WBS Sözlüğü: Örneklerle Hızlı Bir Kılavuz

Bir WBS sözlüğü, her bir bileşen hakkında ayrıntılı bilgi ileten WBS'nizin tamamlayıcısıdır. Projenizde proje kapsam yönetimini destekleyen üç sütundan biridir: diğer ikisi iş kırılım yapısı (WBS) ve proje kapsam bildirimidir.

Bu üç bileşen size projeniz için kapsam temel çizgisini verecektir. Bir proje kapsamı temel çizgisi olmadan, performansı etkili bir şekilde ölçemezsiniz, bu da projenizi zaman çizelgesinden ve bütçenin ötesine geçme tehlikesine sokar.

WBS sözlüğünün ne olduğunu, nasıl yapılacağını ve onu doğru şekilde çıkarmanızı sağlayacak en iyi uygulamaları keşfedelim. ProjectManager gibi proje yönetimi yazılımı, WBS sözlüğü oluştururken çok yardımcı olabilir.

WBS Sözlüğü Nedir?

Bir WBS sözlüğü, iş kırılım yapısının görevlerin, aktivitelerin ve çıktılarının ayrıntılarının bulunduğu yerdir. İçerik, ilgili kilometre taşlarını, proje kapsamını ve bazı durumlarda tarihleri, kaynakları, maliyeti ve miktarı içerir.

İKY sözlüğü, İKY'deki adımların her birini ve projenin nihai çıktısına ulaşmak için bunların nasıl yürütüleceğini tanımlamanıza olanak tanır. Belge, ilgili görevleri tanımlayan bir iş paketini ve bu görevler için kapsamı, bütçeyi, fiili maliyeti ve takvimi entegre eden kontrol hesaplarını içerir.

Yine de WBS sözlüğündeki tanımlar uzun değildir. Bunlar kısa bir kapsam veya çalışma beyanıdır. Bu, bir ayağınızı dürbün taban çizginizin tripodu üzerinde yapar. Diğer iki ayak, tüm proje için kapsam bildirimi ve İKY sözlüğüyle etrafa sardığınız İKY'dir. Her üçü de bir projenin kapsamını ölçmek ve izlemek için gereklidir.

WBS Sözlüğünün Amacı Nedir?

İş kırılım yapısı görsel bir araçtır ve grafik yapısı nedeniyle her adımın ayrıntılarını açıklayacak alana sahip değildir. Bu bilgiyi İKY'ye eklemek, okumayı ve kullanmayı zorlaştıracaktır. WBS sözlüğünün amacı, o zaman, WBS'ye ek bağlam eklemek ve kullanılabilirliğini arttırmaktır.

Bu nedenle iş kırılım yapılarının bir başlığı ve genellikle her bir adımı gösteren bir numarası vardır. Bu etiketler, adımın amacının ve uygulamasının ayrıntılı olarak açıklandığı İKY sözlüğüne karşılık gelir. Bu, WBS sözlüğüne başvuran ekip üyelerine, projeyi başarıyla tamamlamak için neyin gerekli olduğuna dair daha derin bir anlayış sağlar.

WBS sözlüğü, projenin, işi yöneten düzenleyici veya uyumluluk sorunları ne olursa olsun karşıladığından emin olmaya da yardımcı olabilir. Ayrıca, çıktıların proje paydaşlarının kalite beklentilerini karşıladığından emin olabilir. WBS sözlüğü kullanmak, proje çalışmasının ilk seferde doğru yapıldığından emin olmanın ve maliyetli ve zamanında revizyonlardan kaçınmanın bir yoludur.

WBS Sözlüğünü Kim Oluşturuyor?

WBS sözlüğü proje yöneticisi tarafından oluşturulur, ancak tek başına yapılmaz. Proje yöneticisi, onu doldurmak ve WBS sözlüğünün doğru yapıldığından emin olmak için gerekli faaliyetleri organize edecek, ancak açıklamalarında eksiksiz ve eksiksiz olduğundan emin olmak için başkalarıyla görüşecek ve yardım isteyecektir.

