Her Profesyonelin Sahip Olması Gereken 21 Zaman Yönetimi Becerisi

Zaman yönetimi becerileri başarı için kritik öneme sahiptir.

Zamanınızı etkili bir şekilde nasıl yöneteceğinizi öğrenmek, her iş gününde daha fazlasını yapmanıza, verimliliği artırmanıza ve nihayetinde şirketinize olan değerinizi artırmanıza yardımcı olacaktır.

Bu rehberde size sahip olmanız gereken 21 zaman yönetimi becerisini göstereceğim.

Hazır? Hadi dalalım!

En Önemli Zaman Yönetimi Becerileri

Peki hangi zaman yönetimi becerileri en önemli?

1. Hayır demek.

Her şeyden önce, başkalarının zamanınızı kullanma çabalarını savuşturabilmeniz gerekir. İş hayatınızdaki bazı görevler ve sorumluluklar, kendi hedeflerinize ulaşmanıza yardımcı olacak hiçbir şey (veya neredeyse hiçbir şey) yapmayacaktır.

İşinizi ilerletmeyen müşteriler ve öğrenmenize veya büyümenize yardımcı olmayan görevler olacaktır. Bu potansiyel zaman kaybı kaynaklarını belirlemeyi öğrenmek ve onlara “hayır” demek, dikkatinizi önemli fırsatlara yönlendirmek yerine onlardan kaçınmanıza yardımcı olabilir.

Bu, özellikle iş için en önemli zaman yönetimi ipuçlarından biridir.

2. Hedef belirleme.

Ayrıca kendi hedeflerinizi belirleyebilmeli ve anlayabilmelisiniz. Zaman yönetimi farklı insanlar için farklı şeyler ifade edebilir ve ne istediğinizden emin değilseniz, kesin bir yönde kanıtlayamazsınız.

Örneğin, diyelim ki asıl amacınız ofisten zamanında ayrılırken aynı miktarda işi yapmaya devam etmek; Bu durumda, verimliliğinizi artırmaya odaklanmanız gerekir.

Ancak asıl amacınız işinizde karlılığı artırmaksa, yaklaşımınızı farklı şekilde optimize etmeniz gerekir.

Hedef belirleme daha küçük ölçekte de önemlidir; örneğin, daha önemli görevlere odaklanabilmeniz için her hafta sosyal medyada üç saat daha az zaman harcamayı taahhüt edebilirsiniz.

3. Stres yönetimi.

GIPHY aracılığıyla

Herkes işte strese girer, ancak stres seviyeniz çok yükselirse, performansınızı ciddi şekilde etkileyebilir, odaklanamamanıza ve bazı durumlarda hastalık nedeniyle tüm günleri kaçırmanıza neden olabilir.

Buna göre, stresinizi yönetmek, zamanınızı yönetmenize yardımcı olabilir.

Fiziksel egzersiz, ekstra uyku, meditasyon ve daha fazla boş zaman dahil olmak üzere stres seviyenizi azaltabilecek birçok strateji vardır.

4. Delegasyon.

Ne zaman yetki verileceğini ve nasıl yetkilendirileceğini öğrenmek, profesyonellerin ustalaşması gereken en önemli zaman yönetimi becerilerinden biridir.

Şansınız var ki, her gün yaptığınız ve daha az yetenekli veya farklı becerilere sahip birinin de yapabileceğinden daha az parayla yapabileceğiniz görevler vardır. Ayrıca ekibinizde daha az şeyi olan ve fazladan işi üstlenebilecek üyeler de olabilir. Bu durumlarda, görevi devretmek, kendi başınıza yapmaya çalışmaktan daha üstündür.

Görevi mümkün olan en iyi kişiye atamak ve görev tanımınızda eksiksiz ve net olmak, daha da geliştirmenize yardımcı olabilir.

5. Önceliklendirme.

Zaman yönetimi sizi doğru şekilde önceliklendirmeye zorlar. Genel olarak konuşursak, bunu yapmanın en iyi yolu, yapılacaklar listenizdeki her bir görevin hem aciliyetini hem de önemini değerlendirmektir.

