Proje Performansını Ölçmek için Kazanılan Değer Yönetimini Kullanma

Proje yönetimi, yürütülene kadar soyut olan bir planla başlar. Ancak proje yürütme, ilerlemeyi ve performansı ölçmenin bir yolu olmadan kördür. Bu planı yakalamak ve gerçek ilerlemenizle karşılaştırmak için önce bir proje temeline ihtiyacınız var. Bu nerede olduğunuzu görmenizi sağlar.

Bir temel belirledikten sonra, performans yönetimine yardımcı olabilecek birçok teknik vardır. Kazanılan değer yönetimi (EVM), tek bir entegre sistemde, proje performansını daha iyi yönetebilmeniz için sorunları doğru bir şekilde tahmin edebilen böyle bir tekniktir.

Kazanılmış Değer Yönetimi (EVM) Nedir?

Belirtildiği gibi, EVM, proje yöneticilerinin projelerinin performansını proje temellerine göre izlemek için kullandıkları bir tekniktir. Genellikle bir projenin ilerlemesi, programın ilerisinde veya gerisinde ve bütçenin üzerinde veya altında olarak düşünülür. Ancak, programın ilerisindeyseniz ancak maliyetler planlanan bütçenizden daha yüksekse ne olur? Ya da programın gerisindeyseniz ancak maliyetler ilk hesapladığınızdan daha düşükse?

Proje yönetimi yazılımı, varyans analizi konusunda size yardımcı olabilir. ProjectManager, canlı verileri toplayan ve sizin için varyans analizlerini otomatik olarak hesaplayan gerçek zamanlı panolara sahiptir. Sonuçlar daha sonra maliyet farkını, program farkını ve daha fazlasını temsil eden renkli grafiklerde görüntülenir. Ayrıca, kurulum gerekmez! Gerçek zamanlı gösterge tablosunda gösterilen altı proje metriğini izlemek, projenizi ortaya çıkarken nasıl takip ettiğinizdir. ProjectManager'ı bugün ücretsiz olarak kullanmaya başlayın.

Kazanılan değeri bilmek, projeniz hakkında daha derin bilgiler sağlamaya yardımcı olur. Ve kazanılan değeri öğrenirken, bununla ilişkili üç terim olduğunu ve bunların her biri biraz farklı olduğunu hatırlamak önemlidir.

1. Kazanılan Değer Analizi (EVA): Bu proje yönetimi tekniği niceldir. Projenin olası sonuçlarını belirleyerek proje performansını değerlendirir. Bunu, planlanan işin ilerlemesini ve bütçesini fiili maliyetlerle karşılaştırarak yapar.
2. Kazanılan Değer Yönetimi (EVM): Bu metodoloji, proje iş kırılım yapısına (WBS) dayanan entegre bir program ve bütçe ile proje performansını ölçer.
3. Kazanılan Değer Yönetim Sistemi (EVMS): Bu, bir kuruluşun EVM yapmak için kullandığı araçlar, şablonlar, süreçler ve prosedürler topluluğudur.

Kazanılan Değer Yönetimi Temel Kavramları

Performans ölçümü temeline dayalı kazanılan değer analizi, proje planınızı proje yürütmenizle nasıl karşılaştırabileceğinizdir. Bu, proje yöneticilerinin üç soruyu yanıtlamasına olanak tanır: Neredeydik, şimdi neredeyiz ve nereye gidiyoruz? Bu, aşağıdaki veri noktalarına erişmeyi gerektirir.

Planlanan Değer (PV)

Planlanan değer, proje görevlerinizin proje zamanlaması ve maliyet tahmininde belirli bir noktada olması gereken yerdir. Bu iki değer, mevcut raporlama döneminde olmayı beklediğiniz yerin planlanan değeridir. Bu değer kümülatif veya güncel olabilir. İlki, genel olarak tüm proje boyunca yapılması gereken planlı faaliyetler için onaylanmış bütçedir. İkincisi, ister günler, haftalar veya aylar olsun, projenin belirli bir döneminde yapılan planlanan faaliyetler için onaylanmış bütçedir.

Planlanan Değer (PV) = tamamlanan projenin yüzdesi (planlanan) * Proje Bütçesi

Gerçek Maliyet (AC)

Bu, belirli bir proje döneminde tamamlanan işin fiili maliyetidir. Değer, kümülatif olarak veya şu anda ne harcandığını ifade eder. Yani, hesaplandığı noktaya kadar veya belirli bir gün, hafta veya ay boyunca yapılan işin fiili maliyeti.

Gerçek Maliyet (AC) = Bugüne kadarki gerçek maliyetler

Kazanılan Değer (EV)

Projede belirli bir tarihe kadar yapılan işin değerinin sayısallaştırılmasıdır. Kümülatif kazanılan değer, tüm proje üzerinden hesaplama tarihine kadar olan bütçenin toplamı iken, mevcut kazanılan değer yalnızca belirli bir dönem için gerçekleştirilir.

