Başarılı bir sanal konferans veya etkinliğe ev sahipliği yapmak için 5 ipucu

COVID-19 pandemisi seyahatleri ve kalabalık yüz yüze toplantıları sınırlandırırken, sanal konferanslar ve etkinlikler yüz yüze meslektaşlarının yerini aldı. Planlamayı yavaşlatan bu aksaklıklardan ziyade, web seminerleri ile lansman etkinlikleri ve endüstri konferansları arasında her zamankinden daha fazla etkinlik var gibi görünüyor.

Bu sanal etkinliklerin artık çok yaygın olması nedeniyle, hazırlık ve yerleşik bir strateji, kalabalığın arasından sıyrılmanın anahtarıdır. Sanal olaylar yeni bir kavram değildir. Doğrudan tüketiciye yönelik işletmeler genellikle yalnızca dijital ürün lansmanlarına sahiptir ve sosyal medya özellikleri yalnızca bunları daha kolay ve kolay hale getirir.

İlk kez sanal bir konferansa veya etkinliğe ev sahipliği yapıyorsanız, başarılı bir deneyim için kendinizi bu ipuçlarıyla donatın.

Sanal konferans ve etkinlik türleri

Çok sayıda yüz yüze etkinlik, önceden gerekli planlamayı yaptığınız sürece dijital deneyimlere dönüştürülebilir. Sunumlar ve konuşmacılarla dolu endüstri konferansları sanal bir ortamda çalışır ancak aynı zamanda yüz yüze bir etkinliğin olağan ağ oluşturma parçasının sanal olarak nasıl çalışacağını da düşünmeniz gerekir. İnsanlar, kısmen doğaçlama konuşmalar ve ortaya çıkan uydu ağı olayları için bu tür etkinliklere giderler.

Endüstri konferanslarının ötesinde, festivaller, konserler, ürün lansmanları, şirket toplantıları ve hatta mutlu saatler gibi birçok sanal etkinlik örneği gördük. Neredeyse her tür etkinlik için sanal bir alternatif var.

1. Bütçe, bütçe, bütçe

Artık sanal bir etkinlik olduğu için bütçenizi boşa harcayabileceğiniz anlamına gelmez. Evet, baskıdan, yüz yüze teknik destekten, mekan rezervasyonundan ve tabeladan tasarruf edebileceksiniz, ancak pazarlamayı tamamen kafanızdan atmayın. Sanal etkinliklerin yüz yüze etkinliklere göre daha düşük bir ek yükü vardır, ancak ne kadar fazla etkinlik ve katılım olursa, özellikle destekleyici teknoloji için o kadar fazla bütçe ayırmanız gerekir.

Bir etkinlik mekanını değiştirmek, etkinliğe ev sahipliği yapmak için kullanacağınız yazılım veya uygulamadır. Hem konuşmacı hem de katılımcı olmak üzere katılımcı sayısı ve istediğiniz etkileşim düzeyi, kullanacağınız yönetim platformunun türünü belirleyecektir. Bazı etkinlikler tamamen Instagram Live'da gerçekleşirken, diğerleri önceden kaydedilmiş ve planlanan zamanlarda yayınlanan videolardır.

Sponsorluk, etkinlik planlamasının önemli bir parçasıdır, bu nedenle, hala yağma göndermek veya sanal mutlu saatler düzenlemek istiyorsanız, sponsorluk planınızı sanal bir etkinliğin ihtiyaç duyabileceği şekilde değiştirdiğinizden emin olun. Etkinlikte olacak olan kişisel mağaza mı? Artık katılımcılar için özel fırsatlar veya teklifler sunan çevrimiçi bir stoksuz satış mağazası olabilir.

Sanal etkinliklerle ilgili olarak göz önünde bulundurmanız gereken diğer bütçeleme öğeleri şunları içerir: yoğun sosyal medya promosyonu, canlı altyazı, yorum denetimi ve etkinlik bittikten sonra video ve belge barındırma. Web seminerleri ve tüm gün süren canlı yayın gibi daha küçük etkinlikler, bunların hepsine ihtiyaç duymayacak, bu nedenle neye öncelik vermeniz gerektiğini ve bütçenizden neleri kesebileceğinizi gözden geçirin.

2. Canlı akışları ve önceden kaydedilmiş videoları karıştırın

Programınıza karar vermek ve kaçırmak istemediğiniz görüşmelere gitmek bir konferansın önemli parçalarıdır. Sanal bir etkinliğin yararı, genellikle kaçırdığınız konuşmaları izleyebilmenizdir. Ama o zaman, daha sonra izleyebileceksen, katılmanın ne anlamı var? Eğlenceli canlı akışlar, sanal ara odaları veya tartışma sohbetleri ve diğer etkileşimli materyallerle etkinliklerinizi güçlendirin ve canlı katılımcılar için daha çekici hale getirin.

