Proje Yönetiminde Değişiklik Kontrolü Nedir?

Bir projede tüm değişiklikler eşit değildir. Hava gecikmeleri, hastalık gibi bazı değişiklikler başınıza gelir - ancak diğerleri talep edilir. Değişiklik ne olursa olsun, yönetilmeli ve analiz edilmeli, ardından kabul edilmeli veya reddedilmelidir. Değişiklik kabul edilirse, buna yanıt verilmesi gerekir; bu, yolda ve bütçe dahilinde kalmanızı sağlamak için yepyeni bir dizi değişiklik kontrol prosedürü açar.

Değişiklik kontrolü, tüm bu değişkenleri yönetmek için kullanılan süreçtir. Bir değişiklik olursa (ki bu her zaman olur), bu süreci kontrol etmek için bir mekanizmanızın olması çok önemlidir. Ancak proje yönetiminde değişiklik kontrolü nedir ve bunu uygulamak için gerekli adımlar nelerdir?

Değişiklik Kontrolü Nedir?

Değişiklik kontrolü, projenizin temel çizgisini etkileyen herhangi bir değişiklik talebini yönetmek için kullanılan bir metodolojidir. Bu, proje döngüsünün her adımında tanımlandığı noktadan bu değişikliği yakalamanın bir yoludur. Bu, talebi değerlendirmeyi ve ardından onaylamayı, reddetmeyi veya ertelemeyi içerir.

Bu sürecin amacı, projede değiştirilmesi gerekmeyen şeyleri değiştirmediğinizden emin olmaktır. Yapmak isteyeceğiniz son şey, projeyi sebepsiz yere kesintiye uğratmak, değerli zaman ve kaynakları boşa harcamaktır. Onaylanan değişiklikler daha sonra belgelenir. Değişiklik kontrol süreci, daha büyük değişiklik yönetimi planının bir parçasıdır.

Değişiklik Kontrolünün Temel Unsurları

Proje yönetimi için bir değişiklik kontrol çerçevesi oluşturan bazı kilit unsurlar vardır. İşte onların kısa bir açıklaması.

• Değişiklik Kontrol Kurulu: Değişiklik kontrol kurulu, proje ekibinden, değişiklik taleplerini onaylamak veya reddetmek için düzenli olarak toplanan bir grup temsilcidir. Bir değişiklik talebini onaylarlarsa, değişiklik emrine dönüşebilir.
• Değişiklik Talepleri: Değişiklik talebi, bir projede değişiklik için resmi bir dilekçedir. Yapılması gereken değişikliklerin neler olduğunu ve neden uygulanması gerektiğini açıklayan bir belgedir.

  Değişiklik talepleri, iç veya dış proje paydaşları tarafından sunulabilir. Ücretsiz değişiklik talebi şablonumuz bu süreci kolaylaştırmanıza yardımcı olabilir.

• Değişiklik Talimatları: Değişiklik kontrol kurulu bir değişiklik talebini onayladıktan sonra, kurul ve müşteriler veya paydaşlar tarafından bir değişiklik talimatı imzalanır.

  Bu, her iki tarafın da orijinal sözleşmede ilk kez hazırlanan koşulları değiştirme anlaşmasıdır. Ücretsiz değişiklik emri şablonumuz, değişiklik emirlerinizi oluşturmak için harika bir araçtır.

• Değişiklik Günlüğü: Değişiklik günlüğü, bir proje planında veya herhangi bir sözleşmede yapılan tüm değişiklikleri belgelemek için kullanılan bir değişiklik yönetimi aracıdır. Herhangi bir proje yöneticisi için olmazsa olmaz bir araçtır.

Değişiklik İsteğinin Rolü

Değişiklik talebi, genellikle değişiklik denetimi sürecini başlatan tetikleyicidir. Değişiklik talebi, yeni özellikler isteyen paydaşlardan, yürütme aşamasında hatalı olduğu kanıtlanan bir şeyi onarma ihtiyacından, yükseltmelerden veya herhangi bir sayıda başka nedenden kaynaklanabilir. Değişiklik ne olursa olsun veya nereden gelirse gelsin, değişiklik kontrolü değerini ve bunun nasıl uygulanabilir bir şekilde uygulanacağını belirler.

Değişim yönetimi prosedürleri sektörler arasında farklılık gösterebilir. Örneğin, değişiklik sipariş formları inşaat şirketleri tarafından bir inşaat projesinin kapsamında değişiklik yapmak için kullanılır.

