Daha etkili e-posta iletişimi için yedi kolay kural

Sektörünüz, alanınız, kariyeriniz, günlük sorumluluklarınız veya görevleriniz ne olursa olsun, iletişim başarınızın ayrılmaz bir parçasıdır.

Bu özellikle, iletişimin müşterileri eğitmek, kampanyaları yürütmek, bağlantıları güvenceye almak ve sonuçların sunumu için hayati önem taşıdığı SEO ve bağlantı oluşturma için geçerlidir.

E-posta, günümüzün dijital dünyasında belki de birincil iletişim modudur. E-posta yoluyla iyi iletişim kuramıyorsanız, muhtemelen mücadele edeceksiniz.

Etkili iletişimin faydaları

1. Güven oluşturur, proje kapsamını belirler ve beklentileri tanımlar.
2. Doğru bilgiyi iletir ve vurgular.
3. Takım engellerini tanımlar ve problem çözmeyi kolaylaştırır.
4. Her iki tarafın da anlaşılmasını sağlar.
5. Müşteri, ekip ve kişisel memnuniyet sağlar.

Kendinizi iyi sunma, fikirleri iletme ve sunum yapma yeteneğiniz başarının temelidir.

Açık konuşayım, Bilgi, beceri ve dürüstlük herhangi bir iş için hayati önem taşır. Ancak iyi iletişim kurabilmek, işin her alanında çok önemlidir.

İyi iletişim değeri artırır, güven aşılar, güven oluşturur, sorunları çözer, engelleri ortaya çıkarır ve bir SEO kampanyasının neredeyse her parçasını ve müşteriler, denetçiler ve ekip üyeleriyle olan ilişkiyi kolaylaştırır.

Bağlantıların güvenliğini sağlamak için diğer site sahipleriyle bire bir iletişim gerektiren bağlantı oluşturmada iletişim iki kat değerlidir. Bağlantı kurmanın NEDEN onların (veya izleyicilerinin) yararına olduğunu etkili bir şekilde iletmeniz gerekir.

Etkili e-posta iletişimi (ve sosyal yardım) için kurallar

1. Biçim için şablonları kullanın.
2. Kitlenizi tanıyın.
3. Değer ile liderlik edin.
4. Açık ve net olun.
5. Aktif dil kazanır.
6. Eksiksiz e-postalar gönderin.
7. Takip et.

E-postanızın amacı nedir? E-postanızın her bir öğesi (konu satırı, yapı, kelime seçimi) bunu desteklemelidir.

1) Şablonlar: e-postaların nasıl biçimlendirileceği

Herkes, sıfır özelleştirme içeren bir şablonla toplu olarak üretilmiş korkunç e-postalar aldı.

Bir "Sevgili Web Yöneticisi" e-postası daha alırsam ...

Buna rağmen, şablonların değerine hararetle inanıyorum. Şablonlar, okunması ve anlaşılması kolay (üretmeden bahsetmeden) iyi biçimlendirilmiş e-postalara yol açan sistemlere ve süreçlere yol açar.

Bir şablon kullanıp kullanmama konusundaki temel kuralım:

1. Benzer bir hedef kitleye birden fazla e-posta mı gönderiyorum?
2. Gelecekte benzer bir e-posta gönderecek miyim?
3. Mesajımı iletmek için bilgiyi yapılandırmanın optimal bir yolu var mı?

İyi bir şablonun sırrı liste segmentasyonudur. Şablonunuz hedef kitlenize göre özelleştirilmeli ve gerektiğinde varyans için yeterli alan bırakılmalıdır.

Bir ileti dizisine yanıt vermiyor veya benzersiz bir e-posta göndermiyorsam, büyük olasılıkla bir tür şablon kullanıyorum.

Elle yazılmış e-postalar bile genel bir formatı (AKA şablonu) takip eder. Her gün göndermeniz gereken çeşitli e-postaları düşünün. Her e-postayı ayrı ayrı oluştursanız bile, takip ettiğiniz bir avuç genel şablon olduğuna bahse girerim.

Sık kullandığım bir şablon örneği:

Bir gönderiye birinden veya şirketinden olumlu bir söz eklediğimde kullandığım şey budur. Bu, bir bağlantı kurmama yardımcı oluyor, onlardan neden bahsedildikleri konusunda onları uyarıyor ve hatta belki de bana birkaç sosyal paylaşım sağlıyor.

