Uzak Satış Ekipleri İçin Başarılı Bir Sanal Toplantı Nasıl Yürütülür

Sanal toplantılar bir zamanlar son çare olarak görülürken, bugün birçok satış ekibinin tercihi haline geldi.

Yakın zamanda bir şeylerin değişeceğine dair bir işaret yok. Aslında, son araştırmalar bize web konferans yazılımı satışlarının koronavirüs pandemisinin başlangıcından bu yana %500 arttığını gösteriyor.

Açıkçası, sanal toplantılar normal ofis tabanlı toplantılardan çok farklıdır. Onları etkili kılmak ve yüz yüze iletişim eksikliğinin hedeflerinize ulaşmanızı engellememesini sağlamak için bir düzeyde planlama ve ustalık gerektirirler.

Bunu göz önünde bulundurarak, uzaktan satış ekibiniz için başarılı bir sanal toplantıyı nasıl yürüteceğiniz aşağıda açıklanmıştır:

Sanal Toplantı Nedir?

Genel olarak konuşursak, sanal bir toplantı, şahsen gerçekleşmeyen herhangi bir toplantıdır. Modern teknolojinin harikaları, dünyanın diğer ucundaki meslektaşlarla etkili bir şekilde işbirliği yapmayı mümkün kılıyor. Tek ihtiyacınız olan iyi bir internet bağlantısı.

Dört ana sanal toplantı türü vardır:

1. Telekonferans — Genellikle birden fazla kişinin belirli bir telefon numarası ve parola kullanarak arayarak katıldığı, yalnızca sesli sanal toplantılar.
2. Video konferans — Sesli ve görüntülü toplantılar. Telekonferanslara benzer şekilde, katılımcıların birbirlerini görmelerini ve duymalarını sağlayan bir arayüze giriş yapan insanlara güvenirler.
3. Web konferansı — Katılımcıların belgeleri dağıtma ve ekranları paylaşma gibi ek yollarla etkileşimde bulunmalarına ve işbirliği yapmalarına olanak tanıyarak geleneksel video konferansın erişimini genişleten sesli ve görüntülü toplantılar.
4. Web Semineri — Sunucuların veya eğitimcilerin bilgileri bir grup insana iletmeleri için tek yönlü bir platform sağlayan bire çok video konferans formatı.

Sanal Toplantıların Avantaj ve Dezavantajları Nelerdir?

Sanal toplantıların yüz yüze toplantılara göre bazı dezavantajları olsa da bazı önemli avantajları da vardır. Sanal toplantıların artılarına ve eksilerine buradan bir göz atalım:

Artıları

• Azaltılmış giderler. Yüz yüze toplantılar yapmıyorsanız, toplantı odası kiralamanıza gerek yoktur. Aslında, tüm satış ekibiniz uzaktaysa, bir ofise hiç ihtiyacınız olmayabilir ve bu da büyük tasarruf anlamına gelir.
• Daha fazla katılım. İnsanlar nerede bulunduklarına bakılmaksızın katılabilirler. Ve herkes uzaktan katıldığı için, toplantıya ofiste bulunan insanlar hakim olmayacak.
• Seyahat yok. Satış ekibiniz, işe gidip gelmek zorunda kalmadan toplantılara gerçek zamanlı olarak katılabilir.

Eksileri

• Eksik beden dili ve sosyal ipuçları. Bu büyük bir şey. Aynı odada olmadığınızda insanların gerçekte ne demek istediğini veya nasıl hissettiklerini anlamak daha zor olabilir.
• Ek yazılım giderleri. Sanal toplantılar iş akışınızın önemli bir parçasıysa, büyük olasılıkla ücretsiz (veya ücretsiz) ürün katmanlarını kullanamazsınız.
• Zayıf internet bağlantıları toplantı kalitesini etkileyebilir. Birinin Wi-Fi'si kötüyse toplantıya katkıda bulunamaz. Aslında, hiç katılmayabilirler.

Sanal Toplantı Planlama Adımları

Herhangi bir toplantı hazırlık gerektirir. Ancak bu özellikle sanal toplantılar için geçerlidir; uzak öğe, herkesin dahil olduğunu ve meşgul olduğunu hissettirmek için ekstra yol kat etmeniz gerektiği anlamına gelir. Bunu nasıl doğru yapacağınız aşağıda açıklanmıştır:

1. Herkese uygun bir zaman ayırın

Ekibiniz uzaktayken, her zaman birden çok zaman dilimine dayalı olma potansiyeli vardır. Açıkçası, toplantınızı rezerve ederken bunu hesaba katmanız gerekecek.