Aciliyet, bir konunun ne kadar acil olduğunu ifade eder; Bu sadece önümüzdeki birkaç saat içinde mi geçerli, yoksa potansiyel olarak bir ay bekleyebilecek bir şey mi? Önem, alt satırınız için ne kadar hayati olduğunu ifade eder; Bu, uzun vadeli hedeflerinize ulaşmanıza yardımcı olacak mı, yoksa en iyi ihtimalle önemsiz mi?

Bu faktörleri birleştirerek, ilk önce en önemli görevlerinizi halletmenizi sağlayan bir sipariş sistemi bulabilmelisiniz.

6. Planlama.

Programlama basit görünebilir, ancak zamanınızı nasıl harcadığınızı büyük ölçüde iyileştirebilecek zamanlamanın iki öğesi vardır.

İlk olarak, Parkinson Yasası ile mücadele var. Parkinson Yasası, “iş, tamamlanması için mevcut zamanı dolduracak şekilde genişler” diyen gayri resmi bir özdeyiştir. Başka bir deyişle, bir göreve ne kadar çok zaman ayırırsanız, onu yapmanız o kadar uzun sürer; Sıkı zaman dilimleri ile agresif bir şekilde planlama yaparak buna karşı savaşabilirsiniz.

İkincisi, sertlik ve esneklik arasındaki dengeyi bulmak var. Mümkün olduğu kadar çok görev planlamak önemlidir, böylece gününüzü nasıl planlayacağınızı ve uygulayacağınızı bilirsiniz, ancak yeni önceliklerin ortaya çıkması veya bazı görevlerin beklediğinizden daha uzun sürmesi ihtimaline karşı biraz boşluk bırakmak da önemlidir.

Bu denge her iş için farklı olacaktır.

7. Odaklan.

Tüm dikkatiniz bu görevlere verilirse, görevleri daha kısa sürede tamamlayarak daha verimli çalışırsınız.

Dikkatiniz biraz da olsa dikkatiniz dağılmışsa, tamamen iyileşmeniz 23 dakika kadar sürebilir. Benzer şekilde, çoklu görev yapmaya çalışırsanız, hokkabazlık etmeye çalıştığınız her görevdeki etkinliğinizi anında düşürürsünüz.

Odaklanmayı öğrenmek zor olabilir, ancak farkındalık meditasyonunun yardımıyla ve çalışma ortamınızdaki olası dikkat dağıtıcı şeyleri ortadan kaldırdığınızda çok daha kolay hale gelir.

8. Organizasyon.

GIPHY aracılığıyla

Daha iyi organize olmuş insanların görevlere daha az zaman harcadıkları bir sır olmamalıdır. İhtiyaç duydukları her dosyayı tam olarak nerede bulacaklarını bilirler ve toplantı notları gibi şeylerin izini asla kaybetmezler.

İşinizin farklı alanlarına uygulanan organizasyon yöntemleri vardır; örneğin, Gmail'de nasıl daha düzenli olunacağına dair bu kullanışlı kılavuzu yazdık. Ancak, üst düzey organizasyon becerileri genel olarak daha faydalı olacaktır. Çalışma tarzınıza uygun bir sistem bulun ve onunla tutarlı olun.

Uygun bir organizasyon sistemi, özellikle öğrenciler için en önemli zaman yönetimi ipuçlarından biridir.

9. Kararlılık.

Zaman yönetimi çabaları genellikle kararsızlık nedeniyle engellenir. Bazı durumlarda, zaman ayırmanız, tüm değişkenleri göz önünde bulundurmanız ve kararınızı yalnızca kesinlikle emin olduğunuzda kesinleştirmeniz önemlidir.

Çoğu durumda, üst düzey bir değerlendirme yapmak ve ardından bir yönde ilerlemek ve yol boyunca ayarlama yapmak daha iyidir.

