İş Beyannamesi nedir? Tanım ve Örnekler

Hangi sektörde olursanız olun, bir projenin proje yaşam döngüsü boyunca değişmeyen tek şey evrak işidir. Her zaman oluşturulacak, onaylanacak, dosyalanacak ve sonunda arşivlenecek çok sayıda evrak işi vardır. Bu proje yönetimi belgelerinin tümü önemlidir, ancak İş Bildirimi (SOW) kolayca en önemlilerinden biridir çünkü bir projenin başlangıcında yapılır ve projenize girmesi gereken her şeyi özetler.

Etkili proje planlama araçlarını ve kapsamlı ve iyi yazılmış bir çalışma bildirimini (SOW) kullanmak, bir projeyi bitiş çizgisinde zamanında ve bütçe dahilinde başarılı bir şekilde yönetmenizi sağlayacaktır.

Proje Yönetiminde İş Bildirimi (SOW) Nedir?

İş beyanı (SOW), projenizin tüm iş yönetimi yönlerini yakalayan ve tanımlayan yasal olarak bağlayıcı bir belgedir. Proje için faaliyetleri, çıktıları ve zaman çizelgesini not edeceksiniz. Taraflar arasında üzerinde anlaşmaya varılan hüküm ve koşulları tanımlayan ve proje planının temelini oluşturan son derece ayrıntılı bir iş sözleşmesidir.

Çalışma beyanı (SOW), planlamadan ve uygulamadan önce projenin tüm manzarasını düzenlemek için oluşturacağınız ilk belgelerden biridir. Gereken büyük miktarda ayrıntı nedeniyle, bir tane yazma olasılığı göz korkutucu olabilir. Bu nedenle, onu daha sindirilebilir parçalara ayıralım. İş beyanınız, yapılacak işi ve bununla ilişkili maliyetleri özetleyen daha basit bir belge olan iş tahmininizden çok daha ayrıntılı olacaktır.

İlgili: Word için Ücretsiz Çalışma Bildirimi Şablonu

İş Bildiriminin (SOW) Amacı Nedir?

Belirtildiği gibi, çalışma beyanı proje kapsamının ayrıntılı bir özetidir. Aynı zamanda proje gereksinimlerini, kabul kriterlerini ve ödeme koşullarını, proje üzerinde çalışan, işbirliği yapan veya proje üzerinde çalışmak üzere sözleşmeli olan kişilerle paylaşmanın bir yoludur. Bu, proje üzerinde çalışmak için teklif veren satıcılar ve yükleniciler gibi paydaşları içerir.

Proje planının üzerine inşa edilebileceği bir yapı sağladığı için proje yöneticilerine de yardımcı olur. Çalışma beyanı, projedeki çatışmaları önlemeye de yardımcı olacaktır. Detay ve netlik ile SOW, projeye dahil olan herkesin aynı sayfada kalmasına yardımcı olur ve kafa karışıklığını en aza indirgemek için çalışır.

Programınızı oluştururken proje yönetimi yazılımı kullanmanıza yardımcı olur. Projede bu aşamada doğru bir zamanlama yapmak kritik önem taşıdığından, görevlerinizi ve kaynaklarınızı organize etmek için son derece yararlı olabilir.

Proje yönetimi yazılımı, proje kapsamınızı yakınlaştırmak ve projenizin faaliyetlerini, çıktılarını ve kilometre taşlarını belirlemek için bir iş dökümü yapısı (WBS) oluşturmanıza da yardımcı olabilir.

İş Beyannamesi Örnekleri

Bir SOW kategorilere ayrılabilir. Temel olarak aşağıdaki gibi tanımlanabilecek üç ana tip vardır.