Değişiklik kontrolü birçok biçimde gelir, ancak değişiklik kontrolü süreci en çok proje yönetimi yazılımı ile yürütüldüğünde etkilidir. ProjectManager, projenizdeki değişikliği bir görev listesinde, kanban panosunda, Gantt şemasında veya elektronik tabloda keşfettiğinizde yakalamanıza olanak tanır. Ardından bu değişikliği gerçek zamanlı panolar ve anlık raporlarla yönetin. Ücretsiz başlayın.

İyi Yürütülen Değişiklik Kontrolünün Faydaları Nelerdir?

Projenizde büyük veya küçük bir değişiklik hakkında karar verilmesini gerektiren bir noktanın (veya birçok noktanın) geleceğini biliyorsanız, o zaman bir proje yöneticisi olarak şunu söylemek güvenlidir: bu durum değişikliği sağlamak için çabaya değer. Ardından, projenizin zamanlamasını ve maliyetlerini olumsuz etkilemediğinden emin olmak için değişikliği yönetmenin bir yolunu bulmak isteyeceksiniz.

Değişikliği etkili bir şekilde yönetmek, projenizi zamanında ve bütçe dahilinde gerçekleştirmek için çok önemlidir. Ancak değişiklik kontrolünden gelen beklenmedik faydalar da vardır. Birincisi, ekip çalışmasını geliştirir. Değişim, ekibinizin değişiklik talebine nasıl yanıt vereceğini bulmak için birlikte çalışması için bir fırsattır. Değişiklik kontrolüne dahil olan ekip çalışması, tüm projenin üretkenliği için bir nimet olabilir.

Değişim kontrolü yalnızca ekibinizin birlikte daha iyi çalışma yeteneğini güçlendirmekle kalmaz, aynı zamanda olumlu etkiler genel verimliliğe sızar. Elbette ekip çalışmasıyla el ele çalışır. Ancak ekibinizi değişiklik kontrolüne ne kadar çok dahil ederseniz, sorunları hızlı bir şekilde çözme konusunda o kadar ustalaşırlar. Bu, doğal olarak değişime yardımcı olur, ancak aynı zamanda ekibinizi tüm görevlerinde daha etkili hale getirir.

İyi değişiklik kontrolüyle ilgili olumlu gelişmelerden tek yararlanan ekip değil; yöneticilere de yardım edilir. Değişiklik kontrolü, projenin planlama aşamasında proje yöneticisini bilgilendirir. Değişimi ve buna nasıl daha iyi yanıt vereceklerini düşünmeye başlayacaklar ve gelecekteki projeler için planlamalarında daha fazla koruma önlemi almak için değişiklik kontrolüyle ilgili deneyimlerinden öğrenecekler.

Değişiklik Kontrol Sürecinde 5 Adım

Değişiklik kontrolünün beş aşamasını ve bunların ne anlama geldiğini bilerek, projenizin ve kuruluşunuzun avantajlardan yararlanmasını ve kötü bir değişiklik kontrol sürecinin tuzaklarından kaçınmasını sağlayabilirsiniz. Bu süreçten geçerken, değişiklik kontrolünüzü yönetmenize yardımcı olacak şu iki önemli belgeyi (şablonlar sağlıyoruz!) aklınızda bulundurun: değişiklik günlüğünüz ve değişiklik talep formlarınız.

1. Değişiklik Önerin

Yapılacak ilk şey, değişikliği belirlemektir. Bu, proje ekibindeki herhangi birinden, bir paydaştan ve hatta bir müşteriden gelebilir. Bu önerilerin akması için açık bir kanal olmalıdır. Değişiklik önerisi, değişikliği ve bunun proje veya kuruluşa nasıl fayda sağlayacağını açıklayacaktır. Değişikliğin başka nedenleri varsa, bunları değişiklik talep formunda belirtin. Bu daha sonra değişiklik günlüğüne eklenecektir.

2. Etki Özeti

Değişiklik önerildikten sonra, bunu projenin daha geniş bağlamında değerlendirmek artık proje yöneticisine kalmıştır. Bu değişiklik bir dizi değişkeni nasıl etkileyecek? Düşünülmesi gereken şeylerden bazıları, maliyetler ve tasarruf edilip edilmeyeceği veya daha büyük bir para harcaması gerekip gerekmediğidir. Bu maliyet sorunlarının faydaları nelerdir? Herhangi bir yasal veya düzenleyici kısıtlama var mı? Değişiklik programınızı nasıl etkileyecek? Daha fazla kaynak kullanmanız gerekecek mi? Peki ya diğer projeler ve genel iş? Değişiklik projeye yeni riskler veya sorunlar getirecek mi? Proje yöneticisi gerekli özeni gösterdiğinde, değişikliğin onaylanmasını veya reddedilmesini önerir.

