Küçük İşletme Otomasyonu: Otomatikleştirmeniz Gereken 6 Süreç

Küçük bir işletme yönetirken, her dakika değerlidir. Tabağınızda çok şey var ve bunu yapmak için günde sadece çok fazla saatiniz var.

Çoğu küçük işletme, otomatikleştirmeyerek zaman harcar.

Büyük şirketlerin %40'ı en az bir iş biriminde otomatik süreçlere sahipken, küçük işletmelerin yalnızca %25'i aynı şeyi söyleyebilir.

Birçok küçük işletme sahibi, otomasyonun yalnızca büyük şirketler için olduğunu düşünüyor, ancak bu gerçeklerden daha fazla olamazdı. McKinsey'den yapılan araştırmalar, küçük işletmelerin otomasyona yatırım yapma olasılıkları büyük olanlara göre daha düşük olsa da, yaptıklarında daha başarılı olduklarını gösterdi.

Peki, küçük işletmeniz otomasyona nasıl başlayabilir?

Bu makale, hangi süreçlerin otomatikleştirileceği ve en iyi otomasyon platformunun nasıl seçileceği de dahil olmak üzere, küçük bir işletmeyi otomatikleştirme hakkında bilmeniz gereken her şeyi özetlemektedir.

Küçük işletme otomasyonunun faydaları nelerdir?

Küçük işletmeler bazen otomasyona yatırım yapmak konusunda isteksizdir, ancak süreçleri otomatikleştirmek, sahip oldukları önemli bir avantajdır. Küçük işletmelerin %88'i, otomasyonun şirketlerinin daha büyük işletmelerle rekabet etmesine izin verdiğini söylüyor.

Otomasyon, küçük işletmenizin daha fazla kişiyi işe almak zorunda kalmadan çıktılarını ölçeklendirmesine olanak tanır. Ayrıca, otomasyon araçları, daha fazla veriye dayalı olmanızı ve nakit sıkıntısı çeken küçük işletmeler için büyük şirketlerden daha önemli olan yatırım getirinizi daha etkin bir şekilde izlemenizi sağlar.

1. Otomasyon, ekibinizin daha değerli işlere odaklanması için zaman kazandırır

Ofis çalışanları, tekrarlayan manuel görevlere günde üç saatten fazla zaman harcıyor. Ve %51'i, tekrarlayan dijital yönetim görevlerinin asıl işlerini yapmanın önüne geçtiğini söylüyor.

Otomasyon, bu görevleri ekibinizin elinden alır. En tekrar eden, sıkıcı sorumluluklar ortadan kalktığında, çalışanlar gerçekten iyi oldukları şeylere, yani küçük işletmenizin kârlılığını artıran stratejik çalışmaya odaklanabilirler.

2. Otomasyon insan hatasını ortadan kaldırır

Aynı işi tekrar tekrar yapan herkes eninde sonunda hata yapacaktır. Örneğin, 2017'deki bir Amazon Web Hizmetleri kesintisine, bir çalışanın rutin bir hata ayıklama sırasında bir komutu yanlış yazması neden oldu.

Otomasyon yazılımı bu tür bir hata yapmaz. Bir otomasyon aracı, bir işlemi her seferinde aynı şekilde tamamlar.

3. Otomasyon, veriye dayalı karar vermeyi mümkün kılar

Şirketler, seçimlerini destekleyecek verilere sahip olduklarında daha iyi kararlar alırlar. Ancak verileri derlemek, analiz etmek ve raporları paylaşmak, manuel olarak yapmanız gerekiyorsa zaman alıcıdır.

Otomasyon, işletmelerin çok fazla ekstra iş yapmadan büyük miktarda bilgiyi sentezlemelerine olanak tanır.

Küçük işletmelerin otomatikleştirmesi gereken 6 alan (örneklerle)

Hemen hemen her tekrarlayan süreci otomatikleştirebilirsiniz. İşte küçük işletmelerin büyük sonuçlar elde edebileceği birkaç ortak otomasyon alanı.

1. Müşteri adayı ve iletişim yönetimi

Müşteri adayları ve ilgili kişilerle manuel olarak uğraşmak bir güçlük olabilir. Bu karmaşık elektronik tabloyu CRM otomasyonu ile değiştirmeyi düşünün.

Kayıt formları

Web sitenizdeki kayıt formları, potansiyel müşterilerin abone listenize katılmasını sağlar. Otomasyon bu bilgileri alabilir ve otomatik olarak CRM ve e-posta pazarlama listelerinize ekleyebilir. Kişileri nasıl kaydolduklarına göre segmentlere ayırın veya bir hoş geldiniz e-postasını hemen tetikleyin.

