Etkili Toplantılar İçin 9 İpucu (Ücretsiz Kontrol Listesiyle)

Toplantılar eğlenceli ve son derece etkili olabilir, ancak verimsiz bir toplantı, özellikle meşgulseniz, zamanınızı çalabilir. Hibrit çalışma dünyasında nasıl üretken olunacağına dair süregelen arayışımızda, her toplantının değerli olması ve rolünüzü olumlu yönde etkilemesi önemlidir. Ne yazık ki, çoğu zaman durum böyle değildir.

İster hızlı bir ekip toplantısı ister beyin fırtınası veya stratejik tartışma gerektiren bir toplantı olsun, başarılı olmak için izleyebileceğiniz bazı kurallar vardır. Çoğumuz haftanın yalnızca bir bölümünde ofiste olduğumuz veya uzaktan çalıştığımız için bu durum özellikle geçerli.

Zippia araştırmasına göre kuruluşlar, zamanlarının yaklaşık yüzde 15'ini toplantılara harcıyor ve bu toplantıların üçte biri verimsiz kabul ediliyor. İlginç bir şekilde, Dialpad tarafından yapılan bir anket, insanların yüzde 75'inden fazlasının toplantıları belirli bir gün veya saatte planlamayı tercih ettiğini ortaya çıkardı; toplantı planlamak için en popüler gün Pazartesi ve en uzun gün ise Çarşamba günleri.

Başarılı Bir Toplantı Yürütme

İnsanları (gerçek veya çevrimiçi) bir odaya toplamak ve en iyisini ummak yeterli değildir! Burada, DMI'da toplantıların nasıl çalıştığı ve onları yürütmenin en iyi yolu hakkında pek çok araştırma yaptık. Etkili bir toplantı (sanal veya başka türlü) yürütmenize yardımcı olacak 9 basit ipucunu burada sizinle paylaşıyoruz.

1. Net bir gündem belirleyin

Zaman sıkıntısı çekiyorsanız ve yapacak çok işiniz varsa (çoğu pazarlamacı gibi), amacı olmayan bir toplantı sıkıcıdır. Toplantıdan önce bir gündem gönderin, böylece insanlar ne bekleyeceklerini ve herhangi bir bilgi hazırlamaları gerekip gerekmediğini bilirler.

Ayrıca, işlerin sorunsuz ilerlemesi için bir ekranda görüntülenmesini veya hatta yazdırılmasını (yüz yüze bir toplantı için) sağlayabilirsiniz. Bu, özellikle insanların uzaktan çalıştığı ve bir kampanya veya projeden kopuk olabileceği çevrimiçi toplantılar için önemlidir.

Bir teğet gidiyorsa veya daha küçük tartışmalara giriyorsa, toplantıyı tekrar yoluna sokmaya yardımcı olur. Örneğin, “Bu harika bir fikir ama şu an için değil. Tartışma için bir sonraki X toplantısına ekleyelim.”

"Çoğu zaman toplantılar bir teğet geçebilir ve amaç kaybolabilir, bu da katılımcılar için sinir bozucu olabilir. Kolaylaştırıcının önceden bir gündemi paylaşması gerekir, böylece katılımcılar hazırlıklı gelir ve ayrılan zamanda ihtiyaç duyulan şeyleri karşılar ve toplantıların bitmesini önler.” Dijital Pazarlama Enstitüsü İnsan Kaynakları Direktörü Orla Stack

2. İstediğiniz sonuçları bilin

En başından, toplantıdan ne elde etmek istediğinizi bilmelisiniz. Fikir mi arıyorsunuz? Onaylanmış bir bütçeye mi ihtiyacınız var? Zorlu bir projede ekip üyelerine destek sağlamak mı?

Ne istediğiniz konusunda net olun ve toplantıdan sonuç aldığınızdan emin olmak için toplantı boyunca çalışın. Toplantının son birkaç dakikası, sonraki adımlara geçmek ve bunları üstlenecek kişileri atamak için kullanılmalıdır. Herkesin bildiği net bir eylem planı oluşturmanıza yardımcı olur.

Ayrıca, davet edilen herkesin oynayacak bir rolü olduğundan veya ekipte veya projede yer aldığından emin olmalısınız. Başka şeyler yapabileceklerse kimsenin zamanını boşa harcamayın.

3. Doğru ortamı bulun

Günümüzde uzaktan ve hibrit çalışmayla toplantılar her yerde yapılabilir. Önemli olan, toplantı için en iyi ortamın çevrimiçi mi yoksa şahsen mi olması gerektiğine karar vermektir.

Operasyonel toplantılar hızlı bir şekilde online olarak yönetilebilir. Örneğin, günlük veya haftalık bir ekip yakalama veya sprint, bir yuvarlak masa toplantısı yaparak ve sorgular için sona zaman bırakarak kolayca yönetilebilir.

Net bir gündeminiz olduğu sürece iş kurucu toplantıları uzaktan da yönetilebilir. Herkesin bilgilere erişmesini sağlamak için sunumları, slaytları veya görselleri paylaşmak için ekran paylaşımını kullanın.