Ayrıca, zamanlama çakışmalarından kaçındığınızdan emin olun. Satış temsilcileri, potansiyel müşterileri ile güven oluşturmak için çok çalışırlar, bu nedenle önemli bir arama veya e-posta bekliyorlarsa, bu onların önceliği olmalıdır.

Son olarak, davet listesi konusunda katı olun. Herkes orada olmak zorunda mı? BDR'lerinizle ilgili değilse, zamanlarını boşa harcamayın - SDR'lere ve satış liderlerine saklayın.

2. Gündemi önceden paylaşın

Net beklentiler belirlemek ve önemli belgeleri önceden paylaşmak herkesin hazırlanmasını kolaylaştırır. Bu da toplantınızın daha verimli olmasını sağlayarak temel açıklamalara ve diğer girişlere harcamanız gereken süreyi azaltır.

3. Doğru sanal toplantı aracını seçin

Farklı konferans araçlarının farklı güçlü ve zayıf yönleri vardır. Örneğin, üç ayda bir yapılan bir satış toplantısı, özellikle birden fazla kişinin konuşması ve ekranlarını paylaşması gerekiyorsa, bir web konferansı olarak en iyi sonucu verebilir. Öte yandan, özellikle görsel olmayan kazanç aramaları, telekonferans için en uygun olabilir.

Hangi aracı seçerseniz seçin, toplantı davetine bağlantılar, arama numaraları ve parolalar eklediğinizden emin olun.

4. Gerekirse prova yapın

Yönetim kuruluna veya potansiyel bir müşteriye sunum yaparken olduğu gibi daha zorlu toplantılar için, sadece gecenin iyi olacağını varsaymayın. Bunun yerine mutlaka kostümlü bir prova yapmalısınız.

Birden fazla kişinin konuşması ve slayt destelerine katkıda bulunması gerektiğinde, gözden geçirme, zayıf noktaları gidermeye, tekrarlardan kaçınmaya ve içeriğinizin yerinde olmasını sağlamaya yardımcı olabilir.

Başarılı Bir Sanal Toplantı Nasıl Yürütülür

Planlamayı doğru yapmak savaşın ilk kısmıdır; sonraki yürütme zamanı. Hazırlığınız, herhangi bir büyük hatadan kaçınmanıza yardımcı olacaktır, ancak yine de yanlış gidebilecek pek çok şey var. Bunu nasıl doğru yapacağınız aşağıda açıklanmıştır:

1. Toplantıdan önce teknolojinizi test edin

Toplantınızın başarısını şansa bırakmayın. Sizi hayal kırıklığına uğratabilecek tüm unsurları test edin:

• Video kameranızın ve mikrofonunuzun beklendiği gibi çalıştığından emin olun.
• Bir hız testi yaparak Wi-Fi bağlantınızı kontrol edin.
• Ekranınızı paylaşabildiğinizden ve tüm önemli belgelerinizin ve slaytlarınızın elinizin altında olduğundan emin olun.
• Sunum modundayken toplantı notlarınızı görebildiğinizden emin olun.
• Çok yankı olmadığından ve rahatsız edici arka plan gürültüsü olmadığından emin olmak için toplantıya ev sahipliği yapacağınız alandaki ses kalitesini test edin.

Son bir adım olarak, bir şeylerin ters gideceğini varsaymak işe yarar. Belgelerinizi yedekleyin, notlarınızı önceden yazdırın ve ilk tercihinizin başarısız olması ihtimaline karşı cebinizde başka bir sanal toplantı aracı bulundurun.

2. Mümkün olduğunda videoyu seçin

Sanal satış toplantıları söz konusu olduğunda, video neredeyse her zaman yalnızca sesli toplantılara tercih edilir.

Telefonla veya metin yoluyla iletişim kurarken çok fazla bağlam ve nüansı kaybetme riskiyle karşı karşıya kalırsınız. Buna karşılık, video daha fazla duyuyu harekete geçirir, katılımcıların kendilerini daha meşgul hissetmelerini sağlar ve genellikle daha profesyonel hissettirir.