Proje yöneticisi, İKY'deki adımları tanımlayacak ve yönlendirecek materyalin toplanmasını koordine ederken, çeşitli kaynaklardan bilgi toplar. Örneğin, görevle ilgili tüm soruları yanıtladıklarından ve bunu doğru yaptıklarından emin olmak için konunun uzmanlarıyla görüşeceklerdir.

Bir başka harika kaynak da ekip üyelerinin kendileridir. Bunlar, beceri düzeyleri, uzmanlıkları ve işle ilgili deneyimleri nedeniyle proje üzerinde çalışmak üzere bir araya getirilmiş kişilerdir. Gerçek dünyadaki bilgileri, diğer yollardan eksik olabilecek bir bakış açısı sağlayacağı için çok değerlidirler.

WBS Sözlüğü Nasıl Oluşturulur

Araştırmayı yaptıktan ve İKY sözlüğünüzü oluşturmaya hazır olduğunuzda, İKY'deki her bir öğenin ayrıntılarını kısa ve öz tutmayı unutmayın. Bir WBS sözlüğünün kullanışlılığının ana nedeni, proje ekibi tarafından kolayca anlaşılmasıdır.

Bir WBS sözlüğü için belirlenmiş bir format olmasa da, bu on iki adım, çoğu belgeyi birbirine bağlayan ortak bir konudur:

1. Öğeyi Tanımla

İKY'nizdeki her adımın bir kodu veya hesap tanımlayıcısı olmalıdır. Bu, İKY sözlüğünüzdeki adımları İKY'deki doğru öğeye karşılık gelecek şekilde listelemenizi sağlar.

2. Tanımlayın

İşte görevin ayrıntılı olduğu yer. Kısa ve net bir şekilde iletilmelidir.

3. Varsayımları ve Kısıtlamaları Not Edin

Diğer görevlere bağımlılıklar, gerekli ekipman vb. gibi görevle ilgili tüm varsayımları ve/veya kısıtlamaları not edin. Bu şekilde onlar için plan yapabilir ve olası gecikmeleri önleyebilirsiniz.

4. Sahip Atayın

Her görev, o görevin yürütülmesine ve başarıyla tamamlanmasına sahip olacak bir ekip üyesine atanacaktır. Bu kişinin kimliği burada belirlenir.

5. Kilometre Taşını Belirleyin

Bir dönüm noktası, projenizde genellikle bir aşamanın sonunu ve diğerinin başlangıcını gösteren önemli bir tarihtir. WBS sözlüğünde belirtilmelidirler.

6. Bir Program Yapın

İKY'niz ister görevlere ister teslimatlara bölünsün, bunların başlangıç ​​ve bitiş tarihlerinin belirlenmesi gibi planlanması gerekir.

7. Liste Kaynakları

Görevi yürütmek için gerekli olan araçları, malzemeleri, ekipmanı vb. kaynak planınızda not edin.

8. Maliyeti Hesaplayın

Malzemeler, sarf malzemeleri veya zaman olsun, her görevin yürütülmesi için ilgili maliyetleri olacaktır. Bu maliyet tahmini buraya dahil edilmelidir.

9. Kaliteyi Tanımlayın

Paydaşlarınızın İKY'nin her adımı için sahip olduğu kalite beklentilerini not edin.

10. Kabul Kriterlerini Bilin

Her görevin doğru bir şekilde tamamlandığını söyleme yetkisine sahip bir kişi olması gerekir. Bunu belirlemek için kriterler olmalı. İşte o kişiyi ve kullanılan kriterleri not edebileceğiniz yer.

11. Teknik Referansları Toplayın

Görevlerin yürütülmesine rehberlik etmesi gereken herhangi bir kılavuz, kılavuz, standart vb. varsa burada toplanmalıdır.

