Paydaş Haritalama 101: Paydaş Haritalarına Yönelik Hızlı Kılavuz

Paydaşlar, projenin başarısında çıkarı olan, projenin içinde veya dışında bulunan kişi veya kuruluşlardır. Bu ilgi, projenin yürütülmesi üzerinde olumlu veya olumsuz bir etkiye sahip olabilir. Bu nedenle, paydaşlarınızı tanımak çok önemlidir.

Projedeki paydaşların kim olduğunu belirlemenin ötesinde, onları yönetmeniz gerekir. Bu büyük bir görev. Proje sırasında onlarla iletişim kurarken kimin neye ihtiyacı olduğunu nasıl anlarsınız? Bu, paydaş yönetiminin başlangıcıdır ve paydaş haritalaması ile başlar.

Paydaş Haritası Nedir?

Paydaş haritası, paydaşları belirlemek ve onları projedeki etkileri ve ilgileri açısından sınıflandırmak için kullanılan görsel, dört kadranlı bir etki-çıkar matrisidir.

İlgili: Excel için Ücretsiz Paydaş Haritası Şablonu

Y ekseni, en üstte en yüksekten en altta en düşüğe kadar ilgi düzeyini belirler - yani paydaşların projenin sonucundan ne kadar etkilendiği. Şebekenin x ekseni, paydaşın etki seviyesini veya paydaşın projeyi düşükten (sol taraf) yükseğe (sağ taraf) ne kadar etkileyebileceğini ölçer.

Paydaşlar daha sonra bu iki metriğe nasıl düştüklerine bağlı olarak bu haritada çizilir.

Paydaş haritası, paydaşın projeyle ilişkisini tanımlaması bakımından paydaş yönetimine yönelik ilk adımdır. Bir proje yöneticisinin, toplantılarının sıklığı ve proje hakkında ne kadar bilgi verildiği de dahil olmak üzere, paydaşlarıyla ilgili olarak aldığı hemen hemen her kararı bilgilendirecektir.

Paydaş Haritalamanın Önemi

Paydaş haritalaması önemlidir çünkü paydaşlar bir projenin başarısı için önemlidir. Genellikle çok sayıda paydaş vardır, bu da çok sayıda ve çeşitli beklentiler anlamına gelir. Paydaşları projedeki etkileri ve ilgileriyle ilgili olarak haritalamadan, onlarla iletişim kurmakta ve onları mutlu etmekte zorlanacaksınız.

Ama aynı zamanda iki yönlü bir cadde. Paydaşlarla iyi iletişim kurmak, proje yöneticilerine proje hakkında çok ihtiyaç duydukları içgörüyü sağlar ve bu da onlara sayısız şekilde yardımcı olur. Riski azaltmaya ve paydaşın proje için gerçek hedeflerini keşfetmeye yardımcı olur.

Diğer bir deyişle, paydaş haritalaması etkili bir iletişim planının başlangıcıdır. İletişim çok az veya hiç olmazsa projeler başarılı olamaz. İletişim ne kadar iyi olursa, proje o kadar sorunsuz ilerleyecek ve paydaşlarınızın isteklerini anlamak o kadar kolay olacaktır.

Paydaş haritalama aynı zamanda beklentileri yönetmenin bir yoludur. Paydaşlarınızın haritasını çıkararak, projeyle ilgili nasıl olduklarını bilirsiniz. Bu nedenle, proje yürütülürken, bir proje yöneticisi bu beklentileri aşamalı olarak ele alabilir, onları projeyle aynı hizaya getirebilir, böylece herkes teslimatlardan memnun olur.

Paydaş Haritası Örneği

Size bir örnek ve kendi paydaş haritanızı oluşturma fırsatı vermek için paydaş haritası şablonumuzu indirin. Anahat sağlar ve tek yapmanız gereken ayrıntıları eklemektir. Paydaş haritası şablonumuz aşağıda gösterilmiştir:

Paydaşlarla iletişiminizi yönetmenin dört yolu vardır: Onları yakından yönetin, memnun kalın, onları bilgilendirin veya basitçe izleyin.

• Paydaşınızın projede yüksek düzeyde etkisi varsa ancak o kadar ilgi göstermiyorsa, memnun kalmaları gerekir, bu da düzenli güncellemelere ihtiyaçları olduğu ve geri bildirimlerinin önemli olduğu anlamına gelir.
• Hem etkisi hem de ilgisi yüksek bir paydaşın yakından yönetilmesi gerekir. Bu, onlarla "memnun kalma" kategorisindeki gruptan daha fazla buluşmak anlamına gelir ve geri bildirimleri de herhangi bir karar vermede kritik öneme sahiptir.
• Etkisi düşük ve ilgisi yüksek olanlar, müşteri tabanınız olma eğilimindedir. İlerleme konusunda da güncellemelere ihtiyaçları var, ancak “yakından yönet” ve “memnun kal” gruplarının sıklığı ile değil. Hem etkisi hem de ilgisi düşük olanlar elbette izlemeye ihtiyaç duyarlar, ancak muhtemelen yalnızca projedeki büyük adımlar hakkında bilgilendirilmeleri gerekir.

Paydaş Haritası Nasıl Oluşturulur

Paydaş haritanızı oluşturmaya ve paydaş haritalama sürecini başlatmaya hazır olduğunuzda, şu dört adımı takip etmek isteyeceksiniz:

1. Paydaşları Belirleyin

Bir projede birçok paydaş olabilir. Karşınıza çıkan liste, kuruluşunuza, projenin etkisine ve hedeflerine bağlı olacaktır. Bu, proje boyunca listeyi gözden geçirmeniz gerekebileceği anlamına gelir.

