşmelerinizi ve diğer benzer evraklarınızı bir avukata gözden geçirdiğinizden emin olun.

Kanunlar sık ​​sık değişir ve işletmenizin korunmasını sağlamak istersiniz.

Banka hesaplarınızı gözden geçirin

Acenteliğinizi başlattığınız andan itibaren temel bir çek hesabınız olabilir.

İşiniz büyüdükçe, hesabınızı yükseltme konusunda bir bankacıyla konuştuğunuzdan emin olun ve biraz ilgi toplamaya başlayabilmeniz için bağlantılı bir tasarruf hesabı eklemeyi düşünün.

Havale ücretlerinden de tasarruf edebilirsiniz.

Raporlama paketinizi yükseltin

Artık muhtemelen daha fazla müşteriyle çalıştığınıza göre, Domo, Tableau gibi daha gelişmiş bir raporlama paketine veya firmanızın ihtiyaçlarını karşılayan başka bir çözüme bakın.

Gerçek bir bütçe oluşturun

Elinizde daha olgun bir şirket varken, planlanmış bir bütçeye göre faaliyet göstermeye ve yönetmeye başlamanın zamanı geldi.

İlk yıl yanılacaksınız, ancak gelirinizi beklenenden daha hızlı veya daha yavaş artırdığınızı ve harcamaların planlarınızdan nerede saptığını anlamak için inşa etmek harika bir kas.

Aklınızda bulundurmanız gereken 6 ajans geliştirme ipucu daha

Müşterilerinizden ve ekibinizden sık sık geri bildirim alın

Müşterilerinizin ve ekip üyelerinizin seslerinin duyulduğunu hissetmelerini sağlamaktan daha önemli bir şey yoktur.

NPS, eNPS ve Başlat/Durdur/Devam dahil olmak üzere üç ayda bir veya daha sık geri bildirim alın.

Güçlü ve kalıcı bir ajans oluşturmak için aldığınız geri bildirimlere dikkat edin.

Gelirinizi çeşitlendirin

Erken aşamalardayken bunu kontrol edemeyebilirsiniz ve yolunuza çıkanların çoğunu kabul ediyorsunuz.

Ajans geliştirme danışmanları, belirli bir nişe odaklanmanızı önerebilir ve bu, bu tavsiye karşısında sorumlu olduğunuz iş ve geçim kaynaklarının sağlığını koruduğunuzdan emin olmak için dengeleyici bir eylemdir.

İşinizin çok büyük bir kısmını tek bir müşteriye veya sektöre emanet etmekten kaçının. Hizmetlileri tek seferlik projelerle dengelemek işinizi sağlıklı tutmak için önemlidir.

Hizmetlilere karşı işe almak daha kolayken, çok fazla kapsam kaymasıyla karşılaşmadığınız sürece tek seferlik projeler kazançlı olabilir.

Uzatılmış gibi hissettiğinizde veya müşteri uygun olmadığında hayır deyin

Destekleyecek becerilere sahip olmadığınız bir projeyi üstlenmekten iyi bir şey gelmez.

Liderlik ekibinizin bakış açılarına güvenin ve yalnızca kendi sezginize güvenmeyin. Kibarca çekip gitmek ve hatta ortalamanın altında bir iş teslim etmektense başka bir firma tavsiye etmek daha iyidir.

Personeli küçük düşürdüğü, sizi her zaman daha fazlası için sıkıştırmaya çalıştığı veya genellikle kötü bir ortak olduğu için bir müşteri sizin için uygun değilse, her zaman uzaklaşabileceğinizi unutmayın.

İşinizi en iyi şekilde yapmanıza izin veren minimumları uygulayın

Şirket büyümesinin ilk aşamalarında, minimum hizmetlilere veya proje ücretlerine esnek davranmaya istekli olabilirsiniz.

Zamanla, ekibinizin sizin ve onların gurur duyduğu ve sonuç alma becerisine sahip olduğu işi yapması için kaç saat gerektiğini öğreneceksiniz.

Oranlarınızdan utanmayın. Kendinizin ve işinizin değerinde olanı şarj edin.

Şirketinizde ne tür insanların başarılı olduğunu anlayın

İşimizin hızına ve karmaşıklığına bağlı olarak, günlük uygulamalı rehberliğe ihtiyaç duyan daha fazla genç insanı işe almanın zor olduğunu gördük.

Geri adım atın, kimin başarılı olduğu ve kimin devre dışı bırakma veya düşük performans gösterme eğilimi gösterdiğine bakın ve işe alma sürecinizi buna göre ayarlayın.

İnsanların çaba gerektiren doğru değerlere ve becerilere sahip olmasını isteyeceksiniz.

Küçük harcamaları takip edin

Tamamen uzaktaysanız, harcamalarınızın çoğunun insan ve yazılım olduğunu göreceksiniz ve yazılım hızla artabilir.

Hızlı bir ipucu, serbest çalışanların hala listenizin bir parçası olup olmadığını düzenli olarak kontrol etmektir, böylece e-postayı, proje yönetimini, zaman takibini ve hızla biriken diğer masrafları iptal edebilirsiniz.

Ekibinizin hala aktif olarak kullandığından emin olmak için tüm yazılımları üç ayda bir denetleyin.

Büyüme ve değişimin farklı aşamalarını kucaklamak

Bir ajansı ölçeklendirmek, zorluklarla ve derslerle dolu heyecan verici bir yolculuktur. Geliri çeşitlendirerek, stratejik işe alımlar yaparak, verimli süreçler uygulayarak ve ekip geliştirmeye odaklanarak ajansınızı başarılı bir şekilde ölçeklendirebilirsiniz.

Büyümenin farklı aşamalarını benimseyin, ajansınızın değişen ihtiyaçlarına uyum sağlayın ve operasyonlarınızı sürekli olarak değerlendirip optimize edin.

Unutmayın, yolculuktaki her adım, ajansınızın başarısına katkıda bulunan değerli bilgiler getirir.