Lider puanlama

Bir kişiyle olan her etkileşim, sizin için değerini artırabilir veya azaltabilir. Ancak bu, manuel olarak hesaplama konusunda endişelenmek isteyeceğiniz bir şey değil.

Bir CRM platformu, müşteri adayı puanlamasını otomatikleştirebilir ve puan değiştiğinde harekete geçebilir. Örneğin, bir anlaşma ısındığında sizi bilgilendirebilir veya bir kişi belirli bir puana ulaştığında bir e-posta geliştirme kampanyasını tetikleyebilir.

Liste segmentasyonu

Kişi listenizin bölümlere ayrılması, kişiselleştirilmiş içerik göndermenin anahtarıdır.

Bunu, bir kişinin yaptığı işlemlere göre otomatik olarak yapabilirsiniz. Örneğin, potansiyel müşterileri anlaşma aşamalarına göre otomatik olarak segmentlere taşıyabilirsiniz.

Bu otomasyonun uygulamadaki örneği

Sosyal araştırma, demografi ve veri analizi ajansı McCrindle'ın olası satış yaratma ve dönüşüm oranlarını artırması gerekiyordu. Ajansın etkileşimlerini kişiselleştirmesi önemliydi, ancak listeleri segmentlere ayırmak ve içerik oluşturmak saatler sürdü.

ActiveCampaign'den gelen otomasyon, McCrindle'ın kişiselleştirilmiş ve verimli bir müşteri yolculuğu sunmasına olanak tanır.

Bir müşteri huni içinde bir işlem yaptığında, ekip otomatik olarak bir etiket ve bir müşteri adayı puanı alır. Bu veriler, her müşteri için bir profil oluşturmak için kullanılır ve liste segmentasyonu için ayrıntılar sağlar.

Sonuç, kişiselleştirilmiş iletişim ve kampanyalarında ortalama %34 açık/tıklama oranıdır.

2. E-posta pazarlaması

E-posta pazarlamasının inanılmaz bir yatırım getirisi (ROI) vardır. İşletmeler harcanan her 1 Dolar için ortalama 35 Dolar kazanıyor. E-posta, hedef kitlenize doğrudan bir hat sağlar ve marka bilinirliği oluşturmanıza yardımcı olur.

Ancak tüm kişilerinize düzenli olarak profesyonel, kişiselleştirilmiş e-postalar göndermek, çoğu küçük işletmenin vaktinden daha fazlasıdır. E-posta pazarlama otomasyon yazılımı bunu kolaylaştırır.

Gönderebileceğiniz birkaç otomatik e-posta türüne bir göz atalım.

Hoş Geldiniz e-postaları

Bir kişinin e-posta listenize katıldığı an, sunduklarınızla en çok ilgilendikleri andır.

Otomatik bir karşılama e-postası veya bir dizi hoş geldiniz e-postası göndererek bundan yararlanın. Kaydoldukları için onlara teşekkür edin ve seçtiğiniz bir eylemi gerçekleştirmeye teşvik edin.

Terk edilmiş sepet e-postaları

E-ticaret alışveriş sepetlerinin yaklaşık %70'i terk ediliyor. Bir müşteri sepetini geride bıraktığında, terk edilen sepet otomatik olarak onlara geri gelip ürünleri satın almalarını hatırlatan bir e-postayı tetikleyebilir.

Doğum günü ve yıldönümü e-postaları

Kişinin doğum gününe veya listenize katıldıkları günün yıl dönümüne göre e-postaları tetikleyebilirsiniz. Abonenin kutlandığını hissettirmek için özel bir teklif ekleyebilirsiniz.

Bu otomasyonun uygulamadaki örneği

Morrow Audio, yüksek kaliteli ses kabloları ve bileşenleri üretir ve satar. Kurucu Mike Morrow, müşterileri elde etmek ve elde tutmak için bir dizi e-posta otomasyonu kullanır.

Örneğin, iki e-posta ile vazgeçilen bir alışveriş sepeti e-posta kampanyası, kaybedilen sepetlerin %26'sının geri kazanılmasıyla sonuçlandı - bu, 30.000 ABD doları tutarındaki kayıp satışların geri kazanılması anlamına geliyor.

3. Sosyal medya

Sosyal medya otomasyonu, içeriğinizin belirli zamanlarda sosyal medya platformunda yayınlanması için otomatikleştirilmesini içerir. Ancak olasılıklar bunun çok ötesine geçiyor.

