Satıcı Yönetimi: Hızlı Kılavuz

Kuruluşlar, projeleri tamamlamak, ürün üretmek veya hizmet sunmak için kaynaklara ihtiyaç duyar. Çoğu şirket, tüm hammaddelerini, ekipmanlarını veya makinelerini üretemez, bu nedenle bunları satıcılardan tedarik etmek zorundadır. Satıcılar, temel mal ve hizmetleri sağlayan dış tedarikçiler olarak tanımlanır. Kaç satıcıyla çalıştığınıza bağlı olarak, bunları yönetmek oldukça karmaşık olabilir. İşte o zaman bayi yönetimi devreye giriyor.

Satıcı Yönetimi Nedir?

Satıcı yönetimi, bir kuruluşun operasyonları için hammadde, ekipman ve diğer temel malzemeleri aldığı satıcılarla olan ilişkileri yönetme sürecidir. Satıcı yönetiminin temel amacı, şirketlerin ürün kalitesini garanti edebilmeleri, maliyetleri en aza indirebilmeleri ve tedarik zincirlerini ve lojistik faaliyetlerini normal şekilde sürdürebilmeleri için doğru satıcıları ve sözleşme şartlarını seçmektir.

Satıcı yönetimi, satıcıları araştırmak ve tedarik etmek, fiyatlandırma, yetenekler, kalite ve geri dönüş süreleri için fiyat teklifi almak gibi görevleri kapsar. Aynı zamanda sözleşme müzakerelerini, ilişki yönetimini, iş atamalarını, performans değerlendirmesini ve ödeme dağıtımını da kapsar.

Tedarikçilerle olan ilişkileri yönetmek, yakından izlemeniz gereken önemli bir iş sürecidir. ProjectManager, ekibinize iş atayabilmeniz ve işletmenizin gelişmesi için ihtiyaç duyduğu malları satın alma, teslim alma ve depolama sürecinde hiçbir şeyin gözden kaçmadığından emin olabilmeniz için planlama, çizelgeleme ve izleme araçlarına sahiptir. Her şeyin planlandığı gibi gittiğinden emin olmak için görev listelerini, kanban panolarını, Gantt şemalarını ve diğer araçları kullanın. Bugün ücretsiz olarak başlayın.

Satıcı Yönetim Süreci

Satıcı yönetimi süreci dört adıma ayrılabilir:

1. İş Hedefleri Belirleyin

İş hedeflerinizi net bir şekilde tanımlayın ve mümkün olduğunca spesifik olun (AKILLI hedefler koymayı düşünün). Bir satıcının yardımını başarılı bir şekilde almak için, tam olarak neyi başarmaya çalıştığınızı bilmeniz gerekir. Karşılaştırılacak performans parametrelerini tanımladığınızda satıcıların yönetimi de daha kolaydır.

2. En İyi Satıcıyı Seçin

İhtiyaçlarınıza uyan ve performans özelliklerinize kim uyuyor? Tüm satıcıların artılarını ve eksilerini tartmanız gerekecek ve her ikisine de sahip olacaklar, bu nedenle bu adımın kapsamlı bir incelemeden sonra atılması gerekiyor. Sipariş ettiğiniz mal/hizmetin fiyatını, miktarını, teslimat penceresini ve ödeme koşullarını belgelemek için bir satınalma siparişi kullanmalısınız. Sizin ve satıcınızın aynı fikirde olmanızı sağlayan yasal olarak bağlayıcı bir belgedir.

3. Satıcıları Yönetin

Bu, performansı ve çıktıyı izlemenin günlük etkinliğidir. Sözleşme şartlarının yerine getirildiğinden emin olmanın en iyi yolu budur. Bu adım, onaylar, onaylamamalar, değişiklikler, geri bildirimler ve ilişkiyi derinleştirmek için gerekli olan her şeyi sunmak için çok sayıda iletişim içerir.

4. Tutarlı Bir Şekilde Hedeflere Ulaşın

Hedeflerinize bir veya iki kez değil, satıcıyla olan ilişkiniz boyunca tutarlı bir şekilde ulaşmak istiyorsunuz. Bu, performans hedeflerini düzenli olarak karşılamaları için tedarikçiyi daha iyi etkilemek üzere düzenli olarak yönetmek anlamına gelir.

Satıcı Yönetimi Neden Önemli?

Satıcı yönetimi, bir işletmeyi yönetmenin kritik bir yönüdür. Satıcı yönetiminden etkilenen temel alanlar şunlardır.

• Tedarik Zinciri Yönetimi: Bir işletmenin tedarik zinciri, hammaddelerin satın alınmasından nihai ürünün müşterilere teslimine kadar geçen süreçtir. Satıcılar, bir şirketin işletmek ve mal üretmek için ihtiyaç duyduğu gerekli üretim girdilerini sağladığından, satıcı yönetimi bu süreçte kritik bir adımdır.
• Üretim Planlaması: Bir şirketin, ürünleri üretmek için çalışanlarının çabalarını nasıl koordine edeceğini ve bir üretim hattının verimliliğini nasıl en üst düzeye çıkaracağını planlaması gerekir. Bu süreç, üretim planlaması olarak bilinir ve satıcı yönetimi, doğru malzemeleri doğru zamanda elde etmede önemli bir rol oynar.
• Kalite Güvencesi ve Kontrol: Şirketler tarafından mal üretimi için kullanılan malzemeler, nihai ürünün kalitesinde doğrudan bir etkiye sahiptir. Satıcı yönetimi, kaliteli malzeme temininde önemli bir rol oynar.
• Maliyet Yönetimi: Etkili satıcı yönetimi, şirketlerin genel karlılıklarını doğrudan etkileyen üretim maliyetlerinden tasarruf etmelerine yardımcı olur. Doğru satıcı, şirketlerin kaliteli sarf malzemeleri sunarken maliyet tasarrufu yapmasına yardımcı olacaktır.
• Lojistik Yönetimi: Lojistik yönetimi, bir işletmeyi yönetmenin en önemli yönlerinden biridir. Ürünlerin taşınması, paketlenmesi ve depolanmasını içerir. Çoğu durumda, şirketler bu süreçler için satıcılara güvenir.
• Müşteri Memnuniyeti: Satıcı yönetimi, yüksek düzeyde müşteri memnuniyeti sağlamak için önemlidir, çünkü malların üretiminde kullanılan malzemelerin nihai ürün üzerinde doğrudan etkisi vardır.

