Proje Yönetiminde Kapsam Kayması Nedir?

Ya bir şey iddialı bir web sitesi projesinin ölümüne neden olabilirse? İlk düşünceniz, bunun erteleme, planlama eksikliği veya deneyimsiz tasarımcılar olabileceği olabilir, ancak aslında daha da tehlikeli bir şey var: kapsam sürünmesi .

Projeler başlangıçtaki hedeflerini aştığında, son teslim tarihi kaçırılana ve herkesin heyecanını kaybedene kadar daha fazla görev üst üste binmeye devam eder. Bu bir kez olmaya başladığında, iyileşmesi zor olabilir.

Kendinizden veya kuruluşunuzun kapsam kaymasına yenik düşmesinden mi korkuyorsunuz? Planlama, iletişim ve temperlenmiş beklentilerle, onu raylarında durdurabilirsiniz.

Kapsam kaymasını nasıl belirleyeceğimizi ve bundan nasıl kaçınacağımızı öğrenelim - bu gerçekleşmeden önce.

Yeni bir projeyle uğraşmaya karar verdiğinizde yapacağınız ilk şey bir plan oluşturmaktır. Proje kapsamı, proje planlamasının bir parçasıdır ve hedeflerin, proje çıktılarının, maliyetlerin ve projeyle ilgili diğer noktaların yazılmasını içerir.

Bir proje kapsamında, teslim tarihlerine, farklı üyelerin sorumluluklarına, kalite kontrol önlemlerine ve projenin toplam maliyetine kadar her şeyi özetlersiniz.

Bir projenin kapsamı, özünde, ekip ve müşteriler için projeye yönelik bir kılavuzdur ve genellikle sözleşmeye dahil edilir. Herkesin görevlerine odaklanmasına yardımcı olur ve müşterilere projenin tamamlanması için somut bir zaman çizelgesi verir.

Kapsam kayması, bir projenin gereksinimlerinin ve çıktılarının ilk vizyonun ötesine geçmesidir. Proje yönetiminde kapsam kayması, başarısızlığın önde gelen nedenlerinden biridir. Ek revizyonlar, yeniden yapımlar, yeniden tasarımlar ve ek gereksinimleri içeren yeni talepler aktığında ortaya çıkar.

Kapsam kaymasının ortaya çıkmasının sayısız nedeni vardır, özellikle proje paydaşları arasındaki zayıf iletişim ve proje hedeflerini güvence altına almak için neyin gerekli olduğuna dair ilk tanımlama eksikliği.

İşte eylemdeki bir kapsam kayması örneği:

Sizin ve ekibinizin bir müşteri için bir WordPress başlatma sitesinde çalıştığınızı hayal edin. Sitenin bir ana sayfası, hakkında sayfası ve küçük bir çevrimiçi mağazası olması gerekir. Bunu tamamlamak için son tarih sadece üç haftadır. Bu kısa bir son tarih olmasına rağmen, siz ve ekibiniz web sitesini zamanında hazır ve çalışır hale getireceğinizden eminsiniz.

Sonuçta, geçmişte WordPress web siteleri oluşturdunuz ve projeyi tamamlamak için tam olarak ne ve ne kadar zamana ihtiyacınız olduğunu biliyorsunuz. Göze çarpan zorluklar yok ve başlangıçta belirlenen proje kapsamına göre ihtiyaç duyacağınız tüm gerekli araçlara ve kaynaklara sahipsiniz.

Ancak, projeye bir hafta kala, müşteri sitede daha fazla özellik ve ek işlevsellik talep eder. İlk başta, mevcut proje kapsamına dahil edebileceğiniz küçük bir düzenleme istiyorlar. Ancak daha sonra, genişletilmiş bir mağaza, siteye bir blog ekleme, logolarını özelleştirme, SEO hizmetleri ve orijinal sözleşmede yer almayan daha fazla sayfa oluşturma gibi daha büyük değişiklikler isterler.