Sosyal dinleme

Sosyal dinleme, sosyal medya platformlarını izleme ve birisi markanızdan bahsettiğinde size haber verme anlamına gelir. Birkaç sosyal medya sitesindeyseniz ve her kanalı dinlemek için birleşik bir araç istiyorsanız özellikle yararlıdır.

Sosyal medya reklamcılığı

Tüm büyük sosyal ağlar ücretli reklamlara izin verir. Hedef kitlenize zaten vakit geçirdikleri bir alanda ulaşabilirsiniz.

Yine de reklamları yönetmek bir güçlük olabilir.

Entegrasyonlar

Sosyal takiplerinizi de diğer süreçlerinizle entegre edebilirsiniz. Örneğin, sosyal medya müşteri adaylarını otomatik olarak CRM'inize çekebilirsiniz.

Bu otomasyonun uygulamadaki örneği

Yes Supply, Reese Evans tarafından kurulmuş bir kişisel gelişim ve koçluk platformudur.

Evans, sitesinde ücretsiz eğitim sunarak kişileri toplar. Katılmayı seçen ziyaretçiler, beş günlük ücretsiz içerik alır ve ardından bir ana sınıfa kaydolmak için e-posta alırlar.

Hemen kaydolmazlarsa Evans, sosyal medyadaki olası satışları yeniden hedeflemek için ActiveCampaign + Facebook Özel Hedef Kitlelerini kullanır.

4. Bildirimler ve güncellemeler

Bildirimler, artan verimlilik ve hız gibi büyük faydaları olan bir otomasyon türüdür.

Otomatik bildirimler size kritik olaylarla ilgili güncellemeler verir, böylece hemen harekete geçersiniz. Örneğin, satış ekibiniz bir anlaşmanın durumu değiştiğinde bildirim alabilir. Değişikliğe cevap vermek için zaman kaybedilmez.

Bu otomasyonun uygulamadaki örneği

Sneleentaxi, potansiyel müşterileri ve potansiyel müşterileri yönetmek için ActiveCampaign CRM'yi kullanır. Bildirimler, daha büyük şirketlerle yapılan anlaşmaların anahtarıdır.

Tüketici olmayan bir e-posta kullanıldığında, bir satış temsilcisi bilgilendirilir, böylece potansiyel bir ortak olarak bu işletmeyi takip edebilirler.

5. Müşteri desteği

Küçük işletmeler müşterilerini önemser ve mümkün olan en iyi desteği sunmaya kararlıdır.

Ama kolay değil. Küçük bir personeliniz var veya hiç personeliniz yok ve destek sorunları her saat çeşitli kanallardan geliyor.

Otomasyon yardımcı olabilir.

Bilet ataması

Müşterinin kullandığı kanal ne olursa olsun, destek biletleri anında doğru kişiye yönlendirilebilir.

Bu otomasyon, çalışanları yüksek öncelikli soruları bulmak ve yanıtlamak için e-postalar, Facebook mesajları, telefon mesajları ve sohbetler arasında sıralama yapmaktan kurtarır.

sohbet robotları

Chatbot'lar müşteri desteğinde giderek daha popüler hale geldi. Sohbet robotları bazen pek de insani olmayan etkileşimleri nedeniyle kötü bir üne sahip olsa da, küçük işletmelerin harika hizmetler sunmasına yardımcı olabilir.

Her zaman aranırlar, anında yanıt verirler ve bir soru yanıtlanamayacak kadar karmaşıksa, müşteriyi bir insan temsilciye aktarabilirler.

Chatbotların satışları ortalama %67 oranında artırdığı gösterildi.

Bu otomasyonun uygulamadaki örneği

Terapi Kaynağınız, pazarlama otomasyonu için ActiveCampaign'i kullanan çevrimiçi bir terapi kaynağıdır. Kurucu Margaret Rice'ın birinci sınıf müşteri hizmeti sunması önemlidir.

YourTherapySource, müşterilerin Konuşmalar özelliğinden memnun kalmasını sağlar. Conversations, hem otomatik hem de canlı sohbet özellikleriyle kanallar arası müşteri desteği mesajlaşması sağlar.

Bir müşteri Terapi Kaynağınızla iletişime geçtiğinde, mesaj doğrudan Rice'ın telefonuna gönderilir, böylece hemen yanıt verebilir.

6. Raporlama

Şirketinizde neler olup bittiğine dair büyük bir resme sahip olmanız ve pazarlama ve satış çabalarınızın işe yarayıp yaramadığını bilmeniz gerekir.

Ne yazık ki, gerekli raporları manuel olarak derlemek değerli saatlerinizi boşa harcayabilir. Excel grafiklerinden ilerlemenin ve raporları otomatik olarak oluşturmanın zamanı geldi.

