Proje Yönetimi Gerçekten Ne Anlama Geliyor?

Birçok insanın birlikte çalışmasını içeren her şey gibi projeler de yönetişime ihtiyaç duyar. Sadece bir projeyi oluşturan önemli detayları değil, aynı zamanda başarıya ulaşmak için bir projenin nasıl istendiğini ve yürütüldüğünü de düşünmeniz gerekir.

Proje yönetişiminin nüansını keşfedeceğiz ve onunla ilişkili rollere, üzerinde durduğu sütunlara ve çok daha fazlasına bakacağız. Bunu proje yönetiminde yurttaşlık dersleriniz olarak kabul edin.

Proje Yönetimi Nedir?

Proje yönetişimi terimi, bir projenin nasıl planlandığını, yürütüldüğünü ve yönetildiğini belirleyen faaliyetler ve yönergeler kümesini ifade eder. Proje için doğru rotayı denetlemenize yardımcı olacak bir çerçeve olarak proje yönetimine bakabilirsiniz. Bir çerçeve olarak proje yönetimine sahip olarak, projenin istikrarına katkıda bulunan tutarlılığı sağlarsınız.

Ancak proje yönetişimi, tek bir projenin karar vermesinin ötesine geçer. Bir organizasyonun faaliyetlerini ve kimin neyden sorumlu olduğunu tanımlar. Bu pastanın büyük bir dilimidir ve politikalar, düzenlemeler, işlevler, süreçler, prosedürler ve sorumluluklardan her şeyi içerir.

Proje yönetişiminin büyük bir iş olduğu ve tüm sorumluluklarını yerine getirmek için proje yönetimi yazılımına ihtiyaç duyduğu açıktır. ProjectManager, bir proje portföyünü izlemenize yardımcı olacak yol haritalarına sahip bir iş ve proje yönetimi yazılımıdır. Ayrıca sınırsız depolama, işbirliği ve dosya paylaşımı elde edersiniz. Programları, bütçeleri ve kaynakları gerçek zamanlı olarak izlediğinizde daha anlayışlı kararlar alın. Bugün ücretsiz başlayın.

Proje Yönetiminin Üç Sütunu

Proje yönetişimi, onu tanımlayan üç alanı tanımlayan üç sütun üzerinde durmaktadır. Bunlar yapı, insanlar ve bilgileri içerir. Proje yönetişiminin üç sütununun her birine daha yakından bakmak için bir dakikanızı ayıralım.

Yapı

Bir proje, onu yürüten kuruluş tarafından desteklenmelidir. Bu, kuruluşun üst yönetiminin projeye yatırım yaptığı anlamına gelir. Projeyi, bu vizyonu takip etmesini sağlayacak proje yöneticilerine aktarmak için proje için bir vizyon oluşturmak için gereken zaman ve enerjiyi harcamak zorundadırlar. Bu nedenle, proje yönetişimin yapısı, tüm şirket kadar proje ekibi ile ilgili değildir.

İnsanlar

Etkili proje yönetimi, doğru proje yöneticisini gerektirir. Bu, üst yönetimin projenin faaliyetlerini tam olarak anlaması gerektiği anlamına gelir. Bu, proje yönetiminin proje yöneticisinin proje hedeflerini ve oraya ulaşmak için gereken görevleri anlamasına yardımcı olduğu yerdir. Bunun etkili olması için bu hedeflerin açık, erişilebilir ve sürdürülebilir olması gerekir.

Bilgi

Burada bir ses süreci devreye giriyor. Vizyon ve hedefler önemli olmakla birlikte, bilgiyi paylaşmanın açık ve tutarlı bir yolu olmadan bir proje ölüme mahkûmdur. Proje yönetiminin çalışması için projelerin açık iletişime ve tercihen gerçek zamanlı olarak paylaşma yeteneğine ihtiyacı vardır. Bu, projenin başarılı bir sona doğru yönlendirilmesini sağlamak için düzenli raporlama, toplantılar ve daha fazlası anlamına gelir.

Proje Yönetim Rolleri

Şimdi proje yönetişiminin çalışmasını sağlayan farklı rollere bakalım. Proje yönetiminde pek çok rol vardır, ancak bunlardan üçü çok önemlidir. Bunlara proje sahibi, kilit paydaşlar ve danışma grubu dahildir. Şimdi bunların her birini daha tam olarak tanımlayacağız.

