Görev Önceliklendirme Şablonları, Araçları ve Teknikleri

Görev önceliklendirme, bir proje yürütülürken güçlü bir araçtır. İş-yaşam dengeniz hiç tatil yapmamaya doğru eğiliyorsa bakabileceği pek çok farklı görev vardır. Ancak proje yöneticileri, görev yönetimi ve zaman yönetimi yöntemlerini uygulamanın hem ekibin moralini hem de üretkenliğini artıracağını anlıyor.

Bu nedenle, görev önceliklendirmenin ne olduğunu, neden önemli olduğunu ve proje yönetimi yazılımının, proje yöneticilerine programa bağlı kalmalarını sağlayan zaman izleme özellikleri sağlarken ekiplerin daha verimli çalışmasına nasıl yardımcı olabileceğini anlamak çok önemlidir. Proje için önemli olan hiçbir şeyin ihmal edilmediğinden emin olmak için bir ekibin görev listesine nasıl öncelik verileceği konusuna geçelim.

Görev Önceliği Nedir?

Görev önceliklendirme, bir proje yöneticisinin ekibine atanan işi gözden geçirmesi ve aciliyetine göre ayırmasıdır. Bu şekilde, en önemli görevlere öncelik verilir ve ekip üyeleri önce en kritik görevlere odaklanabilir. Proje yöneticisi, bu görevlerden hangisinin önce yapılması gerektiğini belirlemelidir.

Görevleri parçalara ayırırken, proje yöneticilerinin dört seçeneği vardır. Görevi yüksek öncelik olarak işaretleyebilirler, bu da iş veya müşteri hedeflerine bağlı olmaları nedeniyle hemen yapılmaları gerektiği anlamına gelir. Sırada, önemli görevler olan ancak yüksek öncelikli görevler kadar sabit olmayan son teslim tarihleri ​​olan orta öncelik var. Ardından, düşük öncelik var. Bunların esnek teslim tarihleri ​​vardır veya her zaman yeşil kalan görevlerdir. Son olarak, her şey tamamlanana kadar bekleyebilecek uzun vadeli görevler vardır.

Proje yönetimi yazılımı, görev önceliklendirme söz konusu olduğunda son derece yararlıdır. ProjectManager, projenizi projenin hedeflerini karşılayan yönetilebilir görevlere ayırmanıza yardımcı olan ödüllü bir proje yönetimi yazılımıdır. Sağlam görev listesi aracımız, birden çok proje görünümünden biridir. Görevi bulmayı kolaylaştırmak için önceliği, son tarihi ayarlayabilir ve etiketler ekleyebilirsiniz. Ancak her görev hakkında yorum yapılabilir ve ona dosya eklenebilir. Üzerinde çalıştığınız görevin ne kadar tamamlandığını görmek için bir durum bile var. ProjectManager'ı bugün ücretsiz olarak kullanmaya başlayın.

Proje Yönetiminde Görevlere Öncelik Vermek Neden Önemli?

Görev önceliklendirme, iş hayatında veya yapılan herhangi bir işte önemlidir, ancak özellikle proje yönetimi için önemlidir. Proje yönetiminde, sıkı teslim tarihleri, bütçeler ve paydaş beklentileri ile uğraşıyorsunuz. Görev önceliklendirme, asi olabilecek bir projeyi alır ve projeyi zamanında ve bütçe dahilinde teslim etmek için bir yol açar.

Ancak bunu ekibinizin stresini azaltırken ve üretkenliklerini artırırken yapar. Hepsinin omuzlarınıza ağır basması yerine üzerinde çalışılacak belirli görevlerin olması, bir ekibin psikolojik durumu için harikalar yaratır. Önce önemli işleri halletme ve ardından bir sonraki görevlere geçme esnekliğine sahiptirler.

Elbette sadece ekip üyelerinin ruh haline yardımcı olmuyor. Görev önceliklendirme, proje yöneticilerinin ayrıca işin test edilebileceği ve hataların erken yakalanabileceği zamanı tahsis edebilmesi anlamına gelir. Geri dönüp sorunları onarmak yerine gerekli değişiklikleri yapmak ve programa bağlı kalmak için zamanınız var.