• Tasarım/Detay : Bu SOW'u yazarken yaptığınız şey, işin nasıl yapılmasını istediğinizi tedarikçiye iletmektir. Tedarikçinin sürecini kontrol edecek alıcı gereksinimleri nelerdir? Hepsini topladığınızdan emin olmak için bir gereksinim toplama şablonu kullanabilirsiniz. Bu proje gereksinimleri, kalite kabul kriterleri ve ödeme koşullarından malzemelerin ölçümüne kadar uzanan bir yelpazeyi çalıştırabilir. Bu SOW'da, proje kursunu yöneten kişi olduğu için performanstan sorumlu tutulan alıcıdır.
• Efor/Zaman Düzeyi ve Malzeme/Birim Oranı: Bu neredeyse evrensel bir versiyondur ve çoğu projeye uygulanabilir. Tanımladığı şey, malzeme ve birim başına maliyetin yanı sıra çaba düzeyidir. Kısa vadeli sözleşmelerde kullanım bulma eğilimindedir.
• Performansa Dayalı: Bu, projenin amacına, kaynaklara ve çıktılardan beklenen kalite düzeyine odaklandığı için proje yöneticilerinin tercih ettiği SOW'dur. Ancak, işin nasıl yapılması gerektiğini açıklamaz. Bu, belirli bir süreç gerektirmeden bir sonuca nasıl ulaşılacağı konusunda büyük ölçüde özerklik sağlar.

Hangi tür SOW belgesini seçerseniz seçin, süreci kolaylaştırmak için proje yönetimi yazılımını kullanmak isteyeceksiniz. ProjectManager, topladığınız tüm bilgileri liste görünümümüzde düzenleyebilir. Ancak aracımız, diğer uygulamalar gibi süslü bir yapılacaklar listesi yapmaktan daha fazlasını yapar. Gerçek zamanlı yazılımımız ilerlemenizi takip eder ve liste her görev için tamamlanan yüzdeyi gösterir. Ekibinize iş atayabilir, öncelik belirleyebilir, özelleştirilmiş etiketler ekleyebilir ve çok daha fazlasını yapabilirsiniz. Bugün 30 günlük ücretsiz denememizi alarak kendiniz görün.

Proje İş Bildirimi (SOW) Nasıl Yazılır?

İş beyanı, bir projenin çalışma kapsamının yürütülmesine ilişkin hüküm ve koşulları açıklayan, müşteri ile satıcı arasında yasal olarak bağlayıcı bir anlaşmadır. SOW'da açıklanacak çok fazla bilgi var. İsterseniz bunu kendi başınıza oluşturabilirsiniz, ancak hiçbir şeyin atlanmadığından emin olmak için proje yönetimi araçlarını kullanmak yardımcı olacaktır. SOW belgenizi oluşturmak için yalnızca bir şansınız var ve bunun doğru yapılmasını istiyorsunuz.

İş beyanınızı yazmak için izlemeniz gereken adımlara genel bir bakış:

1. Projeniz için kısa bir giriş oluşturun.
2. Projenizin amacını tanımlayın.
3. Proje kapsamınızı tanımlayın.
4. Proje görevlerinizi, kilometre taşlarınızı ve çıktılarınızı belirlemek için bir iş kırılım yapısı oluşturun.
5. Görevleriniz, kilometre taşlarınız ve çıktılarınız için bir proje takvimi oluşturun
6. Proje gereksinimlerini ve kabul kriterlerini tanımlayın
7. Ödeme şartlarını ve koşullarını tanımlayın.

Bu sürece dahil olan SOW bileşenlerinin her birini aşağıdaki bölümde inceleyeceğiz.

İş beyanını yazarken, spesifik olmak isteyeceksiniz. Evrensel olarak anlaşılmasını sağlamak için kullanılan terimleri netleştirmek istiyorsunuz. Ayrıca, kimin ne yapacağını ve bu görevlerin ne zamana kadar tamamlanması gerektiğini açıkça tanımlayın. Bunu yapmak, projede daha sonra herhangi bir yanlış iletişim veya anlaşmazlığı karşılayamayacağınız zaman karışıklığı önler.