Önceden kaydedilmiş videolar, hoparlörlerinizi herhangi bir teknoloji sorunu için kancadan kurtarır ve ayrıca gerekirse düzenlemeye izin verir. Her oturumun sonunda, tıpkı yüz yüze bir etkinlikte olduğu gibi, konuşmacıların soruları yanıtlamak için canlı bir videoda veya sohbet odasında katılmasını sağlayabilirsiniz.

California Bilimler Akademisi eskiden haftalık bir NightLive etkinliği düzenlerdi. Her etkinliğin bir konusu vardı ve ilgili konuşmacıları ve gösterileri içeriyordu. Pandemi sırasında müze, bu haftalık etkinlikleri, her ikisi de kendi kişisel etkinliklerini yansıtan canlı akış etkinlikleri olan Virtual NightLife ve NightSchool'a dönüştürdü. Bunları Facebook Live'da bulundurmak yorumları teşvik eder ve ayrıca videoyu gelecekteki katılımcıların izlemesi için kaydeder.

Facebook Live, Instagram veya başka bir akış platformunda olsun, canlı akışlar herkes için çok daha etkileşimlidir ve katılımcıların katılmak için ödeme yapmaları gerekiyorsa katma değer sağlar.

İki tür videoyu tek bir etkinlikte karıştırmak, kesinlikle önceden kaydedilmiş videoların sahip olabileceği durgunluk faktörünün üstesinden gelerek onu eğlenceli ve akılda kalıcı hale getirir.

3. Hoparlörlerinizi hazırlayın

Tamamen sanal bir etkinlik için konuşmacılarınızın tamamen hazır olduğundan emin olun. Daha büyük etkinlikler, internet hızı, teknoloji ile konfor seviyesi ve mikrofon kontrolleri için test çalışmaları yapmalıdır. Canlı yayın yapmak ve seçtiğiniz etkinlik platformunu kullanmak, konuşmacılarınız için yeni bir deneyim olabilir, bu nedenle onları karşılaşabilecekleri şeye hazırlamak en iyisidir. Yorumları kendileri denetlemeleri gerekecek mi? Slayt sunumu için ekranlarını paylaşmaları gerekiyor mu?

Hazırlanması gereken bazı yaygın senaryolar şunları içerir:

• Kesintileri en aza indirmek ve net sese sahip olmak için hoparlörünüz için en iyi fiziksel ortamı bulma. İzleyiciler için sürpriz ses seviyesi değişikliklerinden kaçınmak için tüm konuşmacıların yaklaşık aynı ses seviyesinde yayın yapmasını sağlamak için ekipmanı test edin, uygulayın ve hazırlayın.
• Bir ekran veya canlı yayın paylaşıyorsanız, tüm bildirimleri beklemeye almak gibi bilgisayarınızda nelerin kapatılacağına ilişkin ipuçları.
• Yorum yapmak mı, yorum yapmamak mı? İdeal olarak, konuşmacının konuşmasına odaklanabilmesi için yorumları yöneten ayrı bir kişiniz olur. Her iki durumda da, etkinliğin davranış kurallarına ve rahatsız edici yorum yapanlarla nasıl başa çıkacaklarına aşina olduklarından emin olun.
• Teknoloji dertleri. Konuşmacının teknolojisi başarısız olursa veya yazılım hataları veya slaytları çalışmıyorsa ne olur? Tüm bu olası sorunlar için yedek planlarınız hazır olsun.

Son olarak, konuşmacılar etkinliğiniz için başka bir tanıtım kaynağıdır. Mevcut dinleyicilerinin etkinliğe katılmaya değer olduğunu hissetmeleri için konuşmalarının reklamını yapmalarını istiyorsunuz. Bunu konuşmacılarda kolaylaştırmak için ideal sosyal medya boyutlarında ve önerilen altyazılarda birkaç tanıtım materyali hazırlayın. Bu şekilde, tek yapmaları gereken içeriği planlamak ve altyazılara yapıştırmak.

4. Katılımcılar için beklentileri belirleyin

İster büyük bir endüstri konferansı isterse tek konulu bir canlı yayın olsun, katılımcıların ne beklemesi gerektiğini etkili bir şekilde iletmeniz gerekir. Bir etkinliğe katılmak için zaman ayırmak, yalnızca konunun çok geniş veya farklı bir izleyici kitlesine yönelik olduğunu anlamak için kötü kokuyor. Etkinliğin ne olduğu ve kimin için olduğu konusunda net olun. Dışarıdaki diğer tüm sanal olaylardan nasıl sıyrılıyor?

Yüz yüze bir etkinliği sanal hale getiriyorsanız, ana özelliklerin çevrimiçi olarak nasıl görüneceği hakkında konuşmalısınız. Bir karşılama resepsiyonu ve açılış konuşmacısı bölümü katılımcılar için nasıl görünür? Herhangi bir etkinlik gibi, bir program yayınlayın. Önceden kaydedilmiş olup olmadığını, yorumların mevcut olup olmadığını, sunumun kaydedilip kaydedilmeyeceğini ve etkileşimin nasıl görüneceğini onlara bildirin. Katılımcı videoları açık mı yoksa kapalı mı olacak? Hashtag'ler, canlı tweetleme veya tamamlayıcı Twitter sohbetleri için kullanılabilir mi?

