Proje Yönetiminde Üçlü Kısıtlama: Zaman, Kapsam ve Maliyet

Proje yönetiminin üçlü kısıtlamasına birçok isim verilmiştir – Proje Yönetimi Üçgeni, Demir Üçgen ve Proje Üçgeni - bu size bir projeyi yönetirken Üçlü Kısıtlamanın ne kadar önemli olduğu hakkında bir fikir verecektir. Bir projeyi yönetiyorsanız, Üçlü Kısıtlama ile çalışıyorsunuz demektir.

Bu nedenle, Üçlü Kısıtlamanın proje yönetimi tarihindeki en önemli tek kavram olabileceği kolayca iddia edilebilir. Etkili proje yönetimi yazılımı ile birlikte kullanıldığında, projelerinizi başarıya götürme yeteneği verebilir.

Proje Yönetiminde Üçlü Kısıtlama Nedir?

Peki, Üçlü Kısıtlama nedir? Bu kolay, bir projeyi yönetmenin doğasında var olan kısıtlamaların bir modeli. Bu kısıtlamalar üç yönlüdür:

1. Maliyet: Proje bütçesi olarak da bilinen bir projenin finansal kısıtlamaları
2. Kapsam: Projenin amaçlarını gerçekleştirmek için gereken görevler
3. Zaman: Projenin tamamlanması için zaman çizelgesi

Temel olarak Üçlü Kısıtlama, projenin başarısının maliyetlerinden, zamanından ve kapsamından etkilendiğini belirtir. Bir proje yöneticisi olarak, bu üç kısıtlamayı takaslar yoluyla dengeleyerek üçlü kısıtlamanın kontrolünü elinizde tutabilirsiniz. Bu takasların nasıl çalıştığını aşağıdaki bölümde açıklayacağız.

Üçlü Kısıtlamanın başarılı bir projenin önemli bir parçası olduğu doğru olsa da, başarıyı belirlemez. Projeler, Üçlü Kısıtlamayı oluşturan üçten daha fazla, birçok parçadan yapılır. Bu nedenle, bazı proje yönetimi uzmanları, bir projenin en kritik alanlarını daha iyi yansıtmak için modele üç kısıtlama daha ekledi. İşte buradalar:

• Kalite: Nihai çıktısı somut veya soyut bir ürün olsun, her proje için kalite standartları vardır. Proje yöneticileri kaliteyi kontrol etmek için bir kalite yönetim planına ihtiyaç duyarlar.
• Risk: Risk, herhangi bir projenin doğasında vardır. Bu nedenle proje yöneticilerinin, proje risklerinin nasıl ele alınacağını açıklamak için bir risk yönetim planı oluşturması gerekir.
• Fayda: Bir projeden elde edilen farklı fayda türleri vardır. Proje yöneticileri, proje paydaşlarının mümkün olan en iyi finansal faydayı elde etmesini sağlamalıdır.

Üçlü Kısıtlama Nasıl Çalışır?

Yukarıda belirtildiği gibi, proje yöneticileri bir projenin maliyetini, süresini ve kapsamını, zamanında ve bütçenin altında tutmak için ödünleşimlerle artırabilir veya azaltabilir. Bu proje üçgeni takaslarının bazı örneklerle nasıl çalıştığını görelim.

• Zaman ve Kapsam: Programın gerisinde kalıyorsanız proje sürenizi azaltmak için proje kapsamınızı da azaltabilirsiniz. Tersi durumda, proje paydaşlarının ekstra proje faaliyetleri ile gelmesi durumunda proje zaman çizelgenizin uzunluğunu artırabilirsiniz.
• Maliyet ve Kapsam: Proje kapsamını azaltarak daha az görev yürütmeniz gerekecek, bu da daha düşük maliyetler anlamına gelir. Tersi durumda, daha büyük bir proje kapsamı daha yüksek maliyetler anlamına gelir.
• Maliyet ve Zaman: Bazı projelerde zaman ve maliyet doğrudan ilişkilendirilebilir. Örneğin, ekipman veya işçilik kiralamanın maliyetleri, onlara ihtiyaç duyduğunuz süre ile doğru orantılıdır.

Tüm bu senaryolar, projeyi yönetmek için Üçlü Kısıtlamayı uygular, ancak bir projede meydana gelebilecek, kalite, risk ve faydayı da içeren daha birçok olası takas vardır.

