Paydaş Nedir? Tanımlar, Türler ve Örnekler

İster yatırımcılar ister müşteriler olsun, paydaşlar her proje için önemlidir. Ama paydaş nedir? Bu sorunun birden fazla cevabı var. Paydaşın ne olduğunu, paydaş örneklerini ve paydaş yönetimine yardımcı olabilecek ücretsiz paydaş şablonlarını tanımlamak için biraz zaman ayıralım.

Paydaş Nedir?

Paydaş, bir projenin veya bir ticari girişimin sonucundan etkilenen bir kişi, grup veya kuruluştur. Paydaşların projenin başarısından çıkarları vardır ve projeye sponsor olan organizasyonun içinde veya dışında olabilirler. Paydaşlar önemlidir çünkü kararları ile proje üzerinde olumlu veya olumsuz etkileri olabilir. Projenin var olması için desteğine ihtiyaç duyulan kritik veya kilit paydaşlar da vardır.

Paydaş, projenin diğer üyeleri gibi bir kişidir ve bazılarının yönetilmesi diğerlerinden daha kolaydır. Kilit paydaşlarınızın kim olduğunu belirlemek ve onların gereksinimlerini karşıladığınızdan emin olmak için paydaş haritalama tekniklerini kullanmayı öğrenmeniz gerekecek.

İlgili: Excel için Ücretsiz Paydaş Haritası Şablonu

Paydaşın projede kazanılmış bir menfaati vardır, bu da onları düzenli olarak güncel tutmak isteyeceğiniz anlamına gelir. ProjectManager, altı proje metriğini izleyen gerçek zamanlı panolara sahip bir iş ve proje yönetimi yazılımıdır. Panolar kurulum gerektirmez ve renkli grafikler ve çizelgelerde ilerlemeyi ve performansı otomatik olarak gösterir. Paydaşlarınızın beklentilerini yönetmek için kolayca paylaşılabilirler. ProjectManager'ı bugün ücretsiz olarak kullanmaya başlayın.

Paydaş ve Hissedar

Paydaşlar ile hissedarlar aynı şey değildir. Paydaş, projeden etkilenen veya projeye yatırım yapan çok çeşitli kişiler olabilir. Örneğin, bir paydaş, sahip veya hatta hissedar olabilir. Ancak paydaşlar aynı zamanda çalışanlar, tahvil sahipleri, müşteriler, tedarikçiler ve satıcılar olabilir.

Hissedar, hissedar olabilir. Ancak hissedar, bir şirkete yatırım yapan kişidir. Bu şirket, hissedarın da bir paydaş olduğu projeler başlatabilir. Basitçe söylemek gerekirse, hissedarlar aynı zamanda hissedarlardır, ancak hissedarlar her zaman hissedar değildir. Bunun nedeni, bir hissedarın hisse senedi satın alarak halka açık bir şirketin bir kısmına sahip olmasıdır. Bir paydaş, şirketin hisse performansıyla değil, şirketin genel performansıyla ilgilenir.

Paydaş Türleri

Paydaşlar, etkisi olan veya projeden etkilenebilecek herhangi biri olabilir. Aşağıda tartışacağımız birçok paydaş olabileceğini zaten gördük. Tüm paydaşlar iki gruba ayrılabilir: iç paydaşlar ve dış paydaşlar. İkisine de bir göz atalım.

1. İç Paydaşlar

İç paydaşlar organizasyonun içindedir. Proje, hizmet ettikleri ve onu yöneten kuruluş tarafından istihdam edildikleri için onları doğrudan etkiler. İç paydaşlar çalışanları, sahipleri, yönetim kurulunu, proje yöneticilerini, yatırımcıları ve daha fazlasını içerebilir.

2. Dış Paydaşlar

Dış paydaşlar kuruluşun dışındadır ve projeden dolaylı olarak etkilenir. Kuruluşun çalışmasından etkilenirler ancak kuruluşun çalışanları değildirler. Bu kişiler tedarikçiler, müşteriler, alacaklılar, müşteriler, aracılar, rakipler, toplum, hükümet ve daha fazlası olabilir.