Görev yönetimi aynı zamanda ekiplere çalışmalarının geri kalanını telafi etmek ve yeni görevlerle yenilenmiş bir odaklanma ile yüzleşmek için ihtiyaç duydukları zamanı verir. Sürekli olarak son teslim tarihlerini kovalamadığınız ve kendinizi ve ekibi yormadığınız zamanlarda pillerinizi şarj etmek için zamanınız olur. İyi dinlenmiş bir ekip daha üretkendir ve karmaşık sorunları çözebilir.

Görevlere öncelik vermek aynı zamanda erteleme için bir panzehirdir. Zaman kaybetmek üretkenliğinizi öldürür. Görevlerin planlanması, önceliklendirilmesi ve daha fazla yönetilmesi, kimsenin aşırı yüklenmeyeceği anlamına gelir, ancak iş yine de programa göre yapılabilir. Bu, erteleme için zaman olmadığı ve hatta kendinizi şımartmaya gerek olmadığı anlamına gelir. Bunun nedeni, görev önceliklendirmenin, ekiplerin ne kadar başarılı olduklarını görerek motive olmalarını sağlamasıdır.

Görev Önceliklendirme Teknikleri

Görev önceliklendirmenin önemli olduğu açıktır, ancak bu nasıl uygulanabilir? Yüksek öncelikli görevleri ikinci plana atılabilecek görevlerden ayırt edebilmek her zaman belirgin değildir. Görünüşte sonsuz olan görevler dizisi boyunca bu yolu bulmak için, görev önceliklendirme teknikleri vardır. İşte daha popüler olanlardan bazıları.

1. Eisenhower Matrisi

Eisenhower matrisi, adını İkinci Dünya Savaşı sırasında Amerika Birleşik Devletleri'nin 34. Başkanı ve beş yıldızlı bir general olan Dwight D. Eisenhower'dan almıştır. İki yüksek baskı liderliği pozisyonunda olmak, ona karar verme ve görevlere nasıl öncelik verileceği hakkında çok şey öğretti. Acil ve önemli sorunların olduğunu öğrendi; acil olanlar önemli değildir ve önemli olanlar acil değildir.

Bu fikirden, görevleri aciliyet ve öneme göre önceliklendiren Eisenhower Matrisi geldi. Dört çeyreğe bölünmüş bir kutu oluşturur. Dikey olarak solda altta "önemli değil" ve üstte "önemli" yazıyor. Kutunun üst kısmında solda "acil" ve sağda "acil değil" yazıyor. Bir proje yöneticisi görevleri bu dört kadrandan birine yerleştirecektir.

Kesin teslim tarihleri ​​veya sonuçları olan ve şimdi yapılması gereken görevler sol üst köşeye gider. Son teslim tarihinin belirsiz olduğu ancak yine de önemli olduğu ve programlanması gereken görevler sağ üst köşeye gider. Sol altta, devredilebilecek görevler yer alacaktır. Yapılmaları gerekiyor ama farklı bir beceri seti için. Son olarak, sağ altta kaldırabileceğiniz görevler var. Eldeki proje için gereksizdirler ve yalnızca ekibin dikkatini dağıtırlar.

2. “Kurbağayı Ye” Yöntemi

"Kurbağa" zorlu bir görevdir ve kurbağayı yemek, o zorlu görevi gününüzün ilk işi yapmak anlamına gelir. Kurbağayı ye yöntemi, görevlere öncelik vermek ve üretkenliği artırmak için bir stratejidir. Proje yöneticilerinin zor görevleri belirlemesine ve sabah ilk iş olarak onları ortadan kaldırmasına yardımcı olur. Ardından bir sonraki göreve geçebilirsiniz.

Bu önceliklendirme tekniğinin arkasındaki felsefe, büyük ve zor görevleri erken bitirmenizdir. Bu size ivme kazandırır ve zor şeyleri gün boyu aklınızdan çıkarmamanızı sağlar. Bu, özellikle güne başlarken tonlarca enerjisi olan ve sonra azalan kişiler için yararlıdır.

Günün başlangıcı genellikle e-postaları veya Slack'i gözden geçirmek ve belki de günlük bir stand-up toplantısını yapmakla geçer. Tüm bu görevler faydalıdır, ancak acil değildir. Bu idari görevlerden geçtiğinizde, genellikle oldukça fazla enerji kullanmış olacaksınız. Önce sert şeylere basmak, öğle yemeğinden sonra yemek yemekten yorulduğunuzda yoğun işi yapabileceğiniz anlamına gelir. Önce kurbağayı ye.

