Sorun Günlüğü Nedir? Şablonlar ve İpuçları

Bir sorun günlüğü tanımlamadan önce, proje sorunlarını tanımlayalım. Sorun, projenizin zaman çizelgesini ve/veya performansını doğrudan etkileyen herhangi bir engel veya istenmeyen etkidir. Projenizde meydana gelebilecek olası bir sorun veya gelecekteki bir sorun olarak tanımlanabilecek bir riskten farklıdır. Sorun, projenizde zaten ortaya çıkmış bir şeydir ve bu sorunu hemen tespit edip izlemeniz gerekir.

Sorun Günlüğü Nedir?

Sorun günlüğü, yöneticilerin bir projede ortaya çıkan sorunları izlemelerine ve bunlara verilecek yanıtlara öncelik vermelerine yardımcı olan basit bir liste veya elektronik tablodur. Ücretsiz olarak indirebileceğiniz bir Excel Sayı Günlüğü şablonu oluşturduk. Bu, bir projeyi her zaman kesintiye uğratan sorunları yönetmenin ve projeyi yoldan çıkaran ve başarısızlığa neden olan bir soruna dönüşmeden önce çözmenin kolay bir yoludur.

Sorun günlüğü şablonu harikadır, ancak projenizin geri kalanıyla entegre değildir. ProjectManager, ekiplerin sorunları günlüğe kaydetmek için tercih ettikleri araçları kullanmasına izin veren birden çok proje görünümüne sahiptir. Örneğin, ekipler bir görev listesinin sorun günlüğünü görebilir ve bu listede çalışabilir. Yöneticiler, öncelikler ekleyebilir ve hatta iş akışını özelleştirebilir ve durumu tamamlandı olarak değiştirmeye yalnızca kendilerinin yetkili olduğundan emin olmak için otomatik görev onayları ayarlayabilir. ProjectManager'ı bugün ücretsiz kullanmaya başlayın!

Sorun Günlüğünün Bileşenleri Nelerdir?

Sorun günlüğü, en temelde, sorunların devam eden veya kapalı olarak toplandığı bir listedir. Bu şekilde, sorunu tanımlandığı andan çözene kadar takip edebilirsiniz.

Ancak bir sorun günlüğü daha dinamik olabilir . Sorunları tür ve önem derecesine göre sıralayabilir ve düzenleyebilirler; bu, sorun yönetiminin önemli bir parçası olan sorunları önceliklendirmenize ve yönetmenize yardımcı olabilir. Bu nedenle aşağıdaki gibi sütun başlıklarına sahip olmak istiyorsunuz.

• Sorun Numarası : Sorunu izlemek istiyorsanız, diğerlerinden ayırt etmenin kolay bir yolunu bulmalısınız, çünkü her zaman birden fazla olacaktır.
• Durum : Sorunun açık mı, devam ediyor mu, engellendi mi yoksa bitti mi olduğuna dikkat etmek önemlidir. Çözümü takip edeceğiniz yer burasıdır.
• Sorun Açıklama : Sorunun ne olduğunu ayrıntılı olarak yazın. Açık görünebilir, ancak aynı sorunun günlüğünüzde tekrar tekrar izlenmesini istemezsiniz ve sorunu çözecek kişinin ne olduğunu açıkça anlamasını istersiniz, böylece insanları kovalamak zorunda kalmazlar. ve yanıtı geciktirin.
• Kategori : Sorunları departmana veya satıcıya göre kategorize etmek veya sorunun türünü tanımlamak isteyebilirsiniz. Bunlar projeye veya ekibe göre değişiklik gösterebilir.
• Öncelik : Her konuyu ele almak için zamanınız veya kaynağınız olmayabilir, bu nedenle bunlara öncelik vermeniz çok önemlidir. Düşük, orta veya yüksek öncelikli mi? Artık günlüğü filtreleyebilir ve proje için en önemli olan konular üzerinde çalışabilirsiniz.
• Atanan : Bu da çok önemlidir. Sorunun bir sahibi yoksa, muhtemelen hiçbir zaman çözülmeyecektir. Bu sorunu çözmek için atanan ekip üyesini not ettiğiniz yer burasıdır.
• Yetiştiren : Bu, proje boyunca sorunu yönlendirecek ve çözmek için çalışacak olan sahibine atanan kişiden farklıdır. Bu kişi onu ilk tanımlayan kişidir ve daha sonra çözümüne yönelik soruları yanıtlama açısından bir kaynak oluşturabilecekleri için burada not edilmelidir.
• Açılma Tarihi : Bir zaman dilimine sahip olmak istiyorsunuz ve bunu yapmak için sorunun tanımlandığı gün olan bir başlangıcınız olmalıdır.
• Kapanış Tarihi : Artık, daha sonraki bir projede benzer bir sorunla uğraşırken geçmiş verilere ne zaman ve geriye dönüp bakmanıza yardımcı olabilecek, baştan sona sağlam bir zaman çizelgeniz var.
• Yorumlar : Sorunun nasıl çözüldüğü, başka bir göreve bağlı olup olmadığı ve yinelenme olasılığı gibi önemli bilgileri not almak için her zaman yer istersiniz.

