Görev Otomasyonu Nasıl Kullanılır: Örnekler ve Araçlar

Görev Otomasyonu Nedir?

Görev otomasyonu, yazılımın bir iş etkinliğini tamamlamasıdır. Bu süreci kolaylaştırmak ve işi yapmak için gereken el emeği miktarını azaltmak için bir görevin bir süreç boyunca hareket ettirildiği bir süreçtir.

İşletmeler, iş akışlarını ve iş süreçlerini hızlandırmak veya basitleştirmek için görev otomasyonu uygulayacak. Ayrıca tükenmişliğe ve moralin düşmesine neden olabilecek yoğun çalışma yönünü de ortadan kaldırır. Görev otomasyonu ile ekip üyeleri daha önemli işlere odaklanabilir. Ayrıca ekiplerin yeniliğe odaklanmasını sağlayarak organizasyonları için değer yaratır.

Proje yönetimi yazılımı, görevlerinize odaklanmanız için size daha fazla zaman vermek için yoğun işleri otomatikleştirebilir. ProjectManager, iş akışlarınızı özelleştiren ve iş süreçlerinizi kontrol etmek için görev onaylarına sahip bulut tabanlı bir iş ve proje yönetimi yazılımıdır. Eylem oluşturmak için ihtiyaç duyduğunuz kadar tetikleyici ayarlayın ve bir görev durumunun yalnızca yetkilendirdiğiniz biri tarafından değiştirilebildiğinden emin olun.

İş Akışı Otomasyonu Nedir?

İş akışı otomasyonu, yazılımın belirli eylemlerle sonuçlanan belirli tetikleyicilere dayalı bir işlemi yürütmesidir. Bunlar, önceden tanımlanmış kurallara bağlı olarak bir durumdan diğerine otomatik olarak alınan görevler, veriler veya dosyalar olabilir.

İş akışlarını otomatikleştirmek, verimliliği artırdığı, üretkenliği artırdığı ve işte daha fazla doğruluk sağladığı için önemlidir. İşi denetlemeyi kolaylaştırır, daha yüksek düzeyde hesap verebilirlik sağlar ve kişinin işinde gerekli olan sıkıcı eylemlerin çoğunu ortadan kaldırarak iş memnuniyetini artırır.

Görev Otomasyonu Örnekleri

Gerçek dünyadaki bir durumda görev otomasyonunun neler yapabileceğine bir göz atalım. İşte birkaç görev otomasyonu örneği.

• İş Süreçleri Yönetimi: ProjectManager gibi yazılımlar iş akışlarını otomatikleştirebilir ve görev onaylarını ayarlayabilir, böylece yalnızca yetkili kişiler bir görevin durumunu yapılandan bitmişe değiştirebilir.
• E-posta Pazarlama: Daha güçlü ilişkiler kurmak için müşterilerinizin doğum günlerinde veya diğer önemli tarihlerinde dışarı çıkmak için e-postaları özelleştirin.
• İnsan Kaynakları: İK departmanınızı diğer görevleri yapmak için serbest bırakmak için bordroyu otomatikleştirebilirsiniz.
• İdari Görevler: Satıcılarınıza, kamu hizmetlerinize vb. ödemelerin zamanında yapıldığından emin olmak için fatura ödemeleri bankacılık uygulamaları aracılığıyla koordine edilebilir.
• Sosyal Medya Gönderileri: Sosyal medya gönderilerinizi farklı platformlarda planlamanıza yardımcı olabilecek uygulamalar vardır.

Bunlar, görev otomasyonunun kolaylaştırabileceği işlerden sadece birkaçı. Daha çok var. Ancak görev otomasyonuna sahip olmak için görev otomasyon araçları gerekir. Piyasadaki daha iyi olanlardan birkaçına göz atalım.

En İyi 3 Görev Otomasyonu Aracı

Görev otomasyonu iş için iyidir. Hedeflerinize ulaşmanıza yardımcı olacak bir araç arıyorsanız ve bu araçta görev otomasyonu yoksa, muhtemelen aramaya devam edeceksiniz. Sizin için biraz araştırma yaptık ve piyasadaki daha iyi görev otomasyon araçlarından birkaçına sahibiz.

1. Proje Yöneticisi

ProjectManager, iş akışlarını özelleştirmenize ve görev onaylarını otomatikleştirmenize olanak tanıyan bulut tabanlı bir çalışma ve proje yönetimi yazılımıdır. Görevleriniz için otomatikleştirilmiş iş akışları oluşturabilir ve yoğun işler yapmak yerine projeyi ileriye taşımalarını sağlayabilirsiniz.

Bu sezgisel yazılım, kodlama deneyimi gerektirmez. İş akışını yönetmek için ihtiyaç duyduğunuz sayıda tetikleyici ve eylem ayarlamanıza olanak tanıyan açılır menülerle kurulumu kolaydır. İş süreçlerini kolaylaştırmak üretkenliğinizi artıracaktır.

Görev onaylarını, yalnızca görevin durumunu değiştirme yetkisine sahip olduğuna karar verdiğiniz kişilerin bunu yapabilmesi için ayarlayabilirsiniz. ProjectManager'ın görev otomasyonu, gerçek zamanlı izleme ile sorunsuz bir şekilde çalışır ve e-posta uyarıları ve uygulama içi bildirimlerle sizi güncel tutar.

2. Zapier

Zapier, uygulamalarınızı birbirine bağlayan ve iş akışlarını otomatikleştiren bir yazılımdır. Hem küçük hem de büyük işletmeler için kullanımı kolaydır.

