Sprout'ta ekibinizin verimliliğini artırmanın ve kişiselleştirilmiş iş akışları oluşturmanın 3 yolu

Sektörümüzdeki hızlı değişim hızı göz önüne alındığında, sosyal medyada çalışmak yorucu olabilir. Özellikle liderlik pozisyonunda, küresel bir salgın gibi, ekibinizin performansını engelleyebilecek kontrolünüz dışında birçok faktör vardır.

Bu nedenle, ekibinizin başarıya hazır olmasını sağlamak için kontrol edebileceğiniz faktörlere odaklanmanız çok önemlidir. Bir yönetici olarak, ekibinizin verimliliğinden, kuruluşunuzun sosyal yönetimi nasıl yönettiğinden ve hedeflerinize ulaşmak için doğru insanlara ve kaynaklara sahip olduğunuzu doğrulamaktan doğrudan sorumlu olabilirsiniz.

Kulağa kolay geliyor, değil mi? Bu kavramlar basit görünse de, Sprout Social Index, Edition XV: Empower & Elevate, sosyal pazarlamacıların zaman eksikliği (%59), çok fazla taktik çalışma (%29), kaynak eksikliği nedeniyle genellikle stratejik işlerden uzak tutulduğunu tespit etti. (%27) ve nereden başlayacağını bilememe (%17) (İndeks, 41).

Muhtemelen bu zorluklardan en az biriyle özdeşleşebilirsiniz. Sihirli bir değnek sallayıp sizin için düzeltemesek de, bir sonraki en iyi şeyi yapabiliriz: sahip olduğunuz zamanı ve kaynakları optimize etmek için basit stratejileri Sprout'ta tek bir iş akışı içinde yıkın.

Üç güçlü Sprout özelliğini kullanarak ekibinizi nasıl optimize edeceğinizi inceleyelim. Nasıl yapılacağını ele alacağız:

• Ekip verimliliğini en üst düzeye çıkarmak için etiketleri kullanın
• Ekibinizin çabalarına odaklanmak için kişiselleştirilmiş iş akışları kurun
• Ekibinizin etkinliğinin nabzını tutun ve engelleri kaldırın

Etiketler ve otomasyonla güçlü bir altyapı oluşturun

Yerinde bir altyapıya sahip olmak, ekibinizin işlerini verimli bir şekilde yapabilmesi ve daha stratejik girişimler üzerinde çalışmak için zaman kazanmanız anlamına gelir.

Temel bilgilerle başlayın: kategorilere ayırın ve adlandırma kurallarını ekleyin. Bu, sosyal önceliklerinizi düşünmeniz için bir bahane. Örneğin, ekibinizin yaklaşan sezonluk bir kampanyası varsa, ekibin izlemesi için önemli olacak tüm içeriğin bir listesini yapın. Veya olumsuz ürün geri bildirimlerini anlamak kuruluşunuz için değerliyse, bu, ne tür olumsuz geri bildirimler toplamak istediğinizi düşünmek ve yanıtlamaya öncelik vermek için bir fırsattır.

Bu kategorileri belirledikten sonra, ilgili içeriği bölümlere ayırabilmeniz, sıralayabilmeniz, filtreleyebilmeniz ve izole edebilmeniz için kategorilere göre etiketler oluşturun. Ekip arasında tekrarı veya karışıklığı önlemek için Sprout'un tüm alanlarında tutarlı etiket adları seçin. Gelecekteki etiketlerde kullanılabilecek bir kalıpla yapıştırmanızı öneririz.

İpucu: Etiketler için ortak kategoriler, kampanyaları, etkinlikleri, etkileyicileri, ürün türlerini, içerik türlerini, müşteri hizmetleri şikayetlerini veya belirli aracıları içerebilir.

Ardından, etiketleri iş akışlarınıza ekleyin. Etiketler, ekibinizin pazarlama ve müşteri hizmetleri çabaları için çok önemlidir ve yeni giden gönderilere ve gelen mesajlara uygulanabilir. Örneğin, yaklaşan kampanyanız için tüm ilgili içeriğe bir 'mevsimlik kabak baharatı' etiketi eklerseniz, bu, ekibinizin Takvim görünümünde etiketlere göre filtrelediğinde alakalı balkabağı baharatı içeriğini izole etmesine olanak tanır.

