Proje Yönetiminde Çizelge Çakışması Nasıl Kontrol Edilir

Bir proje yöneticisinin isteyeceği son şey, bir program çakışmasıdır. Ancak bir zamanlama çakışması, proje yönetiminde bir olasılıktır. İş akışının engellenmediğinden emin olmak proje yöneticisinin işi olsa da, ortaya çıktıklarında zamanlama çakışmalarını çözmek de onların sorumluluğundadır - bu kaçınılmaz bir sorundur.

Bir zamanlama çakışmasını kontrol edebilmeniz için önce bunun ne olduğunu anlamanız gerekir. Ardından, program çakışmalarını önlemenin yollarını strateji haline getirebilir ve yardımcı olacak proje planlama araçlarını kullanabilirsiniz. Bu konuların her birini inceleyeceğiz ve bu blogun sonunda, bir program çakışmasını önlemek için programları yönetme konusunda hakim olacaksınız.

Zamanlama Çakışması Nedir?

Bir zamanlama çakışması, aynı anda gerçekleşecek iki veya daha fazla faaliyetiniz olduğunda ortaya çıkar. Elbette eş zamanlı olarak yürütülen görevler olabilir, ancak bunları gerçekleştirmek için yeterli kaynağa ve zamana sahip olmayı planladıysanız. Ancak bu strateji kasıtlıdır, zamanlama çatışmaları genellikle kazara yapılır.

Bir zamanlama çatışmanız olduğunda, atanan görevleri yerine getiremezsiniz. Ekip üyeleriniz çok ince olacak ve görevi tamamlamak için gereken diğer kaynaklar mevcut olmayabilir. Bir zamanlama çakışmasının sonucu, teslim tarihlerinin kaçırılmasına, bütçenizin aşılmasına ve proje moralinin aşınmasına yol açabilir. Bunların hiçbiri, zamanlama çakışmalarına yol açan özensiz programlama riskine değmez.

Bu, zamanlama hatalarının her zaman zamanlama çakışmalarından sorumlu olduğu anlamına gelmez. İnsan hatasından kaynaklanan kazalar vardır ve her projenin doğasında var olan riskler vardır. Her iki durumda da, muhtemelen zamanlama çakışmalarıyla uğraşmak zorunda kalacaksınız. Ne kadar hazırlıklı olursanız o kadar iyi. Hazırlanmanın bir kısmı, projelerinizi planlamak için proje yönetimi yazılımı kullanmaktır.

ProjectManager, planlamanıza, bu programı yönetmenize ve gerçek zamanlı olarak izlemenize yardımcı olan ödüllü bir proje yönetimi yazılımıdır. Görevlerinizi ve kaynaklarınızı düzenlemek için güçlü Gantt şemalarımızı kullanın. Zamanlama çakışmalarını ve gecikmeleri önlemek için dört görev bağımlılığı türünün tümünü birbirine bağlayabilirsiniz. Kritik yolu filtreleyin ve başarılı bir proje sunmak için hangi görevlerin gerekli olduğunu görün. Bir temel belirledikten sonra, ilerlemenizi gerçek zamanlı olarak izleyebilir, sorunları yakalayabilir, çözebilir ve programa bağlı kalabilirsiniz. ProjectManager'ı bugün ücretsiz olarak kullanmaya başlayın.

Proje Yönetiminde Çizelge Çakışmasından Nasıl Kaçınılır?

Bazen bir zamanlama çakışmasından kaçınamazsınız. Son dakika toplantıları, yanlış iletişim ve ortaya çıkan diğer sorunlar var. Ancak bir anormallik dışında, programınızın zamanlama çakışmalarından arınmış olmasını sağlamanın yolları vardır. Proje yöneticilerine bu önlemleri almaları tavsiye edilir.

Proje Kapsamınızı Açıkça Tanımlamak için Bir İş Dökümü Yapısı Kullanın

Projelerin birçok görevden oluştuğunu herkes bilir. Ancak genellikle gözden kaçan şey, bu görevleri tanımlamak için bir araç olduğudur. Bir iş kırılım yapısı (WBS) kullanıyorsanız, bir projedeki çıktıları ve görevleri eşleyebilirsiniz. Bu, son çıktıyla tepesinde olan bir ağaç diyagramıdır ve ona götüren daha küçük olanlar bunun altında dallanır. Bu, projenin tam kapsamını sağlar ve tüm işleri ve teslimatları önceden bildiğinizde çakışmaları önlemek daha kolay olduğundan, zamanlama çakışmalarını önlemeye yardımcı olur.