Ek olarak, video ile insanların birbiri üzerine konuşma şansı daha azdır çünkü birinin sözünü ne zaman bitirdiğini veya bir yudum su almak için durduğunu görmek kolaydır.

Dahası, birinin videoyla ilgili teknik sorunları olduğu açıktır, bu da buna göre ayarlama yapabileceğiniz anlamına gelir.

3. Katılıma odaklanın

Bir satış toplantısı, konuşma noktalarınızın her birini mümkün olduğunca verimli bir şekilde çözmekle ilgili değildir.

Etkili olması için, bu noktaların batması gerekir - ve bu, ekibiniz bağlı hissetmiyorsa gerçekleşmeyecektir.

Katılımı artırmak için satış toplantınızı tek yönlü bir sunum yerine iki yönlü bir görüşme yapın. Katılımcılar arasında gidip gelmeyi teşvik etmek için düzenli, açık uçlu sorular sorun; farklı kişilerden ekranlarını paylaşmalarını isteyin; ve işbirliğini daha etkili hale getirmek için daha büyük oturumları daha küçük ara odalarına ayırmayı düşünün.

4. Herkesin zamanını iyi kullanın

Satış temsilcilerinin zamanının son derece değerli olduğunu unutmayın. Toplantınızın olması gerektiği zaman başlayıp bitmesini sağlamak sizin işiniz.

Yan konuşmaların oturuma hakim olmasına izin vermeyin – bir sorun hızlı ve verimli bir şekilde çözülemezse, onu çevrimdışına alın.

Son olarak, gündeminizi birden çok bölüme ayırmayı düşünün. Belirli bir bölüm kendileriyle alakalı değilse, farklı rollerdeki kişilerin daha sonra katılmasına veya daha erken ayrılmasına izin verin. Alınmayın - yapacak başka işleri var.

Toplantı Sonrası Yapılması Gerekenler

Etkili bir sanal satış toplantısı düzenleme işi, herkes telefonu kapattığı anda bitmez. Hâlâ yerine getirmeniz gereken bazı önemli toplantı sonrası görevleriniz var. Örneğin:

• Katılamayan herkes için toplantının bir kaydını paylaşın
• Toplantı notlarını yazın, mantıklı bir sıraya göre biçimlendirin ve paylaşın
• Seçtiğiniz ürün yönetimi aracı aracılığıyla takip eylemleri atayın
• Bir eylem atanan herkesin kendilerinden ne beklendiğini anladığından emin olun
• İlgili tüm belgeleri herkesin erişebilmesi için ilgili yere dosyalayın
• İlgili olduğunda, takip toplantısını planlayın

Doğru Araçlara Yatırım Yapmak

Sanal toplantı teknolojisi yığınınızı sıraya koymak, daha ilgi çekici, işbirliğine dayalı ve verimli toplantılar yürütmenize olanak tanır. Bu nedenle, bu yazılım size biraz paraya mal olsa da, sanal toplantılarınızı daha etkili ve eyleme geçirilebilir hale getirerek büyük olasılıkla size çok daha fazla tasarruf sağlayacaktır.

Seçebileceğiniz yüzlerce, belki de binlerce farklı araç var. Ancak başlangıç ​​noktası olarak, sanal toplantı görevlerinden bazılarının daha sorunsuz çalışmasını sağlamak için aşağıdakileri göz önünde bulundurun:

• Dosya paylaşımı: Dropbox
• Proje yönetimi: Asana
• Video konferans: Yakınlaştır
• Anında mesajlaşma: Slack
• Toplantı planlaması: Calendly
• Şifre yönetimi: Nordpass

Çözüm

Kısa bir süre önce, yüksek performanslı, tamamen uzaktan bir satış ekibini yönetme düşüncesi, ortalama bir satış liderinin soğuk terler içinde kalmasına neden olurdu.

Ancak artık her satış ekibi uzun bir süre uzaktan çalışmak zorunda kaldığına göre, satış toplantılarınızı doğru yapmanız koşuluyla sanal çalışmanın başarıya engel olmak zorunda olmadığı açıktır.

Etkili bir şekilde hazırlanarak, satış ekibinizi tek bir alanda bir araya gelmeye zorlamadan sanal toplantılarınızı ilgi çekici, etkili ve eyleme geçirilebilir hale getirebilirsiniz. Her iki dünyanın da en iyisi.