İpucu: Bu görünüm, ekibinizin etiket kategorileri etrafındaki içerik boşluklarını tespit etmesini ve doldurmasını sağlar.

Ekibinizin mesajlara nasıl yanıt vereceğine öncelik vermek için, içeriği aciliyet veya kullanım durumuna göre düzenlemek için Akıllı Gelen Kutunuzdaki gelen mesajlara etiketler ekleyebilir ve her bireye kendi yürüyüş emirlerini verebilirsiniz.

İpucu: Bu müşteri hizmetleri etiketi 'CS – şikayet türü' gibi farklı kategorilere ve alt kategorilere uygulanabilen kolay bir yapı kullanın. Eylemde, bu 'CS - geç sevkıyat', 'CS - hasarlı' vb. gibi görünecektir.

Son olarak, ekip üyelerinizin yalnızca rolleriyle ilgili olan şeyleri görmelerini sağlayarak sorumluluklarına odaklanmalarını sağlamak için izinler ayarlayın. İzinler, ekip üyelerinizin gelen veya giden mesajlarla nasıl etkileşime girdiğine ve hatta yeni etiketler oluşturma yeteneklerine göre özelleştirilebilir.

Ekip üyelerini neyin alakalı olduğu konusunda görevde tutmak için iş akışlarını kişiselleştirin

Özellikle farklı sorumluluklar ve uzmanlıklara sahip ekip üyeleri arasında hokkabazlık yaparken, sosyal ortamlarda verimli bir şekilde çalışmak zor olabilir. Sprout'ta, her ekip üyesi için neyin alakalı olduğunu ortaya çıkarmak için iş akışlarını kişiselleştirebilirsiniz.

İzinler ayarlandıktan sonra, bireysel ekip rollerine uygun iş akışları oluşturun. Oluşturduğunuz etiketleri temel alarak, aracı yönlendirme veya önceliklendirmeye dayalı olarak kişiselleştirilmiş Akıllı Gelen Kutusu Görünümleri ayarlayabilirsiniz. Bu Gelen Kutusu Görünümleri, birden çok filtreye (profil, mesaj türü, marka anahtar sözcükleri ve etiketler) dayalı olarak aracılara göre kişiselleştirilebilir ve alakasız mesajlar denizinde sıralamak yerine zamanlarını optimize eden verimli bir iş akışı kullanarak her bir aracıyı görevde tutar.

Bu iş akışını daha da hızlı hale getirmek için, mesajları uygun aracıya veya ekibin Gelen Kutusu Görünümüne otomatik olarak yönlendirmek için etiket tabanlı Gelen Kutusu Kurallarını kullanın. Konu sosyal medya olduğunda otomasyon korkutucu gelebilir, ancak etiketlerle birlikte yeni favori özelliğiniz olacak. Öncelikli mesajları daha hızlı bulmak ve Akıllı Gelen Kutusu'ndaki her gelen mesajın tekrar tekrar manuel olarak taranmasını önlemek için belirli kriterlere (anahtar kelime, yazar vb.) dayalı olarak Gelen Kutusu Kurallarını kullanarak mesajları otomatik olarak etiketleyin.

Belirli yüksek öncelikli mesajlar için bildirim uyarıları ayarlayarak Gelen Kutusu Kurallarını daha da kişiselleştirin veya olumsuz müşteri hizmetleri sorguları gibi içeriğe özel Akıllı Gelen Kutusu mesajlarını ele alıyorsa bir ekip üyesinin adını etiketleyin.

İpucu: Gelen Kutusu Kurallarınızın çeşitli anahtar kelimeler için ayarlandığından emin olun. Eylemde, gelen herhangi bir mesaj 'kırık', hasarlı', çatlamış', 'parçalanmış' veya 'yırtılmış' ise, 'CS – hasarlı' etiketlenir. Bu otomatik etiketleme yapısı, ekibinizin iş akışını standartlaştırmaya yardımcı olur, böylece öncelikli negatif etiketli mesajlara hemen yanıt vermeye başlayabilirler. Gelen Kutusu Kuralları hakkında daha fazla bilgiyi buradan edinebilirsiniz .