Sorun Günlüğü En İyi Uygulamaları

Bir sorun günlüğü kullanırken, bundan en iyi şekilde yararlanmak için anlamanız gereken birkaç şey vardır. Birincisi, bir sorun günlüğünün tüm bileşenlerine dokunduğunuzdan emin olmak istemenizdir. Zaman kaybı gibi görünebilir - sadece sorunu çözmek istiyorsunuz - ancak ne tür bir sorunun ana hatlarını çizmek, açıklamak vb., sorunu yakalamanın ve çözmenin anahtarıdır.

Kilometre taşları olan bir plana sahip olmak da önemlidir. Sorunun sahibi olan ekip üyesiyle görüşün ve birlikte sorunu hızla ortadan kaldırmanın bir yolunu bulun. Plana kilometre taşları ekleyerek, ilerlemelerini izlemenin basit ve etkili bir yoluna sahip olursunuz. Bu kilometre taşlarını karşılamıyorlarsa, planı gözden geçirmeniz veya yolunda gitmesi için kaynaklar eklemeniz gerekebilir.

Sorun günlüğü şablonları, bir sorun planını bir araya getirmenize ve hatta ilerlemeyi izlemenize yardımcı olsa da, bunlar manuel olarak güncellenmesi gereken statik belgelerdir. Tüm bunlar, daha önemli proje görevlerinden zaman alır; bu nedenle, ekiplerinizi birbirine bağlayabilen ve sizi gerçek zamanlı olarak güncel tutabilen bulut tabanlı bir proje yönetimi yazılımına sahip olmak, en iyi uygulamaların en iyisidir.

Ücretsiz Sayı Günlüğü Şablonu (ve Daha Fazlası)

Proje yönetimi yazılımı kullanmıyorsanız, ücretsiz şablonlarımızla ilgili sorunları günlüğe kaydetmeye devam edebilirsiniz. Projenizin her yönünü yönetmenize yardımcı olan Excel ve Word için birçok proje yönetimi şablonumuz var. Sorun günlüğü oluşturmanıza, ilerlemeyi izlemenize ve bunları güncel tutmak için paydaşlara rapor vermenize yardımcı olabilecek bazılarını burada bulabilirsiniz.

Sorun Günlüğü Şablonu

Ücretsiz sorun günlüğü şablonumuz, ekip üyeleri proje üzerinde çalışırken sorunları buldukça sorunları günlüğe kaydetmenize yardımcı olur. Ancak, yalnızca bir sorunlar listesinden daha fazlası olarak, ekibiniz sorunu çözmek için çalışırken ilerlemeyi izlemek için Excel için bu ücretsiz sorun izleme şablonunu kullanabilirsiniz. Açılma ve kapanma tarihi, öncelik, etki ve daha fazlasını ekleyin.

Proje Panosu Şablonu

Excel için ücretsiz proje panosu şablonumuz, bu sorunların çözülmesi için ekibinizin yaptığı işi izleme ve takip etme yeteneğinizi geliştirir. Proje yönetimi yazılımında olduğu gibi gerçek zamanlı olarak izleyemeseniz de, görevlerinizi, iş yükünüzü, görev uzunluklarını ve maliyetleri renkli grafiklerde takip etmek için metrikler ayarlayabilirsiniz.

Proje Durum Raporu Şablonu

Başka bir ücretsiz şablon, siz onları projedeki sorunlar hakkında güncellerken paydaş sunumları için idealdir. Excel için ücretsiz proje durum raporu şablonumuz, nerede olduğunuzu ve nereye gittiğinizi bildirmek için harika bir projenin anlık görüntüsüdür. Karşılaştığınız kilometre taşlarını koyabileceğiniz, önemli riskleri ve sorunları listeleyebileceğiniz yerleriniz var.

Sorun Yönetimi için ProjectManager'ı Kullanma

Artık bir sorun günlüğü oluşturmanın temel çerçevesini bildiğinize göre, bir projeyi yönetirken sorun günlüğünü nasıl kullanırsınız? Sorun günlüğü, proje yönetimi araç kutunuzda bulunması gereken harika bir araçtır. Hem ekibinizi hem de paydaşlarınızı yönetmenize yardımcı olabilir.