Tarihsel olarak 130.000'den fazla katılımcıyı çeken bir etkinlik olan Comic-Con, 2020'de tamamen sanal hale geldi. Yüz yüze deneyimi çoğaltmak için etkinlik planlı yarışmalar, çok sayıda konuşma, çevrimiçi sergi salonu, saat partileri ve daha fazlası.

Katılımcıların bir etkinlik programı oluşturmasını ve katılma zamanı geldiğinde doğru bağlantılara sahip olmasını çok kolaylaştırın. Bir etkinlik platformu kullanılıyorsa, nasıl kullanılacağına ve indirmelerin gerekli olup olmadığına ilişkin kılavuzlar gönderin. Canlı altyazı ve çeviriler gibi erişilebilirlik özellikleri de dikkate alınmalıdır. Sanal bir etkinlikle, katılım tabanınızı genişletme ve etkin bir şekilde daha fazla potansiyel müşteri adayı ve anlamlı katılım oluşturma seçeneğine sahipsiniz. Etkinliğe gidemeyenler artık sanal etkinliğe katılabilirler.

Son olarak, özellikle bu bileşene sahip bir endüstri konferansıysa, ağ oluşturma zamanını bir kenara koyun. Sponsor tarafından barındırılan mutlu saatler, bire bir hızlı sohbetler ve güncel ara odaları, ağ oluşturmayı teşvik etmenin yollarıdır. Etkinliğe hangi platformda ev sahipliği yapmaya karar verirseniz verin, sektördeki meslektaşlarınızla daha kolay bağlantı kurabilmeleri için katılımcıları profillerini eksiksiz doldurmaya teşvik edin.

5. Promosyonu planlayın: Öncesi, sırası ve sonrasında

Pazarlama, özellikle sosyal medya, hazırlığınızın büyük bir bölümünü oluşturacaktır. Sosyal medya reklamları için ödeme yapmak, dijital etkinlikler için olmazsa olmazlardandır ancak etkinlik açılış sayfalarını ve bülten gönderimlerini unutmayın. Sprout Sessions Digital 2020 gibi etkinlikler, etkinlikten önce başlayan eksiksiz bir promosyon programına sahiptir. Çalışmalar, etkinlik günüyle de bitmiyor; sanal etkinlikler, olaydan sonraki haftalar boyunca canlı akışı ve dijital içeriği yeniden amaca uygun hale getirmek için bolca fırsat sunuyor.

Neyse ki, sanal etkinlikler yatırım getirinizi izlemeyi kolaylaştırıyor. Sosyal medya dinleme, anahtar kelime ve etiket analiz raporları ve dijital reklam analizleri arasında, kampanyanızın ne kadar iyi performans gösterdiğini öğrenmeye hazırsınız.

Yüz yüze bir etkinlik olan MozCon, 2020'de dijital hale geldi. Açılış sayfası, katılımcıların sanal açıdan neler bekleyebilecekleri konusunda net. Daha da iyisi, etkinlik sonrası promosyonları, katılmayı kaçırırsanız satın alabileceğiniz ücretli bir video paketi içerir.

Video oturumları olan sanal etkinliklere ev sahipliği yapmak, artık kullanabileceğiniz bir içerik hazinesine sahip olduğunuz anlamına gelir. İçeriği, podcast bölümleri, alıntı grafikleri ve uzun biçimli makaleler gibi diğer biçimlere dönüştürün.

Etkinlik bittikten sonra, katılan herkese teşekkür edin ve bir dahaki sefere ne üzerinde çalışabileceğinizi anlamak için takip anketlerini kullanın. Bu anket sonuçları, gelecek yılki etkinlik promosyonu için referanslar da olabilir.

Çözüm

Planlama ve hazırlık, başarılı bir sanal konferans veya etkinliğe ev sahipliği yapmanın temel taşlarıdır. İlgili herkes – konuşmacılar, katılımcılar, moderatörler – ne bekleyeceklerini ve nasıl katılacaklarını bildiğinde, bu çok daha sorunsuz bir deneyim sağlar. Sanal etkinliklerin daha düşük maliyet, daha geniş kitle katılımı ve izlemesi kolay analitik olma avantajı vardır, ancak bu, diğer gerekli öğeleri gözden kaçırmanız gerektiği anlamına gelmez.

Sanal etkinlikler alanı her yıl daha kalabalık hale geliyor, bu nedenle neden diğerlerine değil de sizin katılacağınızı etkili bir şekilde iletmeniz gerekiyor. Canlı yayınlar ve canlı Soru-Cevap gibi ekstra özellikler, katılımcı katılımını artıracaktır.

Kendi sanal konferansınıza veya etkinliğinize ev sahipliği yapmaktan heyecan duyuyor ancak biraz ilhama mı ihtiyacınız var? Hangi güncel boşlukların doldurulabileceğini görmek için sosyal dinlemeyi kullanın.