3. Karar Vermek

Proje yöneticisi tavsiyede bulunur ancak değişiklikle ilgili nihai kararı verme yetkisi her zaman değildir. Bu kişi veya kişiler kim olursa olsun, proje yöneticisi bulgularını onlara sunacaktır. Daha sonra karar vermeye yetkili kişi veya kişiler değişikliği ya kabul edecek; değişikliği kabul edin, ancak notlar ve koşullarla; değişikliği reddetmek; veya erteleme, bu, değişikliğin şu anda ileriye taşınmayacağı, ancak daha sonraki bir tarihte görüşüleceği anlamına gelir.

4. Değişikliği Yapın

Değişiklik onaylanmazsa, projeyi yönetmek için durum böyledir. Ancak kabul edilen bir değişiklik planlama aşamasına geçer. Tümü proje paydaşlarının onayı ile karşılanması gereken, başlangıç ​​ve bitiş tarihlerini içeren bir program da dahil olmak üzere bir eylem planı geliştireceksiniz. Değişikliğin sonuna kadar takip edilemeyecek kadar sorunlu olması ve projenin orijinal amacına geri dönmesi durumunda plan bir regresyon testi içermelidir. Değişiklik planı tamamlandıktan sonra, genellikle herhangi bir aksilik ve başarının gözden geçirilmesi için bir otopsi yapılır.

5. Kapanış

Herhangi bir projede olduğu gibi, değişiklik kontrol planınızın son aşaması onu kapatmaktır. Bu, değişikliği talep eden kişinin nihai teslimatı denetlemesini ve onunla aynı fikirde olduğundan emin olmasını içerir. Değişikliği imzaladıktan sonra, değişiklik günlüğü gibi bekleyen evrak işleri tamamlanmalı ve ileride kullanılmak üzere dosyalanmalıdır.

Kontrol Süreci Örneği Değiştir

Bir projedeki varsayımsal bir değişikliğe bakalım ve değişiklik kontrol sürecinin parçası olan beş adımdan geçelim. Bir evi boyamak kadar basit bir şey alın. Müşteri, üzerinde anlaşılan beyazdan açık yeşile bir renk değişikliği önerir.

1. Değişiklik, değişikliği yakalamak için bir değişiklik önerisi oluşturan inşaat proje yöneticisi ile bir toplantı sırasında yapılır.
2. İnşaat ekibi daha sonra renk değişikliğinin proje üzerinde ne gibi bir etkisi olacağını araştırır. Beyaz boyayı zaten satın aldılar mı, yeşil boya daha mı pahalı, vs?
3. Etkisini araştırdıktan sonra proje yöneticisi bir karar verecektir. Devam etmek bütçeyi etkileyecekse, müşteriye danışılacaktır.
4. Herkes anlaştıktan sonra değişim yapılır. Yeni boya satın alınır ve konstrüksiyona uygulanır.
5. Müşteri, boyama işini ve herhangi bir maliyet değişikliğini onaylar ve bu değişiklik kontrol sürecini sona erdirir.

Ücretsiz Değişiklik Kontrol Şablonları

Değişim kontrolü çok çalışma gerektirir. Şablonlar, tüm temelleri kapsadığınızdan emin olmak için değişiklik kontrol sürecini kodlayabilir. ProjectManager, işinizi yönetmenin her yönüne değinen proje yönetimi şablonları için önde gelen çevrimiçi kaynaktır. Hepsinden iyisi, indirmelerin tümü ücretsizdir. İşte denemek için birkaç değişiklik kontrolü ile ilgili ücretsiz şablon.

Sipariş Formu Şablonunu Değiştir

Excel için ücretsiz değişiklik siparişi formu şablonu, yalnızca projenizdeki değişikliği tanımlamanıza yardımcı olmakla kalmaz, aynı zamanda onu bağlama oturtmak için ayrıntılı bilgi sağlar. Örneğin, değişikliğin esere sağlayacağı fırsatı not edebilir, değişikliğin nedenini, ne kadar süreceğini açıklayabilir, talep eden ve yetkilendiren kişiden imza alabilirsiniz.

