Sosyal medya arşivleme hakkında devlet kurumlarının bilmesi gerekenler

Sosyal medya yönetimi var, ardından devlet kurumları için sosyal medya yönetimi var. Sonuçta, başka kim gönderilerinin Bilgi Edinme Özgürlüğü Yasası (FOIA) uyarınca kamuya açık kayıt olarak sayıldığını söyleyebilir ki?

Yasalara uygunluğu sürdürmek için devlet kurumlarının kapsamlı sosyal medya arşivleme uygulamaları uygulaması gerekir. Bu çok heyecan verici bir iş olmasa da ajansınızı gelecekteki risklerden korumak açısından kritik öneme sahiptir. Devlet kurumlarının bu süreci yönetmesine yardımcı olan bir dizi sosyal medya aracı vardır ancak bir seçim yapmadan önce eyaletinizin sosyal medya kayıtlarının tutulmasına yönelik benzersiz yaklaşımını anlamalısınız.

Bu makalede, mümkün olan en bilinçli kararı verebilmeniz için sosyal medya arşivlemenin temellerini ele alıyoruz.

Lütfen unutmayın: Bu makalede sağlanan bilgiler resmi hukuki tavsiye niteliğinde değildir ve bu amaçla da tasarlanmamıştır. Lütfen daha fazla okumadan önce sorumluluk reddi beyanımızın tamamını inceleyin.

• Sosyal medya arşivleme nedir?
• Sosyal medya arşivlemesi devlet kurumları için neden önemlidir?
• Sosyal medya içeriği nasıl ve ne zaman arşivlenir?
• En iyi uygulamaları arşivleyen sosyal medya
• Süreci kolaylaştıracak sosyal medya arşivleme araçları

Sosyal medya arşivleme nedir?

Sosyal medya arşivleme, bir kuruluş tarafından ve kuruluşla paylaşılan içeriğin daha sonraki bir tarihte başvurulabilmesi için yedeklenmesi uygulamasıdır. Bu yedekler bir kuruluş tarafından yerel olarak depolanır, böylece kamu kayıt yasalarına uygunluk sağlanır.

Geleneksel kamu kayıtlarının aksine, sosyal medya kayıtları, ajansınız ve seçmenleriniz tarafından oluşturulduktan sonra anında kamuya açık hale gelir. Meşru (yani spam olmayan) yorumlar, yanıtlar, bahsetmeler ve DM'lerin tümü, sosyal profillerinizde yayınlandıktan sonra herkese açık kayıt olarak sayılabilir.

Hepsi olmasa da çoğu eyalet, sosyal medyadaki kamuya açık kayıtlar ve bunların saklanması konusunda özel yönergeler yayınladı. Sosyal medya arşivleme uygulamalarınıza yönelik en güncel yönergeler için Dışişleri Bakanlığınızın web sitesine bakın.

Sosyal medya arşivlemesi devlet kurumları için neden önemlidir?

Sosyal medya içeriğinin arşivlenmesi şeffaflığın korunması açısından kritik bir uygulamadır. Sosyal medyaya özel bir kayıt tutma süreci olmadan kuruluşunuz bu bilgilere yönelik FOIA taleplerini karşılayamayabilir.

FOIA 1966'da yasalaşmış olabilir, ancak uygulamaları "kayıt" teriminin tanımıyla günümüz teknolojisine uygulanacak kadar geniştir. FOIA'ya göre kayıt, talep anında bir kurum tarafından oluşturulan veya elde edilen veya kurumun kontrolü altında olan herhangi bir yazı olarak kabul edilir. Buna kitaplar, makaleler, fotoğraflar, videolar ve tabii ki sosyal medya içeriği de dahildir.

Sosyal medyada bir gönderinin içeriğinden çok daha fazlası yer alıyor. Yorumlar, yanıtlar ve beğeniler aynı zamanda FOIA kapsamında arşivlenmesi gereken elde edilmiş kayıtlar olarak sayılır. Las Vegas Şehri Facebook sayfasındaki bu gönderi gibi basit güncellemeler bile sosyal medya arşivleme uygulamalarına tabidir.

Devlet kurumları kendi sosyal medya arşivleme süreçlerini kurmaktan sorumludur. Platformlar sosyal medya içeriğini korur, ancak yalnızca belirli bir süre için. Facebook, X (eski adıyla Twitter), Instagram veya LinkedIn gibi sosyal ağlar özel şirketlerdir. FOIA'ya bağlı değiller, dolayısıyla kullanıcı içeriğini süresiz olarak saklamalarına gerek yok. Bu içerik gittiğinde, büyük olasılıkla tamamen ortadan kaybolacaktır.

Sosyal medya içeriği nasıl ve ne zaman arşivlenir?

Sosyal medya, ABD genelinde kamuya açık kayıt olarak değerlendirilmektedir ancak bazı eyaletlerde, sosyal içeriğin nasıl ve ne zaman arşivleneceğine ilişkin sonuçları olan benzersiz kamuya açık kayıt saklama yasaları bulunmaktadır.