Proje sahibi

Ürün sahibi, organizasyonu temsil eden kişidir. Bu genellikle bir proje yöneticisi değil, genellikle proje yöneticisini denetleyen kişidir.

Kilit Paydaşlar

Proje kurulu, projedeki kilit paydaşlardan oluşur. Yani projeden çıkarı olanlar. Projeyi finanse edenler veya ürün veya hizmetin kendisi için yaratıldığı son kullanıcı olabilirler. Paydaşlar tedarikçi bile olabilir, ancak süreci daha verimli yürütmek için bu kilit paydaşları altıdan fazla olmamak üzere tutmak en iyisidir.

Danışma Grubu

Projeniz, paydaşlarınızı yönetilebilir bir sayıya indirmenin imkansız olduğu bir projeyse, muhtemelen daha büyük bir danışma grubu oluşturacaksınız. Bu bir proje panosu değil, daha çok bir forumdur. Proje sahibi günlük kararlarla ilgilenirken, danışma grubu daha büyük sorunlarla ilgilenir.

Proje Yönetimi Neden Önemlidir?

Proje yönetimi, en basitinden en karmaşığa kadar her proje için önemlidir. Daha karmaşık projeler, proje yönetiminin proje başarısı için neden kritik olduğunu görmeyi kolaylaştırma eğilimindeyken, herhangi bir proje, proje yönetiminin projeyi nasıl tanımladığından, belgelediğinden ve proje uygulamalarını projeyi kontrol etmeye ve başarıya ulaştırmaya yardımcı olmak için nasıl ilettiğinden faydalanacaktır. Proje yönetişiminin önemine daha yakından bakalım.

Yön Ayarı

Projeler neden başarısız olur? Çoğu zaman bunun en basit nedeni vardır: yanlış zamanda yanlış proje olması. Belki organizasyon aşırı gergindir veya teknoloji yeterince olgunlaşmamıştır. Sebep ne olursa olsun, başarısızlık genellikle bunun doğru proje olup olmadığını doğru bir şekilde değerlendirmek için tepedeki bir başarısızlıkla pişirilir.

Warren Bennis , işleri doğru yapmanın bir yöneticinin görevi olduğunu, ancak liderlerin rolünün yapılacak doğru şeyleri seçmek olduğunu belirtti. Bunun için, her potansiyel projenin stratejik uygunluğuna ve öncelikler, risk dengeleme, kaynak mevcudiyeti ve diğer faktörler tarafından yönlendirilen organizasyonun üstlendiği projelerin bir seçimine ilişkin net bir görüş gerekir.

Elbette bu süreci destekleyecek araçlar var. Ancak yönetişimin rolü sadece araçların körü körüne uygulanması değildir. Kuruluşunuzun uzun ve kısa vadeli çıkarlarını göz önünde bulundurun ve bunu yapmak, yönetmek veya uygun şekilde yönetmek için yetersiz kaynaklara sahip olmanıza rağmen değerli bir projeyi daha üstlenme 'açgözlü tuzağından' kaçının.

Karar verme

Karar verme hak ettiği ilgiyi görüyor. İş dergileri ve havalimanı kitapçılarının yönetim bölümleri konuyla ilgili makaleler ve kitaplarla dolu. Tüm proje yöneticileri, neyin iyi bir karar verdiğini ve projenizde ihtiyaç duyduğunuz koşulları nasıl oluşturacağınızı daha iyi anlamak için bunlardan bir örnek okumalıdır.

Karşılaştığımız zorluk, iyi bir kararı basitçe doğru karar olarak tanımlayamamamızdır. Bir karar verdiğimizde, bunun doğru olup olmayacağını bilemeyiz, ancak bunun “iyi” bir karar olup olmadığını ve doğru olma olasılığının daha yüksek olup olmadığını bilmeliyiz. Proje yönetişim yapılarının sağlam karar verme koşullarını içermesi zorunludur. Peki nedir bu şartlar?