Kazanılan Değer = tamamlanan işin yüzdesi * BAC (Tamamlanan Bütçe)

Kazanılan Değer Yönetimini Nasıl Hesaplarsınız?

Artık EVM'nin temel kavramlarını öğrendiğimize göre, kazanılmış değer yönetiminin nasıl hesaplanacağını öğrenelim. Bunu yapmak için aşağıda açıklanan basit kazanılmış değer yönetimi formüllerini kullanacağız.

Kazanılan Değer Yönetimi Formülleri

EVM'yi yürütmek için hızlı ve kolay bir şekilde yapılabilecek hesaplamalar vardır. EVM formülleri iki gruba ayrılabilir: performans indeksleri ve varyans analizi formülleri. İşte buradalar:

Program Varyansı (SV)

Zaman çizelgesi varyansı, proje yöneticilerinin projede programın ne kadar ilerisinde veya gerisinde olduklarını anlamalarının bir yoludur. Bunu anlamanın formülü aşağıdaki gibidir.

Program Sapması (SV) = Kazanılan değer (EV) – Planlanan Değer (PV)

Maliyet Farkı (CV)

Maliyet farkı, projenin o andaki gerçek maliyeti ile proje planında o dönem için planlanan bütçe maliyeti arasındaki farktır. Formül aşağıdadır.

Maliyet Farkı (CV) = Kazanılan değer (EV) – Gerçek Maliyet (AC)

Program Performans Endeksi (SPI)

Çizelge performans endeksi, bir projenin zamanlamanın ilerisinde mi yoksa gerisinde mi olduğunu gösteren EVM'nin bir alt kümesidir. Yapılan işin planlanmış işe oranını hesaplar. Bunun formülü aşağıdaki gibidir.

Program Performans Endeksi (SPI) = Kazanılan değer (EV) / Planlanan Değer (PV)

Program performans endeksinin hesaplanması, belirli bir noktada ilerlemeyi beklediğiniz yere göre elde edilen ilerlemeyi ölçmek için EV'yi PV'ye bölmeyi içerir. 1.0'dan daha düşük bir değer bulduysanız, bu nokta için tahmin ettiğinizden daha az iş yaptınız demektir. 1.0'dan büyük bir değer, planlanandan fazlasını tamamladığınız anlamına gelir.

Maliyet Performans Endeksi (TÜFE)

Maliyet performans endeksi, projede maliyetlerin ne kadar verimli olduğunu ölçer. Kazanılan değerin gerçek maliyetlere oranıyla gösterilir.

Maliyet Performans Endeksi (TÜFE) = Kazanılan Değer (KD) / Gerçek Maliyet (AC)

Bu hesaplama için, gerçek maliyetine karşı tamamlanan işin değerini ölçmek için EV'yi AC'ye bölersiniz. Yine 1.0'ın altında bir rakama ulaşırsanız, maliyetleriniz bütçelenenden daha yüksek olur. 1.0'dan yüksek bir sayı, maliyetlerin bütçelenenden daha az olduğu anlamına gelir.

Tahmini Tamamlanma (EAC)

Tahmini, tamamlandığında proje için toplam maliyetlerin ne olacağına dair mevcut beklentidir.

Tahmini Tamamlanmada (EAC) = Tamamlanmadaki bütçe (BAC) / Maliyet performans endeksi (CPI)

Bu hesaplama ile toplam proje bütçesini yukarıda hesapladığınız TÜFE değerine bölersiniz.

Birkaç Uyarıyla EVM Harikadır

EVM, projenizi yönetmek ve kontrol etmek için kullanabileceğiniz bir tekniktir, ancak EVM her şeyi çözmeyecektir. Projenizde her zaman işe yaramaz ve tüm proje problemlerini delip geçebilecek sihirli bir kurşun değildir. Aslında, bazı tuzakları var.

Yalnızca kazanılmış değer yönetimine güvenemezsiniz. Unutmayın, yalnızca tek bir nesnel veri noktası hesaplanıyor. Projenizin kazanılan değeri değişebilir ve hızlı değişebilir. Doğal olarak, maliyet ve ilerleme, projeyi yürütürken olduğu gibi, gerçek projeye nadiren yansıtılır. Bu nedenle, EVM bir koruma görevi görür ve faydalı veriler sağlar. Projenizin süresi daha kısaysa, bu hesaplamaları aylık olarak veya daha sık yapmak en iyisidir.

EVM Kaliteyi Sağlamıyor

Müşteri memnuniyeti ve projenin kalitesi gibi EVM'nin bir pencere sunmadığı bazı şeyler var. Zamanlama ve bütçe gibi önemli faktörlerle ilgili olarak proje performansı EVM ile takip edilir. Ancak başarılı bir proje, yalnızca zamanında ve bütçe dahilinde getirilen bir proje değildir. Müşteriniz mutsuzsa veya proje veya hizmet kalitesi düşükse, zamanlama ve bütçe taleplerini karşılamadan bağımsız olarak büyük bir sorun var demektir.

