Sıfırdan başarılı bir web semineri nasıl organize edilir

2020, şüphesiz alışveriş, iş, eğitim ve hatta daha fazla etkinlik dünyası için çevrimdışından çevrimiçine geçişi işaret etti. Kongreler, seminerler ve konferanslar kısıtlamalara uyum sağladı ve web seminerini halkla yeni bir iletişim yolu olarak geri alınamaz bir şekilde meşrulaştırdı.

COVID-19 sağlık acil durumu sırasında, fiziksel olayları sanal konferanslara dönüştürerek müşterilerle etkileşim kurma yöntemlerimizi yeniden düşünmek zorunda kaldık.

Bu senaryoda, web seminerleri kurtarmaya geldi. Aslında, böyle bir araç, 2020'de olduğu gibi tam katılımını ve olası satış yaratma potansiyelini hiçbir zaman ortaya çıkarmamıştı. Bu sanal toplantılar, şirketlerin halkla sürekli diyalog kurmasını ve etkinliklerinin gündeminden vazgeçmemesini sağladı. MailUp'ın 2021 Gözlemevi'nden elde edilen verilerin, geçen yılki e-posta kampanyalarında en çok kullanılan anahtar kelimenin "web semineri" olduğunu göstermesi tesadüf değil.

2020'de birçok şirket, ilk web seminerlerini fazla hazırlık yapmadan organize ederek, etkinliklerini ilk kez çevrimdışından çevrimiçine taşımak zorunda kaldı. Bu blog yazısında, 8 basit adımın sıfırdan nasıl sanal bir etkinlik oluşturabileceğini görelim.

Temel bilgilerle başlayalım: Web semineri nedir

"Webinar" kelimesi, iki İngilizce terimin birleşmesinden gelir: "web" ve "seminar". Aslında, bu bir çevrimiçi seminer. Etimolojisi bir eğitim kavramını ima eder. Webinarı, internete bağlı herhangi bir cihazdan erişilebilen bir eğitim veya bilgilendirme oturumu olarak tanımlayabiliriz.

Web semineri: tüm avantajlar

Bir web seminerinin nasıl düzenlendiğini ve başarılı bir etkinlik oluşturmanın temel adımlarını anlamadan önce, güçlü yönlerine ve bu tür bir platformun pazarlama stratejileriniz için neden yararlı bir entegrasyon aracı olabileceğine göz atalım:

• Sürükleyici İçerik Pazarlaması : Uzun bir süre boyunca kullanıcının dikkatini çekebilecek birkaç İçerik Pazarlama aracından biri olarak, web semineri diğer tür ve formatlardan farklıdır (örneğin, sosyal medya ağlarında yayınlanan bir videoyu düşünün).
• Veriye dayalı deneyim: Web semineri deneyimi verilerle başlar ve verilerle biter. Somut rakamlara dayalı olarak katılımcı duyarlılığı ve katılımı hakkında derinlemesine ve güvenilir bilgi sağlar.
• Etkili, düşük maliyetli çözüm : İster ücretsiz ister ücretli olsun, web semineri kesinlikle fiziksel bir etkinlikten daha ucuzdur.

Web semineri oluşturmak için basit, 8 adımlı mini kılavuz

Web seminerleri düzenleme konusunda yeniyseniz ve bu etkinlik 2020'den önce size çok yabancıysa, işte başarılı bir etkinlik oluşturmak için bazı basit adımlar.

Kendi deneyimlerimizden yola çıkarak, yeni başlayanlar için en etkili ve basit başlatma stratejisi olduğuna inandığımız şeyleri topladık.

1. Hedefi ve hedefi seçin

Neden bu çevrimiçi etkinliği düzenlemek istiyorsunuz?

Kendinize sormanız gereken ilk şey bu. Bu, tüm web seminerinizi nasıl kuracağınıza ve onu tanıtmayı nasıl başaracağınıza ışık tutacaktır.

Aslında, bir web semineri oluşturmanın ilk adımı, ana hedefini tanımlamayı gerektirir. Amaca yönelik net ve kesin bir fikir olmadan herhangi bir stratejinin nasıl oluşturulacağını anlamak zor olacaktır.