• Kanıt

Her karar vericiye verilere bağımsız erişim izni vermeniz gerekir. Aldıkları verilerin mümkün olduğunca ham, işlenmemiş biçimde olması da önemlidir. Herhangi bir veri işleme, hangi verilerin vurgulanacağını seçme ve sunulma biçiminde bir önyargı oluşturma riskini taşır. Her karar verici aynı işlenmiş verileri alırsa, hepsi aynı önyargıya tabidir.

• Yetki

Karar verici veya grup, kararlarını vermek ve kararlarını taahhüt etmek için gereken tam yetkiye sahip olmalıdır. Bu, büyük ölçüde meşruiyet ve statü ile ilgili olmakla birlikte, kısmen de entelektüel otorite ile ilgilidir. Sağlıklı bir karar vermek için deneyim ve uzmanlığa sahipler mi?

• İşlem

Karar verme süreci, hatalı analiz ve yanlılık içerebilir veya bunlara karşı koyabilir. Eğitim, karar vericilerin süreçlerini nasıl yapılandıracaklarını anlamalarına yardımcı olmak için hayati öneme sahiptir. Bu, uygun nesnellik yaratmayı ve zamanında karar verme ihtiyacına karşı veri toplama, analiz ve araştırmayı dengeleme ihtiyacını içerir.

Proje Gözetim

Proje verilerinin yapılandırılması ve analizi, projenizi denetlemenin yönetişim rolü için de hayati önem taşır. Bu, bir projenin yolunda gitmesini sağlamak, organizasyonun ihtiyaçlarını karşılamak ve kurallara, düzenlemelere ve prosedürlere uymakla ilgilidir.

Yönetime dahil olan kişilerin öğrenmesi gereken birçok önemli beceri olsa da, belki de en önemli varlıkları meraktır. Bu onları temel teknikleri uygulamaya yönlendirecektir: sorgulama, dinleme ve yakınlaştırma.

• sorgulama

Güzel sorular sormanın bir sanatı vardır. Bir projenin yönetiminden sorumluysanız, karmaşık gerçekleri ortaya çıkarmak için adli bir yaklaşım benimsemeye hazır olmalısınız. Bu, büyük bir proje kararını vermeden önce kanıtları toplamanız ve test etmeniz gereken aşama kapılarında özellikle önemli olacaktır.

Bu tür bir sorgulama genellikle düşmanca olabilir, bu nedenle birçok ağ geçidi süreci proje dışından insanları içerir. Ancak bu da proje yöneticisini ve ekibini daha da düşmanca bir inceleme altında hissetme riskini taşır. Hepimizin önündeki zorluk, iyi yönetişimi zihniyetimizin bir parçası olarak benimsemek ve sorgulamayı – en adli haliyle bile – yardımcı bir sorgulama olarak görmektir.

• Dinleme

Yüksek kaliteli dinleme eşlik etmedikçe, sorgulamanın pek bir faydası yoktur. Yine de hepimiz, bir noktaya değinmek için sorular sormayı ya da yalnızca cevabını bildiklerine inandıkları soruları sormayı alışkanlık edinmiş insanları tanıyoruz. Bu elbette onları bir tartışmaya hazırlar.

Tüm kanıtları duyarsanız ve her görüşü değerlendirirseniz ancak gerçek bir rotaya yön verebilirsiniz. Bu yüzden, bir soru sorduktan sonra, bir sonrakini düşünmeyi bırakın ve aldığınız cevaba dikkat etmeye başlayın.

• yakınlaştırma

Neredeyse her proje yöneticisi, sponsorlardan, patronlardan, müşterilerden veya yönlendirme gruplarından bu zorlu davranışlardan biri veya her ikisinden muzdarip olmuştur. Bir numaralı davranış, Başbakan'ın yaptığı her şeyin ayrıntılarına girmek için azimli bir kararlılıktır. Kendi projenizi yürütmek için hiçbir özerkliğiniz ve pratik yeteneğiniz yokmuş gibi hissetmenize neden olan müdahaleci bir eğilimleri var. Öte yandan, bu davranış genellikle büyük resmi gözden kaçırır ve bu nedenle yalnızca maddi olmayan ayrıntılara odaklanırken en önemli stratejik konuları ihmal eder.

İki numaralı davranış neredeyse tam tersidir. Detay, bazı insanlar için büyük stratejik resimle alakasız görünüyor. Bu nedenle, ayrıntıyı görmezden gelmeyi seçerler veya ayrıntıyla ilgilenmekten rahatsız olmazlar. İşler iyi giderken bu iyidir, ancak bazen yönetişim katmanının proje yöneticilerinin neyi kaçırdığını görmek için kesin gerçeklere dalması gerekir.