Süreç yaratmak, etkililiğin anahtarıdır. Bu optimizasyon fikri, SEO kalabalığı için yeni olmamalı

2) Kitlenizi tanıyın

İletişimin en önemli kuralı, tüm konuşmayı hedef kitlenize dayandırmaktır.

Bunu düşün:

Bir meslektaşınızla nasıl sohbet edersiniz? Denetleyici? Müşteri? İyi arkadaş? anne baban mı?

Tarz, ton, sözcük seçimi ve iletişim biçimi her izleyiciye göre değişir. Bu iletişim 101 – bu kitle için anlamlı ve etkili olan konuşmayı yapılandırmanız gerekir.

Bir e-posta taslağı hazırlamadan önce kişiniz hakkında bilmeniz gerekenler:

1. İsim
2. unvan/pozisyon
3. Kişilik
4. Yetki/etki
5. Onların iletişim tarzı
6. Ne sıklıkla atılıyorlar?
7. Profesyonel ilişkiniz.

Hedef kitleden bağımsız olarak benzer e-postalar gönderirseniz, etkisiz bir şekilde iletişim kurarsınız.

3) Değer öncelikli iletişim

NEDEN e-posta göndermenizin her zaman bir nedeni vardır.

Etkili iletişim kurmak için, neden bir e-posta gönderdiğiniz ve e-posta gönderdiğiniz kişi için neden önemli olduğu açık olmalıdır.

Bu son kısımdır – e-postanızın bağlantınız için neden önemli olduğu – bu en önemlisidir. Bununla liderlik yapmak, değer oluşturma ve dikkate alma şeklinizdir.

Kim olduğunuz veya yaptığınız şeyin dünya için neden önemli olduğu hakkında uzun bir giriş yazmanıza gerek yok. Kitlenize değer vererek liderlik edin.

Neden umursamalılar?

Bu soruyu bir e-postada ne kadar erken yanıtlarsanız o kadar iyi.

Bir şablonu düzenlerken, ilk adımım her zaman “bunun sizin için neden önemli olduğunu” ifadesini en üste (veya mümkün olduğunca en üste yakın) taşımaktır.

İşte sık sık aldığım bir e-posta konuşması:

İşte bu e-postayı nasıl öncelikli hale getireceğim.

Merhaba Cory,

Satış ve pazarlama bant genişliğinizi geliştirmek için mi çalışıyorsunuz?

(doğrudan kişinin pozisyonuna veya şirkete hitap eden özel hat).

[redacted]'de, olası hesaplarınız, olası satış yaratma ve veri yönetimi hizmetleriniz için size özel bir B2B listesi sunuyoruz, böylece tüm araştırmayı yaparken müşterinin sahibi siz olursunuz.

Şunlarda uzmanız:

• Beyaz Kağıt müşteri adayı oluşturma.
• CRM Veri Bakımı ve doğruluğu.
• Pazar istihbarat araştırması.
• Pazar haritalaması ve pazar değerlendirmesi.

[Redaksiyonun] hedeflerinize ulaşmanıza nasıl yardımcı olabileceğini tartışalım.

mükemmel mi Hayır – bu benim işim değil, bu yüzden mesajı veya konumlandırmayı yeniden işleyemem. Ayrıca, liste oluşturmayı satın almak veya dış kaynak kullanmak istemiyorum, bu yüzden yanlış hedef kitleyim.

Ancak, bu yeniden biçimlendirilmiş sürüm değerle liderdir. Hiç vakit kaybetmez. Uygun değilse, hemen devam edebilirler. Eğer öyleyse, gerçekten okuyup cevap vermeleri daha olasıdır.

E-postayı NEDEN göndermenizin her zaman bir nedeni olmalıdır.

Lede'nizi gömmeyin.

4) Açık ve özlü

İyi yazmanın sırrı liberal düzenlemedir.