Yazılım, otomasyon kurarak tekrarlayan görevleri ortadan kaldırır. Dropbox, Google Drive, Slack ve daha fazlası gibi sık kullanılan uygulamalara bağlanır.

3. Microsoft Güç Otomatikleştirme

Microsoft Power Automate, görevleri kolaylaştıran ve Outlook gibi diğer Microsoft ürünleriyle sorunsuz çalışan bir yazılımdır. Diğer daha önemli görevlere odaklanmak için tekrarlayan görevleri azaltabilir ve güvenli iş akışları oluşturabilirsiniz.

Kodlama gerekmez. Robotik bir süreç otomasyon aracı olan bir masaüstü özelliği de vardır. Daha sonra düzenleyebileceğiniz veya otomatik bir işlem yapmak için kullanabileceğiniz iş akışınızın adımlarını kaydeder.

Proje Yönetiminde Görev Otomasyonu Nasıl Kullanılır?

Teknoloji, daha fazlasını yapmanıza yardımcı olmak için kullanılabilir. Görevlerinizin gerisinde kalıyorsanız, Jennifer Bridges, PMP, size görev otomasyonunun nasıl yardımcı olabileceğini gösteriyor.

İşte referansınız için beyaz tahtanın bir ekran görüntüsü.

İncelemede – Daha Fazlasını Yapmak için Görev Otomasyonu Nasıl Kullanılır

Jennifer teknolojiyi sevdiğini ve araçların proje yönetimini daha üretken hale getirmeye nasıl yardımcı olabileceğini göstermekten heyecan duyduğunu söyledi.

Bu eğitim videosu için teknolojinin bir özelliğine, görev otomasyonuna odaklandı. İlk olarak, otomasyonun bir aparatı, süreci veya sistemi otomatik olarak çalıştırma tekniği olduğunu açıkladı. Başka bir deyişle, otomasyon daha az zaman, para ve çabayla daha çok iş yapmanın akıllıca bir yoludur.

Yazılım, uygulamalar, yapay zeka (AI), oyun teknolojisi, mobil platformlar, kart okuyucular veya QR kodları gibi bu otomasyondan bazılarını muhtemelen kullanmışsınızdır. Kilometreyi takip etme, makbuzları tarama, gezileri haritalama, yemek siparişi verme ve teslim etme ve bir projedeki ilerlemeyi izleme gibi şeyler yapabilirler.

Yani bunlar örneklerden sadece birkaçı ve yine bunlardan çok fazla var. Ve bunlar, daha fazlasını yapmanıza izin vermek için görev otomasyonunu nasıl kullanabileceğiniz konusunda bazı fikirleri teşvik etmeyi amaçlıyor. Bu nedenle, görev otomasyonunuza yardımcı olacak bir araca ihtiyacınız varsa, şimdi ProjectManager'da yazılımımıza kaydolun.

ProjectManager, Otomasyon ile Süreçlerinizi Kolaylaştırıyor

ProjectManager, önemli olanı yapmanız için size daha fazla zaman vermek için iş akışını otomatikleştiren ve özelleştiren ödüllü bir iş ve proje yönetimi yazılımıdır. Eylemlerle sonuçlanan tetikleyicileri ve hatta görev onaylarını nasıl ayarlayabileceğinizi size gösterdik. İstediğiniz kadar üretebilir ve iş süreçlerinizi kontrol ederken ekibinizin önemli olana odaklanmasını sağlayabilirsiniz.

Çoklu Proje Görünümleri

Çoklu proje görünümlerimiz, istediğiniz gibi çalışabileceğiniz anlamına gelir. Yöneticiler Gantt çizelgeleri üzerinde plan yapmayı sever, ekipler genellikle görev listelerini veya kanban panolarını tercih eder. Tüm bu veriler gerçek zamanlı olarak paylaşılıyor, bu nedenle tek bir gerçek kaynağı var ve herkes her zaman aynı sayfada.

İlerlemeyi Gerçek Zamanlı Takip Edin

Otomasyon önemlidir, ancak planınızda belirlediğiniz kilometre taşlarına ulaştığınızdan emin olmak da önemlidir. Gerçek zamanlı gösterge tablomuz canlı verileri toplar ve bunları otomatik olarak okunması kolay grafiklere ve çizelgelere dönüştürür, böylece altı proje metriğini izleyebilirsiniz. Kurulum gerekmez. Bir durum raporunun parmaklarınızın ucunda olması gibi.

Raporlar Filtrelenebilir ve Kolayca Paylaşılabilir

Tek tıkla raporlarımızla verilerinizi daha da derinlemesine inceleyin. Tüm raporlarımız filtrelenebilir, bu da bilmek istediklerinizi sıfırlamanıza olanak tanır. Raporların paylaşılması da kolaydır, sadece e-postanıza bir PDF ekleyin veya yazdırın. İlerlemeniz hakkında onları güncel tutmak için paydaşlara gönderilebilirler.

İş süreçlerinizi kolaylaştırmak için yapabileceğimiz daha çok şey var. E-posta bildirimlerimiz ve uygulama içi uyarılarımız, yapılan herhangi bir yorumda veya projedeki bir şey güncellendiğinde sizi güncel tutar. İşinizi daha iyi yapabilmeniz için yoğun işleri ProjectManager'ın yapmasına izin verin. Bugün ücretsiz başlayın.