Paydaş Örnekleri

Bahsettiğimiz gibi, çoğu iç veya dış paydaş kategorisine giren birçok paydaş türü vardır. Daha yaygın paydaş örneklerinden bazılarına göz atalım.

• Yatırımcılar: Bunlar finansal getiri arayan paydaşlardır ve hissedarlar ve borçlular olabilirler. İşe sermaye yatırdılar ve bu yatırımın geri dönüşünü istiyorlar.
• Çalışanlar: Bu paydaşlar, istihdam ve iş güvenliğine güvenirler. Onları desteklediği ve onlara fayda sağladığı için organizasyonda doğrudan bir çıkarları vardır.
• Müşteriler: Bu paydaşlar, projenin sunduğu ürün veya hizmeti isterler ve kaliteli olmasını ve değer içermesini beklerler.
• Tedarikçiler ve Satıcılar: Bu paydaşlar, projeyi yöneten işletmeye mal ve hizmet satarken gelirlerini projeye bağlamaktadır. Proje başarısı onlar için daha fazla iş demektir.
• Topluluklar: Bu paydaşlar, projenin sağlıklarını, güvenliklerini veya ekonomik kalkınmalarını olumsuz etkilemesini istemezler. Kendi topluluklarında barınan veya topluluklarında projeler üzerinde çalışan kuruluşlar, iş yaratma, harcama ve daha fazlasını etkileyebilir.
• Devlet: Bu paydaşlar bir projeden vergi ve gayri safi yurtiçi hasıla alırlar. Hem şirket düzeyinde hem de istihdam ettikleri kişilerden bireysel olarak vergi topladıkları için ana paydaşlardır.

Paydaş, projenin diğer üyeleri gibi bir kişidir ve bazılarının yönetilmesi diğerlerinden daha kolay olacaktır. Çeşitli kişiliklerle başa çıkmayı öğrenmeniz ve yerine getirmek üzere işe alındığınız proje hedeflerini bilmek için verimli bir diyaloga sahip olduğunuzdan emin olmanız gerekecek. Ama önce, paydaş kim?

Proje Paydaşları Nasıl Yönetilir

Doğru paydaş yönetimi adımlarını izlerseniz paydaşları yönetmek kolaydır. Paydaş ilişkilerini yönetirken herhangi bir proje yöneticisinin izlemesi gereken adımlar şunlardır.

1. Paydaş Tanımlama

Projenin başarısı buna bağlı olduğundan projenizdeki paydaşları belirlemek çok önemlidir. Paydaşınız mutlu değilse, proje tam bir başarı değildir. Proje başlatma belgesi oluşturulur oluşturulmaz bu süreci başlatmak isteyeceksiniz.

Paydaşlarınızın kim olduğunu anlamaya başlamak için iyi bir başlangıç ​​noktası, projenin nedenini belgeleyen ve proje yöneticisini atayan proje başlatma belgesini incelemektir. Nesneler, bütçe, zamanlama, varsayımlar, kısıtlamalar, proje sponsorları ve üst yönetim hakkındaki bilgiler arasında paydaşları ayırt edebilirsiniz.

Bu belgelerde paydaşlardan bahsedilebileceğinden sözleşmeleri gözden geçirdiğinizden emin olun. Projeyle önemli bağları olan çevresel faktörler veya başka kuruluşlar var mı? Bunlara bakın, çünkü size paydaşların isimlerini verebilirler. Örneğin, hükümet tarafından dikte edilen çevresel faktörler varsa, o zaman hükümet bir paydaştır. Onlarla iyi şartlarda kalmak için düzenlemelerini ve standartlarını gözden geçirin.

2. Paydaş Analizi

Proje paydaşlarınızı belirledikten sonra sıra paydaş analizi aşamasına gelir. Bu, onlardan bilgi ve gereksinimleri toplayacağınız zamandır. Ayrıca, paydaş iletişim stratejileri hazırlamak ve bunlara öncelik vermek için projenize katılım ve etki düzeylerini tahmin etmeye başlamanız gerekecektir.

İlgili: Excel için Ücretsiz Paydaş Analizi Şablonu

3. Paydaş Önceliklendirmesi

Bir projeyi yöneten herkes için önemli bir soru, projedeki bir paydaşı nasıl yönetmelisiniz? Konuları karmaşık hale getirmek için birçok paydaş olabilir ve onlara yapılacaklar listenizdeki diğer herhangi bir görev gibi davranmalısınız: öncelik vererek.