Ana hedefe ulaştığınızda, fikirlerinizi derinleştirmek için kendinize şunu sorun: Etkinlik müşterilerinize mi yönelik yoksa yeni müşteriler kazanmak ve teklifinizi tanıtmak mı istiyorsunuz?

Hedef kitleyi tanımlamak, tüm stratejinizi oluşturmanın ikinci temel adımıdır. Cevabınız her ikisine de “evet” ise, ikisi arasındaki öncelikli hedefi seçin.

2. Başarı metriğini tanımlayın

Etkinliğin amacını ve hedefini belirledikten sonra başarı ölçütünüzü oluşturun. Bu, etkinliğin başarılı olup olmadığını izlemek için KPI ile ilgilenir. Kıyaslamayı tanımlamak biraz zaman alabilir ve ilk birkaç seferde zor görünebilir. Bununla birlikte, çabalarınızın işe yarayıp yaramadığını belirlemenin, bir şeyi iyileştirmeniz gerekip gerekmediğini anlamanın, hatta tamamen farklı bir strateji izlemenin tek yolu budur.

İşte size uygun olabilecek bazı başarı ölçütleri:

• oluşturulan yeni kişi sayısı
• dahil olan mevcut kişi sayısı
• yeni bir özellik veya ürün için etkinleştirme isteklerinin sayısı
• yeni fırsatların sayısı (olasılıklar)
• satıcılar için yeni fırsatların (fırsatların) yaratılması

3. Doğru web semineri platformunu bulun

Büyük olasılıkla, ilk web seminerinize ev sahipliği yapacak platformu seçmek isteyeceksiniz.

Dışarıdakilerden, aşağıdakileri öneriyoruz:

• Git
• yarı yarıya
• canlı fırtına
• Web SemineriGeek
• Tıklama Toplantısı

Daha hızlı ve basit bir fırsat, hedef kitlenizden yararlanmanıza da olanak tanır: LinkedIn, YouTube veya Facebook gibi kanallarda canlı yayın başlatarak sosyal medya profillerinizden yararlanın.

Bu çözümün artı yanı, tüm takipçilerinizin bağlantı kurma, canlı takip etme, soru sorma ve etkileşim kurma fırsatına sahip olmasıdır. Ek olarak, canlı yayın, uygulama içi bildirimler aracılığıyla doğrudan hedef kitlenize tanıtılacaktır.

4. Etkinliği oluşturun: konuşmacıları ve dizilişi seçin

Aracı seçtiniz: şimdi etkinliği oluşturma zamanı. Açıkçası, bu adım seçtiğiniz araca uyum sağlamalıdır. Ancak, ilgi çekici bir başlık seçtiğinizden, doğru bir açıklama yaptığınızdan ve web seminerinin süresinin net olduğundan emin olun. Bu anahtar.

Şimdi, henüz yapmadıysanız, etkinlik açıklamasına adlarını ve iş unvanlarını girebilmeniz için konuşmacıları belirlemeniz önemlidir.

Ardından konu sıralamasına ve programa karar verin. Çoğu zaman, web seminerleri çok uzun veya çok kısadır: ayrıntılı bir diziliş oluşturmak, belirlenmiş zaman aralığına uymanıza yardımcı olacaktır.

5. Etkinliği tanıtın

Şimdi ilk web seminerinizi tanıtmanın tam zamanı!

İlk aşamada belirlediğiniz hedefe dayalı bir promosyon stratejisi oluşturun:

• Önceki müşterileri veya kişileri hedefliyorsanız, bir dizi otomatik e-posta oluşturun. İlkinin bir davetiyesi olacak. Kaydolmamış olanlar için web seminerinden birkaç gün önce bir başkası takip edecek.

MailUp ile otomatik bir iş akışının nasıl kurulacağını öğrenin: Pazarlama Otomasyonu hakkında daha fazlasını keşfedin!

• Öte yandan, hedefiniz harici ise, sosyal medya ağlarının tüm potansiyelinden yararlanın. Potansiyel müşterilerinizi hedefleyerek hedefli reklam kampanyaları oluşturun.