Açıkça yazmanın yanı sıra, SOW'a görseller eklemelisiniz. Bu, merceğin projenin çeşitli yönlerine odaklanmasına yardımcı olacaktır. Projeyi netleştirmenize yardımcı olacak çizelgeler, grafikler veya diğer illüstrasyonlar gibi görsellerin dahil edilmesi, SOW'u daha sindirilebilir hale getirecektir.

Projenin özelliklerini detaylandırmak için yaptığınız tüm çalışmalardan sonra, son ve çok önemli adımı - işin imzalanmasını - ihmal etmek istemezsiniz. Buna yetkiniz yoksa devam edemezsiniz. Ya da daha doğrusu yapabilirsiniz, ancak bu size projenin başarısına mal olabilir. Bu nedenle, yetkili kişilerin çalışma beyannamesini imzaladığından emin olun.

İş Bildirimine (SOW) neler dahil edilmelidir?

Bir çalışma beyanında bir projede olduğu kadar çok bölüm vardır, bu nedenle tüm bileşenlerini yönetmenize yardımcı olması için bir proje yönetimi bilgi sistemi kullanmanız önerilir. Parçalara odaklanarak başlarsanız, kendiniz bütüne kadar çalışabilirsiniz. Bir SOW'u tam olarak anlamak için öncelikle, ele aldığı projenin ana yönlerini not edin.

1. Giriş

Hangi işin yapıldığını ve proje hakkında genel bilgileri açıklayarak başlayın. Ayrıca projede kimler var? Bu tarafları belirtin. Bu, proje için satın alınan ürün veya hizmetlerin fiyatlarını belirleyen sürekli bir teklife ve daha fazla ayrıntıya giren daha resmi bir sözleşmeye yol açacaktır.

2. Amaç Beyanı

Büyük soruyla başlayın: neden bu projeyi başlatıyorsunuz? Projenin amacı nedir? Bu bölümü yönlendirmek için bir amaç beyanı oluşturun ve proje hedefleri, çıktılar ve yatırım getirisi gibi bu sorulara kapsamlı bir yanıt verin.

3. İşin Kapsamı

Projede yapılması gereken işler nelerdir? Hangi donanım ve yazılımın gerekli olacağı da dahil olmak üzere iş kapsamında not edin. Proje kapsamınızda tanımlanan işi tamamlamak için kullanacağınız süreç nedir? Bu, sonuçları, ilgili zamanı ve hatta bunu başarmak için atacağı genel adımları içerir. Proje kapsamınızla ilgili tüm bilgileri yakalamak için bir proje kapsam bildirimi oluşturmanız gerekir.

4. İş Nerede Yapılacak?

Çalıştırdığınız ekibin bir yerde çalışması gerekecek. Proje sahaya özel olabilir, merkezi bir tesiste veya tüm ekip üyeleri uzaktan çalışamıyorsa bazılarında olabilir. Her iki durumda da, bunu detaylandırmak istediğiniz yer ve kullanılan ekipman ve yazılımın nerede olacağı burada.

5. Görevler

İşin kapsamında belirtilen genel adımları atın ve bunları daha ayrıntılı görevlere ayırın. Spesifik olun ve çıktıları üretmek ve proje hedeflerine ulaşmak için gereken herhangi bir eylemi dışarıda bırakmayın. İsterseniz, görevleri kilometre taşlarına veya aşamalara ayırın. Bir iş kırılım yapısı şablonu yardımcı olabilir.

6. Kilometre Taşları

Başlangıç ​​tarihinden önerilen bitiş tarihine kadar projeyi tamamlamak için planlanan süreyi tanımlayın. Haftalık ve aylık faturalandırılabilir saatleri ve projenin zamanlaması ile ilgili diğer her şeyi detaylandırın. Yine, özgüllük önemlidir. Örneğin, satıcılar ve/veya sözleşmeler için maksimum faturalandırılabilir saat tutarı varsa bunu buraya not edin.