2. Paydaşları Analiz Edin

Bir sonraki adım bazı analizler ister. Bu, projeyle ne kadar alakalı olduklarını ve hangi perspektifi getirdiklerini anlamanıza yardımcı olur. Bunu yapmak için ne tür bir paydaş olduklarını, projeye ne kadar katkıda bulunabileceklerini ve bunu yaparken meşruiyetlerini tanımlayın. Katılmaya istekliler mi? Projede ne kadar etki ve katılımları var?

İlgili: Paydaş Analizi Şablonu

3. Harita Paydaşları

Bu, kutunuzu oluşturduğunuzda ve onu dörde böldüğünüzde, y ekseni düşük (alt) ile yüksek (üst) arasındaki etki seviyesini ölçer. X ekseninde, ilgi düzeyini düşük (sol) ile yüksek (sağ) arasında eşlersiniz. Paydaş listenizi ve yaptığınız analizi kullanarak bunları iki eksene göre çizin.

4. Paydaşlara Öncelik Verin

Paydaşlarınızı listelediğiniz, analiz ettiğiniz ve harita üzerinde çizdiğinize göre, proje boyunca paydaşlarla nasıl etkileşim kuracağınıza dair bir plan oluşturmaya başlayabilirsiniz. Haritada nereye indiklerine bağlı olarak, onları sadece izlemek için yakından yöneteceksiniz. Bu, paydaş iletişim planınızın ve genel paydaş yönetiminin başlangıcıdır.

Paydaş Haritalamada En İyi Uygulamalar

Tüm paydaşlarınız hakkında mümkün olduğunca fazla bilgi edinmeniz yardımcı olur. Kim olduklarını ve nasıl iletişim kurmaktan hoşlandıklarını bilmek istersiniz. Bazıları sizden güncellemeleri kısa mesajla göndermenizi isteyebilir, diğerleri yüz yüze sunumlar isteyebilir ve bazıları bir telefon görüşmesini tercih edebilir. İstedikleri iletişim yöntemini bilin ve kendilerine uygun frekansı belirleyin.

Kapsayıcı olun

Paydaş haritalamanızın bir başka yönü, aralarındaki kültürel veya dilsel çeşitliliği anlamaktır. Ana dilinizi konuşmuyorlarsa, mesajlaşmanızı ayarlamanız gerekir. Kapsayıcı olmak ve bir paydaş için doğru olanın bir diğeri için yanlış olabileceğini bilmek önemlidir.

Açıkça İletişim Kurun

İletişiminizin içeriği açık olmalıdır. Jargondan kaçınmak ve sadece gerçekleri sunmak istiyorsunuz. İletişim kurarken şeffaf olun ve neyin kesin olup neyin olmadığını daima not edin. Paydaşlarınızın geri bildirimlerine açık olun ve kararlarınızı nasıl etkileyebileceklerini öğrenin.

Açık ve Dürüst Olun

Bilgileri, özellikle de kötü haberleri asla geri tutmayın. Bunu ne kadar çabuk açığa çıkarırsanız, paydaş beklentilerini o kadar hızlı ele alabilir ve olabilecek endişelerini yönetebilirsiniz.

Mevcut Kal

Son olarak, iletişim hatlarını açık tutun. Paydaşlarınızla iletişimde kalın, ancak gerektiğinde size ulaşabilecekleri bir kanal da verin. Bunu yaptıklarında, söyleyeceklerini dinleyin, onlarla etkileşime geçin, kendi sorularınızı sorun. İletişim bir bilgi alışverişidir.

ProjectManager Paydaşları Yönetmenize Nasıl Yardımcı Olur?

ProjectManager, projeye dahil olan herkesin bilgilendirilmesine yardımcı olmak için ilerlemeyi yakalayan raporlarla gerçek zamanlı iletişimi destekleyen bulut tabanlı bir proje yönetimi yazılımıdır. Özelliklerimiz, paydaşlarınızı kolayca güncel tutmanıza yardımcı olur.

Paydaşlar, projeyi nasıl teslim edeceğinizi bilmek isterler. Proje yöneticileri, görevleri düzenleyen, bağımlılıkları yöneten ve kilometre taşları belirleyen çevrimiçi Gantt grafiğimizde uygulanabilir bir program oluşturmak için çok çalışıyor. Program, onları döngüde tutmak için paydaşlarla paylaşılabilir.

Paydaşlara Gerçek Zamanlı Veri Sağlayın

Planınızı öğrendikten sonra, uygulama sırasında nasıl ilerlediğini görmek isteyeceklerdir. Görevlerdeki ilerleme, işte kalan süre, maliyetler ve daha fazlası gibi proje metriklerinin üst düzey bir görünümünü gösteren gerçek zamanlı panoyu paylaşabilirsiniz.

Gerektiğinde Paydaşlara Proje Detaylarını Verin

İlerleme ve performansa daha derinlemesine bakmak için tek tıkla raporlamaya sahibiz. Tek bir tuşa basarak durum raporları, proje maliyetleri ve çok daha fazlasını oluşturun. Ardından raporu yazdırın veya paydaşlarla paylaşın; tüm raporlar yalnızca ilgilendikleri verileri gösterecek şekilde filtrelenebilir.

ProjectManager görevleri, ekipleri ve paydaşları organize eden ödüllü bir araçtır. Daha fazla üretkenlik için ekiplerin işbirliği yapmasını ve iş yüklerini dengede tutmasını sağlayacak özelliklere sahip olursunuz. Paydaşlar, ilerlemelerini anında görebilir ve üst düzeyde veya daha ayrıntılı olarak bilgilendirilebilir. Bu ücretsiz 30 günlük denemeyi alarak bugün daha iyi planlama, izleme ve raporlama yaparak paydaşlarınızı memnun edin.