Dış Kaynak Kullanımına Karşı İç Kaynak Kullanımı

Dışarıdan bir satıcıyla ilişki kurmaya satıcı yönetimi de denir. Ancak, işi dışarıdan yaptırmanın veya şirket içinde tutmanın ne zaman tercih edildiğini nasıl anlarsınız? Kuruluşunuzun ihtiyaçlarını ve projeye hangi kaynakları uygulamanız gerektiğini değerlendirmelisiniz.

Bu mutlaka yapılması kolay bir seçim değildir. Kuruluşunuzun temel becerilerine bakarak başlayın. Projenizin ihtiyaçlarını karşılıyorlar mı? İş için ayıracak kaynaklarınız var mı? Eğer öyleyse, o zaman görev, dağıtmak yerine kurum içinde daha iyi sunulabilir.

Bununla birlikte, iş, şirketinizin kaptan köşkünde olmayan bir disiplin etrafında dönüyorsa veya mevcut olabilecek ancak tam olarak gelişmemiş bir beceriyi temsil ediyorsa, bir satıcıyla sözleşme yapma yatırımı daha cazip hale gelir.

Satıcı Yönetimi Tanımları

Satıcının, bir hizmet, ürün veya işçilik satan bir kişi veya kuruluş olduğunu ana hatlarıyla belirtmiştik. Bağımsız danışmanlar, bir danışmanlık şirketi veya genellikle tedarikçi olarak adlandırılan bir personel şirketi olabilirler.

Müşterinin işyerinde kendi mağazasını kuran bir satıcı olan Tesiste Satıcı (VOP) denen bir şey de vardır. İşçiliği kendilerinden veya dış tedarikçilerden temin edebilirler, ancak nihayetinde işi müşteri için yönetir ve koordine ederler.

Yönetilen Hizmet Sağlayıcı (MSP), satıcıları yönetir ve müşterilerinin standartlarını ve gereksinimlerini karşılama çalışmalarını ölçer. Genellikle işe almazlar, bunun yerine müşterinin ihtiyaçlarına göre en iyi tedarikçileri araştırır ve yönlendirirler.

Satıcı yönetiminde kullanılan diğer bir terim Kayıtlı İşverendir (EOR). Bu, bağımsız yüklenicilerin yönetimini kolaylaştırmanın bir yoludur. Bu denetim, incelemeler ve diğer yönetim konularını içerir.

Satıcı Yönetim Araçları

İş gereksinimlerini personel şirketlerine, işe alım görevlilerine, danışmanlık şirketlerine ve diğer satıcılara dağıtan bir bilgisayar programı olan Satıcı Yönetim Sistemi (VMS) gibi satıcıları yönetmek için araçlar vardır. İşe alma, görüşme süreci ve ödeme sürecinde yardımcı olur.

Başka bir araç, satıcılar ve müşteriler arasında gerçek zamanlı verileri yakalamak için büyük üretim tesislerinin yazılımıyla çalışan Sözleşmeli Hizmet Yönetimi (CSM) sistemi olarak adlandırılır. Bu işbirlikçi çaba, zaman tutma sürecini basitleştirmeye yardımcı olur ve proje maliyeti görünürlüğünü geliştirir.

Satıcı Yöneticilerinin Rolü

Peki, satıcı yönetiminden sorumlu kişi ne yapar? İlk olarak, tedarikleri yönetmek ve kontrol etmek ve maliyetlerin piyasa değerinde veya altında olduğundan emin olmak için yönetim ve bütçe ofisleriyle birlikte çalışırlar.

Ayrıca kaliteyi korurken şirket bütçesi kapsamındaki fiyatları müzakere etmek için tedarikçilerle birlikte çalışırlar. Bu, doğru satıcıyla sözleşme yaptıklarından emin olmak için birden fazla tedarikçiden teklif almak anlamına gelir. Doğru satıcı, sağladıkları ürün veya hizmetin yanı sıra geçmiş performansları ve finansal geçmişleriyle de tanımlanır.

Sözleşme yapıldıktan sonra yönetici, satıcıyla olduğu kadar kendi finans departmanı ve satıcılarla iletişim kuracak olan yönetim ekipleriyle de iletişim halinde kalmalıdır. Ayrıca stok düzeylerini takip ederler ve malzemelerin teslimatını takip etmek ve varışlarını onaylamak için ayrıntılı kayıtlara sahiptirler.

Projenizin başarısı için tedarikçilerle çalışmak gerekli olabilir, ancak bu aynı zamanda onu yönetmeye başka bir karmaşıklık katmanı daha ekler. Sahip olmanız gereken, tüm bu verileri işleyebilen bir proje yönetim yazılımıdır. ProjectManager, tedarikçi firmanızın yaptığı işi onlar yaparken her zaman takip ettiğinizden emin olmak için en doğru bilgilere yönelik gerçek zamanlı bir panoya sahip bulut tabanlı bir araçtır. Kendiniz deneyin ve bu 30 günlük ücretsiz denemeyi alarak satıcı yönetimine nasıl yardımcı olabileceğini görün.