Kararlılık, yalnızca sizi aşırı tereddütten koruduğu için değil, aynı zamanda yürütmeye başlarken size daha fazla bilgi toplama şansı verdiği için de zaman kazandırır.

10. Sabır (ve fırsatçılık).

GIPHY aracılığıyla

En uygun ve/veya güçlü görevler üzerinde çalışmak, zamanınızı daha akıllıca harcamanıza yardımcı olabilir; bu genellikle hem sabır hem de fırsatçılık gerektirir. Örneğin, gayrimenkule yatırım yapıyorsanız, hangi emlak anlaşmalarından vazgeçeceğinizi bilmeniz ve “mükemmel” fırsata atlayana kadar zaman ayırmanız gerekir.

11. Motivasyon.

Verimlilik büyük ölçüde kişisel motivasyona bağlıdır; İçsel olarak motive olan insanlar, işlerini motive olmayan meslektaşlarından her zaman daha hızlı (ve daha kapsamlı) yapacaklardır. Kendinizi yeterince motive edebiliyorsanız, düşük bir noktada olsanız bile, zamanınızı her zaman daha verimli geçirebileceksiniz.

İşin püf noktası, kendinizi nasıl motive edeceğinizi bilmektir. Kendinize uzun vadeli hedeflerinizi hatırlatın ve bu görevi bu hedeflere bağlayan bir çizgi çizmeye çalışın. Bir görev tamamlandığında kendinizi ödüllendirmeyi de düşünebilirsiniz.

EmailAnalytics ile ekibinizin e-posta yanıt süresini %42,5 artırın

• Satışların %35-50'si ilk yanıt veren satıcıya gider.
• Bir saat içinde takip etmek, başarı şansınızı 7 kat artırır.
• Ortalama bir profesyonel , iş gününün %50'sini e-postaya harcıyor.

ÜCRETSİZ DENE

Neyin işe yaradığını görmek için deney yapın ve ilham almak için motivasyonel alıntılar listesine göz atmayı unutmayın!

12. Belgeler.

Zaman yönetimi, çalışmalarınızı ve fikirlerinizi verimli bir şekilde belgelemenizi de gerektirir. Örneğin, kendinize bir hedef belirlediniz diyelim; Bu hedefi yazdın mı?

takip ediyor musun? Yoksa sadece hayal gücünüzde bulunan bir şey mi? Belgelenmiş hedeflere ulaşılması çok daha olasıdır. Benzer şekilde, kendinizi görevde tutmak ve üretken bir şekilde çalışmak için devam eden çalışmanızı verimli bir şekilde belgelemek isteyeceksiniz.

Örneğin, gelecekte tekrar başvurabilmek için ayrıntılı toplantı notları almak isteyeceksiniz.

13. Kısalık.

Etkili iletişimin üç ayırt edici özelliğinden ilki kısalıktır. Bazı insanlar sözlerini aceleye getirerek zaman kazanmaya çalışırlar. Mesajlarını düşünerek “boşa harcamak” ve onu mükemmel bir şekilde düzenlemek yerine, içgüdüsel olarak cesaretlerini kaybederler ve gönder tuşuna basarlar.

Ancak bu ters etki yapar. Kısa ve öz bir şekilde yazmak ve konuşmak biraz daha fazla zaman alacaktır, çünkü ifadelerinizi düzenlemeniz gerekecek, ancak bu yatırıma değer.

Mesajlarınızın alıcıları sadece diyalogda daha az zaman harcamakla kalmayacak, aynı zamanda ilgili herkes için önemli bir zaman kaybı kaynağı olan yanlış iletişimleri de önleyeceksiniz.

14. Netlik.

Etkili iletişimin üç özelliğinden ikincisi netliktir. Kısalık, mesajınızı daha az kelimeyle ifade etmenize yardımcı olacaktır, ancak netlik belirsizlikleri ortadan kaldıracaktır.