Eyaletinizin sosyal medya arşivlemesinin nasıl yapılacağına ilişkin özel bir mevzuatı yoksa, Ulusal Arşivler ve Kayıt İdaresi bunun doğru şekilde yapılmasına ilişkin yönergeler sunmaktadır. Bu yöntemler şunları içerir:

• İçeriği yakalamak için RSS Akışlarını, toplayıcıları veya manuel yöntemleri kullanmak.
• İçeriği dışa aktarmak için bazı sosyal medya platformlarında yerleşik araçları kullanma.
• İçeriği çekmek için platforma özgü uygulama programlama arayüzlerini (API'ler olarak da bilinir) kullanma.

Ajansınız sosyal medyayı birden fazla platformda düzenli olarak kullanıyorsa API yaklaşımını tercih etmek isteyeceksiniz. Kulağa karmaşık gelse de bu üçüncü taraf araçlar ve hizmetler, giden ve gelen içeriğin toplanması ve düzenlenmesi gibi normalde zaman alıcı olan manuel çabayı basitleştirir.

Sosyal medya arşivlemenin “ne zaman” yönü büyük ölçüde seçtiğiniz yönteme bağlıdır. İçeriği manuel olarak arşivlemeyi planlıyorsanız, işin çok yorucu hale gelmesinden kaçınmak için bunu haftalık, hatta günlük olarak yapmak isteyeceksiniz. Ancak bir araç desteği ile arşivleme yapıyorsanız üçer aylık dönemler halinde arşivleme yapabilirsiniz.

En iyi uygulamaları arşivleyen sosyal medya

Ajansınızın sosyal medyadaki varlığı genelindeki her gönderiyi, yorumu ve etkileşimi kaydetme ve saklama fikri göz korkutucu gelebilir ancak paniğe kapılmayın. Bunalmadan uyumluluğu sürdürmek için bu en iyi uygulamaları kullanın.

Kayıt yönetimine ilişkin rolleri ve sorumlulukları tanımlayın

Sosyal medya arşivlemeyi kimsenin işi haline getirmeden herkesin sorumluluğu haline getirmek, ajansınızı birçok riske açık hale getirir. Bu, özellikle platformlar arasında birden fazla profili yöneten kuruluşlar için geçerlidir. Sosyal medyada ne kadar çok bilgi paylaşırsanız, bir kaydın kaybolması o kadar kolay olur.

Önemli sosyal medya paydaşlarıyla birlikte arşivleme rollerini ve sorumluluklarını tanımlayarak bu kaderin önüne geçin. Aşağıdakileri belirlemek için birlikte çalışın:

• Sosyal medya arşivlemesinde kilit kişi kim olacak? Bu kişi, sosyal medya ile ilgili olarak güncel kayıt tutma süreçlerinin geliştirilmesinden ve sürdürülmesinden sorumludur. Ayrıca kuruluşunuzun belirlenen temposunda arşivleme görevlerini yerine getirmekten veya devretmekten de sorumludurlar.
• Gönderiler ne sıklıkla arşivlenmeli? Daha önce de belirtildiği gibi, bu büyük ölçüde tercih ettiğiniz arşivleme yöntemine bağlıdır.
• Arşivlenen içerik nerede saklanacak ve ona kimler erişebilir? Paylaşılan depolama alanındaki açık dosyalar, arşivlenmiş içeriğe müdahale edebilecek kötü aktörlerden ajansları sorumlu bırakır. Güvende olmak için kayıtların (ve yedeklerinin) güvenli bir şekilde nerede saklanabileceğini belirleyin.

Kamuya açık kayıt olarak kabul edilenleri erkenden ve sıklıkla güçlendirin

İnsanlar 'FOIA'yı düşündüklerinde aklına belgeler, fotoğraflar ve e-postalar gelir. Öte yandan sosyal medya gönderileri genellikle akılda kalanlar değil. Kuruluşunuzdaki her personelin, kamuya açık kaydın gerçek tanımını ve sosyal medyanın bu karışıma nerede dahil olduğunu anlamasını sağlamak ekibinize bağlıdır.

Personel eğitimi ve işe alım oturumları sırasında eyaletinizde kamuya açık olarak kabul edilen içerik türleri hakkında bilgi ekleyin. Sosyal medya politikanızı, sosyal medya uyumluluğuna ilişkin açıkça yapılması ve yapılmaması gerekenleri içerecek şekilde güncelleyin. Bazen aşırı iletişim gibi gelebilir ama konu kamu sektörü olduğunda, üzgün olmaktansa güvende olmak her zaman daha iyidir.

Sosyal medya politikanızı düzenli olarak yeniden gözden geçirin

Sosyal medya ağları sıklıkla değişir ve bu değişiklikler, yeni hizmet koşullarından yeni özelliklere kadar her şeye benzeyebilir. Tüm bu güncellemeler kuruluşunuzun sosyal medya arşivleme sürecine yaklaşımında değişikliklere neden olabilir. Bu nedenle sosyal medya politikanızı düzenli olarak yeniden gözden geçirmeniz zorunludur.