Siz farkına bile varmadan, proje kapsamı 'çevrimiçi mağazalı küçük bir WordPress sitesinden' tonlarca özellik ve sayfa içeren tam gelişmiş bir siteye dönüştü. Ne yazık ki, artık projeyi üç haftalık son teslim tarihinden önce tamamlayamazsınız.

Kapsam kaymasıyla ilgili uğursuz şey budur: genellikle küçük başlar, bu yüzden çok geç olana kadar fark etmezsiniz.

Kapsam kaymasının birkaç yaygın ve önlenebilir nedeni şunlardır:

Ek istekleri planlamamak, kapsam kaymasının ana nedenlerinden biridir. Orijinal sözleşme, bu yeni gereksinimlerin nasıl ele alınacağını öngörmüşse (örneğin, son teslim tarihini artırma, maliyeti artırma, ek personel işe alma, vb.), bunlar bir sorun teşkil etmeyecek ve kapsam kayması olarak kabul edilemez.

Ancak, projenin değişiklik olmadan devam edeceğini varsaymak, kaçınılmaz olarak, gerçekleştiklerinde bunları ele alamamakla sonuçlanır.

İletişim eksikliği, kapsam kaymasının bir başka önemli nedenidir. Bazen bir proje sadece sizinle tek bir müşteri arasındadır. Diğer zamanlarda, müşteri tam bir şirkettir ve bu, tasarımda söz sahibi olmak isteyecek çok sayıda üst düzey yönetici olduğu anlamına gelir.

Kiminle çalışıyor olursanız olun, zayıf iletişim genellikle beklentilerin kontrolden çıkmasına neden olur. Bunu kendi başınıza yapıyor olsanız bile, ne istediğinizi bulmak ve bunu bir son teslim tarihi olan bir dizi görev olarak net bir şekilde ortaya koymak iyidir.

Çok fazla revizyona yığmak bir web tasarım projesini öldürebilir. Müşterinin vizyonunu yakalamaya çalışırken her site birkaç değişikliğe ihtiyaç duyacaktır, ancak çok ileri gittiğinde, programı tamamen tıkayabilir.

Bu mini görevler o kadar küçüktür ki, ne kadar zaman aldıklarını bile fark etmeyebilirsiniz, ancak onları kontrol altında tutmazsanız ciddi zararlar verebilirler. Azalan getiri noktasının ötesinde bir proje üzerinde çalışmanın bu özel uygulamasına genellikle altın kaplama denir.

Kötü tanımlanmış bir proje kapsamı, projenizin başarısı için ölümcül olabilir. Ekip üyeleriniz, proje yöneticileriniz ve diğer paydaşlarınız projenin gereksinimleri ve çıktıları konusunda net değilse, bir noktada bir arıza olması kaçınılmazdır.

Bir proje sırasında herhangi bir noktada kapsam kayması meydana gelebilir, ancak ekstra uyanık olmanız gereken birkaç aşama vardır.

• İlk planlama aşamasında, makul olarak ulaşılabilir hedeflerin bir listesini oluşturmaya çalışırken
• Bir müşteriye bir şey gönderdikten sonra, sizin için zamanınız olandan daha fazla revizyon ve ekleme isteyebilir veya yapılması çok uzun sürecek revizyonlar isteyebilirler.
• Birisi planlama sürecinin dışında bırakıldığında, daha sonra değişiklik istemek için gelebilir.
• Programa sınırsız sayıda görev eklenmesine izin veren proje ortası, projenin çok daha az gerçekçi görünmesine neden olabilir.
• Planlama sona erdiğinde ve daha az yazışma ile görev üzerinde çok çalıştığınızda, müşterinin daha fazla fikir bulması için zamanı olacaktır.
• Bir son teslim tarihi kaçırıldığında, biraz daha kayıp gitmesine izin vermek ve soruna yığmak daha kolaydır.
• Tam son birkaç görevi tamamlamak üzereyken, biri mutlaka “Peki ya şunu eklersek…?” diyecektir.

Kısacası, kapsam kayması bir projenin herhangi bir aşamasında ortaya çıkabilir, ancak onun gelişini zaten bekliyorsanız, korunmak çok daha kolay olabilir.