Stratejik yönlendirme toplantıları derinlemesine düşünmeye, yeni fikirlere ve beyin fırtınasına odaklanır, bu nedenle muhtemelen yüz yüze bir toplantı için daha uygundur. Dahil olması gereken iş arkadaşlarınızı düşünün ve herkes için neyin işe yarayabileceğini görün. İnsanların durumlarına uyum sağlamak için yer olmalıdır (uzak çalışanların ofise gidip gelebilmesi için bolca bildirimde bulunmak gibi), ancak amacı ve istenen sonuçları gözden kaçırmayın.

Şunu okuyun : "Uzaktaki Bir Ekibi Nasıl Yönetirsiniz (ve bunu yapmanıza yardımcı olacak araçlar)"

4. Konuşma konularını hazırlayın

Fikir veya beyin fırtınası gerektiren bir toplantıya liderlik ediyorsanız, önemli konuşma noktalarını masaya getirmelisiniz. Bunlar proje ve çıktılar tarafından yönlendirilecektir, ancak işlerin konudan saptığını fark ederseniz toplantı sırasında bir beşik sayfası görevi görebilir.

Bir beyaz tahtaya sorular sorabilir ve insanlara fikirlerini sorabilirsiniz. Örneğin, düşük performans gösteren bir pazarlama kampanyasını tartışmak için yapılan bir toplantıysa, "Kampanya hakkında neyi beğendiniz?" gibi sorular sorun. Veya “Neyi daha iyi yapabilirdik?”

Bu teknik size pek çok yanıt verebilir, ancak odada diğer kampanyaları beslemek veya performansı artırmak için kullanabileceğiniz bir fikir birliği olup olmadığını görme şansı verir.

5. Herkese konuşma şansı verin

Herkesin bir rolü ve iş unvanı varken, toplantı uğruna bunlar bir kenara bırakılabilir. Herkes kendi görev alanına bağlı kalırsa, denemek ve yenilik yapmak veya strateji oluşturmak sınırlayıcı olabilir, örneğin, pazarlama müdürü yalnızca pazarlama hakkında konuşabilir.

Toplantıda kimin olduğuna dikkat edin ve insanların konuşmasına izin verin. Herkesin farklı olduğunu unutmayın. Bazı insanlar daha sesliyken, diğerleri fikir vermek için dürtülmeye ihtiyaç duyabilir. Liderlik edin ve katkıda bulunma şansları olmadığını düşünüyorsanız ekip üyelerine sorular sorun.

Bu genellikle kişilikleri yönetmekle ilgilidir, bu nedenle sohbete bir veya iki kişinin hakim olduğunu düşünüyorsanız, soru sorarak veya söz açarak konuyu değiştirin. Çevrimiçi bir toplantıda, daha cana yakın olduğu için kamerayı açmayı, konuşan kişinin kesintisiz konuşabilmesi için sessize almayı ve insanların soru sormasına veya araya girmesine izin vermek için 'eller yukarı' işlevini veya eşdeğerini kullanmayı düşünün.

Dijital Pazarlama Enstitüsü CEO'su Ken Fitzpatrick, "Hazırlık, toplantılarda daha iyi işbirliğini sağlar ve takipte ısrar, toplantılardan sonra daha iyi sonuçlar sağlar"

6. Fikirleri ve çözümleri teşvik edin

Toplantınız çözüm bulmak veya fikir üretmekle ilgiliyse, böyle başlayın. Toplantıdan önce insanlardan 2 veya 3 fikir yazmalarını isteyin.

Sonra masanın etrafında dolaşın ve insanlardan bu fikirleri paylaşmalarını isteyin. Her birinden sonra, fikir ve geri bildirim isteyin ve ardından bunları not edin (veya not alan kişinin not almasını sağlayın). Fikri söyleyen kişiye değil, fikrin kendisine odaklanın.

Aynı şeyi zorlukların çözümleri için de yapabilirsiniz. Örneğin, “18-25 yaş arası gençlerle iletişim kurmakta zorlanıyoruz, onlara ulaşmak için ne yapabiliriz?”

İnsanlardan bunu önceden yapmalarını isteyerek hazırlanmaları ve hazırlıksız yakalanmamaları için onlara zaman vermiş olursunuz. Ayrıca, yüksek sesle konuşmaya daha az eğilimli insanlara söz söyleme fırsatı tanıyacaktır.

7. Zamana dikkat edin

Toplantıların zamanla ilerlemesi çok kolay. İnsanların gündemine bir zaman aralığı koyduysanız, onun etrafında başka şeyler planladıklarını unutmayın, dolayısıyla buna dikkat etmek sizin sorumluluğunuzdadır.

Zamanında başlayın ve zamanında bitirin, tutarlı olun ve diğerleri toplantı zaman aralığına saygı duymaları gerektiğini bilecekler. Tutarlılık oluşturmak ve insanların her toplantıda ne bekleyeceklerini bilmelerini sağlamakla ilgilidir, yani başka işlere karışmaz veya başka bir toplantının başlangıcını kaçırmaz!