12. Anlaşma Anlaşmaları

Son olarak, projenin parçası olan tüm sözleşmeleri, kurumsal sözleşmeleri ve diğer belgeleri listeleyin.

İKY Sözlüğü Örneği

WBS sözlüğünün ne olduğu hakkında size daha iyi bir fikir vermek için, ProjectManager'dan indirebileceğiniz ücretsiz bir iş kırılım yapısı şablonuna bakalım. Projenin beş aşaması şablonda ana hatlarıyla verilmiş olup, ilk başlangıç ​​aşaması örnek olarak çizilmiştir.

Şablonu Doldurma

Bunu kullanarak, ilk görevin donanımı kurmak olduğunu görebiliriz. Yukarıdaki formatı izleyerek, bir İKY sözlüğünün 12 adımını listeleyen basit bir elektronik tablo oluşturduk. İlk önce ürün numarası, ardından donanımın nereye kurulması gerektiğini ayrıntılarıyla anlatan açıklamadır.

Varsayımlar veya kısıtlamalar varsa, bunlar listelenir. Örneğimizde, herhangi bir parlamayı önlemek için terminallerin ofis pencerelerinden uzağa bakması gerekir. Kurulumdan sorumlu olan kişi listelenir.

Kurulumun tamamlanması gereken tarih de listelenir, ardından başlangıçtan bitişe kadar süreyi gösteren program gelir. Kaynaklar, gerekli tüm araçları ve talimatları içerir.

Maliyet, kurulumu yapan kişinin saatlik ücretidir. Kalite, donanımın çalışır durumda olması gerektiğidir. Proje yöneticisi işi tamamlayacaktır. Teknik referanslar, elektrik prizlerinin nerede olduğunu gösteren kat planı ve elektrik planını içerir ve son olarak, kurulum, ofis alanı yönergelerine uygun olmalıdır.

ProjectManager, WBS Sözlüğü Oluşturmanıza Nasıl Yardımcı Olur?

ProjectManager, daha fazla verimlilik için görevlerinizi ve ekibinizi organize eden bulut tabanlı bir araçtır. İKY ve İKY sözlüğünüz de dahil olmak üzere kapsam yönetiminizi oluşturduktan sonra, bu görevleri bir plana dahil etmeniz gerekir.

Tüm bu görevleri yönetmek bunaltıcı gelebilir, ancak çevrimiçi Gantt grafiğimizle ilişkilendirilebilirler. Sadece görevlerinizi girin ve Gantt şeması proje görünümünde görünsünler. Her göreve bir başlangıç ​​ve bitiş tarihi verin ve ardından bir zaman çizelgesi doldururlar. Artık tüm projenizi tek bir yerde görebilirsiniz.

Görevlerinizden bazıları, bir diğeri başlayana veya bitene kadar muhtemelen başlayamaz veya bitiremez. Bu bağımlı görevler, Gantt grafiğimizde kolay olan planınızda tanımlamazsanız, projede daha sonra darboğazlar oluşturabilir. Bağımlı görevi, bağımlı olduğu diğer görevlere sürüklemeniz yeterlidir ve bunlar bağlantılıdır.

İKY sözlüğünüzde ana hatlarıyla belirttiğiniz kilometre taşları da Gantt şemasına eklenebilir. Kolayca takılırlar ve elmas şeklindeki simge olarak görünürler. Bu, daha büyük projenizi daha küçük aşamalara bölerek yönetmeyi kolaylaştırır.

ProjectManager, WBS'nizi daha verimli bir şekilde yürütmek için ihtiyacınız olan tüm araçları size sağlayan bulut tabanlı bir yazılımdır. İlerlemeyi ve performansı izleyebilir ve takip edebilir, ardından paydaşları güncellemeyi kolaylaştırmak için tek bir tıklamayla filtrelenebilir raporlar oluşturabilirsiniz. Bugün bu ücretsiz 30 günlük denemeye katılarak aracımızı kullanmakta olan on binlerce ekibe katılın.