Bu otomasyonun uygulamadaki örneği

McCrindle'a geri dönelim.

McCrindle, boru hattı boyunca müşteri yolculuğuna 360 derecelik görünürlük sağlamak için CRM raporlamasını kullanır. Büyük resim ve ayrıntılı verilerin bir kombinasyonunu görmek için verilerini ardışık düzen, ürün, ürün ailesi ve kişilere göre ayırabilirler.

Küçük işletmenizde otomasyon nasıl uygulanır?

Her büyüklükteki işletme otomasyondan yararlanır, ancak başlamak göz korkutucu olabilir. İşte izleyebileceğiniz birkaç adım:

1. Adım: Otomasyon fırsatlarını belirleyin

İlk olarak, mevcut süreçlerinizi denetleyin ve nelerin otomatikleştirileceğinin bir listesini yapın. Henüz nasıl yapacağınız konusunda endişelenmeyin.

Çalışanlarınızla, zamanlarının çoğunu hangi görevlerin aldığı hakkında konuşun. İlk otomatik süreciniz için en iyi aday, sıkıcı ve tekrarlayan bir şey olacaktır.

Kolay süreçlerle başlayın ve ardından genişletin. Örneğin, bir elektronik tabloya müşteri adayları girmek için çok uzun zaman harcıyor olabilirsiniz. Form alanlarından otomatik olarak müşteri adayları oluşturmak için bir CRM kullanmak, çok fazla zaman kazandıracak basit bir adımdır.

2. Adım: Otomasyon araçlarını seçin

Şimdi, bunu yapmak için aracı seçme zamanı.

İdeal olarak, kuruluşunuzdaki birden çok kritik süreci düzene sokabilecek iş otomasyon araçlarını seçeceksiniz. İlgilendiğiniz otomasyon yazılımının kısa bir listesini yapın ve satıcılarla demolar planlayın.

Bütçeniz ve ihtiyacınız olan özelliklerin bir listesiyle (ve sahip olunması gereken bazı özelliklerle) demolara gidin.

3. Adım: Takip edin ve analiz edin

Raporlama özellikleri, iş operasyonlarınız hakkında size bilgi verir ve verilere dayalı kararlar vermenize yardımcı olur. Otomasyon yazılımınızın yardımcı analizler sağladığından emin olun.

Örneğin, bir e-posta pazarlama otomasyon platformu, kampanya performansınızla ilgili istatistikleri size gösterecek ve bir CRM, boru hattı durumunuzu anlamanıza yardımcı olacaktır.

Analytics, gelecekte otomatikleştirilmiş süreçlerinizi iyileştirmek için önemlidir. Örneğin, hangi tür otomatik e-postanın en fazla etkileşimi sağladığını görebilir ve bu öngörüyü diğer otomasyonlarınızı ayarlamak için kullanabilirsiniz.

Küçük işletmeniz için bir otomasyon platformu nasıl seçilir

En önemli faktör, yazılımın yapmasını istediğiniz şeyi yapmasıdır. Herhangi bir ürün demosu kurmadan önce ihtiyacınız olan özelliklerin bir listesini yapın.

İşte aranacak birkaç şey:

Fiyat

Küçük işletmeler için fiyat her zaman bir faktördür. Bu, ucuz seçeneğin her zaman en iyisi olduğu anlamına gelmez. Küçük işletme dostu fiyatlandırmaya sahip yazılımları arayın - yani, temel plan uygun maliyetlidir, ancak aynı zamanda büyüyebileceğiniz gelişmiş özelliklere de sahiptir.

Entegrasyonlar

Ayrıca her aracın sunduğu entegrasyonları da göz önünde bulundurun. Otomasyon yazılımınız mevcut teknoloji yığınınızla ne kadar çok çalışabilirse, işiniz o kadar verimli olacaktır.

ölçeklenebilirlik

Bugün otomatikleştirmek istediğiniz ve yarın otomatikleştirmek isteyeceğiniz süreçleri düşünün - gelecekteki ihtiyaçlarınız için çok sınırlı bir araca yatırım yapmak istemezsiniz.

Çözüm

Otomasyon, süreçlerinizi düzene sokar ve özellikle küçük bir işletmeyseniz, sizi daha rekabetçi hale getirir.

ActiveCampaign'in pazarlama ve CRM otomasyon çözümleri küçük işletmeler için idealdir: uygun maliyetli, her uzmanlık düzeyinde sezgisel ve sizinle birlikte büyümeye hazır.

ActiveCampaign'i bugün ücretsiz deneyin.