Örneğin, tatmin olmamış bir müşteriyle ilgili bir çalışanla çözmeye çalıştığınız bir sorun olduğunu varsayalım. “Kendine iyi bak lütfen” ifadesi kısa ama aynı zamanda belirsizdir; "Kendine iyi bak", müşteriye bir sonraki alışverişinde indirim yapmak anlamına mı geliyor? Siparişi geri öde? Yoksa kendi başlarına bir çözüm mü buluyorsunuz?

Bunun anlamının açık olduğunu hissetseniz bile, bir şeyleri hecelemek için bir dakikanızı ayırmanız sizi pek çok sorundan kurtarabilir.

15. Tamlık.

GIPHY aracılığıyla

Etkili iletişimin üç özelliğinden üçüncüsü titizliktir. Tamlık, bilgiyi parça parça göndermek veya söylenmemiş şeyleri bırakmak yerine önceden sağlamakla ilgilidir.

Bu, bir talepte bulunurken veya çalışanlarınızdan birine bir görev verirken belki de en önemlisidir; çalışanınız bir göreve başlamak için ihtiyaç duyduğu tüm malzemelere sahip değilse, ertelenecektir.

Tamlık, kısalık gibi, başlangıçta daha fazla zaman alır, ancak bu bir yatırımdır; doğru yapılırsa, başlangıçta maliyetinden çok daha fazla zaman kazandıracaktır.

16. Zaman tahmini.

Zaman yönetimi aynı zamanda bir görevin alacağı süreyi doğru bir şekilde nasıl tahmin edeceğinizi öğrenmek anlamına gelir. Bu size birkaç şekilde yardımcı olacaktır.

İlk olarak, görevleri ve toplantıları çok kısa veya çok uzun olmayan bir zaman aralığı atayarak daha etkili bir şekilde planlayabileceksiniz; bu, sizi bunaltmadan iş gününüze daha fazla görev yerleştirmenize yardımcı olabilir.

İkincisi, verimsiz çalıştığınızda öğrenmenize yardımcı olacaktır; Zaman tahmininizi önemli ölçüde aşarsanız, bir şeylerin ters gittiğini anlayacaksınız. Zaman tahmini, öncelikleri belirlemenize veya ne zaman yetki vereceğinizi öğrenmenize de yardımcı olabilir; Bir görev sizi uzun zaman alacak ama hedeflerinize ulaşmanıza yardımcı olmayacaksa, ondan kurtulmanın bir yolunu bulabilirsiniz.

Zaman tahmini, bir görevi tamamlamak için gereken süreyi hafife alma konusundaki doğal eğilimimiz nedeniyle, ustalaşması en zor zaman yönetimi becerilerinden biridir.

Aslında bu, planlama yanılgısı olarak bilinen bilişsel bir önyargıdır ve hepimizi etkiler.

17. Kaynak tahsisi.

Kaynak tahsisi, görevleri daha verimli bir şekilde tamamlamanıza ve daha az zaman kaybetmenize de yardımcı olabilir. Tahsis ettiğiniz kaynak türleri rolünüze bağlı olacaktır.

Örneğin, çalışanları farklı görevlere atayabilir; çalışanların güçlü yönlerine oynarsanız, daha fazlasını (ekip olarak) daha hızlı yapabilir ve düzeltmeler yapmak için daha az zaman harcayabilirsiniz.

Kaynakları aşırı tahsis etmemek de önemlidir, aksi takdirde zaman kaybedersiniz veya diğer görevleri daha da zorlaştırırsınız.

18. Anahat.

Anahat becerilerinizi gerektirecek birçok durum var. Her birinde ana hatlar, çalışmanızın geri kalanına rehberlik edecek bir iskelet çerçevesi görevi görecektir. Bir e-Kitap yazıyorsanız, bölümlerin ve alt bölümlerin üst düzey bir taslağıyla başlamak kitabı daha hızlı tamamlamanıza yardımcı olacaktır.

Bir toplantıya ev sahipliği yapıyorsanız, toplantının gidişatını ana hatlarıyla belirtmek, yolda kalmanıza ve daha az zaman kaybetmenize yardımcı olacaktır. Bu listedeki birçok öğede olduğu gibi, zaman harcamasında bir artış gibi görünebilir, ancak nihayetinde uzun vadede size zaman kazandıracak bir yatırımdır.