İlerlemenizi izlemek ve kilometre taşlarınızı karşıladığınızdan emin olmak için proje yönetimi yazılımını kullanın. ProjectManager, kendi yazılımlarınızı oluşturmanızı sağlayan diğer yazılımların aksine, araçta yerleşik olarak bulunan gerçek zamanlı bir gösterge panosuna sahiptir. Yalnızca yerleşik bir gösterge panosuna sahip değiliz, aynı zamanda tüm hesaplamaları yapıyoruz ve metrikleri okunması kolay çizelgeler ve grafikler halinde görüntülüyoruz. Kilometre taşlarından fazlasının yanı sıra proje farkını, maliyetleri ve daha fazlasını takip edin.

7. Çıktılar

Proje çıktıları nelerdir? Bunları listeleyin ve vadesinin ne zaman ve ne zaman geleceğini açıklayın. Bunları miktar, boyut, renk ve ilgili olabilecek her şey gibi ayrıntılı olarak tanımlayın.

8. Program

Bu hedefe ulaşmak için hangi tedarikçinin seçileceğinden başlayarak, proje çıktılarının ne zaman yapılması gerektiğine dair ayrıntılı bir liste ekleyin, başlama, performans periyodu, gözden geçirme aşaması, geliştirme, uygulama, test etme, projenin kapanışı , vb.

9. Standartlar ve Testler

Uyulması gereken herhangi bir endüstri kabul kriteri veya kalite standardı varsa, bunları burada listeleyin. Ayrıca, ürünün testi yapılacaksa, bu kabul testi sürecine kimlerin dahil olacağını, hangi ekipmana ihtiyaç duyulduğunu ve diğer kaynakları listeleyin.

10. Proje Başarısını Tanımlayın

Sponsorun ve/veya proje paydaşlarının başarılı bir proje tamamlama olarak ne beklediğini not edin.

11. Proje Gereksinimleri

Projeyi tamamlamak için gereken diğer ekipmanları ve ekip üyelerinden gerekli bir derece veya sertifikanın gerekli olup olmadığını listeleyin. Ayrıca, henüz kapsanmayan seyahat veya diğer proje gereksinimlerinin olup olmayacağını da not edin.

12. Ödeme Koşulları

Proje bütçesi oluşturulduysa, proje ile ilgili ödemeleri ve bunların nasıl teslim edileceğini önceden, zaman içinde veya tamamlandıktan sonra listeleyebilirsiniz. Örneğin, bir dönüm noktasının tamamlanmasından sonra veya sabit bir programa göre (hangisi mali açıdan daha uygunsa) ödeme yapabilirsiniz.

13. Diğer

Projenin yukarıdaki kategorilere uymayan başka bölümleri de olacaktır ve her şeyin kapsanması için bunları ekleyebileceğiniz yer burasıdır. Örneğin, güvenlik sorunları, donanım veya yazılımla ilgili kısıtlamalar, seyahat ücreti, proje sonrası destek vb. var mı?

14. Kapanış

Bu, çıktıların nasıl kabul edileceğini ve çıktıları kimin teslim edeceğini, gözden geçireceğini ve imzalayacağını belirleyecektir. Ayrıca, son yönetici görevleri ile ilgilenir, her şeyin imzalandığından, kapatıldığından ve arşivlendiğinden emin olur.

İş Beyannamesi Şablonu

Bir çalışma beyanı yazarken, projenin yakalaması gereken tüm çeşitli yönleri nedeniyle bir çalışma beyanı şablonunun kullanılması yardımcı olabilir. Çoğu şablon, SoW'de neye atıfta bulunduğunuzu tanımlayan terimler sözlüğü gibi şeyler içerir. İdari bilgilerin yanı sıra amaç beyanını yazabileceğiniz bir yer olacaktır.

Çalışma beyanı şablonumuzu beğendiyseniz, projelerinizi yönetmek için ücretsiz proje yönetimi şablonlarımızı deneyebilirsiniz.

İş Tanımı İlgili Belgeler

SOW, projelerinizi yönetmek için ihtiyaç duyacağınız birçok proje yönetimi belgesinden biridir. İşte bir çalışma beyanı ile yakından ilgili olanlardan bazıları.

