Sanal Etkinlik Nasıl Planlanır: Sanal Etkinlik Planlama Kontrol Listesi

Yayınlanan: 2022-10-27

İş adamları yüz yüze görüşmeyi tercih etme eğilimindedir. Ancak bir süre sanal olaylardan sonra, bu dijital lüksten vazgeçmek zor. Olaylar IRL'ye dönse veya hibrit seçenekler sunsa bile sanal olay planlaması yaygın hale geldi.

Bazı durumlarda sanal kalma arzusu anlaşılabilir. Sanal etkinlik planlaması, nerede olurlarsa olsunlar daha fazla insanın katılabileceği anlamına gelir. Ancak sanal bir etkinliğin nasıl planlanacağı hala nispeten yeni ve bazıları sanal etkinliğin ne olduğunu bile bilmiyor. Herhangi bir önemli adımı kaçırmamanız için size bir kontrol listesi sağlamak da dahil olmak üzere sanal bir etkinlik planlamanıza yardımcı olmak için buradayız.

Sanal Etkinlik Nedir?

Sanal etkinlikler çevrimiçi olarak gerçekleşir. Bu, etkinliği canlı olarak yayınlamak, bir katılımcının istediği zaman görüntülenebilen kayıtlı bir video sunumunu oynatmak ve hatta sesli aramalar gibi çeşitli yollarla gerçekleştirilebilir.

Sanal etkinlik ile yüz yüze etkinlik arasındaki temel fark, sanal etkinliklerin yüz yüze fiziksel toplantılar olmamasıdır. İnternete erişebilen herkes sanal bir etkinliğe katılmak için potansiyel bir adaydır.

Eklemeye gerek yok, bu hem konuşmacılar hem de katılımcılar için ağı önemli ölçüde genişletiyor. Bununla birlikte, sanal etkinlikler, tıpkı eski moda çeşitlilik için yaptığınız gibi planlama gerektirir. Ama aynı değil. İstediğiniz zaman Facebook'ta veya başka bir sosyal platformda canlı yayına geçebilirsiniz, ancak daha büyük, daha karmaşık bir etkinlik planlama gerektirir.

Birkaç gün sürebilecek bir kongre veya sektörle ilgili bir etkinlik düşünün, bunlar kesinlikle sanal etkinlik planlaması gerektirecektir. ProjectManager, sanal bir etkinliği nasıl planlayacağınızı koordine edebilmeniz için her yerde ve her zaman insanlarla bağlantı kurmanız için araçlar sağlayan çevrimiçi bir yazılımdır. Çevrimiçi Gantt çizelgelerimiz görevlerinizi, maliyetlerinizi ve kaynaklarınızı düzenleyebilir. Herkesi aynı hizada tutmak için gerçek zamanlı olarak paylaşmak ve güncellemek kolaydır. ProjectManager'ı bugün ücretsiz olarak kullanmaya başlayın.

ProjectManager'ın Gantt şeması
ProjectManager'ın Gantt şeması sanal etkinlik planlamasına yardımcı olur. Daha fazla bilgi edin

Sanal Etkinlik Türleri

Birkaç tür sanal olaydan geçerken bahsettik, ancak konu daha fazla ilgiyi hak ediyor. Pek çok farklı sanal etkinlik türü vardır ve her biri, katılan herkes için başarılı olduklarından emin olmak için sanal etkinlik planlaması gerektirir. Muhtemelen bunlardan bir veya ikisine katıldınız.

Web seminerleri

Bir web semineri genellikle eğitim veya tanıtım içeriği sağlamak için kullanılan tek seferlik bir etkinliktir. Gerçek zamanlı olarak sunulur, ancak insanların daha sonra görebilmesi için genellikle kaydedilir. Sunumdan sonra genellikle soru-cevap için açık bir dönem vardır.

Sanal Konferanslar

Adından da anlaşılacağı gibi, bu konferans çevrimiçi. İster işle ilgili isterse bir tür hobiyle ilgili olsun, genellikle benzer ilgi alanlarına sahip insanları çeken gerçek zamanlı bir etkinliktir. Panel tartışmaları, açılış konuşmacıları, çevrimiçi satıcı kabinleri ve hatta sanal kokteyl saatlerini içerebilirler.