Nihai zoom lensini hayal edin; bir mikroskop gibi ayrıntılara odaklanabilir, ancak proje evrenini tek bir görünümde görmek için uzaklaştırabilir. Proje sponsorlarının ve kurulların ihtiyaç duyduğu şey budur. Herhangi bir zamanda hangisine odaklanmanın doğru olduğunu bilme algısı ile birlikte gerekli ölçeğe uyum sağlama istekliliğidir.

Disiplin

İyi proje yönetimi kolay elde edilmez: disiplin gerektirir. Bir kuruluşun yönetişim yapıları kurması, bunları oluşturan sponsorları ve yönetim kurulu üyelerini eğitmesi ve çalışmalarının kalitesini garanti edecek temel prosedürleri uygulaması gerekir. Yönetişim rollerini iyi bir şekilde yerine getirmek için insanlar strateji belirleme, karar verme ve gözetim konularında eğitime ihtiyaç duyarlar.

Proje yöneticileri bunların bir kısmının gerçekleşmesi için ne yapabilir? İşte dikkate alınması gereken pratik adımların kısa bir kontrol listesi.

• Karar verme süreçlerini ve bilgi gereksinimlerini tartışmak için bir proje panosu eğitim etkinliği ayarlayın.
• Aynı şeyi sponsorunuzla tartışın.
• Gözetim ve karar verme sürecinin sağlam bir şekilde işlemesine yardımcı olmak için şeffaflık, hesap verebilirlik ve hazır bir iyi veri kaynağı oluşturan güçlü kayıt tutmaya öncelik verin.
• Kuruluşunuz tarafından zorunlu kılınıp kılınmadığına bakılmaksızın projeniz için bir aşama kapısı süreci oluşturun.
• Proje planınızda yönetişim süreci için ve ayrıca dahil olanların (siz dahil) kapsamlı bir şekilde hazırlanmaları için zaman ayırın.
• Projelerin başlangıcında önemli kararlar için kriterler belirleyin.
• Her yönetişim kararı için, karar vericilerin bunun kuruluşlarının çıkarlarına en uygun olduğuna inanıp inanmadıklarına karşı test edilecek bir gereklilik oluşturun.
• Karar vericilerinizin kararlarının potansiyel etkilerini değerlendirebilmelerini sağlamak için senaryo analizleri ve ölüm öncesi tatbikatlar yapın.
• Bir dizi karmaşık karar bekliyorsanız, kararları vermek veya karar vericilere tavsiyede bulunmak için uygun nitelikte bir karar grubu oluşturun.
• Hayati süreçlerdeki hata ve eksikliklerin kapsamını azaltmak için kontrol listelerini iyi kullanın.

Projeler olarak adlandırdığımız yenilikçi çabaları sürekli olarak tehdit eden kaos güçlerini engelleyen iki şey vardır: proje yöneticisinin projenin karmaşık ve değişen ortamında kontrol uygulama becerisi ve kuruluşun kendisinin ve proje yöneticisinin yaptığı seçimlere iyi yönetişim dayatma becerisi. .

Proje yöneticilerini eğitmek ve geliştirmek için APM ve PMI gibi profesyonel organizasyonlarımız var. Sponsorlar ve proje kurulu üyeleri için eşdeğer nerede? Az önce, (kılavuzun dördüncü baskısı) PMI Project Management Body of Knowledge dizinine başvurdum. “Fonlama limiti uzlaşması” ile “hükümet düzenlemeleri” arasında hiçbir şey yoktur. Yönetişim, gelecekte değişmesi gereken bir şey olan PMBOK'a girmeyi bile hak etmiyor.

Proje verilerine kurumsal içgörü sağlayan araçlar olmadan yönetişim, başarısızlığa hazırdır. ProjectManager'daki gerçek zamanlı gösterge tablosu raporlarıyla birleştirilen işbirliği özellikleri, bir kuruluş içinde birden fazla rolün proje durumu ve performansı hakkında fikir edinmesini sağlar. Bu 30 günlük deneme sürümüyle ücretsiz deneyin.