Sözleşme Yönetimi Nedir? Temel Uygulamalar ve Süreçler

Daha önce büyük ölçekli bir projede, özellikle bir inşaat projesinde çalıştıysanız, sözleşme yönetimi kavramına aşinasınızdır. İşveren, işi yapması için bir müteahhit tutar. İki taraf, işin ne olacağı, ne kadar süreceği ve ne kadara mal olacağı konusunda anlaşmaya varır. Bu ayrıntılar resmi bir belgede ana hatlarıyla belirtilmiş ve somutlaştırılmıştır; bir sözleşme.

Ancak bu belgeleri oluşturmaya tam olarak ne giriyor? Bir sözleşme hazırlamak, iki tarafın oturup sohbet etmesi kadar basit değildir. Sözleşme yönetimi, işin diğer herhangi bir yönü kadar dikkat ve özen gerektirir.

Sözleşme Yönetimi nedir?

Sözleşme yönetimi, işveren ve yüklenici arasında bir sözleşme oluşturma sürecidir. Sözleşme üzerinde anlaşmaya varıldığında ve herkes noktalı çizgiyi imzaladığında süreç sona erer. Bu belgeler, bir şeylerin ters gitmesi veya değiştirilmesi gerektiğinde anlaşmanın her iki tarafını korumak için oluşturulur.

Bunlar sözleşme yönetiminin başlangıç ​​ve bitiş noktalarıdır, ancak bunların arasında planlama, tahmin ve sözleşme teklifi gibi yapılacak çok iş vardır. İlk adım, her bir tarafın istek ve ihtiyaçlarını anlamaktır. Bu basit bir görev değildir ve zaman ve çaba gerektirir. Ardından, sözleşme yöneticisi bu istekleri, ihtiyaçları, beklentileri vb. anlaşılması ve geri dönmesi kolay yazılı bir forma sokar.

Sözleşme yönetimi, özellikle bir işveren ve müteahhit ilk kez birlikte çalışıyorsa, uzun bir süreç olabilir. Proje planlama süreci sözleşmede değişiklik gerektirebileceğinden, ayrıca çizilebilir. Tüm bu değişiklik ve ince ayarların yanı sıra ilk müzakereler, toplantılar ve daha fazlası, sözleşme yönetimi çatısı altına girer.

Sözleşme Yöneticisi nedir?

Bir sözleşme yöneticisi, tipik olarak, kapsamlı işletme finansmanı ve sözleşme hukuku bilgisine sahip bir üçüncü taraftır. Bir müşteri veya müşterinin ekibindeki biri bazen sözleşme yöneticisi olarak hareket edebilir, ancak bu önerilmez. Durum böyle olduğunda, sözleşme yönetimi hızla tek taraflı ve taraflı hale gelebilir. Bu, mal sahibi ile inşaatçı arasında düşmanlığa yol açabilir.

Sözleşme yöneticileri, proje sahipleri, yükleniciler veya taşeronların her iki beklentilerini de temsil etmeleri ve iletmeleri için "arabulucu" olarak görev yapmak üzere işe alınır. Bu kişiler, her iki tarafı da mutlu etmenin en iyi yollarını belirler ve hatta gerekirse her iki taraf için müzakere eder.

Bir sözleşme yöneticisinin görevleri, sözleşmeye ve inşaat projesinin türüne göre değişir. Her sözleşmenin benzersiz bir talepleri olacaktır. Tutarlı faktör, sözleşmenin şartlarını açıkça tanımlamak ve işveren ile yüklenici arasında iletişim ve iyi ilişkiler sağlamaktır.

Sözleşme Yöneticisinin Rolü Nedir?

Sözleşme yöneticisini tarafsız bir arabulucu olarak düşünün. Bir sözleşme oluşturulurken hatalar, anlaşmazlıklar ve yanlış iletişim olabilir. Neler olup bittiğini denetlemek ve sözleşmenin mümkün olan en iyi versiyonunu üretmek sözleşme yöneticisinin görevidir.

Birçok yönden, sözleşmeli bir yönetici bir çiftin danışmanı gibidir. Çiftin danışmanlıktan yararlanabilmesi için mutlaka bir sorun olması gerekmez. Ancak, çoğu zaman, işverenler ve müteahhitler, her iki taraf da mutlu olana kadar şartlar, satın alma, fiyatlandırma ve diğer şeyler üzerinde ileri geri giderler. Bu tartışmaları yönetmeye kendini adamış birinin olması, sürecin daha sorunsuz yürümesini sağlar.

Bir sözleşme yöneticisinin sorumlu olacağı birkaç faktör örneği:

• Anlaşmazlıkları yönetme
• Sözleşme güncellemelerinin sağlanması
• Hukuk ekibi gibi farklı departmanlarla koordinasyon
• Adil, tarafsız kararlar almak
• Riskleri analiz etme
• Kalite standartlarını belirleme
• Beklentileri iletmek
• Toplantı ayarlama

Bir sözleşme yöneticisi, hayatı kolaylaştırmak, daha güçlü bir belge oluşturmak ve güçlü bir işveren/yüklenici ilişkisi başlatmak için oradadır. Bu sözleşme projeyi bir bütün olarak yapabilir veya bozabilir. Yanlış iletişim ve yanlış anlamalar, proje başarısızlığının önde gelen nedenleridir ve iyi bir sözleşme yöneticisi bunu önleyebilir.