Sanal Kurumsal Etkinlikler

Sanal bir konferansa benzer şekilde, sanal kurumsal etkinlikler daha odaklıdır. Katılımcıların tümü daha büyük bir şirketin parçasıdır, ancak etkinliğin kendisi çeşitli nedenlerle olabilir. Herkesin katıldığı bir toplantı veya inziva, şarap tadımı etkinliği veya başka herhangi bir sayıda iş veya daha gündelik toplantılar olabilir. Tek ortak payda, etkinliğin sadece kurumdakilere açık olmasıdır.

Sanal Ekip Oluşturma Etkinlikleri

Sanal bir ekip oluşturma etkinliği, daha büyük bir kurumsal etkinliğin parçası olabilir. Çevrimiçi olarak gerçekleşmesi dışında, şahsen ekip oluşturmaktan farklı değildir. Buz kırıcılar, grup fitness ve daha fazlası gibi aktiviteler aynı olabilir. Çevrimiçi çalışmak için bazı etkinliklerin yeniden düzenlenmesi gerekecek, ancak ekip üyeleri arasında daha güçlü bağlar kurma hedefi aynı kalıyor.

Sanal İşe Alma Etkinlikleri

Sanal etkinlikleri kullanmanın en yenilikçi yollarından biri işe alım platformudur. Sanal bir işe alım etkinliği, çalışanlara açık pozisyonlar için adaylarla görüşme fırsatı sunar. Daha fazla şirket uzaktan çalışmaya açık olduğundan, sanal işe alma, yalnızca işe gidip gelme mesafesinden ziyade dünyanın dört bir yanından yetenek aramalarına olanak tanır.

Sanal Sosyal Etkinlikler

Sanal olarak bir araya gelmek de popülerlik kazandı. Coğrafi olarak dağılmış birçok aile çevrimiçi olarak yeniden bir araya gelebilir, evlilik partileri düğüne fiziksel olarak gelemeyenleri içerebilir ve artık aynı yerde olmayan arkadaşlar bir araya gelip bir şeyler içebilir.

Sanal Etkinlik Planlama Kontrol Listesi

Artık sanal etkinliğin ne olduğunu ve kaç farklı türü olduğunu bildiğimize göre, sanal etkinlik planlamasını öğrenmeye hazırsınız. Aslında, Zoom'da biriyle konuşuyor olsa bile, muhtemelen bir tür sanal etkinliğe katıldınız.

Bununla birlikte, sanal etkinlik planlaması daha fazla yer almaktadır. Tüm kutuları işaretlediğinizden emin olmak için, yukarıda ana hatlarıyla belirttiğimiz sanal olay türlerinin neredeyse tamamı için kullanılabilecek bir kontrol listesi hazırladık.

1. Sanal Etkinliğiniz için Hedefler Belirleyin

Bir dizi metriğe sahip olana kadar başarıyı ölçemezsiniz. Sanal etkinliğiniz ne olursa olsun, neyi başarmasını umduğunuza önceden karar vermelisiniz. E-posta toplamak, e-Kitap dağıtmak, markanızı tanıtmak, sektör profesyonelleriyle iletişim kurmak, yeni bir ürünün nasıl kullanılacağını göstermek vb. mi istiyorsunuz? Karar verdiğiniz hedef ne olursa olsun, etkinliğin geri kalanını bilgilendirecektir, bu yüzden bir hedef olmadan başlamayın.

2. Hedef Kitlenizi Tanımlayın

Hedeflerinize ulaşmak için hedef kitlenizi tanımalısınız. Bunlar, bir ürün için potansiyel müşterileriniz, bir konferans için diğer profesyoneller vb. Bu adım çok fazla araştırma gerektirir. Sanal etkinlik için hedef kitleyi ne kadar iyi tanımlayabilirseniz, sanal etkinliği onların ihtiyaçlarını karşılayacak şekilde o kadar çok özelleştirebilirsiniz.

3. Etkinlik Türünüzü Seçin

İlk iki adımda yaptığınız tüm çalışmalar mekan seçiminizi belirleyecektir. Burada etkinliğin canlı olarak mı yayınlanacağına mı yoksa kaydedileceğine mi (veya her ikisine birden) karar verecek, bir web seminerinin amacınıza daha uygun olup olmadığına karar vereceksiniz vb. Sanal etkinliğin türü, etkinliğinizi katılımcılara iletmek için bir akış ortağı veya hizmet seçmenize yardımcı olacaktır.