6. İyi hazırlanın ve test edin

Aboneleri toplarken web seminerine hazırlanmaya başlayın.

Sunumunuzu ayarlayın ve etkinlik sırasında göstereceğiniz materyal için destekleyici bir konuşma tanımlayın. Herhangi bir hata veya yanlışlık için içeriği iyice gözden geçirin. Hazırlıksız görünmemek için konuşmanızı birkaç kez yüksek sesle söyleyin.

Küçük bir ipucu: Canlı yayına başlamadan bir gün önce diğer konuşmacılarla kısa bir test yapın.

Canlı yayını nasıl başlatacağınızı, sunumu bir konuşmacıdan diğerine nasıl geçireceğinizi ve sohbeti nasıl yöneteceğinizi ve web semineri sırasında alacağınız birçok soruyu öğrenmek için araca aşina olun!

7. Büyük gün: Herhangi bir son dakika sürprizinden kaçınmak için erken gelin

Canlı yayının yapılacağı gün çok önemlidir. Temel ön kontroller için biraz erken gelin:

• sessiz bir yerde olduğunuzdan emin olun
• bağlantının kararlı olup olmadığını kontrol edin
• PC'nin güç kaynağına bağlı olduğunu kontrol edin
• her şeyin doğru ve çalıştığından emin olmak için sunumunuzda son bir kontrol yapın

Bu tavsiye bariz ve önemsiz görünebilir. Bununla birlikte, canlı akışın heyecanı, onları hafife almanıza ve web seminerinizin başarısından ödün vermenize neden olabilir.

8. Etkinlikten sonra takibi hatırlayın

Daha sonra, katılımcılarla yeniden iletişim kurmaya yönelik takip faaliyetlerine başlamayı unutmayın: web semineri materyalleri gönderin, gelecekteki iyileştirmeler için etkinlik geri bildirimi alın veya izleyicilerinize katılımları ve iletişimleri için teşekkür edin.

Ekstra Adım: Web seminerlerinizi kaydedin ve talep üzerine kullanmak üzere bir arşiv oluşturun

Daha ileri gitmek ve daha da profesyonel olmak ve böylece izleyicilerinize eksiksiz bir hizmet sunmak istiyorsanız, canlı gösterilerinizi kaydedin ve tüm sanal etkinliklerinizin bir deposunu oluşturun.

Bu ek adım, canlı web seminerlerinize katılamayacak olanlar için çok yardımcı olabilir.

İlgilenen herkes için, isteğe bağlı olarak etkinliklerinize erişmelerine ve kamera kapatıldıktan sonra bile sanal toplantılarınızın içeriğini tanıtmalarına olanak tanır.

Web semineri performansınızı ölçün ve iyileştirme için yer belirleyin

Etkinlik sona erdiğinde, temel etkinlik, ilk düzenleme aşamasından itibaren belirlenen hedefi ölçmektir. Web seminerinizin başarısı için gösterge olarak seçtiğiniz metrikleri analiz edin. Bu önemli bir adımdır. Bunu atlamak gelecekteki iyileştirmeyi engeller.

Aşırı yüklenmeye dikkat edin

Etkili bir etkinliğin tüm avantajlarını ve temel adımlarını gördük. Şimdi size son bir tavsiyede bulunalım: Hedefiniz bu iletişim yöntemine gerçekten uyduğunda web seminerini kullanın. Aşırı kullanmayın.

Sağlık acil durumu ve fiziksel etkinliklerin iptali, web seminerlerinin patlamasına neden oldu. Sanal toplantı davetleri sürekli olarak kullanıcıları bombalıyor. Aşırı yük tuzağına düşmeyin. Müşteri ilişkilerinde tekrarlayıcı ve can sıkıcı olmamak için bu kaynağı ölçülü ve akıllıca kullanın.

Şimdi size kalmış!

Deneyimlerimize göre, etkili ve başarılı bir web semineri düzenlerken ve oluştururken bu adımlar atlanamaz.

Şimdi bunları uygulamaya başlamak ve canlı şovlarınıza kişisel bir dokunuş kazandırmak size kalmış!