Sözleşme Yönetimi ve Sözleşme Yönetimi

Sözleşme yönetimi genellikle sözleşme yönetimi ile karıştırılır, ancak ikisi eş anlamlı değildir. Sözleşme yönetimi, yalnızca sözleşme sonuçlanmadan önce gerçekleşen bir süreçtir. Sözleşme tamamlandıktan sonra sözleşme yönetimi başlar.

Bir sözleşme yöneticisi, her iki tarafın da birlikte oluşturdukları sözleşmeden memnun olmasını sağlamaktan sorumludur. Öte yandan bir sözleşme yöneticisi, projenin kendisi sırasında sözleşmelerle ilgilenir. Bu, soruları yanıtlama, değişiklik yapma ve çatışmalara aracılık etme biçimini alır. Bu iki rol, farklı beceri setleri gerektirir ve bu nedenle iki farklı roldür.

Sözleşme Yönetimi İçin En İyi Uygulamalar

Her sözleşmenin farklı şartları, anlaşmaları, amaçları vb. olacağından, sözleşme yönetimi projeden projeye farklı görünecektir. Yine de, her tür sözleşme yönetimi için geçerli olan birkaç temel kural vardır:

• Projeye Aşina Olun: Sözleşmeyi yönetmek için sözleşme yöneticisinin proje bağlamında anlaması gerekir. Bunu yaparken, kendi başlarına gelebilecek soruları cevaplayabilirler ve stratejilerini proje tipine, büyüklüğüne vb. göre ayarlayabilirler. Ayrıca sözleşmedeki her iki taraftan da soruları cevaplamak için daha donanımlıdırlar.
• Beklenmeyen Sonuçlara Hazırlanın: Bir sözleşme yöneticisinin bir adım önde olmak için alabileceği birkaç ekstra önlem vardır. Bir inşaat yöneticisi, bir işverenin veya yüklenicinin bir sözleşmede önemli değişiklikler yapmak istediği bir duruma hazırlık yapmalıdır. Bu ne zaman ve olursa, bir sözleşme yöneticisi, ideal olarak, devam etmek için zaten bir risk yanıtına sahip olacaktır.
• Hedef Kalma: Genel olarak, sözleşme yöneticisi üçüncü bir taraftır, bu nedenle tamamen tarafsız kalabilirler, ancak müşterinin veya alıcının ekibinin bir parçası oldukları durumlar vardır. Bu durumda, sözleşme yöneticisi tamamen objektif kalabilmek için ekstra çaba sarf etmelidir.

ProjectManager Sözleşme Yönetimine Nasıl Yardımcı Olur?

ProjectManager, satıcılar ve yüklenicilerle yapılan sözleşmelerden proje planlarına ve raporlarına kadar projenizle ilgili her şeyi organize eden bulut tabanlı bir proje yönetimi yazılımıdır. Güçlü yazılımımız ile inşaat projeleri ve sözleşme yönetimi çok daha kolay hale getirildi.

Dosyaları saklama

ProjectManager, tüm önemli belgelerinizi tek bir merkezi konumda yüklemenizi kolaylaştırır. Bu, sözleşmenizin tüm aşamalarını içerir. Bu, önemli belgelere ve yazışmalara geri dönmek için artık farklı sekmeler ve pencereler arasında geçiş yapmamak anlamına gelir. Belgelerinizi aracımıza yükledikten sonra yorum ekleyebilir ve kullanıcıları etiketleyerek hiçbir şeyi kaçırmamalarını sağlayabilirsiniz.

Plan

Tüm belgeleriniz tek bir yerde bulunduğunda, sözleşme yazılırken proje planlarına, programlarına ve daha fazlasına da başvurabilirsiniz. Özellikle bir proje planı, nihai belgeye dahil edilecek ilgili bilgileri içerecektir. Projenizin ilerlemesini sağlam Gantt çizelgelerimizde izleyin ve sözleşmeleri buna göre güncelleyin, hepsi tek bir araçtan.

Izlemek

ProjectManager'ın gerçek zamanlı gösterge panoları, inşaat proje yöneticilerine, yüklenicilerin sözleşmelerin hüküm ve koşullarına uymasını sağlamak için projenin performansının kuş bakışı bir görünümünü sunar. Bizimle hem sözleşme yönetimini hem de inşaat proje yönetimini kolaylaştıran özelliklere sahip olursunuz.

İlgili İçerik

Sözleşme yönetimi, farklı endüstriler arasında çok önemlidir. Proje sahipleri, müteahhitler ve taşeronlar olduğu sürece, projeleri başarılı bir şekilde yönetmek için sözleşmelere ihtiyacınız olacak. Burada proje yönetimi için yaygın olarak kullanılan sözleşmelere bazı örnekler verilmiştir.

• Maliyet Geri Ödeme Sözleşmesi
• Zaman ve Malzeme Sözleşmesi
• Maliyet Artı Sözleşmesi
• Sabit fiyatlı Sözleşme
• Fason Üretim

ProjectManager, projelerin daha verimli çalışmasına yardımcı olan ödüllü bir yazılımdır. Görsel planlama için çevrimiçi Gantt çizelgelerinden ekiplerin birlikte daha iyi çalışmasına yardımcı olan ortak bir platforma kadar, proje yönetiminizin her yönü ele alınır. Halihazırda aracımızı kullanan on binlerce ekibe katılın ve bu 30 günlük denemeyi bugün yapın.