3. MoSCoW Yöntemi

MoSCoW yöntemi, sahip olunması gereken, sahip olunması gereken, sahip olunabilecek ve sahip olunmayacak kelimelerinin kısaltmasıdır. Oracle'da yazılım geliştirme uzmanı Dai Clegg tarafından, ekibinin ürün sürümleri üzerinde çalışırken görevlere öncelik vermesine yardımcı olmak için geliştirildi.

MoSCoW yöntemini kullanmadan önce ekip, proje hedeflerini tanımlamak ve hangi girişime öncelik verilmesi gerektiği konusunda anlaşmak için paydaşlarla bir araya gelmelidir. Herkes aynı sayfada olduğunda, çalışmanızı MoSCoW yönteminin dört kategorisine ayırarak daha küçük, daha yönetilebilir parçalara ayırabilirsiniz.

Zorunlu görevler pazarlık konusu değildir ve en yüksek önceliğe sahiptir. "Olması gereken" görevler de önemlidir ancak hayati değildir, ancak projeye değer katarlar. "Olabilirdi" ifadesini dahil etmek güzel olurdu, ancak hariç tutulursa proje üzerinde küçük bir etkisi olacaktır. "Sahip olmayacak" görevler, çalıştığınız belirli zaman diliminde önemli değildir.

4. ABCDE Yöntemi

ABCDE, hangi görevlerin en önemliden en önemsize kadar önemli olduğunu ve hatta gereksiz oldukları için silinebilecekleri belirlemenize yardımcı olan bir önceliklendirme yöntemidir. Daha iyi organize edilmiş ve yapıcı bir yapılacaklar listesi gibi.

Bir proje yöneticisi ve ekibi, önceliklerine göre her göreve farklı bir harf atar. "A" görevleri en yüksek önceliğe sahip olanlardır. “B” görevleri, yapmanız gereken görevlerdir, ancak bunlara ulaşamazsanız, projeye ciddi bir zarar gelmeyecektir. A görevleri tamamlandıktan sonra onlara geçebilirsiniz.

"C" görevleri, projeyle doğrudan ilgili olmayan, ancak yine A ve B görevleri tamamlandıktan sonra ele alınabilen görevlerdir. “D” görevleri devredilebilir. Bu şekilde A görevlerine konsantre olabilirsiniz ve D görevleri uygun ekip üyelerine gidebilir. Son olarak, “E” görevleri var. E ortadan kaldırmak anlamına gelir. Bu görevler önemli değil, bu yüzden onları yapmayı bırakabilirsiniz.

Görev Yönetimi Şablonları

Görev önceliklendirme konusunda size yardımcı olabilecek başka araçlar da vardır. Örneğin, ProjectManager'da Word ve Excel için sitemizden indirebileceğiniz düzinelerce ücretsiz proje yönetimi şablonu vardır. Bu şablonlar, proje yönetiminin başlangıcından bitişine kadar her yönünü kapsar ve görev yönetimi konusunda size yardımcı olacak araçları içerir. Burda biraz var.

Görev İzleyici Şablonu

Yapılacaklar listeleri oluşturmak, bir projeyi yönetmeye başlamak ve işinizi takip etmek için Excel için ücretsiz görev şablonumuzu kullanın. Görevi, bağımlılıkları ve kime atandığını adlandırmak için alanlarınız olacak. Ardından önceliği ve bitiş tarihlerini ekleyin. Ayrıca, durumunu, planlanan ve gerçekleşen teslim tarihlerini not ederek ilerlemesini takip edebilirsiniz.

Yapılacaklar Listesi Şablonu

Yapılacaklar listesi, önemli bir görev yönetimi aracıdır. Excel için ücretsiz yapılacaklar listesi şablonumuz, işinize öncelik vermeniz için ihtiyacınız olan her şeye sahiptir. Görevleri, başlangıç ​​ve bitiş tarihlerini, ilerlemeyi listeler ve hatta çalışmanızın tamamlanma yüzdesini gösteren renk kodlu bir sütuna sahiptir.

Görev Önceliklendirme Şablonu

Eisenhower matrisinden bahsettik ve Excel için ücretsiz proje önceliklendirme matrisimiz birdir. Bir portföy yönetiyorsanız projelere öncelik vermek için kullanılabilir, ancak bir projedeki görevlere öncelik vermeniz gerekiyorsa da aynı derecede kullanışlıdır.