Görev Bağımlılıklarını Tanımlayın

Tabii ki, tüm görevler eşit değildir. Genellikle, başka bir görev başlayana veya durana kadar başlayabilen veya durabilen görev bağımlılıkları veya görevler vardır. Basit bir örnek olarak, görev bağımlılığı inşa edilene kadar boyanamayan bir duvar gibidir. Görev bağımlılıkları, bir proje zamanlamasını büyük ölçüde etkileyebilir; maliyetli gecikmeler veya zamanlama çakışmaları yaşamamak için bunları belirlemek çok önemlidir. Bunun ne tür bir görev bağımlılığı olduğunu da not etmek isteyeceksiniz. Dört tane vardır: başlamaya başlama, diğeri başladığında başlayan; Baştan sona, bir başkası bitince başlar, bir başkası bitince biter, bir başkası bitince biter ve bir başka başlarla biter.

Proje Görevleriniz İçin Bir Sıra Oluşturun

Proje programları, çift daldırma yapmadığınızdan emin olmak için bir sıra izlemelidir. Genel olarak proje hedeflerini tanımlayarak ve tüm paydaşları belirleyerek başlar. Bu, tüm çıktıların ne zaman tamamlanması gerektiğini belirleyen nihai bir son teslim tarihine yol açar. Bu noktada, tüm çıktılarınızı, görevlerinizi ve projeyi tamamlamak için atacağınız adımları listelemek için İKY'nizi kullanmak isteyeceksiniz. Süreçleri ve prosedürleri ayarlayacaksınız. Ekip üyeleri, başlangıç ​​ve bitiş tarihleri ​​olan görevlere atanacaktır. Bu zaman çizelgesi daha sonra ekiple paylaşılır ve bulunan herhangi bir çizelgeleme çakışması projenin yürütülmesinden önce değiştirilebilir.

İlgili: Olması Gereken 25 Proje Yönetimi Excel Şablonu ve Elektronik Tablosu

Rolleri ve Sorumlulukları Atama

Programlama çakışmalarından kaçınmanın bir başka yolu da, proje ekibindeki herkese bir rol atanmasını ve sorumluluklarını anlamasını sağlamaktır. Bu, her ekip üyesine, daha yüksek kaliteye ve görevlerinin zamanında tamamlanmasına yol açan projenin bir parçası üzerinde sahiplik sağlar. Çünkü her ekip üyesi sorumlu olacaktır. Gecikmeler, eksik kaynaklar ve çatışmalar gibi sorunlarla ilgilenmekten sorumlu olacaklar.

Kritik Yolu Tanımlayın

Kritik yol, tüm projenin başarılı olması için zamanında tamamlanması gereken en uzun faaliyetler dizisidir. Buna bakmanın başka bir yolu, kritik yolun, projeyi gerçekleştirmek için gerekli olan görevleri, zaman ve para sorun olduğunda ihmal edilebilecek olanlardan ayırmasıdır. Bu bariz sebeplerden dolayı programlamak için çok önemlidir. Artık kritik olan ve onlara odaklanabileceğiniz görevleri biliyorsunuz, diğerleri ise bir çatışma varsa ertelenebilir ve ayrıca ne kadar dalgalanma veya gevşeklik var.

Bir Proje Takvimi Oluşturun

Yukarıdakiler, bir proje programı hazırlama adımlarını özetlemektedir. Bir proje programı olmadan, kör uçuyorsunuz. Bu, küçük projeler için ve kesinlikle büyük, daha karmaşık projeler için önerilmez. Bir proje zaman çizelgesine sahip olmak, planlanan ilerlemeyi gerçek ilerlemeyle karşılaştırarak projenizi izlemenize de olanak tanır. Herkesin aynı sayfada çalışmasını sağlar, böylece ne yapılması gerektiğini ve ne zaman yapılması gerektiğini bilirler. Tüm bunlar, daha az zamanlama çakışmasıyla başarılı bir proje yürütmek için çalışır.

Hangi Proje Çizelgeleme Araçları Çizelgeleme Çakışmasına Yardımcı Olabilir?

Bir proje takvimi yapmak, proje yönetiminin planlama aşamasının bir parçasıdır. Proje yönetimi, projeyi hem planlamanıza hem de yürütmenize yardımcı olabilecek planlama araçlarına sahiptir. Üç yaygın proje zamanlama aracı türüne ve bunların zamanlama çakışmalarını azaltmaya nasıl yardımcı olduğuna bakalım.

1. Gantt Şemaları

Gantt şemalarına zaten değindik. Bunlar, geleneksel proje yönetimi metodolojilerinin işgücüdür. Bir şeyin birbiri ardına gerçekleştiği aşamaları takip eden projeler için harikalar. Tüm projeyi, tüm görevleri ve sürelerini gösteren görsel bir zaman çizelgesinde detaylandırırlar. Projeyi baştan sona planlamak için genellikle kilometre taşları, bağlantı bağımlılıkları ve daha fazlasını ekleyebilirsiniz.