Çatlaklardan hiçbir şeyin kaçmadığından ve öncelikli mesajların, onları idare etmek için en iyi donanıma sahip ekip üyesine veya ekibe yönlendirildiğinden emin olmak için ekibinizin iş akışına yedekleri dahil edin. Belirli bir Gelen Kutusu Görünümünde etiketlenmeyen veya sıralanmayan iletiler için belirli bir ekip üyesinin bir kadanstan geçmesini ve önemli iletileri manuel olarak etiketlemesini sağlayın.

İpucu: Gelen iletileri yanıtlaması gereken ekip üyesinin adıyla etiketlemeyi düşünün. Örneğin, müşteri hizmetleri temsilcinizi 'Carl' olarak etiketleyebilirsiniz. Bu iş akışını optimize etmek için Carl, 'Carl' VEYA 'CS – Seviye 3' etiketlerini içeren kişiselleştirilmiş bir Gelen Kutusu Görünümüne sahip olacaktı.

Engelleri belirlemek ve kaldırmak için bireysel ekip performansını izleyin

Ekibiniz ne kadar iyi organize olursa olsun, sosyal çabalarının etkinliğini ölçemezseniz, yaptığınız tüm temel çalışmalar boşa gidebilir. Ekibinizin üretkenliği hakkında bilgi sahibi olmak, herhangi bir engel için çözümler bulmanızı ve bant genişliği için zorlanan ekip üyeleri için bir kaynak olmanızı sağlar. Sprout'un Ekip Raporlarından yararlanarak, gelen veya giden mesajlara odaklanan bireysel performans içgörülerini inceleyebilirsiniz.

Gelen Kutusu Ekip Raporu, ekibinizin müşteri hizmetleri çabalarına ışık tuttuğu ve zaman içinde karşılaştırma yapmanızı sağladığı için başlamak için harika bir yerdir. Özelleştirilmiş zaman aralıklarında, tüm ekip için yeni bir gelen mesaja yanıt vermek için geçen ortalama süre gibi yararlı bilgiler görebilirsiniz.

Bu rapor ayrıca belirli ekip üyeleri için performans ölçümlerini filtreleyebilir. Örneğin, yalnızca olumsuz müşteri hizmetleri sorunları olan müşteriler için ortalama ilk yanıt ve ortalama bekleme süresini görmek istiyorsanız, raporu, olumsuz iletilere özel olarak yanıt veren ekip üyelerinize göre sıralayabilirsiniz. Son olarak, bireysel ekip üyelerine göre performans ölçümlerini (toplam yanıtlar, ortalama yanıt süresi, en yavaş yanıt süresi vb.) ayırabilir, böylece en iyi performans gösterenlerin uygulamalarını taklit edebilir veya daha düşük performans gösteren ekip üyeleriyle boşlukları giderebilirsiniz.

Yayınlama Ekibi Raporu, benzer şekilde size ekip üyesinin yayın davranışını gösterecektir. Bu rapor, her bir ekip üyesinin belirli zaman diliminizde kaç gönderi yayınladığını ve katkılarının oluşturduğu toplam gönderilerin yüzdesini anlamanıza yardımcı olacaktır.

İpucu: Yayınlanan gönderilerin özel olarak neler olduğuna dair bir döküm görmek isterseniz, her yayıncının yayınladığı her gönderiye adını etiket olarak eklemesini öneririz. Ardından, Mesajların ve performans sonrası ölçümlerin bir listesini görmek için Etiket Raporunu kullanabilir ve ekip üyesinin adını seçebilirsiniz.

Ekibinizin değerli zamanından en iyi şekilde yararlanın

Ekip yapısını kurmak göz korkutucu olabilir, ancak buna zaman ayırmak, ekibinizin verimliliğine ve üretkenliğine, bir yönetici olarak size daha stratejik zaman kazandırmasına yardımcı olabilir.

Tüm bunların etiketlemeyle başladığını unutmayın, bu nedenle etiketlerinizi ayarlamak için şimdi Sprout uygulamasını ziyaret edin. Gelen kutunuzu kişiselleştirmeye hazırsanız, burada bir Gelen Kutusu Görünümü oluşturun. Mutlu etiketleme!

Sorularım var? Twitter'da bize ulaşın!