Bunun nedeni, bir sorun günlüğünün yalnızca sorunun çözümünden daha fazlasını sağlaması, ancak güven oluşturması ve projeyi hızlı ve doğru bir şekilde ele aldığınız konusunda paydaşlarınızı tatmin etmesidir. Paydaşlar ve ekibiniz dinlendiklerini hissedecek ve bu sorunlar projeyi etkilemeyecektir.

Sorun günlüğünü zaten oluşturdunuz, bu harika. En iyi ihtimalle ortak bir belge olmalı veya daha da iyisi, çevrimiçi bir proje yönetim aracı olan ProjectManager ile entegre olmalıdır. Çevrimiçi olarak paylaşabilirseniz, herkesin erişebilmesi için. Süreci kolaylaştırdınız ve hiçbir sorunun kaybolmamasını sağladınız.

Sorun Günlükleri Olarak Kanban Panoları

Bir sonraki adım, bir sorun tespit edildikten sonra oturum açmaktır. Bunu, sorunu ilk not eden kişinin onu günlüğe kaydetme sorumluluğu olduğu çevrimiçi ortamda yapabilirsiniz. ProjectManager, sorunu izleyebilen kanban panolarına sahiptir.

İlk tanımlandığında, sorunu toplayan bir sütun olabilir. Daha sonra sorun olan o kart, sorumlu olan bir nokta kişiye atanabilir. Artık ekip onlara gitmesi gerektiğini biliyor ve sorunları ortaya çıktıkça kaydetmenin kendi sorumluluklarında olduğunu biliyorlar.

Yukarıda ana hatlarıyla belirttiğimiz sorun günlüğünün protokolünü izleyin. Bu sorunu kendi başına üstlenecek birini atadıktan sonra, bir çözüm üzerinde çalışmaktan ve sorunu çözme süreci boyunca bu eylemin ilerlemesini izlemekten sorumludurlar.

Bu nedenle ProjectManager bir sorun günlüğünden çok daha fazlasıdır. Belgeleri doğrudan bu göreve toplayabilen bir sahip, işbirliği için yorum ve @ ekip üyeleri atamakla kalmaz, sorun günlüğünü izlemek için şeffaflık sunar. Bu sorunların çözümü için nihai sorumluluk, ona sahip olmak için atananların omuzlarında değil, kendi başınıza.

İzleme Sorunları

İzleme sürecinin bir parçası, sorunun etkisini ve sorunu çözmek için yapılan eylemleri değerlendirmektir. Belki de tüm kaynaklarınızı bu konuya ayırmanız gerekiyor, ancak belki de bu düzeydeki dikkat ve çaba ters tepebilir. Bu nedenle, hangi sorunların tırmanması gerektiğini ve hangilerinin gerekmediğini bilmelisiniz.

Bu satırlar boyunca, eylemlerinizin eldeki sorun için doğru olduğundan emin olmak istersiniz. Belki bu konu bekleyebilir. Belki de hemen ilgiye ihtiyacı vardır. Bu, elbette değişebilir, bu nedenle izleme ve sürekli değerlendirme önemlidir. ProjectManager panosunun görevlerinizi tek bir basit görünümde izlemenize nasıl izin verdiğini görebilir, böylece sorunlarınızın ele alındığından emin olabilirsiniz.

Bir ekip üyesi sorunu sahiplenebilse de, sorunu çözmek ve umarız sorunu çözmek için bir eylem planı geliştirildiğinde, uygulamadan önce nihai onayı vermek artık size kalmış. O zaman planın gerçekten etkili olduğundan ve sorunu çözdüğünden emin olmalısınız. Değilse, çizim tahtasına geri döner. Son olarak, en iyi kısım, sorunun çözüldüğü zamandır. Artık sorunu sorun günlüğünüzden çıkarabilirsiniz. İyi hissettiriyor, değil mi?

ProjectManager, projenizdeki sorunları daha iyi yönetmenize yardımcı olabilecek bulut tabanlı bir proje yönetimi yazılımıdır. Çevrimiçisiniz ve ekibinize bağlısınız, gerçek zamanlı veriler alıyorsunuz, bu da sizi sorun hakkında daha fazla bilgilendiriyor ve sorunu çözmek için daha donanımlı olmanızı sağlıyor. Kendiniz deneyin ve bu 30 günlük ücretsiz deneme ile sizin ve ekipleriniz için neler yapabileceğini görün.