Günlük Şablonunu Değiştir

Değişikliği belirledikten ve devam etmek için onay aldıktan sonra, programa bağlı kaldığınızdan emin olmak için bu değişikliği izleyebilecek bir şablona ihtiyacınız var. Excel için ücretsiz değişiklik günlüğü şablonumuz, değişikliği izlemek için ihtiyacınız olan tüm ayrıntılara sahiptir. Talebin türünden tanımlanan tarihe, önceliğinden durumuna kadar her şey değişiklik kontrol süreciniz için burada.

Proje Panosu Şablonu

Yöneticiler ve paydaşlar, projede yaptığınız değişiklikle ilgilenirler. Planlandığı gibi ilerlediğinden ve projeyi olumsuz etkilemediğinden emin olmak istiyorlar. Excel için ücretsiz proje panosu şablonumuzla herkesi güncel tutabilirsiniz. Ücretsiz şablon, verileri manuel olarak beslediğinizde iş yükünü, maliyetleri ve görev ölçümlerini gösteren grafikler oluşturur.

ProjectManager Değişiklik Kontrolünüze Nasıl Yardımcı Olabilir?

Şablonlar, değişiklik kontrol sürecinizi başlatmanın harika bir yoludur, ancak yazılım çok daha fazlasını sunar. ProjectManager, bir proje içindeki riskleri, sorunları ve değişiklikleri organize eden ödüllü bir proje ve iş yönetimi yazılımıdır. Değişiklik kontrolü, gerçekten yönettiğiniz daha büyük projenin bir alt projesidir. Bir değişiklikten nelerin fayda sağlayabileceğini yakalamak, bu değişikliği planlamak ve ardından bunu izleyip raporlamak için özelliklere sahip bir yazılıma ihtiyacınız var. Tüm bunları ve daha fazlasını aracımızdan ayrılmanıza gerek kalmadan yapabiliriz.

Değişikliklerinizin İlerlemesini Takip Edin

Değişim birçok nedenden dolayı meydana gelir, ancak bunların çoğu dış güçler tarafından başlatılır. Projenize göz kulak olmak, sorunları tespit etmenin ve sorun haline gelmeden onlara yanıt vermenin bir yoludur. Gerçek zamanlı gösterge tablomuz çeşitli proje ölçümlerini izler, verileri otomatik olarak hesaplar ve sonuçları renkli grafikler ve çizelgeler halinde görüntüler. Kontrol panelinin doğru kullanımı, projenizle ilgili herhangi bir sorun hakkında size erken işaretler verebilir.

Belgeleri Değiştirme ve Ekleme Konusunda İşbirliği Yapın

Değişikliği belirledikten sonra, bir sonraki adım, bu değişikliğin peşinden gitmeye değer olup olmadığını belirlemek için işi yapmaktır. Proje yöneticisi veri toplayıp bir tavsiyede bulunsa da süreç, işbirlikçi platformumuz tarafından kolaylaştırılabilir. Ekipteki herkesin değişiklikle ilgili yorum yapmak ve hatta belge ve resim eklemek için bir alanı vardır. Proje yöneticisinin bir tavsiyesi olduğunda, bunu paydaşlara yedekleyebilirler.

Değişiklik Yönetim Planları Yapın

Değişikliğiniz onaylanırsa, planlama gelir. Tüm görevlerinizi toplayan ve her birinin süresini belirledikten sonra bunları bir zaman çizelgesine yerleştiren etkileşimli bir Gantt grafiğimiz var. Daha sonra bağımlı görevleri bağlayabilir, projeyi aşamalara ayırmak için kilometre taşları ayarlayabilir ve hatta Gantt'tan atayabilirsiniz. Takımlar görevleri üzerinde işbirliği yapabilir ve ilerleme, süre çubuğundaki gölgeleme ile gösterilir.

ProjectManager, genel projenizi kontrol etmenin her adımında size yardımcı olan özelliklerle proje değişikliklerini yöneten bulut tabanlı bir yazılımdır. Neyin değişmesi gerektiğini belirleyin, değişikliği planlayın ve daha sonra, daha büyük projeyi yönetmek için zaten gemide olduğunuz aynı araçla ilerlemesini izleyin. Bu ücretsiz 30 günlük deneme sürümünü alarak proje değişikliklerinin tam kontrolünü elinize alın.