E-postanızı yazın, ardından kesebildiğiniz kadarını kesin. Sonra biraz daha kesin.

kesmeyi seviyorum:

• Önemsiz kelimeler: bu, çok, şey, gibi, hissediyor,
• Örtmeceler: Anlamı anlama, duyma, yardım etme, zaman ayırma , bana haber verme, ileriye bakma, beğenileri, kursta kalma vb.
• Zarflar: tamamen, özellikle, tamamen, özellikle, vb.
• Uygunsuz zamirler: herhangi bir gereksiz geçiş. Mümkün olduğunca birinci kişi olsun.
• Her şey: Kesebilirsem keseceğim.

E-postaları göndermeden önce takıntılı bir şekilde tekrar okumayın. Bunun yerine, hiçbir çöp kalmadığını BİLİNene kadar her şeyi kesin. Bunun için herkes daha mutlu olacak.

5) Aktif ses insanlar içindir

Aktif ses, e-postada doğru perspektifi ve olaylar zincirini iletir.

E-posta raporları özellikle aktif sese bağlıdır, çünkü pasif ses işi yanlış temsil edebilir.

Pasif dil, iletişimin neden-sonuç ilişkisini ortadan kaldırır, hangi eylemin hangi sonuca yol açtığını belirsiz hale getirir ve e-posta iletişiminizdeki değeri önemsizleştirir.

Aktif ve pasif sesle mücadele ediyorsanız, garip ifadeler arayın ve kimin ne yaptığını düşünün. Herhangi bir nedenle bilgileri karıştırmadığınızdan emin olun.

Pasif ve aktif birkaç örnek:

“Sayfa SEO tarafından optimize edildi.” vs "SEO, sayfayı optimize etti."

"Ay boyunca ekip tarafından sekiz bağlantı oluşturuldu." vs "Ekip bu ay sekiz bağlantı kurdu."

"Birleştirilmiş SEO çabalarımız sayesinde sıralamalar iyileşti ve arama trafiği arttı." vs "SEO çabalarımız sıralamaları iyileştirdi ve arama trafiğini artırdı."

Pasif ses tonunuzu zayıflatacak, anlamınızı karıştıracak ve konumunuzu zayıflatacaktır.

6) Satış konuşmanızı ekleyin

Satış konuşması isteğinde bulunmayın. yapma.

Sık sık olur:

En iyi durum senaryosu, "evet, bir satış konuşması gönder"dir. Aynı yanıt, GERÇEK hedefiniz olabilir - bir bağlantı, bir yayın, kapsam, toplantı vb.

Hayatı olması gerektiğinden daha zor hale getirmeyin. Herkes meşgul ve herkes çok fazla e-posta alıyor. Sahte nezaket, özellikle 2. kuralı uygularsanız ve yalnızca katacak değeriniz olduğunda e-posta gönderirseniz, satış konuşmanızın başarılı olma ihtimalini artırmaz.

En iyi e-postalar, ilk e-postadaki herhangi bir soruyu yanıtlar. Kitlenizi düşünün ve her şeyi mantıklı bir şekilde ele aldığınızdan emin olun.

7) Takip – Kibardır

Bağlantı kuruyorsanız veya tanıtım e-postaları gönderiyorsanız, takip etmezseniz işinizi yapmıyorsunuz demektir.

Takip e-postaları göndermek kabalık değil – kibarlıktır.

Takip e-postası, e-postanızın değeri için iyi bir turnusol testidir.

Sunacak değerli bir şeyiniz olduğuna inanıyorsanız, o kişinin e-postanızı inceleme şansı olduğundan emin olmak için bir hatırlatma göndermekten çekinmemelisiniz.

Makul bir fırsatı kaçırmamalarını sağlayarak aslında onlara bir iyilik yapıyorsunuz. Bu şekilde hissetmiyorsanız, yaklaşımınızı yeterince geliştirmemişsinizdir. Mesajınızın değerine, erişimin kısalığına, iletişiminizin hedeflerine inanmanız gerekir.

Göndereceğim üst limit dört. Orijinal, üç ileti dizili mesajla.

Bu, açıkça tanımlanmış bir ilişkim olan kişiler için değil - yalnızca birinin e-postalarımı gerçekten özlediğini düşündüğümde ve onlarla iletişim kurmak için değerli bir nedenim olduğunda.

Üçüncü (hatta dördüncü) e-postama kaç kez olumlu yanıt aldığımı söyleyemem. İnsanlar meşgul.

İlk e-postanızı hiç takip etmiyorsanız, büyük bir fırsatı kaçırıyorsunuz.