ProjectManager, Güçlü Görev Önceliklendirme Araçlarına Sahiptir

ProjectManager, görevleri statik bir şablondan daha iyi önceliklendirmenize yardımcı olan ödüllü bir yazılımdır. Birincisi, yazılımımızı manuel olarak güncellemeniz gerekmez. Herkesi aynı sayfada tutan ve aynı ofiste veya farklı zaman dilimlerinde bulunan çapraz fonksiyonel ekipleri birbirine bağlayan gerçek zamanlı verilere sahiptir. Yazılımımız birden çok proje görünümüne sahip olduğundan, yöneticiler görevleri Gantt şemalarında planlayabilir ve zamanlayabilir ve ekipler bunları görev listelerinde, kanban panolarında, sayfa veya takvim görünümlerinde yürütebilir. Tüm proje görünümleri gerçek zamanlı olarak otomatik olarak güncellenir, böylece herkes her zaman en güncel verilerle çalışır.

Çevrimiçi Gantt Grafikleriyle Kritik Yol Görevlerini İzleyin

Görevlere öncelik vermeden önce onları organize etmeniz gerekir. Güçlü Gantt şemalarımız, tüm projeyi tek bir ekranda görebilmeniz için görevleri bir zaman çizelgesinde planlamanıza olanak tanır. Ayrıca maliyetli gecikmeleri önlemek için dört tür görev bağımlılığını birbirine bağlayabilir ve hatta hangi görevlere öncelik verilmesi gerektiğini görmek için kritik yol için filtre uygulayabilirsiniz. Ardından, bir temel ayarlayarak planınızı kaydedin. Artık kritik yolu, ilerlemeyi ve performansı gerçek zamanlı olarak takip edebilir, planladığınız efora karşı fiili eforu görüntüleyebilirsiniz. Kilometre taşlarını karşılamıyorsanız, programa geri dönmek için kaynakları yeniden tahsis edebilirsiniz.

Zaman Çizelgeleri ve İş Yükü Grafikleriyle Maliyetleri Ölçün

Tabii ki, istediğiniz tüm görevlere öncelik verebilirsiniz. Ancak kaynak yönetimi konularına dikkat etmezseniz, ekibiniz tam kapasiteyle çalışmayacaktır ve üretkenlik zarar görecektir. Kaynak yönetimi özelliklerimiz, işçilik maliyetlerinizi ve ekip iş yükünüzü takip etmenize yardımcı olur. Ekibinizi yükledikten sonra, onlara görev atamayı kolaylaştıran, saatlik ücretini ve müsaitlik durumunu ekleyebilirsiniz. Onlar çalışırken, herkesin görevlerini tek bir yerde görmek için renk kodlu iş yükü tablosuna geçiş yapın. Birisi fazla tahsis edilmişse, çalışmalarını doğrudan tablodan yeniden tahsis edebilirsiniz. İş yükleri dengelendikten sonra daha üretken bir ekibe sahip olacaksınız.

Zamanlamaya uygun görevleri yürüttüklerinden emin olmak için ekibinizi izlemenin başka yolları da vardır. Üst düzey bir görünüm için, iş yükü, görevler ve daha fazlası gibi metrikleri okunması kolay grafikler ve çizelgelerde görüntüleyen gerçek zamanlı kontrol panelimizi kullanın. Diğer hafif araçlarda olduğu gibi zaman alan bir yapılandırma yoktur. Siz hazır olduğunuzda hazırdır. Daha fazla ayrıntı elde etmek için zaman çizelgeleri, sapmalar ve daha fazlası hakkında özelleştirilebilir raporlar da oluşturabilirsiniz. Ardından, güncel kalmaları için bunları paydaşlarla paylaşın.

ProjectManager, görevlere öncelik vermenize ve bunları gerçek zamanlı olarak izlemenize yardımcı olan çevrimiçi proje yönetimi yazılımıdır. Ekipleri güçlendirin ve yöneticilerin darboğazları ortadan kaldırmak ve herkesin tam kapasiteyle çalışmasını sağlamak için ihtiyaç duyduğu şeffaflığı elde edin. Projelerini başarılı bir şekilde yönetmek için yazılımımızı kullanan Avis, Nestle ve Siemens ekiplerine katılın. ProjectManager'ı bugün ücretsiz olarak kullanmaya başlayın.