4. Dijital Pazarlama Kampanyası Oluşturun

Yukarıdakiler sıralandıktan sonra, kelimeyi çıkarmanız gerekir. Bu, bir pazarlama planı oluşturmak anlamına gelir. Sanal etkinlik planladığınız için, muhtemelen çevrimiçi olarak da pazarlamak isteyeceksiniz. Yine de, postaları ve diğer eski okul tanıtım araçlarını sallamak için kartpostallar oluşturabilirsiniz. Amaçlarımız için dijital pazarlamaya bağlı kalacağız.

Sosyal Medyada Tanıtın

Sosyal medya, kelimeyi yaymaya başlamak için iyi bir yerdir. Gönderilerinizi görmelerini sağlamak için hedef kitlenizin takip edebileceği hashtag'leri kullanın. Ayrıca hangi platformları kullandıklarını belirlemeye çalışın; iş adamları LinkedIn'de olma eğilimindedir, diğerleri ise Twitter, Facebook, Instagram, TikTok, Reddit vb.

Web Sitesi Oluşturun

Bir web siteniz varsa, pazarlamaya başlamak için bariz yer orasıdır. Katılmak için bir harekete geçirici mesajla birlikte, sitenizde görüntülenecek etkinlik ve banner reklamlar için özel bir sayfa oluşturun. Sitenin arama sonuçlarında mümkün olduğunca üstte görünmesini isteyeceksiniz. Bu, hedef kitlenizin çevrimiçi arama yaparken kullandığı anahtar kelimeleri araştırmayı gerektirir. Arama motoru optimizasyonu (SEO), doğru insanları sitenize çekmek için önemli bir araçtır.

Çevrimiçi Reklamları Kullanın

Önceki iki öneri organik pazarlama çatısı altında. Bunun tersi, diğer sitelerde reklam satın almayı da içeren ücretli medyadır. Arama motoru pazarlamacılığı (SEM), çevrimiçi pazarlamanızı geliştirmek için bir tekniktir.

5. Konuşmacılar, Moderatörler ve Diğer Önemli Katılımcıları Bulun

Yine, planladığınız sanal etkinliğin türüne bağlı olarak, ana konuşmacılara, panel tartışmaları için bir moderatöre ve izleyicileri bilgilendirmek için orada bulunan diğer kişilere ihtiyacınız olabilir. Eğer öyleyse, onları bulmanız ve görünüşleri için ödeme yapmak için paranızın yanı sıra, etkinlik karma ise (hem çevrimiçi hem de şahsen anlamına gelir) oteller, yemek ve seyahat gibi konaklama yerlerine sahip olmanız gerekir.

6. Sanal Etkinlik Gündemi Oluşturun

Gündemler, tüm toplantıları gündemde tutan ve zaman kaybını önleyen önemli belgelerdir. Bu, sanal olaylar için iki kat doğrudur. Konuşmacılarınızı ve diğer sunumlarınızı koordine etmeniz gerekir. Genellikle bir giriş, kahvaltı veya öğle yemeği molası vb. Sanal bir etkinlik gündemi oluşturmak, etkinliği düzenler ancak aynı zamanda katılanlar için bir kılavuz sağlar.

7. Bir Tarih ve Saat Dilimi Seçin

Etkinliği ileride görüntülemek üzere kaydetseniz bile, sanal etkinliği başlatmak için bir tarih ve saate ihtiyacınız vardır. Bunun küresel bir olay olduğunu unutmayın. Herkes, her yerden katılabilir. Bu, etkinliğin gerçekleşeceği bir saat dilimi seçmeniz gerektiği anlamına gelir, böylece diğer saat dilimlerindeki katılanlar sanal etkinliğe ne zaman giriş yapacaklarını bilirler.

İlgili: Excel için Ücretsiz Etkinlik Planı Şablonu

8. Bir Sanal Etkinlik Platformu Seçin

Etkinliğinizi çevrimiçi olarak düzenleyebilecek birçok hizmet var, ancak bu hizmetleri daha sonra erkenden sözleşme yapmanız gerekiyor. İstediğiniz son şey, bir sağlayıcıyla sözleşme yapmayı ihmal ettiğiniz için etkinliğinizi katılımcılara yayınlayamamaktır. İşte canlı akış veya önceden kaydedilmiş videolar için birkaç farklı etkinlik platformu.