Bir yönetici, proje yönetimi panosu kullanarak, proje ilerledikçe projeyi görebilir. Projenin programı, maliyeti ve kapsamı gibi metriklerin izlenmesi kolaydır. Bu bilgilerle, bir proje yöneticisi sorunları tanımlayabilir ve bu sorunların sorunlara dönüşmesini önlemek için Üçlü Kısıtlamayı ayarlayabilir. ProjectManager, üçlü kısıtlamayı etkileyen tüm kritik proje verilerini sunan gerçek zamanlı bir gösterge panosuna sahiptir.

Üçlü Kısıtlama Nasıl Yönetilir

Üçlü Kısıtlama basit görünüyor, ancak bu sadece yüzeyde. Bu üçgenin üç noktasının her biri, daha derin anlamlar ortaya çıkarmak için açılabilir.

Maliyet

Projenin finansal taahhüdü birkaç değişkene bağlıdır. Malzemelerden insanlara kadar tüm maliyetleri içeren kaynaklar söz konusudur.

Ayrıca, herhangi bir projenin doğasında bulunan ekipman veya işçilik gibi hesaplanması gereken sabit ve değişken maliyetler de vardır. Bu, sözleşmeli işçilerin kullanımı veya dış kaynak kullanımı ile ciddi şekilde devreye girebilir.

Proje yöneticileri maliyetleri kontrol etmek için şunları yapar:

• Proje kapsamındaki tüm görevler için maliyetleri tahmin edin
• Projenin tahmini maliyetlerine dayalı bir proje bütçesi oluşturun
• Proje yürütme sırasında maliyetleri kontrol etmek için kullanılan proje bütçesini bir maliyet temeli olarak kullanın
• Harcamaları proje bütçesi altında tutmak için tüm proje maliyetlerini kontrol edin
• Gerektiğinde proje bütçesini ayarlayın

İlgili: Ücretsiz Proje Bütçe Şablonu

Dürbün

Belirtildiği gibi, proje kapsamı, projeyi tamamlamak için gereken tüm proje çalışmalarını ifade eder. Bu işi yönetmek, proje başarısı için kritik öneme sahiptir. Kapsamı yönetirken, kaynakları etkili bir şekilde planlamanıza ve atamanıza olanak tanıyacak şekilde görevlerinizi önceliklendirmeniz çok önemlidir.

Kapsamı yönetmek için proje yöneticileri:

• Hangi proje faaliyetlerinin gerçekleştirileceğini açıkça tanımlamak için bir kapsam yönetimi planı kullanın.
• Kapsam yönetimi planını tüm paydaşlarla paylaşın, böylece herkes aynı sayfada olsun
• Kapsam kaymasını önlemek için değişiklik emirlerini kullanın ve proje kapsamında yapılan tüm değişiklikleri takip edin
• Proje kapsamını sürdürmek için paydaşların beklentilerini yönetin
• Kapsamdaki tüm proje faaliyetlerini takip etmek için görev yönetimi araçlarını ve tekniklerini kullanın

Proje yöneticileri tarafından gerçekleştirilen bu kapsam yönetimi eylemlerinin tümü esastır çünkü her bir görevin gerektireceği süre, nihai ürünün maliyeti ve kalitesi için kritik öneme sahiptir. Bu, özellikle proje büyük ölçekteyse, zamanlama ve maliyet üzerinde büyük bir etkiye sahip olabilir.

İlgili: Kısıtlar Teorisi: Proje Yöneticileri İçin Bir Kılavuz

ProjectManager, görevlerinizi atamayı, sıralamayı ve önceliklendirmeyi kolaylaştıran görev yönetimi özelliklerine sahiptir. Bu şekilde, tüm kritik proje görevlerini doğru kişilere devredebilir ve korkunç kapsam kaymasını önleyebilirsiniz. Ayrıca, dosya paylaşımı ve görev yorumları sunarak, görev düzeyinde işbirliğine olanak sağlıyoruz.

Zaman

Temelde proje takvimi, projeyi tamamlamak veya nihai çıktıyı üretmek için ayrılan tahmini zaman çizelgesidir. Genellikle bu, önce her proje görevinin alacağı sürenin tahmin edilmesiyle belirlenir.

Tüm proje faaliyetlerini tanımlamak için bir İş Döküm Yapısı (WBS) kullanılır. Ardından proje yöneticileri, projenin toplam süresini belirlemek için kritik yol yöntemi veya PERT çizelgeleri gibi farklı çizelgeleme tekniklerini kullanabilir.

