Yönlendirme Komitesi: Tanım, Roller ve Toplantı İpuçları

Bir projeye liderlik etmek ve yalnızca bir yönetim kurulu tarafından gözden geçirileceğini öğrenmek için bir proje planı oluşturmakla görevlendirildiniz. Ya da belki şu anda işiniz için bir yönlendirme komiteniz yok ama bir tane kurmakla ilgileniyorsunuz. Bir yönlendirme komitesinin ne olduğundan veya ne yaptığından emin değilseniz panik yapmayın.

Yürütme komitesinin ne olduğunu, proje yönetimiyle nasıl ilişkili olduğunu ve yürütme komitelerinin ne yaptığını inceleyelim. Ayrıca bir yönlendirme komitesindeki roller, bir yönlendirme komitesi toplantısının nasıl yürütüleceği ve proje yönetimi yazılımının nasıl yardımcı olabileceği hakkında da bilgi edineceksiniz.

Yönlendirme Komitesi Nedir?

Yönlendirme komitesi, bir şirket, kampanya veya aradaki herhangi bir şey üzerinde yönetimi olan bir danışma kuruludur. Yönlendirmeden sorumlu olan komite ne olursa olsun, üyelerinin kim olduğunu belirler. Diğer bir deyişle, yönlendirme komiteleri uzmanlar, otorite figürleri ve üst düzey paydaşlardan oluşmaktadır.

Bir yönlendirme komitesinin temel kaygısı, bir kuruluş tarafından kullanılan yön, kapsam, bütçe, zaman çizelgesi ve yöntemlere odaklanır. Yönlendirme komiteleri zaman zaman toplanacak ve gelecekte nerede olduklarını ve nerede olmak istediklerini görmek için bu konuları tartışacak. Ayrıca, yolda kalmak için gerekirse herhangi bir konuyu sıfırlarlar.

Proje yönetimi yazılımı, daha iyi analiz ve daha iyi sonuçlar için projeleri ve yönlendirme komitelerini birbirine bağlar. ProjectManager, proje ölçümlerine ilişkin canlı veriler sağlayan gerçek zamanlı gösterge tablolarına sahip bulut tabanlı proje yönetimi yazılımıdır. Kurulum gerektirmez ve maliyetten iş yüküne ve sağlıktan görevlere kadar her şeyi izleyerek projenin ilerleme ve performansının üst düzey bir görünümünü sağlar. ProjectManager'ı bugün ücretsiz olarak kullanmaya başlayın.

Proje Yönlendirme Komitesi Tanımı

Proje yönlendirme komitesinin tanımı yönlendirme komitesinden önemli ölçüde farklı değildir, ancak bir projeyi denetlemek ve desteklemekle görevli yöneticilerden oluşur. Bu, o projenin günlük faaliyetlerinden daha yüksek bir seviyeden yapılır, bunun yerine yönetimsel bir bakış açısıyla yapılır.

Komiteye kimin seçileceği konusunda, genellikle projedeki paylarına bağlıdır. Bu paydaşlar, projeden en çok etkilenecek organizasyondaki müşterileri, yüklenicileri ve hatta diğer departmanları içerebilir.

Yönlendirme komitesindeki kişiler her zaman proje üzerinde çalışmıyorlar; bu rol proje yöneticisine ve ekibine aittir. Yönlendirme komitesi daha çok üst düzey yöneticiden oluşur, ancak bir projenin ayrıntılarıyla samimi olmadıkları için işlerini yapmalarına izin vermek için net iletişimleri olması gerekir.

Yönlendirme Komitesi Ne Yapar?

Adından da anlaşılacağı gibi, yönlendirme komitesinin bir görevi vardır: bir projeyi yönlendirmek. Tıpkı arabanızı yönlendirdiğiniz gibi, bir direksiyon komitesi de sizi yolda tutan ve doğru yönde hareket etmenizi sağlayan bir araçtır. Bir şirketin süreçlerini nasıl yürüteceği veya ekiplerin birlikte nasıl çalışacağı gibi büyük kararlar için oradalar.

Bir adım geriye gidelim ve bir yönlendirme komitesinin işlevleri hakkında düşünelim. Ne yapma yetkisine sahiptir ve bir proje üzerinde yönetimini nasıl uygular? Bu bizi bir yönlendirme komitesinin amacını tanımlamaya götürür.