  • yakınlaştır
  • Google Meet
  • Microsoft Ekipleri
  • Webex Etkinlikleri

9. Bir Mekan Seçin

Sanal bir olay fiziksel bir alanda gerçekleşmelidir. İster sanal ister karma bir etkinlik planlıyor olun, bir mekan kiralamanız gerekir. Evet, tüm konuşmacıların sunumlarında sadece evlerinden veya ofislerinden telefon etmeleri mümkündür, ancak bu işleri daha da karmaşık hale getirir ve her zaman profesyonel olarak görülmez. Profesyonel bir sunum için kameraları, iyi mikrofonları vb. olan bir stüdyo veya başka bir yer kiralamak isteyeceksiniz.

10. Sanal Etkinliğinizi Kaydedin

Gerçek sanal etkinliğin ötesinde yaşaması ve uzun bir süre boyunca hedeflerinize hizmet etmeye devam edebilmesi için etkinliğinizi kaydetmek iyi bir fikirdir. Çoğu platformun kayıt için bir seçeneği vardır ve ardından bağlantıyı paylaşabilir veya kaydı web sitenizde barındırabilirsiniz.

11. Sanal Etkinliğinizden Sonra Geri Bildirim Toplayın

İzleyicilerle bir tür takip yapmak isteyeceksiniz. Yalnızca bu kişilere pazarlama yapmaya devam etmek için değil, aynı zamanda etkinlikle ilgili geri bildirimlerini almak için e-postalarını toplamak her zaman iyi bir pazarlamadır. Bu, planladığınız bir sonraki sanal toplantıyı daha iyi geliştirmenize ve yönetmenize yardımcı olacak değerli verilerdir.

ProjectManager Sanal Etkinlikleri Planlamanıza Yardımcı Olur

Sanal etkinlik planlaması, işbirliğini teşvik etmek için departmanlar arasında olduğu kadar her yerde ve her zaman insanları birbirine bağlayabilen esnek bir araç gerektirir. ProjectManager, sanal etkinlik planlaması ve bu planın yürütülmesini yönetmek için ihtiyaç duyduğunuz özelliklere sahip çevrimiçi proje yönetimi yazılımıdır.

Birden Çok Proje Görünümüyle Planlayın

Sanal etkinlik planlaması, özellikle bir şirket tarafından planlandığında, birçok farklı insanı içerir. Bu, pazarlamadan satışa kadar farklı departmanların birlikte çalışması gerektiği anlamına gelir. Ama her departman farklı çalışıyor. Onlara rahat çalışabilecekleri araçları veriyoruz. Gantt çizelgeleri genel organizasyon için mükemmeldir, ancak liste görünümleri görevleri toplar ve kanban panoları iş akışını görsel bir ortamda gösterir. Bazıları önemli tarihleri ​​takip etmek için takvim görünümünü tercih eder. Ne olursa olsun, tüm görünümler gerçek zamanlı olarak birlikte güncellenir, böylece herkes her zaman en güncel verilerden çalışır.

ProjectManager'ın kanban panosu
Gerçek Zamanlı İşbirliği Yapın

Ekipteki herkesin en rahat oldukları araçları kullanmasını sağlamak sadece bir başlangıç. İşbirliği yapabilmeleri için bu araçların verileri gerçek zamanlı olarak sunması gerekir. İşbirliği platformumuz yalnızca tüm proje görünümlerini aynı anda güncellemekle kalmaz, aynı zamanda herkese dosya paylaşma, görev düzeyinde yorum yapma ve gerekirse başkalarını etiketleme yeteneği verir. Sınırsız dosya depolamamız, tüm etkinlik varlıklarınızın kolay erişim için merkezi bir merkezde paylaşılabileceği anlamına gelir. İşlerini yapmak için ihtiyaç duyacakları her şey alet üzerindedir.

ProjectManager'ın yorum içeren görev kartı

Yöneticiler, herkesin ne yaptığı konusunda görünürlük elde eder. Gerçek zamanlı gösterge tablolarımızla istedikleri zaman ilerlemeyi ve performansı yüksek düzeyde kontrol edebilir veya verilerin daha derinine inmek için özelleştirilebilir raporlar oluşturabilirler. Görev yönetimi özellikleri, sizi zamanında tutmak ve başarılı bir sanal etkinlik sunmak için üretkenliği artırır.

ProjectManager, etkinlikleri gerçek zamanlı olarak planlamanıza, planlamanıza ve izlemenize yardımcı olan ödüllü bir yazılımdır. Kaynak yönetiminden risk yönetimine ve ötesine uzanan yelpazeyi çalıştıran özelliklerle, sanal etkinlik planlaması için ihtiyacınız olan tüm araçlara sahipsiniz. ProjectManager'ı bugün ücretsiz olarak kullanmaya başlayın.