Ana Hizmet Sözleşmesi

Ana hizmet sözleşmesi, iki taraf arasındaki gelecekteki işlemleri ve sözleşmeleri yönetecek koşulları tanımlayan bir sözleşmedir. Ana hizmet sözleşmesi, gelecekteki yasal sözleşmelerde feragat edilebilecek temel hüküm ve koşulları içerir.

Bir müşteri veya satıcıyla ilişki başlatmak için bir ana hizmet sözleşmesi kullanabilir ve ardından her proje için bir SOW kullanabilirsiniz.

Proje Sözleşmesi

Proje başlatma belgesi, projenize genel bir bakış sağlar. Diğerlerinin yanı sıra proje hedefleri, paydaşlar, hedefler, proje kapsamı gibi şeyleri içerir. SOW'unuzu yazmanıza yardımcı olacak çok yararlı bir belgedir.

İş Dökümü Yapısı

İş kırılım yapısı, proje yöneticilerinin proje kapsamını görevlere, teslimatlara, kilometre taşlarına ve proje aşamalarına ayırmasına olanak tanıyan bir proje yönetim aracıdır. Bir proje için gereken tüm çalışmaların görsel bir temsilidir.

Teklif Talebi

Bir projeye ürün ve hizmet sağlayabilecek satıcılar ve yükleniciler aramak için bir teklif talebi (RFP) kullanılır. RFP, teklif veren taraflara kendilerinden neyin gerekli olduğuna dair net bir açıklama vermek için bir projeye genel bakış sağlar. Müşteri bir satıcı seçtiğinde, bir sonraki adım, onlara işin kapsamı hakkında daha ayrıntılı bilgi içeren bir çalışma beyanı vermektir.

ProjectManager Çalışma Bildiriminizi İyileştirebilir

ProjectManager, gelecek projeyi doğru bir şekilde gösteren bir çalışma bildirimi oluşturmanıza yardımcı olabilecek bir dizi proje yönetimi aracına sahiptir. Yeni başlayanlar için, proje için aklınıza gelebilecek tüm görevleri listelemeye başlamak için Gantt'ımızı kullanabilirsiniz.

Çevrimiçi Gantt, görsel bir zaman çizelgesinin temellerine, darboğazları önlemek ve kilometre taşlarını belirlemek için bağımlılıkları bağlama yeteneğine sahiptir. Maliyetleri görevlere atayın ve proje veya belirli aşamalar için planlanan maliyetlerinizi görün. Ancak sayfa görünümünü yalnızca ızgarayı görmek için kullanabilir, gerektiğinde hangi görevlerin atlanabileceğini bilmek için kritik yolu filtreleyebilir ve zamanlamanız ve bütçeniz tamamlandıktan sonra temel çizgiyi ayarlayabilirsiniz. Bu, yolda ve bütçenin altında kalıp kalmadığınızı gerçek zamanlı olarak takip edebileceğiniz anlamına gelir. ProjectManager, istediğiniz araçlara sahiptir ve rakiplerinden daha fazla işlevsellik sunar. 30 günlük deneme sürümümüzle ücretsiz deneyin.

Gördüğünüz gibi, Gantt şeması yazılımımızı kullanmak, projeniz için doğru bir çalışma bildirimi yapmak için uzun bir yol kat edebilir. Kapsama aldığınız işi teslim etme zamanı geldiğinde doğruluk, paydaşlar için çok şey ifade eder.

Çalışma beyanı, herhangi bir projenin temel bir belgesidir. Oluşturulup onaylandıktan sonra bir plan oluşturmanız ve onu uygulamanız gerekir. İşte burada ProjectManager devreye giriyor. Bulut tabanlı proje yönetimi yazılımımız, iş beyanınızı yönetmenize ve izlemenize yardımcı olmak için gerçek zamanlı veriler sağlar. Bir deneme dönüşü yapın ve bu 30 günlük ücretsiz deneme ile size nasıl yardımcı olabileceğini görün.