19. Değişime açıklık.

Çoğu insanın, çok sayıda e-posta almak veya her zaman geride hissetmek gibi işleriyle ilgili değiştirmek istedikleri şeyler vardır, ancak bir fark yaratmak için alışkanlıklarını değiştirmek konusunda isteksizdirler.

Değişim, değişimi getirir, bu nedenle zaman yönetimi becerilerinizi (ve genel olarak iş deneyiminizi) geliştirmek istiyorsanız, uyum sağlamaya istekli olmalısınız. Yeni teknikler ve yeni yaklaşımlar konusunda açık fikirli olun ve temel rutininizi değiştirmekten korkmayın.

Sadece bu ayarlamalar sayesinde gerçekten neyin işe yaradığını öğreneceksiniz.

20. İşbirliği.

GIPHY aracılığıyla

İşbirliği, öğrenilmesi belirsiz bir beceridir, çünkü birçok farklı görevde birçok farklı şekilde işbirliği yapabilirsiniz. Ancak zamanınızı akıllıca geçirmek istiyorsanız, başkalarıyla nasıl iyi çalışacağınızı öğrenmeniz gerekir.

İyi iletişim burada size çok yardımcı olabilir, ancak daha iyi işbirliği için en önemli temel, uyarlanabilirliktir; farklı insanlar farklı tercihlere, tarzlara ve alışkanlıklara sahip olacak ve başkalarıyla verimli bir şekilde çalışmak için sizinkinde ayarlamalar yapmanız gerekecek. Ortaklarınızın nasıl çalıştığını öğrenin ve mümkün olduğunda onlara hitap edin.

Yardım için çalışanlar arasında işbirliğiyle ilgili kılavuzuma bakın.

21. Yansıma ve analiz.

Zaman yönetimi cephaneliğinizdeki en büyük araç yansımadır. Zamanınızı nasıl harcadığınızı düşünün ve neyin doğru neyin yanlış gittiğini analiz etmek için verilere bakın. Çoğu insan, günlük olarak nasıl zaman harcadıklarından habersizdir ve daha verimli çalışmanın nasıl mümkün olduğunu anlamıyor.

Kendi alışkanlıklarınızı yakından inceleyerek ve fırsatlar arayarak, büyümek için yeni çıkış noktaları bulma konusunda çok daha yetenekli olacaksınız. İlerlemenizi izlemenize yardımcı olacak iyi bir araca sahip olduğunuzdan emin olun.

Zaman Yönetimi İlerlemenizi Ölçme

Bu zaman yönetimi becerilerini geliştirmek, zaman ayırma ve harcama şeklinizi geliştirecektir, ancak ilerleme kaydettiğinizden nasıl emin olabilirsiniz? Gününüzü meşgul eden zorlu görevlere gerçekten daha az saat mi harcıyorsunuz?

Değilse, sizi gerçekten tutan nedir?

Kesin olarak söylemenin tek yolu ilerlemenizi ölçmek ve analiz etmektir. Zamanınızı nasıl harcadığınızı, işinizi nasıl yönettiğinizi ve zaman içinde nasıl geliştiğinizi izlemek önemlidir.

Bu çabanızda size yardımcı olabilecek birçok zaman yönetimi uygulaması var, ancak en etkili (ve öğrenmesi en kolay) olanlardan biri EmailAnalytics.

EmailAnalytics, gönderdiğiniz ve aldığınız e-postaların sayısını, ortalama yanıt sürelerinizi ve düzinelerce başka değişkeni izlemenize yardımcı olur; tümü de yararlı veri görselleriyle birlikte, sezgisel olarak yeni çıkarımlar elde edebilirsiniz.

Kendi zaman yönetimi ilerlemeniz hakkında daha fazla bilgi edinmek istiyorsanız, bugün ücretsiz deneme sürümüne kaydolun!