Bir proje boyunca, bir paydaş proje itirazları açısından daha değerli olabilir ve bazıları diğerlerinden daha fazla ilgi isteyebilir. Proje takviminizi oluştururken, bu kişilerin kim olduğunu ve proje aşamasının hangi noktasında onlara daha fazla katılmanız gerekebileceğini tanımladığınızdan emin olun.

4. Paydaş Katılımı

Şimdi sorumuzun ikinci kısmına geldik. Paydaş yönetiminden bahsettiğimizde, paydaşlarınızın beklentilerini ve projede kararlaştırdıkları hedefleri karşılayarak onlarla olumlu bir ilişki kurmaktan bahsediyoruz. Ancak bu ilişki sadece kabul edilmez. Kazanılması gerekir. Proaktif iletişim ve onların ihtiyaçlarını dinleyerek güven kazanabilir ve paydaşlarla olumlu bir ilişki kurabilirsiniz.

Bunu yapmanın bir yolu, proje paydaşlarıyla, hepsiyle değil ama kesinlikle en önemlileriyle röportaj yapmaktır. Belirli alanlar veya gruplar hakkında arka plan bilgisi almak için uzmanlarla konuşmanız gerekebilir, böylece paydaşlarla bire bir görüşmeler yaptığınızda bilgili ve üretken olursunuz.

Proje yönetimindeki her şey gibi bunun da bir süreci var:

• Belge Paydaş İletişimleri . Bunu bir paydaş iletişim planı oluşturarak resmi olarak yapın. Temsil ettikleri kuruluştaki adlarını ve rollerini not edin. Bu önemli proje ortaklarıyla yaptığınız her görüşmeyi, hem ilgi alanlarını ve isteklerini kaydetmek hem de bilgilerinin doğruluğu için daha sonra gözden geçirebilmek için belgeleyin.
• İşlemi Uygulayın. Ardından, paydaşlarla bir iletişim sürecini sürdürmek ve herkesin ne bekleyeceğini bilmesi için sürecin şeffaf olduğundan emin olmak istersiniz. Bu, proje isteklerini veya geri bildirimi içerir. Bu talepleri nasıl belgeleyeceğiniz ve yanıtlayacağınız, resmi bir inceleme ve onay sürecine tabi olmalıdır. Bu, paydaşların, taleplerin incelemeye tabi olduğunu ve resmi talepler için uymanız gereken bir süreç olduğunu bilmelerini sağlar.
• Sık Durum Raporları Sağlayın. Paydaşlar için düzenli ve zamanında durum raporları sağlamak çok önemlidir, ancak raporları hedef kitleye uygun hale getirdiğinizden emin olun. Yöneticiler genellikle daha fazla genel bakış isterken, ekip üyeleriyle ayrıntılara girebilirsiniz. Paydaşları takip etmeyi ve geri bildirimleri olup olmadığını görmek için sorular sormayı unutmayın.
• Mitleri ortadan kaldırın. Paydaşınız birden fazla proje üzerinde çalışıyor olabilir, bu da projeye sizinle aynı yakınlığa sahip olmayacakları anlamına gelir. Ancak bu, projeniz hakkında başka kaynaklardan başka bilgiler almayacakları anlamına gelmez. Projeyle ilgili fikirlerini değiştirebilecek dedikodulara maruz kalmalarını veya yanlış bilgi almalarını istemezsiniz.

Paydaş Yönetimi Şablonları

Paydaşları ve onların beklentilerini yönetmek, proje yönetiminin önemli bir parçasıdır. Paydaşları güncel tutmanız gerekir, ancak projeyi yönetmeye ilişkin önemli işleri kesintiye uğratmalarını istemezsiniz. ProjectManager yalnızca yazılım değil, projenizin her aşaması için ücretsiz şablonlar da sunar. Paydaş yönetimiyle ilgili birkaç şablon aşağıda verilmiştir.