Proje yöneticilerinin proje zamanlamasını kontrol etmek için yaptıkları şunlardır:

• Proje zamanlamasını görselleştirmek, görev dizilerini tanımlamak ve her bir görevin süresini izlemek için bir Gantt şeması kullanın
• Proje zamanlamasını planlamak, yürütmek ve izlemek için politikalar, prosedürler ve belgeler oluşturun
• Darboğazlardan kaçınmak için bir kaynak çizelgesi kullanarak kaynakları etkin bir şekilde tahsis edin
• Projelerin yolunda olup olmadığını belirlemek için zaman çizelgesi temel çizgisini gerçek ilerlemeyle karşılaştırın

Artık çoğu proje yöneticisinin üçlü kısıtlamayı kontrol etmek için ne yaptığını öğrendiğimize göre, bu süreçte size yardımcı olmak için kullanabileceğiniz proje yönetimi araçlarını öğrenelim.

ProjectManager ile Üçlü Kısıtlamayı Kontrol Etme

Yazının başında belirtildiği gibi, bir proje yönetim yazılımı ile birlikte kullanıldığında üçlü kısıtlama, projenizi kontrol etmenin ve başarılı bir sonuca götürmenin en iyi yoludur. ProjectManager, proje yöneticilerine üçlü kısıtlamanın her bir kolunu yönetme gücü veren gerçek zamanlı verilere sahip bulut tabanlı bir proje yönetimi yazılımıdır: maliyetler, zaman ve kapsam.

Maliyetler

ProjectManager, fazla harcama yapmadığınızdan emin olmak için proje maliyetlerinizi izlemenize yardımcı olur. Tüm kaynaklarınız için bütçeler oluşturabilir, proje giderleri ekleyebilir ve saatlik ücretler girebilirsiniz. Gerçek zamanlı gösterge panosu, projenizdeki maliyeti ve diğer beş ölçümü takip eder ve bunlar hakkında okunması kolay çizelgeler ve grafikler halinde anında raporlar. Bu, maliyetlerinize göz kulak olmanın ve bütçenizle uyumlu olduğunuzdan emin olmanın kolay bir yoludur. Artık bütçe sorunlarını sorun haline gelmeden yakalayabilirsiniz.

Zaman

Programınız sizden uzaklaşabilir, ancak ProjectManager ile değil. Görevler güncellendiğinde, yazılıma anında yansıtılır. Bu, raporlarınızın ve kontrol panelinizin doğru ve güncel olduğu anlamına gelir. Süre çubuğunun görevde ne kadar ilerleme kaydedildiğini gösterdiği çevrimiçi Gantt grafiğinde tek tek görevlerin ilerlemesini bile izleyebilirsiniz.

Zaman çizelgeleri ekibin görevleriyle senkronize edilir, bu da ekip üyelerinin görevlerini seçmelerini ve sadece girmelerini kolaylaştırır. Bu, zamanlarını zaman çizelgesine getirir, daha sonra birkaç tıklama ile önizlenebilir ve onaylanabilir.

Dürbün

Kapsam, proje boyunca değişecektir ve ProjectManager, bu değişikliklerle esnek kalmak için araçlara sahiptir. Birden çok proje görünümü vardır, böylece iş akışınıza görünürlük sağlamak için Gantt'tan kanban panosuna geçebilirsiniz. Görevleri temsil eden kanban kartları, bu görevlerin alaka düzeyi değiştikçe değişebilen önceliğe göre belirlenir.

Kanban panolarının en güzel yanı, görevleri ekip üyelerine ancak bunları tamamlamak için gerekli kaynaklar ve kapasite olduğunda teslim edecek şekilde ayarlanmış olmalarıdır. Projenin kapsamı değiştikçe kanban panosu hızla ayarlanabilir.

Ekiplerin yetersiz veya fazla yüklendiğini fark ederseniz, bunu iş yükü sayfasında dengeleyebilirsiniz. İş yükü sayfasında, kimin görevlerle aşırı yüklendiğini ve kimin müsait olduğunu bir bakışta gösteren renk kodlu grafikler bulunur. Projeyi kapsam dahilinde tutmak için çalışmalarını hızlı ve kolay bir şekilde yeniden tahsis edebilirsiniz.

Üçlü Kısıtlama, projenizi yönetmenize yardımcı olacaktır. Projenizin takvimini, kapsamını ve maliyetini planlamak, amaç ve hedeflerinize ulaşmanıza yardımcı olacaktır. Bulut tabanlı bir proje yönetimi yazılımı olan ProjectManager, bu modeli etkin bir şekilde kullanmanız için size araçlar sunar. Bu 30 günlük ücretsiz denemeyi alarak gerçek zamanlı panolarımızın ve etkileşimli Gantt çizelgelerimizin size nasıl yardımcı olabileceğini görün.