2. Proje Takvimleri

Bir proje takvimi, bir Gantt şeması kadar sağlam olmayabilir, ancak bunların oluşturulması ve kullanılması da çok daha kolaydır. Takvimler, çalıştıkları için uzun zamandır planlamada kullanılmaktadır. Bir ayı bir sayfada gösteren ve size başlangıç ​​ve bitiş tarihlerini veren görsel bir araçtır. Paylaşılması ve anlaşılması kolaydır, bu nedenle neredeyse projelerin başından beri proje planlamasının temelini oluştururlar.

3. Kanban Panoları

Kanban panoları daha modern bir araçtır. Bir üretim programını, tamamlanırken panoda hareket eden kartlarla temsil edilen görevlerle birlikte bir panodaki sütunlara bölen görsel bir iş akışı sistemidir. Bu, bir proje yöneticisinin tüm süreci görmesine ve zamanlama çakışmaları gibi sorunları ekip bunlarla karşılaşmadan önce yakalamasına olanak tanır. Proje yöneticisi daha sonra sorunu çözmek ve ekibin çalışmasını engelsiz tutmak için kaynakları yeniden tahsis edebilir.

ProjectManager Sağlam Proje Çizelgeleme Yazılımıdır

Bu üç proje planlama aracını, projeleri gerçek zamanlı olarak planlamaya, yönetmeye ve izlemeye yardımcı olan ödüllü proje yönetimi yazılımı ProjectManager'da bulacaksınız. Planlama, ekibinizin katılımıyla başlar. Yazılımımız, görevlendirmeyi kolaylaştıran PTO, tatiller ve küresel tatiller dahil olmak üzere ekibinizin uygunluğunu ayarlamanıza olanak tanır. Proje zamanlamanızı oluştururken, kimin ne zaman müsait olduğunu bilerek zamanlama çakışmalarını önleyebilirsiniz.

Birden Fazla Proje Zamanlama Aracı Kullanın

Projenizi Gantt grafiğimizde planladıktan sonra, bu planı proje ekibinizle paylaşabilirsiniz. Ancak ekip üyeleri bir Gantt şemasının tüm özelliklerine ihtiyaç duymaz, bu nedenle birden fazla proje aracımız var. Görev listeleri, kanban panoları ve hatta takvimler gibi rahat oldukları herhangi bir araçta işlerini yürütebilirler. Hepsi aynı verileri paylaşır ve herkesi aynı sayfada tutmak için aynı anda gerçek zamanlı olarak güncellenir.

Gerçek Zamanlı Panolar ile Proje İlerlemesini İzleyin

Proje planlama araçlarının güncellenmesi, gerçek zamanlı verilerin yalnızca bir yönüdür. Canlı verilere sahip olmak, proje yöneticilerinin proje zamanlamasını izleyebileceği ve projenin yolunda olduğundan emin olabileceği anlamına gelir. Proje yöneticileri, gerçek zamanlı panolara geçiş yaparak proje hakkında üst düzey bir genel bakış elde edebilir. Canlı verileri otomatik olarak toplarlar ve bunu zaman, maliyet, iş yükü ve çok daha fazlası gibi metrikleri ölçen okunması kolay grafikler ve çizelgelerde gösterirler. Hafif alternatif yazılımların aksine, zaman alan yapılandırma gerekmez. Siz hazır olduğunuzda hazırdır.

Bir projeyi zamanında teslim etmek için planlama çok önemlidir. Yazılımımız, birden çok proje görünümü, gerçek zamanlı panolar ve verilerin daha derinlerine inen raporlarla bunu mümkün kılar. Raporlar, yalnızca önemli olan verileri sıfırlayacak şekilde özelleştirilebilir. Paydaşları projenin ilerlemesinden haberdar etmek için kolayca paylaşılabilirler. Yazılımımız ile programınızı baştan sona planlayabilir, yönetebilir ve takip edebilirsiniz.

ProjectManager, departmanlar ve kıtalar genelinde ekipleri birbirine bağlayan çevrimiçi proje yönetimi yazılımıdır. Programınızı planlayabilir, dağıtılmış ekiplerle paylaşabilir ve ilerlemelerini her yerde ve her zaman takip edebilirsiniz. Başarılı projeler sunmak için yazılımımızı kullanan Avis, Nestle ve Siemens ekiplerine katılın. ProjectManager'ı bugün ücretsiz olarak kullanmaya başlayın.