Doğru Veri Olmadan EVM Faydasızdır

Tüm gerçek maliyetleri hesaplamalarınıza dahil etmezseniz, sonuçlarınız projenin ilerlemesini veya performansını doğru bir şekilde yansıtmaz. Bu hesaplamaları otomatik olarak yapan bir yazılım kullanıyorsanız, kritik verileri gözden kaçırıp yanıltıcı bir sonuç verebileceğinden iki kat dikkatli olmanız gerekir.

EVM İhtiyaçları Bağlamı

Son olarak, numaraları yalnızca müşterilere, paydaşlara veya raporlama yaptığınız kişilere iletmeyin; onların bu sayıların ne anlama geldiğini ve bunları nasıl kullandığınızı bilmeleri gerekir. Dilinizde net olun ve jargondan kaçının. Ne hakkında konuştuğunu biliyorsun ama konuştuğun kişinin de anlaması önemli. Tabii ki, onu aptal yerine koyma; sadece net ve basit konuşun. EVM'yi etkin bir şekilde iletebilmek, onu hesaplayabilmek kadar önemlidir.

ProjectManager ile Performansı Ölçün

Performansı hesaplamak, projeleri zamanında ve bütçe dahilinde tutmak için çok önemlidir, ancak ya bir hesap makineniz yoksa? Cidden, tüm bu verileri toplamak ve her denklemi hesaplamak çok fazla iş. Önemli olsa da, sizi diğer önemli sorunlardan uzaklaştırıyor ve çok kolay otomatik hale getiriliyor!

ProjectManager, ihtiyaç duyduğunuz bilgileri sağlamak ve projenizin performansını izlemek için verileri gerçek zamanlı olarak otomatik olarak işleyen ödüllü bir yazılımdır. Bir ekip üyesi durumunu her güncellediğinde, bu veriler yazılımımız genelinde paylaşılarak, veriye dayalı kararları kolayca vermenizi sağlar.

Çalışmanızı Tek Tıkla Raporlarla Takip Edin

Verilere gerçek zamanlı gösterge tablosunun sağlayabileceğinden daha derin bir bakış elde etmek için tek tıklamalı raporları kullanın. Durum ve portföy raporlarının yanı sıra maliyet, zaman, iş yükü ve daha fazlasıyla ilgili raporları hızla oluşturabilirsiniz. Ayrıca, her raporu yalnızca ilgilendiğiniz bilgileri gösterecek şekilde kolayca filtreleyebilirsiniz. Ardından raporları PDF eki olarak paylaşın veya hatta paydaş sunumları için yazdırın ve herkesi güncel tutun.

Bir tutarsızlık fark ederseniz ve sorunun ne olduğunu keşfetmek için daha derine inmek istiyorsanız, ayrıntılı bir raporlama özelliğimiz var. Raporun sonuçlarını yalnızca istediğiniz verileri gösterecek şekilde filtreleyebilirsiniz. Bu raporlar aynı zamanda paylaşılabilir, bu nedenle sadece paydaşlarınıza sunmak için ilerlemeyi izliyorsanız, sizi ele aldık.

Projenin İlerlemesini Görselleştirin

Yazılımlarımız sürekli güncellendiği için projenizi birçok noktadan takip edebilirsiniz. Örneğin, çevrimiçi Gantt grafiğimiz projenizi planlamak ve planlamak için harikadır, ancak aynı zamanda bir izleme özelliğine de sahiptir. Başlangıç ​​ve bitiş tarihini proje zaman çizelgesindeki bir göreve bağlayan süre çubuğu, görevin tamamlanmaya ne kadar yakın olduğunu belirtmek için ekibinizin ilerlemesini paylaşımla yansıtacaktır.

Yazılımımız, projenizin performansının tam bir resmini vermek için diğer kazanılmış değer araçlarınızla birlikte çalışır. Sadece bu değil, projelerinizin performans gösterdiğinden ve paydaş beklentilerini karşıladığından emin olmak için hepsi birlikte çalışan eksiksiz bir proje yönetimi araçları sunuyoruz. Yazılımımız, kazandığınız değeri bilmeyi kolaylaştırır.

ProjectManager, ilerlemeyi ölçmeyi ve EVM'yi gerçekleştirmeyi kolaylaştıran bulut tabanlı bir proje yönetimi yazılımıdır. Gerçek zamanlı gösterge panosu ile proje metrikleri canlı verilerle anında hesaplanır ve bir tuş vuruşuyla paylaşılabilen, okunması kolay çizelgeler ve grafikler halinde sunulur. Bu ücretsiz 30 günlük deneme ile kendiniz deneyin.