Paydaş Analizi Şablonu

Paydaşlarınızı yönetmeden önce, onları projeniz bağlamında anlamanız gerekir. Excel için ücretsiz paydaş analizi şablonumuz, paydaş analizi matrisi ile proje paydaşlarını belirlemenize yardımcı olur. Kilit paydaşları grup bazında toplayabilir ve katılım, ilgi ve güç düzeylerini belirleyebilirsiniz.

Paydaş Haritası Şablonu

Excel için ücretsiz paydaş haritası şablonumuz, her bir paydaşın ilgi ve etki düzeyini görmenize yardımcı olur. Cevapları, yakından yönetilmeleri, tatmin edilmeleri, bilgilendirilmeleri veya izlenmeleri gerekip gerekmediğini belirlemenize yardımcı olur. Ayrıca okumayı kolaylaştıran bir renk tuşu da vardır; yeşil destekleyici oldukları anlamına gelir, sarı tarafsız oldukları anlamına gelir ve kırmızı engelleyici oldukları anlamına gelir.

İletişim Planı Şablonu

Son olarak, paydaşlarınızı anladıktan sonra, onları bilgilendirmenin bir yolunu belirlemenin zamanı geldi. Word için ücretsiz iletişim planı şablonumuz, hedeflerinizi, kanallarınızı ve paydaşlarınızın güncellenmesini bekledikleri düzenliliği tanımlamak için ideal bir araçtır. Ücretsiz iletişim planı şablonu, yalnızca paydaşlarla iletişim kurmak için değil, tüm proje iletişim ihtiyaçlarınız için çalışır.

Paydaş Yönetimi için ProjectManager'ı kullanın

Artık bir paydaşın ne olduğunu ve projenizin yaşam döngüsü boyunca onları döngüde tutmanın neden önemli olduğunu bildiğinize göre, yardımcı olacak doğru araçlara sahip olduğunuzdan emin olun. ProjectManager, paydaş beklentilerini yönetmenize ve bunları gerçek zamanlı verilerle güncellemenize yardımcı olan bir iş ve proje yönetimi yazılımıdır.

Paydaş Sunumları için Detaylı Raporlar

Gerçek zamanlı panomuzun projenin büyük bir resmini nasıl sunduğunu gösterdik, ancak paydaşlar genellikle verilerin daha derinlerine inmek isterler. Tek tıklamayla, proje durumu, süresi veya maliyeti gibi paydaşların görmek istediği raporları oluşturabilirsiniz. Paydaşların soruları varsa, her raporun seçili verileri gösterecek şekilde filtrelenebileceğini bilin. Raporlar kolayca paylaşılabilir, böylece paydaşlar her zaman bilgi sahibi olur.

Paylaşılan Planlarla Şeffaflık Yaratın

Proje planı, projenin yönünü gösteren yol haritasıdır. Bu kritik bir belgedir ve proje boyunca değişen bir belgedir. Paydaşlar, projenin ilerlemesini bağlam içinde tutmak için proje planına ihtiyaç duyarlar, bu nedenle proje yöneticileri, paylaşılması kolay bir proje planı ister. Proje planlarını içe ve dışa aktarabilir ve bunları herkesle paylaşabilirsiniz. Proje planı değiştikçe, paydaşlarınıza güncellenmiş bir plan gönderin ve onları döngüde tutun.

Aracımız, paydaşların durum raporlarından haberdar olmasını sağlamak için e-posta bildirimleri gibi yoğun işlerinizi otomatikleştirebilir. Paydaşlara haberdar olmak istedikleri şeffaflığı sağlayarak proje yöneticisine ve proje ekibine projeyi zamanında, bütçe dahilinde ve paydaşların kalite beklentilerine göre tamamlamaları için ihtiyaç duydukları alanı sağlarız.

Paydaşlara rapor verirken, sürecin hem akıcı hem de doğru olduğundan emin olmak istersiniz. ProjectManager, raporların tek bir tıklama kadar kolay paylaşılmasını sağlar. Bulut tabanlı proje yönetimi yazılımımız gerçek zamanlı olarak güncellenir, böylece kendiniz ve paydaşlarınız için her zaman en doğru, güncel proje verilerine sahip olursunuz. Bu 30 günlük ücretsiz deneme sürümüyle ödüllü yazılımımızı bugün deneyin.