1. Projeyi Destekleyin

Bir ekibi yönetmek zordur ve işlevler arası proje ekiplerini yönetirken daha da zordur. Elbette proje yöneticisi ekibin günlük yönetiminden sorumlu kişidir, ancak yardıma ihtiyaçları olduğunda yönlendirme komitesi oradadır. Yönlendirme komitesinin üyeleri genellikle projede yer alan ve onlarla daha fazla etkileşime veya daha iyi bir ilişkiye sahip olabilecek ekipleri olan çeşitli departmanların başkanlarından gelir.

2. Kararlar Verin

Bir yönlendirme komitesinin projeyi yönlendirmeye ve büyük kararlar almaya nasıl yardımcı olabileceğine kısaca değindik. Bazen bu kararlar çatışma çözmeyi veya sorunları çözmeyi içerir, ancak çoğu zaman bireysel projeden daha büyük kararlar vardır. Yeni iş modelleri veya iş süreçlerinin nasıl ele alındığı konusunda bir seçim yapılması gereken zamanlar vardır. Bunlar bir proje yöneticisinin sorumluluklarının bir parçası değildir ve yönlendirme komitesi bu kararlara daha uygun şekilde yanıt vermek üzere tasarlanmıştır.

3. Sorunları Çözün

Bir çatışma veya darboğaz olduğunda genellikle proje yöneticileri devreye girer. Taraflar arasındaki farklılıkları düzeltebilir veya kaynakları buna göre yeniden tahsis edebilirler. Ancak proje yöneticisinin ve ekibinin kendi başlarına çözemeyecekleri sorunlar ortaya çıkabilir. Yönlendirme komitesi projeyi desteklemek için oradadır ve gerektiğinde bu sorunları çözmek için çağrılabilir.

İlgili: Excel için Ücretsiz Sorun İzleme Şablonu

4. Proje Bütçesini Onaylayın

Proje yöneticisi bütçeyi oluşturur ve tüm görevleri gerekli zaman çerçevesinde tamamlamak için gereken fon sayısını belirlemek için uzmanlar ve ekipleriyle görüşür. Proje yöneticisi daha sonra proje bütçesini nihai onayı alan yönlendirme komitesine sunar. Ayrıca proje yürütücüsü, projenin yürütülmesi sırasında bütçeye eklemek isterse, bunu onaylamaktan yürütme kurulu sorumludur.

5. Durum Güncellemelerini Alın

Amacını yerine getirmek için, yönlendirme komitesi bir projede neler olduğunu bilmek zorundadır. Bu, projenin ayrıntılarını bilmeleri gerektiği anlamına gelmez, ancak durumuyla birlikte düzenli olarak güncellenmeleri gerekir. Proje yöneticisi genellikle proje ekibinde durum güncellemesini paydaşlara sunacak olan kişidir.

6. Proje Yöneticisini Teşvik Edin

Proje yöneticisi, projenin başarısını sağlamak için iyi bir ilişkiye sahip olmaları gerektiğinden, yönlendirme komitesiyle etkileşime girmesi en muhtemel ekip üyesidir. Bu, bazen yönlendirme komitesinin, cesaretlendirilmeye ihtiyaçları olduğunda veya proje yöneticisinin konuşmak için sempatik bir kulağa ihtiyacı olduğunda proje yöneticisinin arkasında olduğu anlamına gelir.

Bir Yönlendirme Komitesindeki Roller

Bir yönlendirme komitesi, üyelerinin üretken katılımıyla yaşar veya ölür - herkes önemlidir ve katılması gerekir. Roller yönlendirme komitesine, organizasyona ve projeye bağlı olarak değişebilir, ancak genel olarak tüm yönlendirme komiteleri arasında bazı ortak roller vardır.

• Business Manager: Bu kişi proje yöneticisinden ve iş vakasının sahibinden sorumludur. Projeye iş merceğinden bakarlar ve işin amaçlarını ve çıkarlarını karşılayıp karşılamadığını ve maliyetlerin projenin faydalarına karşı haklı olup olmadığını belirlerler.
• Kıdemli Kullanıcılar: Yönlendirme komitesinin bu bölümü, projenin yapıldığı grubu temsil eder. Onları bir ürün veya hizmetin son kullanıcıları olarak düşünün. Bu, proje çıktılarının kullanıcı gereksinimleriyle uyumlu olmasını sağlar.
• Kıdemli Tedarikçi: Bu rol, proje için insan gücü, bütçe ve hizmetleri sağlar. Tasarım, ürün ve diğer standartların karşılandığından emin olurlar. Bütçe ve proje planının kısıtlamaları altında ürün veya hizmetin fizibilitesi onların sorumluluğundadır. Bu rol, BT'den biri veya hatta harici bir paydaş olabilir.