İyi bir sosyal medya politikası, kişisel hesap yönergeleri, kuruluş birliktelik kuralları ve yasal yönergeler dahil olmak üzere bir dizi konuyu ele alır. Bu konular statik olmaktan uzaktır, bu nedenle bunları düzenli aralıklarla veya büyük bir platform değişikliği gerçekleştiğinde tekrar ziyaret etmek en iyisidir.

Süreci kolaylaştıracak sosyal medya arşivleme araçları

Artık başvurabileceğiniz bazı en iyi uygulamalara sahip olduğunuza göre bazı araçları incelemeye hazırsınız. Aşağıdaki platformlar verimlilikten ödün vermeden uyumluluk ihtiyaçlarınızı yönetmenize yardımcı olacaktır.

1. Sosyal Filiz

Sprout Social, sosyal medya planlama, raporlama, dinleme ve arşivleme işlemlerini tek bir merkezi araçta birleştirerek devlet kurumları için daha akıcı iş akışlarını destekler. Kayıt talebinde bulunulması durumunda pazarlamacılar, Yayınlama bölümündeki arama aracını kullanarak belirli gönderileri ortaya çıkarabilir . İlgili yorumlar ve yanıtlar Akıllı Gelen Kutusu'ndaki arama aracı kullanılarak bulunabilir.

Devlet kurumları ayrıca kayıt tutma amacıyla gönderileri, mesajları ve incelemeleri Akıllı Gelen Kutusu'ndan bir CSV dosyasına hızlı bir şekilde aktarmak için Sprout'un Gelen Kutusu Dışa Aktarma özelliğini kullanabilir. Bu dışa aktarmalar, mesaj türü ve zaman damgaları, her mesajı gönderen veya düzenleyen Sprout kullanıcısı ve orijinal ağdaki mesaja kalıcı bağlantılar dahil olmak üzere ayrıntılı meta verilerin net bir şekilde belgelenmesini sağlar.

Demo talep edin

3. ArşivSosyal

ArchiveSocial, CivicPlus tarafından desteklenen bir sosyal medya arşivleme çözümüdür. Bu araç, kamu kayıt yasalarına uygun olarak gerçekleştirilen gerçek zamanlı kayıt tutma işlemiyle devlet kurumlarındaki pazarlamacıları destekler. CivicPlus kamu sektörü kuruluşlarına yönelik bir çözüm portföyü sunarken, ArchiveSocial ise tamamen arşivlemeye odaklı bir nokta çözümdür.

3. Sayfa dondurucu

Pagefreezer, web ve sosyal medya etkinliklerinin uygun şekilde saklanmasını destekleyen başka bir gerçek zamanlı dijital arşivleme çözümüdür. Araç, her büyüklükteki kuruluşun sosyal medyada ve ötesindeki dijital içeriği kalıcı olarak korumasına, ardından bu arşivlere erişmesine ve bunları sanki hâlâ canlıymış gibi yeniden oynatmasına olanak tanıyor. Pagefreezer sosyal arşivlemeden fazlasını sunarken, herhangi bir sosyal medya planlama, raporlama veya dinleme özelliği sunmuyor.

Sprout ile sosyal medya arşivleme yaklaşımınızı kolaylaştırın

Sprout Social ile devlet kurumları, güçlü bir uyumluluk düzeyini korurken, sosyal medya yönetimini ve arşivlemeyi tek bir bütçe kalemi altında birleştirebilir.

Sprout'un devlet kurumlarının sosyal medyanın gücü aracılığıyla seçmenleriyle daha güçlü ilişkiler kurmasına nasıl yardımcı olduğu hakkında daha fazla bilgi edinmek için bugün bir demo planlayın.

Sorumluluk reddi beyanı

Bu makalede sağlanan bilgiler resmi hukuki tavsiye teşkil etmez ve bu amaçla da tasarlanmamıştır; tüm bilgi, içerik, puan ve materyaller genel bilgilendirme amaçlıdır. Bu web sitesindeki bilgiler en güncel hukuki veya diğer bilgileri teşkil etmeyebilir. Bu makalede sağlanan herhangi bir yönergenin dahil edilmesi, yasal riskinizin azaltılacağını garanti etmez. Bu makaleyi okuyanlar, herhangi bir hukuki konuyla ilgili tavsiye almak için hukuk ekibiyle veya avukatlarıyla iletişime geçmeli ve önce bağımsız hukuki tavsiye almadan bu makaledeki bilgilere dayanarak hareket etmekten kaçınmalıdır. Bu makalenin veya sitede yer alan herhangi bir bağlantının veya kaynağın kullanımı ve bunlara erişim, okuyucu, kullanıcı veya tarayıcı ile katkıda bulunanlar veya katkıda bulunan hukuk firmaları arasında bir avukat-müvekkil ilişkisi oluşturmaz. Bu makaleye katkıda bulunanların ifade ettiği görüşler kendilerine aittir ve Sprout Social'ın görüşlerini yansıtmaz. Bu makalenin içeriğine dayanarak yapılan veya yapılmayan işlemlere ilişkin her türlü sorumluluk açıkça reddedilir.