Daha uzun bir toplantınız varsa, hızlı bir e-posta kontrolü veya kahve ekleme için bile olsa, insanlara yenilenme ve yeniden toplanma şansı verdiği için bazı molalar ekleyin.

“Ofislerde sıkışıp kalmış uzun toplantıların hiçbir zaman hayranı olmadım. (Toplantılar sırasında ayakta durmak) işe başlamanın, karar vermenin ve anlaşmayı imzalamanın çok daha hızlı bir yolu.” Richard Branson

8. Sonraki adımları ve eylemleri net bir şekilde tanımlayın

Başarılı bir toplantının nihai sonucu net adımlar ve eylemlerdir. Sonraki adımları netleştirmek için her toplantının sonunda zaman ayırın. Ayrıca, herkesin enerjik hissederek uzaklaşması için olumlu bir notla bitirdiğinizden emin olun.

Bu, bir görevi ve ardından bu göreve atanan birini içermelidir. Toplantıdaki herkesin katkıda bulunmasına izin verin veya belirli bir görevin birinin rolünün bir parçası olduğu açıksa, "Bunu X'e atamamın bir sakıncası var mı?"

Toplantıdan sonra, yanlış iletişim olmaması ve herkesin hangi eylemlerden sorumlu olduğunun farkında olması için notların veya sonuçların paylaşılması önemlidir. Herkesin en son güncellemeleri takip edebilmesi için notların paylaşılan bir belgede veya klasörde olması yararlı olabilir.

DMI'den Dave Behan'ın sözleriyle, "Proje toplantılarında odaklandığım en önemli noktalardan biri, ister benim için ister bir başkası için olsun, görevleri/sonuçları doğrudan proje yönetim sistemimize kaydetmektir. Bu eylemleri projede toplarız. gözden geçirme toplantıları ve bu, takip edilmelerini ve öğelerin gözden kaçmamasını sağlar."

Ayrıca son teslim tarihlerini de eklemelisiniz, böylece insanların üzerinde çalışacakları bir zaman çizelgesi olur. Başarılamazsa, bir sonraki toplantıda engellerin neler olduğu tartışılabilir ve o kişinin desteğe veya rehberliğe ihtiyacı olup olmadığına bakılabilir.

9. Geri bildirim isteyin

Bir toplantının iyi gittiğini veya günlük görüşmelerinizin çok verimli olduğunu düşünürken, başkaları aynı fikirde olmayabilir.

Rahat olduğunuz bir zaman çizelgesi seçin ve insanlardan geri bildirim isteyin. Bir ay, insanlara bir toplantının etkinliğini ölçme şansı vermek için genellikle iyi bir zaman dilimidir.

Kimseye fikrini söylemesi için baskı yapmayın, sadece fikrinizi herkese açın ve olumlu bir dönüş yapın. Örneğin, "Bu toplantıları sizin için daha iyi veya faydalı kılacağını düşündüğünüz bir şey var mı?"

Bir toplantı denetimi gibi, insanların kaç toplantıya katıldıklarına da bakmak faydalı olacaktır. Bazı insanlar üretken olmak için günde en fazla üç toplantı yapmayı tercih eder. Öyleyse kendinize sorun, insanlar iş yapmakta ve toplantılara katılmakta zorlanıyor mu?

Eğer öyleyse, ters tepebilir ve strese veya tükenmişliğe neden olan bir dengesizliğe yol açabilir. DMI'da, ekibimizin toplantı zamanı ile masa başı çalışma arasında denge kurmasına yardımcı olmak için "Çarşamba günleri toplantı yapılmaması" politikasını uygulamaya koyduk.

Bu alandaki bazı ipuçları için 'Tükenmişliği Yönetmek İçin 10 Strateji' bölümünü okuyun .

Başarılı bir toplantı yürütme - kontrol listesi

Toplantılar, işbirliğini teşvik etmenin, ekip üyelerinizle iletişim kurmanın ve yeni fikirler üretmenin etkili bir yoludur. Ancak, yoldan çıkmak kolay olabilir ve zamanla bir toplantının olabileceği kadar etkili olmadığı anlamına gelir.

İşte başarılı toplantılar yürütmenize yardımcı olması için kullanabileceğiniz kullanışlı bir kontrol listesi.

Toplantılarınızı bir lider gibi yönetin

İletişim ve işbirliği, bir pazarlama lideri için temel becerilerdir ve toplantılar, ekip üyelerini yönlendirmenize ve desteklemenize yardımcı olur. DMI'nin Dijital Pazarlama alanındaki yeni Yüksek Lisans Diploması, size herhangi bir sektörde üst düzey bir rolde başarılı olmanız için gereken becerileri ve araçları verecektir. Liderlik, iş stratejisi, analitik ve planlama, talep oluşturma, sosyal medya ve çok daha fazlasını öğrenirken ileri düzey profesyonel ve dijital beceriler kazanacaksınız. Kariyerinizi yükselişe geçirmek için bugün kaydolun!