Yönlendirme Komitesi Toplantısı Nasıl Gerçekleştirilir

Yönlendirme komitesi toplantısı, diğer toplantı türlerine göre farklı ayrıntıları kapsar, ancak nasıl yürütüldükleri açısından kurallar benzerdir. Herhangi bir toplantıda, gündem olmadan girmek istemezsiniz, çünkü gündem, kimsenin zamanını boşa harcamadığınız anlamına gelir.

Bu satırlar boyunca, ayrıntılarda boğulmak istemezsiniz. Yönlendirme komitesi, proje ekibinden farklı bir proje görüşüne sahiptir ve her bir görev hakkında ve zamanında olup olmadığını bilmek zorunda değildirler. Yine, bu sorumluluk proje yöneticisine aittir. Bunun yerine, yönlendirme komitesi büyük resmi görmek için oradadır ve proje yöneticisine iş tanımlarının ötesinde kararlarda yardımcı olur.

Birisi, toplantı sırasında tartışılanların ve toplantı sırasında alınan kararların genel hatlarını kapsayan notlar almalıdır. Ertelemeden önce, bu notları gözden geçirin ve yolda herhangi bir sorun yaşamamak için katılan herkesin bunları imzaladığından emin olun.

Toplantıyı siz yönetiyorsanız, son bir düşünceniz var: Birlikte çalıştığınız insanları tanıyın. Her komite üyesinin kişiliğini anlamak, toplantı sırasında onlarla daha iyi iletişim kurmanıza ve onları yönetmenize yardımcı olacaktır. Kiminle çalıştığınızı bilmek her zaman daha verimli çalışmanın yoludur.

ProjectManager, Yönlendirme Komitelerine Nasıl Yardımcı Olur?

İster taahhüdü yönetin ister birine rapor verin, projede neler olduğunu bilmek ve başarısını sağlamak için daha anlayışlı kararlar almak için gerçek zamanlı veriler sağlayabilen araçlara ihtiyacınız var. ProjectManager, projeleri yönetmenize ve yönlendirme komitesini güncel tutmanıza olanak tanıyan özelliklere sahip bir iş ve proje yönetimi yazılımıdır.

Tek Tıkla Detaylı Raporlar Alın

Yönlendirme komitesine sunum yaparken, yabani otların arasında kaybolmadan proje ölçütlerini bulmalısınız. Tek tıklamayla raporlama özelliklerimiz, proje durumu ve portföy durumu raporları veya zaman, maliyetler ve daha fazlası hakkında daha ayrıntılı raporlar oluşturmanıza olanak tanır. Tüm raporlar, yalnızca yönlendirme komitesinin görmek istediklerini gösterecek şekilde filtrelenebilir. Ayrıca, PDF olarak paylaşmak veya istenirse çıktı almak kolaydır.

Planları Etkileşimli Gantt Grafiklerinde Paylaşın

Yönlendirme komitesi ayrıntılarda boğulmak istemese de proje planını görmek istiyor. Kritik yolu filtrelerken ve proje varyansını izlemek için bir temel ayarlarken Gantt grafiğinde görevleri düzenleyebilir, bağımlılıkları bağlayabilir ve kilometre taşları oluşturabilirsiniz. Herkesin ilerlemeden haberdar olmasını sağlamak için Gantt çizelgelerini proje ekibi ve yönetim kurulu ile paylaşın. Yönlendirme komitesi birden fazla projeden sorumluysa, onlara tüm portföy hakkında genel bir bakış sunabilecek bir yol haritası vardır.

Elbette, yürütme kurulu projenin başarılı olmasını istiyor ve ProjectManager da öyle. Bu nedenle ekiplerin kapasitede çalışmasını sağlamak için görev yönetimi ve kaynak yönetimi özellikleri vardır. Temelde işbirlikçi olan yazılımımız, hibrit ekipleri birbirine bağlar ve daha üretken bir çalışma ortamını teşvik etmek için dosyaları paylaşmalarına ve işbirliği yapmalarına olanak tanır. Yönlendirme komitesi bundan hoşlanacak.

ProjectManager, nerede, nasıl ve ne zaman çalışırlarsa çalışsınlar hibrit ekipleri birbirine bağlayan ödüllü bir çalışma ve proje yönetimi yazılımıdır. Gerçek zamanlı veriler, tek bir gerçek kaynağı sağlar, böylece herkes her zaman en güncel bilgiler üzerinde çalışır. Çekirdekten işbirliğine dayalı bir platform üzerine kurulu yazılımımız, ilerlemeyi ve performansı gerçek zamanlı olarak planlamanıza, izlemenize ve izlemenize yardımcı olur. ProjectManager'ı bugün ücretsiz olarak kullanmaya başlayın.